Kinh nghiệm Quản Lý Trung tâm Ngoại Ngữ hiệu quả bạn nên biết

Hiện nay nhu cầu học Ngoại ngữ phát triển cực kỳ mạnh mẽ do đó có rất nhiều trung tâm Ngoại ngữ đã và đang được thành lập để phục vụ người học. Theo đó số lượng học viên và giảng viên tại các trung tâm ngày càng tăng và công tác quản lý sẽ trở nên phức tạp, khó kiểm soát hơn. Quản lý trung tâm Ngoại ngữ là một khối công việc lớn bao gồm nhiều tác vụ khác nhau.

Lúc này vấn đề khó khăn nhất đó là: Làm sao để quản lý tốt các nghiệp vụ tại trung tâm Anh ngữ? Hiểu được điều đó, trong bài viết này MONA Media muốn chia sẻ đến các bạn những kinh nghiệm quản lý trung tâm Ngoại ngữ hiệu quả nhất.

Quản lý trung tâm Ngoại ngữ gồm những công việc gì?

Quản lý trung tâm Ngoại ngữ là một công việc mang tính bao quát với nhiều tác vụ khác nhau. Người quản lý sẽ phải đảm nhiệm công việc tuyển sinh, đào tạo và quản lý hệ thống từ lương, giáo viên, học viên…

Về cơ bản, một người quản lý trung tâm tiếng Anh sẽ cần hoàn thiện một số công việc cơ bản như:

• Quản lý tuyển sinh: lên bản kế hoạch Marketing trung tâm tiếng Anh, sale để thu hút được số lượng học viên đông.
• Thống kê số lượng học viên, khoa học, lịch học vào các ứng dụng quản lý trung tâm ngoại ngữ.
• Sắp xếp kết quả xét tuyển, phân phối lớp học cho các học viên với các phân loại đầu vào.
• Liên hệ và kết nối giáo viên – học viên, trung tâm – giáo viên.
• Quản lý nhân sự: nắm bắt thông tin của giáo viên và giữ chân cũng như tuyển thêm nhiều giáo viên giỏi để tăng danh tiếng cho trung tâm tiếng Anh.
• Theo dõi quy trình và chất lượng giảng dạy. Thường xuyên đánh giá chương trình đào tạo và đề xuất các giải pháp cho từng chương trình học.
• Quản lý thu chi và xác nhận bảng lương cho giáo viên.
• Quản lý lợi nhuận và thu chi của trung tâm tiếng Anh.
• Soạn thảo bằng cấp, chứng chỉ và thực hiện các vấn đề liên quan đến sự hợp lệ của chứng chỉ.
• Lưu thông tin và kết quả học tập của học viên.
• Biết sử dụng các phần mềm để quản lý trung tâm Ngoại ngữ chuyên nghiệp.

-> Tham khảo thêm: Điều kiện và thủ tục thành lập trung tâm Ngoại ngữ mới nhất

Một số khó khăn thường gặp khi quản lý trung tâm Ngoại ngữ

Trong quá trình quản lý trung tâm tiếng Anh, người quản lý có thể gặp phải một số khó khăn như:

Khó khăn trong việc quản lý thông tin học viên

Một khối lượng lớn thông tin của học viên cần được quản lý chi tiết để có thể tiện cho việc chăm sóc học viên. Thông tin của học viên sẽ được phân chia thành: học viên mới, học viên cũ, lớp học cho từng trình độ học viên… Vì thế, cần phải có phần mềm hoặc thống kê thông tin học viên một cách khoa học mới có thể quản lý dễ dàng được.

Quản lý, sắp xếp lịch học của học viên thiếu chuyên nghiệp

Cần sắp xếp lịch học theo trình độ và phải phù hợp với thời gian rảnh của từng học viên và giáo viên. Nếu không có nhiều kinh nghiệm để sắp xếp lịch có thể gây xáo trộn và lẫn lộn ảnh hưởng đến chất lượng của cả học viên, giáo viên, cũng như trung tâm ngoại ngữ.

Khó khăn trong quản lý học phí

Một trung tâm Anh ngữ sẽ có nhiều mức học phí cho từng khóa học của học viên. Từng cấp độ học, thời gian học, giáo viên giảng dạy… sẽ ảnh hưởng đến mức học phí. Số lượng học viên càng nhiều thì việc quản lý học phí sẽ gặp càng nhiều khó khăn.

-> Xem thêm về: Top 10 phần mềm quản lý thu học phí tốt nhất hiện nay

Khó khăn trong tương tác giữa trung tâm và phụ huynh

Quản lý trung tâm tiếng Anh cần phải nhớ rõ mọi thông tin của học viên và giáo viên để tiện cho việc tương tác với phụ huynh. Nếu làm trong công tác này không hiệu quả sẽ không được phụ huynh đánh giá cao. Thiếu sự tín nhiệm của phụ huynh thì việc tạo danh tiếng cho trung tâm Anh ngữ sẽ gặp khó khăn.

Công tác quản lý nhân viên, giáo viên còn thiếu hiệu quả

Quản lý nhân sự, giáo viên trung tâm cần có nghệ thuật, tầm nhìn và chuyên môn để đánh giá. Nếu không có sự hài hòa giữa hệ thống nhân sự thì không thể mang đến sự chuyên nghiệp. Chưa kể đến việc một trung tâm tiếng Anh hiện nay sẽ dạy rất nhiều ngôn ngữ khác nhau. Cấp độ học viên, nhân viên, nhân sự đều vô cùng đa dạng. Nếu quản lý nhân viên, giáo viên và học viên thiếu hiệu quả sẽ không mang lại chất lượng trong đào tạo.

Kinh nghiệm quản lý trung tâm Ngoại ngữ hiệu quả bạn nên biết

Quản lý trung tâm ngoại ngữ sẽ cần nhiều yếu tố, tầm nhìn và kỹ năng quan trọng. Để mang đến cơ hội phát triển cho trung tâm của mình. Một quản lý trung tâm chuyên nghiệp sẽ cần đến các kỹ năng như:

Xác định đối tượng học viên mục tiêu

Đối tượng học tiếng hiện nay rất đa dạng, chẳng hạn như:

• Trẻ em hay người lớn
• Học sinh, sinh viên hay người đi làm
• Học giao tiếp hay lấy chứng chỉ
• …

Trung tâm ngoại ngữ cần xác định thế mạnh của mình là hướng đến đào tạo đối tượng học viên nào. Khi xác định được sẽ tập trung tuyển sinh mạnh vào đối tượng học viên đó. Đặc biệt là sẽ tuyển dụng được các giáo viên phù hợp với học viên mục tiêu để đạt được kết quả học tập tốt nhất.

Xây dựng đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp

Quá trình tuyển dụng giáo viên cho trung tâm dạy tiếng cần đảm bảo tính chuyên nghiệp. Các giáo viên đứng lớp trong các chương trình đào tạo phải có kỹ năng truyền tải kiến thức, đảm bảo các bằng cấp phù hợp với bài giảng.

Bố trí đội ngũ giảng viên đi kèm trợ giảng

Đây là một trong những vấn đề nan giải của rất nhiều trung tâm ngoại ngữ hiện nay. Trên thực tế, tại các trung tâm thường xuyên xảy ra tình trạng mất cân bằng giữa giảng viên và trợ giảng. Vì thế việc bố trí, sắp xếp đội ngũ giảng viên đi kèm trợ giảng cần được lên kế hoạch cụ thể, chi tiết và phải đảm bảo đủ số lượng giảng viên và trợ giảng khi lên lớp.

Nâng cao dịch vụ quản lý và chăm sóc khách hàng

Quản lý và chăm sóc học viên, tương tác với phụ huynh cần được nâng cao chất lượng. Tương tác và phản hồi tốt với học viên, phụ huynh cũng là yếu tố mang lại danh tiếng và sự thành công cho trung tâm ngoại ngữ. Trung tâm nên đầu tư nhân sự có kinh nghiệm và kỹ năng chăm sóc khách hàng của mình để nâng cao dịch vụ n

Xây dựng hệ thống quản lý nhân viên

Hệ thống nhân viên khi tuyển vào trung tâm cần đảm bảo mọi kỹ năng cơ bản. Ngoài ra, nên mở các lớp đào tạo nhân viên để phù hợp với các tiêu chí, phương châm hoạt động của trung tâm ngoại ngữ. Xây dựng phần mềm quản lý nhân viên chuyên nghiệp giúp cho trung tâm tạo ra quy trình làm việc chặt chẽ, có tổ chức từ đó góp phần nâng cao năng suất làm việc.

Nhờ có hệ thống quản lý nhân viên, các nhà quản lý trung tâm có thể có thể dễ dàng theo dõi, đánh giá công việc của từng giảng viên/nhân viên, mức độ hoàn thành KPI và các thông tin liên quan một cách nhanh chóng.

Lên kế hoạch truyền thông cho trung tâm hiệu quả

Truyền thông để quảng cáo cho trung tâm Ngoại ngữ là điều quan trọng không nên bỏ qua. Cần phải tạo website để làm kênh quảng cáo chính thức và cung cấp đầy đủ các thông tin về khóa học, giáo viên, lịch học chuyên nghiệp. Ngoài ra, Fanpage và các mạng xã hội cũng cần được triển khai để Marketing chuyên nghiệp và có sức lan tỏa lớn cho trung tâm.

Ngày nay, bất cứ ngành nghề nào cũng cần truyền thông để thu hút khách hàng. Trung tâm dạy tiếng cần có kế hoạch truyền thông phù hợp để thu hút nhiều lượng học viên và lan tỏa danh tiếng cho trung tâm ngoại ngữ tốt nhất.

Sử dụng phần mềm quản lý trung tâm Ngoại ngữ hiệu quả

Trong thời đại 4.0 như hiện nay hầu hết tất cả trung tâm giáo dục đều đang sử dụng các phần mềm quản lý trung tâm Ngoại ngữ. Việc sử dụng hiệu quả các phần mềm này sẽ mang lại một số lợi ích như:

• Phần mềm tự động xử lý một số công việc như tổng hợp dữ liệu, báo cáo, thống kê,… giúp giảm nhân lực và có thể dành thời gian để thực hiện các công việc khác từ đó làm tăng hiệu quả công việc.
• Sắp xếp lịch học, đối chiếu lịch học và bố trí giảng viên một cách dễ dàng.
• Tổng hợp các vấn đề về học phí, lương của học viên, nhân sự, giáo viên dễ dàng.
• Giúp quản lý thông tin khách hàng hiệu quả, giảm bớt khó khăn cho trung tâm.
• Giảm thiểu được nhiều sai sót trong khâu quản lý trung tâm ngoại ngữ.
• Cung cấp các thông tin về khóa học, lớp học thử, thông tin về giáo viên chuyên nghiệp.

Ngoài ra phần mềm quản lý trung tâm Anh ngữ còn rất nhiều tính năng nổi bật, mà chỉ khi sử dụng người dùng mới có hiểu rõ được. Điều này sẽ giúp cho những nhà quản lý có thể tổng quát hết mọi công việc để bao quát và quản lý trung tâm dễ dàng, chuyên nghiệp nhất.

MONA có hơn 8+ năm kinh nghiệm trong nghiên cứu và phát triển web app quản lý toàn diện cho trung tâm Ngoại ngữ. Sở hữu đội ngũ chuyên viên dày dặn kinh nghiệm, chỉ dành thời gian cho nghiên cứu những yêu cầu mà một trung tâm đang cần dùng. Do đó mà MONA tự tin bản thiết kế phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ MONA EduCenter có đầy đủ các tính năng cần thiết mà doanh nghiệp cần. Và giải quyết đến 99% những khó khăn còn tồn đọng ở các cơ sở đào tạo hiện nay. Đồng thời, bạn hoàn toàn yên tâm về yếu tố bảo mật bởi MONA sử dụng công nghệ hiện đại mã code nhiều lớp vào thiết kế, và tối ưu tốc độ tải ứng dụng đảm bảo chưa tới 5s – điều này tăng trải nghiệm người dùng trên trang. Và khi sở hữu hệ thống phần mềm quản lý trung tâm đào tạo giáo dục của MONA, khách hàng sẽ có được những tính năng hữu ích nổi bật như sau: Quản lý leads (khách hàng tiềm năng) Quản lý học viên hiệu quả (điểm danh, kết quả học tập,…) Quản lý giáo viên (lịch nghỉ, lịch dạy của giáo viên) Quản lý nhân viên (lịch nghỉ, tính hoa hồng cho nhân viên) Quản lý lớp học, khóa học offline/online Quản lý tài chính, thu chi Cấp chứng chỉ, giấy chứng nhận cho học viên đã hoàn thành xong khóa học Quản lý ngân hàng đề thi trực tuyến Kiếm tra chính xác chất lượng đầu vào cho học viên Tổ chức luyện thi, chấm bài trắc nghiệm và tự luận nhanh chóng Không chỉ vậy, gói sản phẩm ứng dụng quản lý trung tâm Ngoại ngữ MONA EduCenter còn hơn hẳn so với các phần mềm khác trên thị trường đó là Chúng tôi đã phát triển xong sản phẩm. Vì vậy mà thời gian triển khai dự án diễn ra nhanh chóng mất khoảng từ 1 – 2 tuần. Còn chần chừ gì mà bạn không LIÊN HỆ NGAY đến MONA Media để được nhân viên hỗ trợ và sở hữu phần mềm hữu ích này. Thông tin liên hệ trực tiếp với MONA: Hotline: 1900 636 648 Email: info@themona.global Địa chỉ: 1073/23 Cách Mạng Tháng 8, phường 7, quận Tân Bình, HCM

Một số câu hỏi thường gặp

1. Cần lưu ý gì khi quản lý trung tâm Ngoại ngữ?

Để có thể quản lý và vận hành trung tâm ngoại ngữ hiệu quả, năng suất và tạo ra điểm khác biệt cũng như lợi thế cạnh tranh riêng các nhà quản lý cần lưu ý một số điều sau:

• Nghiên cứu và xây dựng giáo trình chất lượng: Hầu hết các trung tâm ngoại ngữ có thể thu hút học viên là nhờ vào giáo trình giảng dạy tự nghiên cứu nội dung, phương pháp. Đây chính là điều tạo nên sự khác biệt của mỗi trung tâm ngoại ngữ.
• Thường xuyên nâng cao chất lượng đội ngũ nhân viên: Để quản lý tốt toàn bộ hệ thống trung tâm trước tiên các nhà quản lý cần đảm bảo chất lượng giảng dạy của đội ngũ giảng viên. Bởi điều này có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và uy tín của trung tâm.
• Sử dụng phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ toàn diện: Đây là công cụ tối ưu giúp quản lý một cách hiệu quả, có hệ thống, giúp nâng cao chất lượng giảng dạy cho trung tâm.

2. Phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ có thật sự hiệu quả không?

Phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ được xem như một cánh tay đắc lực, giúp các trung tâm tối ưu hiệu quả việc quản lý vận hành, tiết kiệm thời gian và chi phí trong quản lý, tạo ra quy trình làm việc chặt chẽ và trở nên dễ dàng, khoa học hơn. Chính vì thế hầu hết tất cả các trung tâm giáo dục nói chung và trung tâm ngoại ngữ nói riêng đều đang áp dụng các công cụ để hỗ trợ quản lý hiệu quả trung tâm.

3. Tiêu chí để lựa chọn phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ là gì?

Khi lựa chọn phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ, các nhà quản lý không thể bỏ qua các tiêu chí sau:

• Các tính năng của phần mềm phải phù hợp và đáp ứng được nhu cầu sử dụng của trung tâm. Ví dụ như tính năng tương tác nội bộ, tính năng tương tác với khách hàng, hệ thống báo cáo tài chính khoa học, thông minh,…
• Lựa chọn phần mềm có mức giá thành phù hợp bởi giá tốt chưa chắc đã là tốt nhưng cũng đừng vì thế mà ham rẻ.
• Hãy ưu tiên những phần mềm đến từ các đơn vị cung cấp uy tín bởi họ có thế cung cấp dịch vụ hỗ trợ đầy đủ, kịp thời và có khả năng tư vấn quản lý và chăm sóc khách hàng nhanh chóng.

Quản lý trung tâm ngoại ngữ hiệu quả cần nhiều kỹ năng, phần mềm và tích lũy nhiều kinh nghiệm trong quá trình làm việc. Hy vọng bài viết của MONA Media đã giúp bạn có thêm tầm nhìn và kinh nghiệm quản lý trung tâm ngoại ngữ hiệu quả.