Kinh nghiệm quản lý học viên trung tâm Ngoại ngữ

Quản lý học viên cho trung tâm Ngoại ngữ là một trong những bận tâm hàng đầu mà các nhà quản lý và giáo viên phải đối mặt, để đảm bảo việc vận hành trung tâm Ngoại ngữ đạt hiệu quả cao nhất. Nếu như bạn đang có nhu cầu tìm hiểu hoặc đang vướng mắc vấn đề này thì hãy dành chút thời gian tham khảo bài viết sau đây, MONA Media sẽ chia sẻ chi tiết kinh nghiệm quản lý học viên trung tâm Ngoại ngữ đạt hiệu quả cao!

Quản lý học viên là gì?

Quản lý học viên là quá trình tổ chức, điều chỉnh và giám sát các hoạt động liên quan đến học viên trong một tổ chức giáo dục hoặc trung tâm đào tạo. Nó bao gồm các công việc như: thu thập thông tin cá nhân, theo dõi tiến độ học tập của học viên, quản lý các khoản thu tiền học phí, hỗ trợ giải đáp thắc mắc của học sinh, tạo môi trường học tập tích cực,…

Việc có một hệ thống quản lý học sinh – sinh viên – học viên hiệu quả sẽ giúp đảm bảo mọi nhu cầu và mong muốn của học viên đều được đáp ứng tốt nhất, ngay từ khi đăng ký cho đến khi hoàn thành khóa học tại trung tâm giáo dục.

Những khó khăn gặp phải khi quản lý học viên trung tâm Ngoại ngữ

Những ai bắt tay vào con đường kinh doanh thì không tránh khỏi những thử thách, và với những người mới thành lập trung tâm Ngoại ngữ thì điều này lại càng thách thức hơn. Họ sẽ gặp phải rất nhiều “bài toán” nan giải trong quá trình kinh doanh giáo dục. Cụ thể, các vấn đề khó khăn mà nhiều trung tâm hiện nay thường gặp phải sẽ được MONA đề cập ngay sau đây.

Khó khăn khi quản lý học viên đang chờ vào lớp

Khách hàng đăng ký tham gia các khoá học tại trung tâm là những học viên có số tuổi và trình độ rất khác nhau. Và khi dữ liệu thông tin khách hàng khổng lồ thì việc quản lý học viên chờ vào lớp vô cùng khó khăn. Nhất là khi phải phân nhóm đối tượng, kiểm tra thông tin,… nhằm mục tiêu dễ dàng quan tâm tới từng học viên.

Tuy nhiên, việc sở hữu một hệ thống chi tiết, lọc ra danh sách từng nhóm học viên khác nhau để theo sát quy trình phù hợp, nhằm mang đến hiệu quả chất lượng dạy – học tốt nhất, xây dựng uy tín cho trung tâm thì không hề dễ dàng.

Chưa kể đến là việc phân loại nhóm đối tượng học viên thực hiện theo phương thức thủ công thì sẽ như vướng phải vào “trăm mối tơ vò”, vừa phức tạp lại vừa rườm rà và rất dễ dính phải nhầm lẫn giữa các thông tin.

Khó khăn trong việc quản lý lớp học

Quản lý lớp học nghe tuy có vẻ đơn giản nhưng thực chất lại không giản đơn tí nào, bởi nó bao gồm rất nhiều thao tác phức tạp cộng lại. Điển hình như là các học vụ từ xếp lớp, xếp thời khoá biểu cho mỗi lớp, xếp lịch dạy giáo viên đến việc sắp xếp học viên vào lớp có cập độ học phù hợp với mỗi bạn,…

Do đó, nếu người quản lý không hệ thống quản lý học sinh sinh viên hiệu quả thì sẽ rất khó khăn để nắm bắt nhanh số lượng lớp học, sĩ số mỗi lớp đang duy trị hiện tại để thêm bớt học viên hợp lý.

→ Khám phá ngay: Phương pháp quản lý lớp học

Quản lý học viên học bù

Học viên học bù là những học viên đã vắng mặt tham gia các buổi học của khóa học đã đăng ký từ trước đó. Lý do có thể là do sự kiện không mong muốn như bệnh tật, việc làm, hoặc các cam kết cá nhân khác.

Việc học bù sẽ giúp học viên nắm vững được kiến thức và kỹ năng mà họ đã bỏ lỡ, giúp họ không bị tụt lại phía sau so với các bạn cùng lớp. Tuy nhiên, khi quản lý lượng danh sách này một cách thủ công sẽ làm người quản lý tốn rất nhiều học viên.

Quản lý học viên bảo lưu

Mỗi chương trình học, từ cấp độ hay thời hạn khoá học kéo dài đều sẽ có mức học phí quy định khác nhau, chưa kể đến sẽ có những những chương trình áp dụng giảm % ưu đãi cho học viên. Và mức học phí thanh toán cũng còn tuỳ thuộc vào từng học viên.

Do đó, trung tâm thường sẽ gặp trở ngại rất lớn để tính học phí còn lại chưa thanh toán hoặc khi áp dụng giảm giá khuyến mãi học phí,… Hơn nữa, việc tính thủ công như thế sẽ không đảm bảo được độ chính xác cao và còn rất dễ gây mất tiền bạc nếu không cẩn thận, nguy hại đến doanh thu trung tâm.

Trở ngại trong tương tác giữa phụ huynh và trung tâm

Cầu nối giữa phụ huynh và trung tâm là mối dây liên kết mật thiết quan trọng vì nhờ vậy, phụ huynh mới có thể biết được về chất lượng dịch vụ, sự uy tín và tận tâm của trung tâm có tốt hay không. Đồng thời, thông qua trao đổi giữa phụ huynh và giáo viên, những thông báo về tình hình học tập của học sinh, hỗ trợ lịch học phù hợp,…. được cập nhật kịp thời.

Tuy nhiên, nếu không ứng dụng các phần mềm để quản lý học viên trung tâm Ngoại ngữ hay các phần mềm hỗ trợ chuyên biệt, thì đây sẽ là một bài toán quản lý trung tâm ngoại ngữ đau đầu của các nhà quản lý.

Kinh nghiệm quản lý học viên của trung tâm Ngoại ngữ hiệu quả

Dưới đây là một vài kinh nghiệm “xương máu” được MONA tổng hợp lại từ những trao đổi với các đơn vị đối tác giáo dục và nỗ lực nghiên cứu của đội ngũ nhân lực trong nhiều năm qua. Đảm bảo sẽ mang đến cho bạn những biện pháp, lối đi tốt nhất về cách quản lý trung tâm Ngoại ngữ.

Xác định đối tượng khách hàng mục tiêu chính

Việc xác định chính xác lại khách hàng mục tiêu mà trung tâm muốn nhắm đến rất quan trọng, nó không chỉ là nền tảng cơ sở để định hướng phát triển cho trung tâm mà còn giúp trung tâm có hệ thống quản lý tiêu chuẩn hơn. Tuy vậy, điều này sẽ không ảnh hưởng tới những tiêu chí tuyển giáo viên cũng như có thể xây dựng chương trình đào tạo phù hợp.

Vì thế, kinh nghiệm quản lý trung tâm Ngoại ngữ cần đòi hỏi nhà quản lý xác định cụ thể và kỹ càng về đối tượng mục tiêu khách hàng của mình. Là học sinh, sinh viên hay những người đã đi làm? Cần học giao tiếp hay đào tạo thi chứng chỉ? Qua đó sẽ giúp các trung tâm hình thành phương án kế hoạch riêng và nên chọn một đối tượng chủ chốt tập trung làm thế mạnh của mình.

* Mẹo: Trung tâm hãy nghiên cữu kỹ càng về một nhóm đối tượng trọng tâm và chỉ tập trung vào phục vụ họ để kiểm soát, quản lý chặt chẽ hơn.

Đầu tư cơ sở vật chất, tuyển dụng nhân viên

Để quản lý học viên trung tâm tiếng Anh hiệu quả, người quản lý cần tập trung vào đội ngũ nhân viên – giáo viên và cơ sở vật chất hiện đại. Cụ thể:

Về cơ sở vật chất

• Trung tâm cần cung cấp phòng học rộng rãi, thoáng đãng, có đầy đủ ánh sáng tự nhiên và trang bị đầy đủ các thiết bị giáo dục hiện đại như máy chiếu, máy tính, bảng tương tác,…
• Ứng dụng công nghệ trong giảng dạy, ví dụ như công cụ dạy học trực tuyến, ứng dụng di động để làm cho quá trình học tập thêm hấp dẫn và hiệu quả.
• Trung tâm cần cung cấp thư viện đầy đủ và đa dạng các tài liệu học nhằm hỗ trợ cho việc nâng cao kiến thức và kỹ năng của học viên.

Về đội ngũ nhân viên

Xây dựng đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp không chỉ đảm bảo chất lượng giáo dục của một trung tâm Ngoại ngữ, mà còn giúp phát triển thương hiệu trung tâm bạn trở nên chuyên nghiệp, uy tín trong lòng khách hàng. Thông thường gồm các bộ phận sau:

• Đội ngũ giáo viên giỏi, có đầy đủ bằng cấp liên quan, dày dặn kinh nghiệm giảng dạy, sử dụng nhiều phương pháp dạy học tích cực thu hút người học lắng nghe.
• Nhân viên tư vấn và chăm sóc khách hàng một cách niềm nở và tận tình sẽ giúp khách hàng trải nghiệm và hài lòng với chất lượng dịch vụ mà trung tâm cung cấp.
• Bộ phận Marketing sáng tạo, năng động và đầy nhiệt huyết giúp quảng bá và đẩy mạnh quá trình nhận diện thương hiệu nhanh chóng cũng như tạo sự hấp dẫn để thu hút học viên tìm đến.

* Mẹo: Trung tâm có thể mời một số giảng viên bản ngữ về giảng dạy, mặc dù chi phí để trả cho họ tương đối khá cao hơn, nhưng nó cũng là một trong những yếu tố thu hút học viên hiệu quả cho trung tâm.

Quảng cáo và Marketing

Công cuộc quảng cáo chính là kim chỉ nam trên đường phát triển của một trung tâm Ngoại ngữ. Người quản lý trung tâm Anh ngữ và học viên nên tận dụng các trang mạng xã hội như Facebook, Instagram, Fanpage, hay tạo các topic trên diễn đàn thường xuyên nhằm thu hút học viên tiềm năng bằng cách chia sẻ kiến thức, thành tích của các học viên đã đạt được khi học tại trung tâm.

Ngoài ra, để đẩy mạnh công tác nghiệp vụ của mình, các trung tâm cũng nên tạo điều kiện tổ chức các cuộc thi treo giải thưởng hấp dẫn, các phiếu giảm giá hay tham giao ngoại khoá trong những dịp đặc biệt. Đây cũng là một cách hay để bạn cạnh tranh với đối thủ của mình.

Không chỉ dừng lại ở chiến dịch truyền thông, bạn cần phải tập trung vào quản lý chăm sóc học viên để giữ chân khách hàng ở lại trung tâm lâu dài. Các phần mềm quản lý học viên trung tâm ngoại ngữ hiện đại bây giờ sẽ hỗ trợ người quản lý hệ thống dữ liệu thông tin một cách khoa học và rõ ràng. Thông tin đầy đủ, chính xác sẽ hỗ trợ quá trình trao đổi, tư vấn, chăm sóc được chu đáo và hiệu quả.

Theo đó, việc gắn kết mối quan hệ với học viên, phụ huynh bền vững chính là phương thuộc hữu hiệu nhất giúp tạo dựng thương hiệu trung tâm đến gần với các học viên từ khắp mọi nơi trên toàn quốc.

→ Tìm đọc ngay:

• Cách Marketing cho trung tâm tiếng Anh
• Các kênh quảng cáo trung tâm Ngoại ngữ

Sử dụng phần mềm quản lý học viên hiệu quả

Đối với những trở ngại mà bạn đang lo lắng thì việc sử dụng phần mềm quản lý học sinh chính là lời giải đáp giúp xứ lý triệt để những vướng mắc đó một cách tuyệt vời. Những phần mềm này được tích hợp các tính năng công nghệ hiện đại hàng đầu mới nhất, sẽ giúp người quản lý thực hiện các nghiệp vụ như:

• Quản lý học viên đang chờ – đang học – đã học tại trung tâm hiệu quả.
• Quản lý điểm danh, sắp xếp lịch học phù hợp cho học viên.
• Cho phép học viên xem điểm nhanh chóng trên hệ thống.
• Hỗ trợ giúp người quản trị xử lý mọi tình huống kịp thời và đưa ra những quyết định sáng suốt, đúng đắn nhất.
• Hệ thống tích hợp tính năng thống kê dữ liệu báo cáo chi tiết, nhanh chóng và chính xác.
• Chức năng thông báo các thông tin quan trọng để học viên nắm bắt kịp thời.

Cơ sở giáo dục cân nhắc sử dụng hệ thống quản lý toàn diện chính là MONA LMS – Phần mềm quản lý trung tâm Ngoại ngữ nhằm tối ưu chi phí, rút ngắn thời gian quản lý và tối ưu nguồn lực hiệu quả. Với phần mềm MONA LMS, người quản lý sẽ giải quyết hoàn toàn khó khăn về quản lý dữ liệu học viên, công việc chồng chéo hay tình trạng “dùng sức người” trong hoạt động quản lý trung tâm Ngoại ngữ,…

Cụ thể, phần mềm trung tâm Ngoại ngữ MONA LMS đã mang đến những ưu điểm về tính năng như sau:

• Quản lý thông tin học viên, lịch sử học tập, quá trình đào tạo,…
• Tích hợp chức năng từ phần mềm quản lý tuyển sinh, đánh giá năng lực đầu vào của trung tâm
• Quản lý leads (khách hàng tiềm năng), tự động sắp xếp có hệ thống quá trình tư vấn người học
• Tính năng của phần mềm quản lý lớp học và thông báo tự động về tình hình lớp học, nhắc nhở từ giáo viên,…
• Kết nối giữa phụ huynh – học viên – trung tâm với tính năng phần mềm sổ liên lạc online
• Báo cáo và thống kê nhanh chóng tình hình học tập, hiệu quả đào tạo và phản hồi của học viên

Và còn rất nhiều tính năng khác nữa, chính vì vậy phần mềm quản lý trung tâm Anh ngữ MONA LMS đã trở thành “cánh tay đắc lực” cho hơn 1.000 trung tâm giáo dục, trường học ở trong và ngoài nước. Và bạn cũng có thể đạt được hiệu quả này, hãy liên hệ ngay với MONA thông qua HOTLINE 1900 636 648 hoặc nhấn liên hệ tư vấn trực tiếp dưới đây.

Không còn phải quá đau đầu trong việc tìm kiếm giải pháp lý tưởng để quản lý học viên tại trung tâm Ngoại ngữ nữa, vì giờ đây bạn đã thu thập được những kinh nghiệm trên đây từ các chuyên gia quản lý. Hy vọng rằng bài viết này sẽ là cẩm nang hữu ích giúp bạn vững tin hơn trên con đường kinh doanh giáo dục trong tương lai.