DMS là gì? Top 5 phần mềm quản lý dữ liệu tốt nhất 2024

MONA.Media

ADMIN

1,4k
360
50

Một trong những khó khăn của hầu hết các công ty hiện nay, đặc biệt là công ty Luật đó chính là làm sao để có thể lưu trữ hết tất cả các dữ liệu và quản lý chúng một cách hiệu quả, có tổ chức và tiết kiệm thời gian khi mà phương pháp quản lý tài liệu truyền thống đã ngốn rất nhiều thời gian quý báu của doanh nghiệp.

Những công ty chuyên làm việc với hàng tá giấy tờ như những công ty về pháp lý, hành chính, kế toán, tài chính,…là những công ty luôn mong muốn tìm kiếm một giải pháp quản lý dữ liệu thông minh và chuyên nghiệp.

Tuy nhiên, giờ đây doanh nghiệp của bạn không những có thể giải quyết khó khăn này, mà còn nâng cao hiệu quả làm việc cho doanh nghiệp thông qua phần mềm quản lý dữ liệu. Hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý dữ liệu khác nhau, có cả phần mềm mới và phần mềm cũ, có cả phần mềm theo giải pháp đám mây, cài đặt trên máy chủ, hoặc lập trình web app. Nhưng đâu mới là một phần mềm quản lý dữ liệu phù hợp với doanh nghiệp bạn? Bài viết sau đây sẽ giới thiệu đến các bạn những phần mềm quản lý dữ liệu chuyên nghiệp, thân thiện và dễ sử dụng nhất.

Phần mềm quản lý dữ liệu là gì?

Phần mềm quản lý dữ liệu là gì?

Hiện nay có rất nhiều phần mềm hỗ trợ quản lý tài liệu nhưng nó không hẳn chính xác là phần mềm quản lý dữ liệu. Ví dụ, OneDrive của Microsoft không phải là hệ thống quản lý dữ liệu như nhiều người từng nhận định. Nhìn chung phần mềm quản lý dữ liệu, hay còn gọi là hệ thống quản lý dữ liệu (Document Management System – DMS), là một phần mềm đặc biệt có thể giúp doanh nghiệp lưu trữ số lượng lớn tài liệu và cung cấp nhiều công cụ quản lý những tài liệu này hiệu quả. Điểm đặc biệt của phần mềm chính là khả năng “quản lý” trong hệ thống, đây chính là điểm khác biệt to lớn so với việc sử dụng tệp lưu đơn giản trên máy tính hay lưu trữ trên các công cụ công cộng thông thường.

Những chức năng chính của phần mềm quản lý dữ liệu

Những chức năng chính của phần mềm quản lý dữ liệu

Có rất nhiều chức năng trên một phần mềm quản lý dữ liệu, và 2 chức năng tiêu biểu, đại diện cho phần mềm chính là chức năng thu nhận dữ liệu và quản lý tài liệu lưu trữ

Thu nhận dữ liệu 

Phần mềm quản lý dữ liệu thực hiện tiếp nhận và lưu trữ đa dạng loại tài liệu như tài liệu văn bản điện tử, hình ảnh về tài liệu, âm thanh, video clip thông qua máy quét tài liệu. Khi được tiếp tiếp nhận thông tin, phần mềm sẽ tự động phân tích và phân loại tài liệu.

Quản lý tài liệu lưu trữ  

  • Mở tài liệu hoặc khoá tài liệu, phân quyền và điều phối việc chỉnh sửa tài liệu để các điều chỉnh của người này không đè lên điều chỉnh của người khác
  • Cho phép quản lý các phiên bản làm việc, người dùng có thể xem lại tài liệu chưa được chỉnh sửa trước đó để thấy được sự thay đổi giữa các phiên bản
  • Phần mềm cho phép kích hoạt lại phiên bản trước trong trường hợp bản hiện tại có xảy ra lỗi
  • Có thể biết và quản lý hoạt động của người dùng đối với một tài liệu nào đó
  • Tìm kiếm tài liệu nhanh chóng và đơn giản  thông qua công cụ tìm kiếm trên hệ thống
  • Hỗ trợ chia sẻ tài liệu đến với nhiều người
  • Cho phép thực hiện báo cáo, thống kê tài liệu, thống kê người dùng

Vì sao cần phải sử dụng phần mềm quản lý dữ liệu? 

Tiết kiệm thời gian 

Thay vì bạn phải mất rất nhiều thời gian để xử hàng tá công việc lặp đi lặp lại, phần mềm quản lý dữ liệu sẽ thay bạn xoay sở tất cả công việc này một cách nhanh chóng và hiệu quả. Phần mềm sẽ giúp bạn giải quyết một chuỗi nhiệm vụ từ tiếp nhận dữ liệu, lưu trữ dữ liệu và phân phối dữ liệu. Từ đó bạn sẽ có nhiều thời gian hơn để đầu tư cho các nhiệm vụ, dự án quan trọng hơn.

Sử dụng mọi lúc mọi nơi 

Phần mềm quản lý dữ liệu thiết kế phù hợp cho đa dạng giao diện, người dùng có thể sử dụng phiên bản đầy đủ chức năng trên chính chiếc điện thoại di động và ở bất cứ đâu. Đây là chức năng hoàn toàn có lợi cho nhân viên, cũng như doanh nghiệp. Khi bỗng nhiên khách hàng có câu hỏi liên quan đến sản phẩm hay dịch vụ thì nhân viên có thể truy cập vào hệ thống tìm kiếm tài liệu liên quan và có thể giải thích hỗ trợ khách hàng ngay lập tức

An toàn bảo mật 

Bảo mật là mối lo ngại quan trọng nhất của bất cứ doanh nghiệp nào. Tuy nhiên phần mềm quản lý dữ liệu có thể đảm bảo cho bạn về độ bảo mật của hệ thống. Với chức năng quản lý bảo mật, tất cả các dữ liệu của bạn sẽ được bảo vệ chắc chắn, không lo bị thất lạc hay bị đánh cắp

Cải thiện năng suất làm việc 

Việc sử dụng phần mềm quản lý dữ liệu có thể giúp doanh nghiệp của bạn xử lý các hồ sơ, tài liệu nhanh chóng. Hệ thống quản lý dữ liệu sẽ loại bỏ các gánh nặng của các công việc hằng ngày của bạn. Nâng cao chức năng tổ chức và quản lý tài liệu của doanh nghiệp, đẩy mạnh hiệu quả làm việc của từng bộ phận phụ trách, đồng thời đẩy mạnh cơ hội phát triển của doanh nghiệp.

Một số phần mềm quản lý dữ liệu chuyên nghiệp, thân thiện, dễ sử dụng cho công ty Luật 

1. Mona DMS- Phần mềm quản lý dữ liệu

Mona DMS- Phần mềm quản lý dữ liệu

Mona DMS của Mona Media là một sự kết hợp hoàn hảo giữa công cụ quản lý doanh nghiệp, quản lý dữ liệu và giải pháp kế toán phù hợp sử dụng cho các công ty luật. Mặc dù chức năng quản lý của phần mềm Mona DMS không hoàn toàn mạnh mẽ như những phần mềm quản lý dữ liệu độc lập, nhưng nhìn chung Mona DMS là một phần mềm quản lý chuyên dụng về pháp lý có thể giải quyết đa dạng các vấn đề từ quản lý dữ liệu, quản lý hoạt động kinh doanh và quản lý kế toán chỉ trong một sản phẩm duy nhất. Thay vì sử dụng nhiều phần mềm khác nhau để quản lý nhiều khía cạnh trong doanh nghiệp, bây giờ bạn chỉ cần duy nhất phần mềm Mona DMS.

Mona Media còn nhận thiết kế, phát triển phần mềm quản lý dữ hiệu riêng theo yêu cầu của các doanh nghiệp, cá nhân, bạn có thể liên hệ ngay với Mona qua hotline 1900 636 648 để được hỗ trợ trực tiếp hoặc qua thông tin:

  • Địa chỉ: 1073/23 Cách Mạng Tháng 8, P7, Q.Tân Bình, TP.HCM
  • Email: [email protected]
  • Skype: demonhunterp

2. Worldox- Ứng dụng lưu trữ và quản lý dữ liệu

Worldox- Ứng dụng lưu trữ và quản lý dữ liệu

Worldox là một trong những hệ thống quản lý dữ liệu nổi tiếng cho các công ty luật. Worldox đã được các doanh nghiệp tin dùng trong nhiều năm nay. Đây là hệ thống có quy trình hoạt động mạnh mẽ và có khả năng tích hợp với Tabs3 (một ứng dụng kế toán và quản lý chuyên về pháp lý được sử dụng phổ biến cho các công ty luật)

Worldox hoạt động dựa trên máy chủ, nghĩa la bạn phải sở hữu hoặc duy trì một máy chủ tại chỗ để chạy hệ thống. Để đáp ứng tối đa nhu cầu của các doanh nghiệp, Worldox cung cấp hệ thống quản lý dữ liệu trên nhiều nền tảng: Wordox trên nền tảng đám mây, Wordox phiên bản web, Worldox chuyên cho hệ IOS, Worldox kết hợp Office 365,…Đến nay Worldox đã được tin tưởng bởi hơn 6000 doanh nghiệp, khách hàng từ 52 quốc gia

3. LexWorkplace- Hệ thống quản lý dữ liệu văn phòng

LexWorkplace- Công cụ quản lý dữ liệu văn phòng

LexWorkplace là hệ thống quản lý dữ liệu và email hoạt động dựa trên nền tảng đám mây. Đây là nền tảng quản lý dữ liệu duy nhất cho phép hỗ trợ trên hệ điều hành Windows và Mac. LexWorkplace sắp xếp, quản lý tài liệu, email và ghi chú theo mức độ quan trọng, theo chỉ mục, và hỗ trợ tìm kiếm dễ dàng. LexWorkplace cung cấp nhiều tính năng tiên tiến: quản lý các biên bản của tài liệu, công cụ tìm kiếm mạnh mẽ, tích hợp OCR, quản lý email, tích hợp với Outlook, gắn thẻ và lập hồ sơ tài liệu liên quan. Tất cả dữ liệu được lưu trữ trên LexWorkplace được bảo mật chắc chắn với phương thức xác thực 2 yếu tố. Hệ thống quản lý dữ liệu LexWorkplace hoạt động trên đám mây, vì vậy doanh nghiệp không cần phải tải phần mềm về, cũng như không bắt buộc phải có mấy chủ.

4. Imanage- Công cụ quản lý dữ liệu văn phòng

Imanage- Công cụ quản lý dữ liệu văn phòng

Imanage là một hệ thống quản lý dữ liệu đã có mặt từ rất lâu trong thị trường phần mềm quản lý. Cũng như các phần mềm quản lý tài liệu khác, Imanage cung cấp rất nhiều chức năng mạnh mẽ, thúc đẩy tối đa năng suất quản lý tài liệu và email của doanh nghiệp, điển hình là chức năng lập chỉ mục và công cụ tìm kiếm.

Tuy nhiên, nhiều ý kiến cho rằng kích thước Imanage rất lớn và hệ thống rườm rà bởi vì Imange yêu cầu nguồn tài nguyên máy chủ đáng kể, đồng thời yêu cầu chuyên gia IT chuyên nghiệp xử lý và quản trị hệ thống. Vì vậy có thể thấy rằng, Imanage sẽ là sự lựa chọn hoàn hảo cho các công ty luật có quy mô lớn hơn là các công ty vừa và nhỏ.

5. NetDocuments- Ứng dụng quản lý dữ liệu

NetDocuments- Ứng dụng quản lý dữ liệu

NetDocuments là một trong những ứng dụng quản lý dữ liệu hoạt động trên nền tảng đám mây đầu tiên. NetDocuments được sử dụng đa dạng cho nhiều lĩnh vực bao gồm luật, pháp lý, kế toán, kiểm toán, dịch vụ tài chính,…và NetDocuments luôn được đánh giá cao trong từng ngành. NetDocuments bao gồm ndOffice, và tích hợp cả Microsoft Office trên hệ thống. Hoạt động chính trên nền tảng web, NetDocuments không yêu cầu một máy chủ cố định, cũng như không yêu cầu cài đặt phần mềm vào máy, ngoại trừ ndOffice.

NetDocuments không tự chuyển đổi dữ liệu, mà thay vào đó bạn phải thuê một tư vấn viên riêng để triển khai phần mềm và chuyển tất cả dữ liệu của công ty vào hệ thống. Mặc dù phương pháp này trông có vẻ rườm rà, tuy nhiên đây là một giải pháp tuyệt vời và phù hợp cho nhiều lĩnh vực kinh doanh.

Nhìn chung, phần mềm quản lý dữ liệu là một trong những giải pháp quản lý hiệu quả dành cho các doanh nghiệp. Tất cả các dữ liệu của công ty sẽ được lưu trữ một cách có khoa học, có tổ chức, đồng thời có thể lọc tìm kết quả nhanh chóng, phương thức xử lý các dữ liệu linh hoạt, đa dạng, cải thiện hiệu quả năng suất làm việc của nhân viên cũng như là sự phát triển của một công ty. Bài viết trên đã giải thích cụ thể DMS là gì và như thế nào là một phần mềm quản lý dữ liệu, đồng thời đã giới thiệu đến các quý doanh nghiệp 5 giải pháp quản lý, tổ chức dữ liệu chuyên nghiệp, thân thiện và dễ sử dụng nhất. Chúc các bạn có thể lựa chọn thành công một phần mềm quản lý dữ liệu phù hợp và tốt nhất cho công ty.

Có thể bạn quan tâm: Cơ sở dữ liệu – Database là gì?

| THAM KHẢO NGAY:

LẬP TRÌNH – THIẾT KẾ PHẦN MỀM WEB-APP THEO YÊU CẦU 

Chuyên nghiệp – Uy tín – Hiệu quả – Chuyển đổi cao

Bài viết liên quan

Dịch vụ thiết kế
website chuyên nghiệp

Sở hữu website với giao diện đẹp, độc quyền 100%, bảo hành trọn đời với khả năng
mở rộng tính năng linh hoạt theo sự phát triển doanh nghiệp ngay hôm nay!

Liên hệ Mona