Hướng Dẫn Quy Trình Đào Tạo Nhân Viên Mới Hiệu Quả

Một trong những yếu tố quan trọng quyết định sự thành công của một doanh nghiệp chính là đào tạo nhân viên. Người ta thường cho rằng “Nhân tài là nguồn tài sản quý báu“, do đó việc xây dựng quy trình đào tạo nhân sự mới không chỉ giúp đảm bảo nguồn nhân lực chất lượng mà còn thúc đẩy sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Vậy hãy cùng MONA Media tìm hiểu lý do tại sao phải đào tạo nhân viên mới và các bước trong quy trình training nhân viên mới chi tiết nhất trong bài viết dưới đây.

Đào tạo nhân viên là gì?

Đào tạo nhân viên là các chương trình được thiết kế nhằm trang bị kiến thức và kỹ năng chuyên biệt cho nhân sự, từ đó nâng cao hiệu quả công việc và đóng góp tích cực cho sự phát triển chung của doanh nghiệp. Những chương trình này không chỉ giúp nhân viên hoàn thiện hơn trong vai trò hiện tại, mà còn chuẩn bị cho họ sẵn sàng với những yêu cầu cao hơn trong tương lai.

Dù phần lớn doanh nghiệp đều nhận thức được vai trò quan trọng của việc đào tạo nhân viên mới nói riêng và toàn bộ nhân sự nói chung nhưng thực tế vẫn còn không ít đơn vj chưa thực sự đầu tư nghiêm túc. Điều này dễ dẫn đến hậu quả là mất đi những nhân sự tiềm năng, năng suất lao động bị ảnh hưởng và kéo theo đó là sự suy giảm lợi nhuận theo thời gian.

Vì sao doanh nghiệp cần phải đào tạo nhân viên mới?

Việc có được một chương trình training nhân sự mới bài bản là một yếu tố quan trọng và cần thiết cho sự phát triển và thành công của một doanh nghiệp. Nội dung dưới đây sẽ giúp bạn có câu trả lời cho câu hỏi: “Tại sao nên đào tạo nhân viên mới?”.

Tối ưu thời gian và chi phí đào tạo

Một trong những mục đích training nhân viên mới là khả năng tối ưu hóa thời gian và chi phí đào tạo. Khi một doanh nghiệp không có một quy trình đào tạo nội bộ rõ ràng và cụ thể cho nhân viên mới, họ thường phải tiêu tốn nhiều thời gian và nguồn lực để hướng dẫn từng nhân viên một. Từ việc giới thiệu vị trí công việc đến việc học cách thực hiện công việc một cách hiệu quả.

Tối ưu năng lực và doanh thu từ nhân sự

Cách đào tạo cho nhân viên mới rõ ràng và chuyên nghiệp, họ sẽ có khả năng tiếp cận công việc và đóng góp vào hiệu suất làm việc của doanh nghiệp một cách nhanh chóng. Điều này không chỉ giúp tăng doanh thu mà còn cải thiện danh tiếng của doanh nghiệp trong mắt khách hàng và đối tác.

Hơn nữa, việc đảm bảo nhân sự có cơ hội tham gia đào tạo nguồn nhân lực chuyên sâu sẽ tăng khả năng duy trì lòng trung thành và cam kết đối với doanh nghiệp của bạn.

Xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp

Khi công ty có được cách đào tạo nhân viên mới cụ thể và chất lượng cũng giúp tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp và lành mạnh. Lúc này, nhân viên mới hiểu rõ về mục tiêu, giá trị và nguyên tắc của doanh nghiệp từ giai đoạn đầu. Từ đó, họ có xu hướng thể hiện tinh thần làm việc chuyên nghiệp và tham gia tích cực vào văn hóa doanh nghiệp.

Mục đích training nhân viên mới góp phần xây dựng một môi trường làm việc tích cực, nơi mọi người cùng hợp tác và phấn đấu đạt được sự thành công chung của tập thể.

7 Bước đào tạo nhân viên mới hiệu quả, chi tiết từ A-Z

Để nhân viên mới nhanh chóng bắt nhịp công việc, doanh nghiệp cần một quy trình đào tạo chuyên nghiệp. Nếu không có kế hoạch rõ ràng, doanh nghiệp dễ rơi vào tình trạng mất thời gian mà kết quả lại không như mong đợi. Dưới đây là 7 bước trong quy trình đào tạo nhân viên mới bạn có thể tham khảo để áp dụng cho đơn vị, tổ chức hay doanh nghiệp của mình.

Chuẩn bị môi trường làm việc

Sau khi quá trình tuyển dụng hoàn tất, HR sẽ có danh sách những ứng viên đã trúng tuyển. Điều cần làm lúc này là chuẩn bị kỹ lưỡng cho ngày đầu tiên đi làm của nhân viên mới. Trước hết, phòng nhân sự cần soạn thư mời nhận việc (offer letter), trong đó cần ghi rõ các thông tin liên quan đến vị trí công việc, quyền lợi đã thống nhất, thời gian và địa điểm bắt đầu làm việc. Để tạo thiện cảm ban đầu, đừng quên hướng dẫn đường đi tới văn phòng, vị trí gửi xe và các lưu ý cần thiết trong ngày đầu tiên.

Song song đó, công ty cũng cần chuẩn bị đầy đủ cơ sở vật chất cho vị trí mới. Bao gồm: Thẻ nhân viên, bàn làm việc, máy tính đã cài đặt phần mềm cần thiết, văn phòng phẩm, tài liệu hướng dẫn, bản mô tả công việc chi tiết và lộ trình đào tạo dự kiến. Một môi trường làm việc ngăn nắp, đầy đủ không chỉ giúp nhân viên mới dễ dàng bắt nhịp mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp, chu đáo từ phía doanh nghiệp.

Cập nhật thông tin của nhân viên mới

Để quy trình đào tạo nhân viên mới diễn ra hiệu quả và đúng hướng, HR cùng với người quản lý trực tiếp hoặc người phụ trách hướng dẫn cần xem lại hồ sơ của nhân viên mới. Việc nắm rõ thông tin cá nhân, mục tiêu nghề nghiệp cũng như mong muốn khi gia nhập công ty sẽ giúp quá trình hỗ trợ trở nên sát sao và phù hợp hơn. 

Đồng thời, những nội dung đã thống nhất trước đó trong buổi phỏng vấn hoặc ghi trong thư mời nhận việc cũng cần được lưu ý kỹ lưỡng. Điều này thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng từ phía doanh nghiệp, đồng thời gửi đi thông điệp mong muốn nhân viên đó sẽ gắn bó lâu dài.

Song song đó, HR cần cập nhật thông tin của nhân sự mới vào hệ thống quản lý chung. Đây là bước quan trọng để các phòng ban có thể dễ dàng tìm kiếm, kiểm tra thông tin khi cần thiết, hạn chế tình trạng sai sót hay mất thời gian bổ sung về sau.

Chào đón nhân viên mới

Trong ngày đầu đi làm, phần lớn nhân viên mới sẽ cảm thấy bỡ ngỡ khi bước vào một môi trường hoàn toàn xa lạ. Để giúp họ nhanh chóng hòa nhập, HR nên tổ chức một buổi giới thiệu ngắn, tạo cơ hội để người mới và các thành viên khác làm quen, nắm được những thông tin cơ bản của nhau nhằm dễ dàng giao tiếp, phối hợp trong công việc.

Sau phần chào hỏi, HR cần dành thời gian đưa nhân sự mới đi tham quan văn phòng, giới thiệu sơ lược về các phòng ban, chức năng và cách các bộ phận phối hợp với nhau. Trong quá trình đó, đừng quên quan sát, trò chuyện và chủ động hỏi han để kịp thời hỗ trợ nếu người mới có thắc mắc hoặc cảm thấy lúng túng.

Một cách đơn giản nhưng hiệu quả để tăng sự kết nối giữa người mới và tập thể là tổ chức một buổi trò chuyện thân mật vào giờ nghỉ. Có thể là một bàn tiệc nhẹ, một ly cà phê cuối giờ hay chỉ đơn giản là cùng nhau ngồi lại tám chuyện. Những khoảnh khắc thoải mái như vậy sẽ giúp rút ngắn khoảng cách và tạo ra cảm giác thân thuộc ngay từ những ngày đầu tiên.

Đào tạo về định hướng công việc 

Sau khi đã giới thiệu nhân viên mới với tập thể và không gian làm việc, bước tiếp theo trong khung chương trình đào tạo nhân viên mới là cung cấp các thông tin định hướng tổng quan công việc. Hãy chuẩn bị tài liệu giới thiệu về công ty một cách bài bản: Từ quá trình hình thành, sứ mệnh, tầm nhìn, giá trị cốt lõi cho đến những cột mốc quan trọng đã đạt được, bộ máy lãnh đạo và cơ cấu tổ chức,… Đây là phần nền tảng để người mới có cái nhìn tổng thể về doanh nghiệp mà họ vừa gia nhập.

Bên cạnh đó doanh nghiệp cần cung cấp những thông tin mang tính quy định nội bộ như khung giờ làm việc, văn hóa công sở, chính sách phúc lợi, quy tắc ứng xử hay các hoạt động gắn kết nội bộ cũng cần được truyền đạt rõ ràng. Những kiến thức này sẽ giúp quá trình đào tạo nhân sự mới có thể định hình được cách làm việc phù hợp và nhanh chóng bắt nhịp với môi trường hiện tại.

Đồng thời, HR hoặc bộ phận IT sẽ hỗ trợ tạo tài khoản email công ty, hướng dẫn tham gia các kênh trao đổi công việc như nhóm chat, hệ thống quản lý dự án, website nội bộ,… Cuối cùng, người quản lý trực tiếp sẽ là người trao đổi kỹ hơn với nhân viên mới về định hướng công việc, mục tiêu cần đạt và lộ trình phát triển trong thời gian tới.

Đào tạo về chuyên môn

Chương trình đào tạo nhân viên mới về chuyên môn cần được thiết kế dựa trên nhiều yếu tố như vị trí đảm nhiệm, kinh nghiệm đã có và mức độ thành thạo hiện tại. Đội ngũ quản lý trực tiếp nên phối hợp chặt chẽ để xây dựng kế hoạch đào tạo phù hợp với từng trường hợp, đảm bảo người mới nắm bắt được công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả. Việc đào tạo nhân sự mới có thể được tổ chức theo hình thức 1 kèm 1, theo nhóm nhỏ, hoặc thông qua các buổi đào tạo tập trung như workshop, hội thảo nội bộ,…

Bên cạnh kiến thức chuyên môn trực tiếp phục vụ công việc, nhân viên mới cũng nên được bổ sung thêm các nội dung hỗ trợ quá trình làm việc liên phòng ban. Chẳng hạn như:

• Bức tranh tổng thể về ngành nghề, thị trường mà doanh nghiệp đang hoạt động.
• Kiến thức nghiệp vụ gắn liền với vị trí công tác.
• Các kỹ năng mềm cần thiết như làm việc nhóm, giao tiếp, quản lý thời gian, giải quyết tình huống, chăm sóc khách hàng…
• Kỹ năng sử dụng công cụ, phần mềm, trang thiết bị phục vụ công việc hàng ngày.
• Và cả những nội dung định hướng phát triển năng lực cá nhân về lâu dài.

Hỗ trợ nhân viên mới kịp thời

Để nhân viên mới nhanh chóng thích nghi và cảm thấy mình là một phần của tổ chức, sự đồng hành từ phía HR và quản lý trực tiếp là vô cùng quan trọng. Trong những tuần đầu, cần thường xuyên theo dõi quá trình làm việc của họ, lắng nghe và hỗ trợ ngay khi có vấn đề phát sinh. Việc tổ chức các buổi đánh giá định kỳ (có thể theo tuần hoặc theo tháng) sẽ giúp nhìn nhận rõ hơn về tiến độ công việc và những vướng mắc mà nhân viên mới đang gặp phải.

Trong quá trình này, người hướng dẫn nên đóng vai trò như một người đồng hành, chủ động đưa ra lời khuyên hoặc đề xuất giải pháp để tháo gỡ khó khăn. Mục tiêu phương pháp đào tạo nhân viên mới không chỉ là giúp họ vượt qua trở ngại mà còn tạo điều kiện để tự tin phát huy thế mạnh cá nhân với doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, cần lưu ý rằng không phải ai cũng sẵn sàng chia sẻ vấn đề của mình một cách trực tiếp. Do đó, bạn nên phổ biến rõ các kênh trao đổi trong doanh nghiệp từ email, tin nhắn nội bộ cho đến các cuộc họp nhóm nhỏ,… để nhân viên mới cảm thấy thoải mái lựa chọn cách phản hồi phù hợp. Việc khuyến khích sự cởi mở sẽ tạo ra môi trường làm việc tích cực và giúp người mới sớm hòa nhập.

Đánh giá quy trình đào tạo nhân viên mới

Khi quá trình đào tạo nhân viên mới và thử việc kết thúc, việc đánh giá kết quả là bước không thể thiếu để xác định mức độ phù hợp của nhân viên với doanh nghiệp. Lúc này, quản lý trực tiếp sẽ chịu trách nhiệm lập bảng đánh giá, trong đó cần thể hiện rõ các tiêu chí như hiệu suất công việc, khả năng thích nghi, kỹ năng chuyên môn, thái độ và tác phong làm việc, kèm theo nhận xét tổng quan từ người quản lý.

Trước khi tiến tới ký hợp đồng chính thức, công ty thường sẽ tổ chức một buổi trao đổi giữa cấp quản lý và nhân viên mới. Đây là dịp để lắng nghe chia sẻ từ hai phía những trải nghiệm, khó khăn, mong muốn hay định hướng trong tương lai. Cuộc trò chuyện này không chỉ giúp đánh giá khách quan năng lực hiện tại mà còn là cơ sở để hoạch định lộ trình phát triển phù hợp nếu hai bên quyết định tiếp tục đồng hành.

Ngoài ra, kết quả đánh giá quy trình đào tạo nhân viên mới cũng là tư liệu quan trọng để phòng nhân sự cải thiện quy trình đào tạo, từ đó nâng cao chất lượng tuyển dụng và hỗ trợ tốt hơn cho các đợt onboarding sau này. Việc sử dụng phần mềm quản lý đào tạo cũng là một giải pháp nên cân nhắc, giúp theo dõi tiến độ, lưu trữ thông tin minh bạch và tránh sai sót trong quá trình thực hiện.

Dựa trên các bước đào tạo nhân viên mới, doanh nghiệp đã có thể lập kế hoạch đào tạo nội bộ hiệu quả. Thế nhưng việc tạo bộ tài liệu đào tạo và hệ thống quản lý, vận hành là các yếu tố không thể thiếu. Và MONA sẽ giới thiệu đến bạn một phần mềm có giải quyết mọi khó khăn trong quy trình đào tạo cho nhân viên mới và cũ.

Sự ra đời của Phần mềm đào tạo nội bộ – MONA SkillHub là giải pháp hữu ích cho các doanh nghiệp hiện nay, giúp nhân viên có thể nắm vững các kiến thức và kỹ năng làm việc. MONA SkillHub là một web app đào tạo trực tuyến được phát triển bởi công ty MONA Software. Hiện tại nền tảng đã ĐÁP ỨNG TỚI 99% NGHIỆP VỤ ĐÀO TẠO TOÀN DIỆN cho tất cả các doanh nghiệp hiện nay. Tuy nhiên, MONA không dừng ở đó mà luôn update liên tục để đáp ứng với sự thay đổi, xu hướng của người dùng hiện nay.

Hệ thống tích hợp nhiều tính năng hữu ích, cho phép thực hiện các khóa học đào tạo theo yêu cầu, đào tạo theo chuyên ngành, đào tạo theo tiêu chuẩn quốc tế,… Không chỉ vậy, MONA còn cung cấp các gói thiết kế phần mềm theo yêu cầu để phù hợp với nhu cầu trong cách đào tạo cho nhân viên mới của mỗi doanh nghiệp, đảm bảo giao diện thân thiện, dễ sử dụng với mọi đối tượng người dùng.

XEM NGAY GIỚI THIỆU PHẦN MỀM ĐÀO TẠO NỘI BỘ TRỰC TUYẾN CHO DOANH NGHIỆP – MONA SKILLHUB

Các ưu điểm nổi bật của ứng dụng phần mềm đào tạo nội bộ MONA SkillHub mang lại cho người dùng phải kể đến như:

• Kiểm soát chặt chẽ quá trình học tập và nghiên cứu của nhân viên.
• Không cho phép tua video trong lần đầu xem.
• Học tuần tự và có sự kiểm tra rõ ràng.
• Xây dựng các bài kiểm tra có điểm sàn cụ thể.
• Cài đặt các thông báo/ câu hỏi trong lúc nhân viên đang xem video.
• Cấp chứng chỉ tự động.
• Lên lịch tổ chức các buổi workshop, seminar online/ offline.
• Có thể reup lại video khi cần thiết.

Để biết thêm thông tin chi tiết về phần mềm quản lý khóa đào tạo nhân sự mới, bạn có thể LIÊN HỆ TRỰC TIẾP với MONA thông qua:

• Địa chỉ: 1073/23 Cách Mạng Tháng 8, Phường 7, Quận Tân Bình, HCM
• Hotline: 1900 636 646
• Email: info@themona.global

Một số chương trình đào tạo nhân viên trong doanh nghiệp

Nhằm mang đến kế hoạch đào tạo nhân viên mới hiệu quả, doanh nghiệp cần xác định rõ mình sẽ triển khai những hình thức đào tạo nào, vào thời điểm nào là phù hợp. Dưới đây là một số chương trình đào tạo phổ biến mà hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đều áp dụng, không chỉ với nhân sự mới mà còn với cả đội ngũ đang làm việc lâu dài.

Trước khi bắt đầu công việc

Giai đoạn này thường được gọi là chương trình định hướng, dành cho nhân sự mới. Nội dung đào tạo xoay quanh việc giới thiệu tổng quan về doanh nghiệp như văn hóa nội bộ, tầm nhìn – sứ mệnh, giá trị cốt lõi… Ngoài ra, nhân viên cũng được phổ biến các quy định, chính sách, cũng như những nguyên tắc cần tuân thủ khi làm việc tại tổ chức.

Đào tạo thực tế tại vị trí công việc

Chương trình đào tạo nhân viên mới nên được diễn ra trong quá trình làm việc hằng ngày, giúp nhân viên tiếp cận công việc một cách thực tế và hiệu quả. Họ sẽ được chỉ dẫn cách sử dụng công cụ, xử lý công việc, cũng như học hỏi từ các đồng nghiệp có kinh nghiệm. Đây là hình thức đào tạo giúp nhân viên tích lũy kỹ năng trực tiếp thông qua công việc thực tế.

Đào tạo nâng cao và phát triển chuyên môn

Nhằm đáp ứng nhu cầu phát triển lâu dài, doanh nghiệp thường tổ chức các khóa học chuyên sâu giúp nhân viên mở rộng kiến thức và kỹ năng. Các chương trình này có thể liên quan đến kỹ năng mềm, quản lý, kỹ thuật chuyên ngành hoặc cập nhật công nghệ mới. Đây là cơ hội để nhân viên không ngừng hoàn thiện bản thân và chuẩn bị cho những vị trí cao hơn trong tương lai.

Những yếu tố tạo nên quy trình đào tạo nhân viên mới hiệu quả

Đào tạo nguồn nhân lực mới cho công ty là một quá trình quan trọng giúp doanh nghiệp phát triển nhân tài chất lượng cao, đáp ứng tốt nhu cầu trong công việc. Để có khung chương trình đào tạo nhân viên mới thành công cần đảm bảo các yếu tố sau đây.

Nhân sự được định hướng công việc ngay từ đầu

Mỗi nhân viên mới được tuyển dụng sẽ đảm nhận một vị trí khác nhau trong công ty với các yêu cầu công việc cụ thể. Việc xác định rõ ràng các nhiệm vụ công việc sẽ giúp các nhân sự hiểu rõ về công việc mình cần làm và có định hướng cụ thể trong quá trình training nhân viên mới.

Nhân sự dễ dàng hòa nhập

Mong muốn của nhà quản trị nguồn nhân lực trong mọi tổ chức là đảm bảo rằng nhân viên mới có thể nhanh chóng thích nghi với các hoạt động của doanh nghiệp. Mỗi nhân viên mới cần phải hiểu rõ về lịch sử, giá trị và văn hóa của doanh nghiệp. Nhờ vào hiểu biết này, họ có thể nhanh chóng thích nghi với môi trường công việc, phát triển tối đa khả năng cá nhân và đóng góp giá trị thực sự cho tổ chức.

Kết hợp nhiều phương pháp đào tạo nhân sự mới thu hút

Để nhân viên mới nhanh chóng tiếp thu kiến thức và kỹ năng, doanh nghiệp có thể kết hợp nhiều phương pháp, mô hình đào tạo qua mạng. Thay vì chỉ đưa giấy tờ, tài liệu cho nhân viên tự đọc, doanh nghiệp có thể cung cấp các video, trang web, kho kiến thức hữu ích. Xây dựng nhiều cách đào tạo cho nhân viên mới sẽ giúp họ tiếp thu kiến thức một cách trực quan và dễ hiểu hơn.

Doanh nghiệp cũng nên đầu tư cho nhân viên tham gia các buổi hội thảo, workshop, webinar,… Các khung chương trình đào tạo nhân viên mới này giúp nhân viên cập nhật những xu thế mới nhất liên quan đến công việc, từ đó nâng cao năng lực chuyên môn và phát triển toàn diện.

Sự hướng dẫn tận tình từ người quản lý

Để thu hút và giữ chân nhân tài, doanh nghiệp cần xây dựng một môi trường làm việc chuyên nghiệp và có chế độ training nhân viên mới hiệu quả.

Trong đó, cấp quản lý và HR đóng vai trò quan trọng trong việc đào tạo nhân viên mới. Sự hướng dẫn nhiệt tình từ người quản lý sẽ giúp nhân viên mới cảm thấy được quan tâm và hỗ trợ, từ đó tạo động lực gắn bó lâu dài với doanh nghiệp.

Sử dụng công nghệ vào trong quá trình training nhân viên mới

Việc áp dụng những giải pháp công nghệ hiện đại vào trong quy trình đào tạo hội nhập cho nhân viên mới sẽ đóng vai trò quan trọng cho doanh nghiệp. Các ứng dụng, phần mềm và nền tảng đào tạo nội bộ trực tuyến có thể giúp tạo ra trải nghiệm học tập có tính tương tác. Đồng thời người quản lý cũng sẽ dễ dàng theo dõi, đánh giá quá trình học của nhân viên mới và giảm thiểu thời gian và chi phí đào tạo  doanh nghiệp.

Một số lưu ý cần nắm khi tổ chức đào tạo nhân viên mới

Trải qua nhiều buổi đào tạo nhân viên, MONA đã có những kinh nghiệm nhất định trong đào tạo và phát triển nguồn nhân lực. Để xây dựng phương pháp đào tạo nhân viên mới hiệu quả, doanh nghiệp cần lưu ý những điều dưới đây:

• Cần chuẩn bị kỹ lưỡng các nội dung đào tạo hội nhập cho nhân viên mới, kể cả các phương pháp và tài liệu training nội bộ nhân sự mới. Điều này sẽ giúp quá trình đào tạo diễn ra hiệu quả và thuận lợi hơn.
• Các công ty cần tạo môi trường học tập thân thiện và cởi mở, giúp nhân viên cảm thấy thoải mái và dễ dàng tiếp thu kiến thức.
• Người hướng dẫn là người trực tiếp dẫn dắt và định hướng công việc cho nhân viên mới. Do đó, việc chọn người hướng dẫn có chuyên môn phù hợp rất quan trọng.
• Xây dựng văn hóa doanh nghiệp hòa đồng, thân thiện, vui vẻ, gắn kết giúp nhân viên mới có cái nhìn tích cực và hứng thú trong quá trình làm việc.

≫ Tìm đọc thêm: Các hình thức training nhân viên hiệu quả

Xây dựng quy trình đào tạo nhân viên mới không phải chỉ cần thực hiện một lần là xong mà là cả một quá trình liên tục. Chỉ khi xây dựng chương trình training cho nhân viên mới chặt chẽ và hiệu quả, thì doanh nghiệp mới đảm bảo sự thành công bền vững trong tương lai. Hy vọng qua bài viết trên, bạn sẽ có được nhiều kiến thức bổ ích trong quá trình training nhân viên mới đạt được kết quả cao nhất.