Mô Hình Vận Hành Doanh Nghiệp Và Cách Vận Hành Hiệu Quả

Hệ thống vận hành doanh nghiệp là một yếu tố quan trọng của tổ chức, tác động trực tiếp đến hiệu quả làm việc của các phòng ban. Để doanh nghiệp có hiệu suất làm việc cao, hoạt động trơn tru, tối ưu nhân lực,… việc xây dựng quy trình vận hành doanh nghiệp đóng vai trò rất quan trọng. Vậy có những mô hình vận hành doanh nghiệp nào? Quy trình thực hiện như thế nào sẽ hiệu quả? Cùng MONA Media giải đáp trong bài viết này.

Mô hình vận hành doanh nghiệp phổ biến hiện nay

Mô hình hoạt động phòng nhân sự

Các bước quan trọng trong quy trình vận hành phòng nhân sư được thể hiện qua mô hình sau: Các bước trên đây là những hoạt động quan trọng trong cách vận hành của phòng nhân sự. Tuy nhiên, mô hình này có thể thay đổi tùy theo quy mô và chiến lược của doanh nghiệp,

Mô hình vận hành doanh nghiệp phòng hành chính – kế toán

Đây là mô hình thể hiện mối quan hệ giữa các bộ phận, cá nhân trong phòng hành chính – kế toán. Tuy nhiên, để kết quả hoạt động hiệu quả hơn, mô hình vận hành hành chính – kế toán cần được xây dựng phù hợp với quy mô hoạt động của doanh nghiệp.

Mô hình hoạt động phòng kinh doanh

Mô hình vận hành phòng kinh doanh là một bản tóm tắt của các quy trình và hoạt động diễn ra trong phòng kinh doanh. Nó giúp xác định các vai trò và trách nhiệm của từng nhân viên, cũng như mối quan hệ giữa các bộ phận. Mô hình vận hành doanh nghiệp cho phòng kinh doanh là một công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu kinh doanh. Việc xây dựng một mô hình vận hành rõ ràng và hiệu quả có thể giúp cải thiện hiệu quả của các quy trình bán hàng và tăng cường phối hợp giữa các bộ phận.

6 Bước vận hành doanh nghiệp bài bản

Xác định các hoạt động quan trọng trong doanh nghiệp

Doanh nghiệp sẽ có các luồng vận hành khác nhau, với bộ phận có hoạt động chức năng đóng vai trò quan trọng trong hệ thống vận hành, hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Để có quy trình vận hành bài bản, doanh nghiệp cần xác định đâu là các hoạt động trọng yếu, đâu là hoạt động mang lại giá trị cho doanh nghiệp, đâu chính là hoạt động tác động đến thành bại của doanh nghiệp. Các hoạt động quan trọng thường có trong một số doanh nghiệp

• Giai đoạn sản xuất
• Cung ứng sản phẩm
• Vận chuyển hàng hóa
• Tiếp thị và bán hàng
• Dịch vụ chăm sóc khách hàng

Xây dựng quy trình, chính sách, tài liệu, biểu mẫu

Để vận hành doanh nghiệp hiệu quả, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình làm việc, quy trình vận hành của từng phòng ban, biểu mẫu hợp đồng, chính sách cho nhân viên hay tài liệu đào tạo nội bộ. Khi xây dựng quy trình chuẩn, doanh nghiệp có thể dựa trên mô hình BPM Life Cycle để xây dựng chi tiết:

• Thiết kế quy trình: Ban lãnh đạo cần xác định được giai đoạn nào sẽ triển khai trước, giai đoạn nào làm sau. Thiết lập mối quan hệ giữa các công việc. Đồng thời xác định mục tiêu cuối cùng của quy trình để nhìn ra được quy trình mà doanh nghiệp sẽ triển khai.
• Mô hình hóa quy trình: Dựa trên bản thiết kế quy trình, doanh nghiệp cần vẽ ra mô hình vận hành doanh nghiệp, các bản vẽ minh họa để nhìn rõ hơn về bức tranh tổng thể của doanh nghiệp.
• Triển khai quy trình: Triển khai vận hành doanh nghiệp dựa trên bản mô hình hóa quy trình.
• Theo dõi, đánh giá: Sau khoảng thời gian triển khai, doanh nghiệp cần đánh giá mức độ hiệu quả của quy trình dựa trên hiệu suất và kết quả làm việc.
• Điều chính, tối ưu: Phân tích các điểm thiếu sót của quy trình và đưa ra điều chỉnh phù hợp.

Về chính sách vận hành, doanh nghiệp cần chuẩn bị các chính sách bao gồm chính sách phân công công việc, chính sách về nội quy làm việc, chính sách thăng tiến cho nhân viên,… Hơn nữa, việc đầu tư vào việc thiết kế các tài liệu và biểu mẫu phục vụ cho mọi hoạt động vận hành không chỉ đảm bảo rằng chúng sẽ được nhân viên sử dụng một cách hiệu quả mà còn là minh chứng cho sự hoạt động của doanh nghiệp. Ngày nay, các doanh nghiệp có thể xây dựng bộ tài liệu đào tạo nhân viên bằng nhiều cách khác nhau như xây dựng slide bài giảng, file tài liệu,… Tuy nhiên, để tối ưu thời gian trong quá trình xây dựng tài liệu, doanh nghiệp nên xây dựng video đào tạo nội bộ, hiệu quả sẽ gấp đôi hoặc gấp ba lần so với đào tạo bằng các tài liệu khác.

XEM NGAY VIDEO để có thêm các tips quay tài liệu đào tạo doanh nghiệp hiệu quả

Rà soát các công đoạn, yếu tố có khả năng gây sai sót

Ở bước này, việc cần thực hiện là kiểm tra lại tất cả các yếu tố trong hệ thống quản lý doanh nghiệp để phát hiện những sai sót có thể ảnh hưởng đến quá trình hoạt động. Để xác định nguyên nhân gốc rễ của các sai sót, người quản lý có thể áp dụng mô hình xương cá. Mô hình này phân loại các nguyên nhân gây ra vấn đề thành 6 nhóm cơ bản:

• Nhân sự
• Nguyên vật liệu
• Thiết bị và máy móc
• Phương pháp làm việc
• Quy chuẩn và quy định
• Môi trường

Đào tạo nhân sự

Sau khi hoàn tất việc xây dựng hệ thống hoạt động, bước tiếp theo là tổ chức hoạt động truyền thông và đào tạo nhân sự. Quan trọng là đảm bảo rằng tất cả nhân viên hiểu rõ vai trò, nhiệm vụ của họ trong quá trình vận hành và cung cấp đầy đủ các công cụ, đào tạo để nhân viên làm việc năng suất và hiệu quả.

Nếu doanh nghiệp của bạn cần một phương pháp đào tạo nội bộ hiệu quả, tối ưu thời gian, tiết kiệm chi phí. Phần mềm đào tạo nội bộ MONA SkillHub là một phần mềm được phát triển bởi MONA Software đáp ứng đầy đủ các tiêu chí trên. The MONA là đơn vị chuyên cung cấp các giải pháp về phần mềm, Digital Marketing và thiết kế website chuyên nghiệp. Sản phẩm MONA SkillHub mà chúng tôi cung cấp đến khách hàng bao gồm các tính năng nổi bật như chống tua video, tạo đa dạng bài kiểm tra, xây dựng lộ trình training chi tiết, học tập mọi lúc với đa dạng thiết bị, tạo chứng chỉ khi hoàn thành khóa học,…và chúng tôi luôn đảm bảo phần mềm còn vượt xa mong đợi của khách hàng. MONA đã có thời gian hoạt động lâu dài, có 8+ kinh nghiệm phát triển, luôn đưa ra giải pháp hiệu quả để doanh nghiệp có thể cải thiện tình trạng đào tạo nội bộ. LIÊN HỆ NGAY để được tư vấn chi tiết về phần mềm MONA SkillHub: Hotline: 1900 636 648 Địa chỉ: 1073/23 Cách Mạng Tháng 8, P.7, Q.Tân Bình, TP.HCM Email: info@themona.global

–> Xem thêm: Quy trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực

Thực hiện, theo dõi và đánh giá

Quy trình cuối cùng là triển khai hệ thống vận hành vào hoạt động của doanh nghiệp. Cần nhớ rằng không có hệ thống vận hành nào có thể hoàn thiện ngay từ đầu. Vì vậy, người quản lý, với vai trò là trụ cột lãnh đạo, cần liên tục theo dõi và đánh giá hiệu quả của hệ thống để thực hiện các cải tiến, điều chỉnh phù hợp với chiến lược phát triển của doanh nghiệp. Một hệ thống vận hành chuyên nghiệp sẽ được đánh giá dựa trên những tiêu chí sau:

• Chuyên môn hóa công việc trong doanh nghiệp.
• Khả năng liên kết và hỗ trợ giữa các bộ phận, phòng ban trong việc thực hiện nhiệm vụ.
• Không có gián đoạn hoặc ngắt quãng trong quy trình.
• Sử dụng nguồn lực một cách hiệu quả để đạt được năng suất tối đa.

Bài viết trên đây sẽ giúp doanh nghiệp có thêm góc nhìn về mô hình vận hành doanh nghiệp, doanh nghiệp có chiến lược thông minh hay có đội ngũ nhân sự mạnh mẽ, nhưng thiếu đi hệ thống vận hành chắc chắn sẽ gặp khó khăn và thất bại. Vì vậy, việc xây dựng và tập trung vào hệ thống quy trình mạnh mẽ là rất quan trọng. Nó tạo nền tảng cho người quản lý để dẫn dắt nhân viên một cách đồng bộ, biến kế hoạch thành hiện thực và thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp.