Mô Hình Vận Hành Doanh Nghiệp Và Cách Vận Hành Hiệu Quả

Hệ thống vận hành doanh nghiệp là một yếu tố quan trọng của tổ chức, tác động trực tiếp đến hiệu quả làm việc của các phòng ban. Để doanh nghiệp có hiệu suất làm việc cao, hoạt động trơn tru, tối ưu nhân lực,… việc xây dựng quy trình vận hành doanh nghiệp đóng vai trò rất quan trọng. Vậy có những mô hình vận hành doanh nghiệp nào? Quy trình thực hiện như thế nào sẽ hiệu quả? Cùng MONA Media giải đáp trong bài viết này.

Mô hình vận hành doanh nghiệp phổ biến hiện nay

Mô hình hoạt động phòng nhân sự

Các bước quan trọng trong quy trình vận hành phòng nhân sư được thể hiện qua mô hình sau:

Các bước trên đây là những hoạt động quan trọng trong cách vận hành của phòng nhân sự. Tuy nhiên, mô hình này có thể thay đổi tùy theo quy mô và chiến lược của doanh nghiệp,

Mô hình vận hành doanh nghiệp phòng hành chính – kế toán

Đây là mô hình thể hiện mối quan hệ giữa các bộ phận, cá nhân trong phòng hành chính – kế toán. Tuy nhiên, để kết quả hoạt động hiệu quả hơn, mô hình vận hành hành chính – kế toán cần được xây dựng phù hợp với quy mô hoạt động của doanh nghiệp.

Mô hình hoạt động phòng kinh doanh

Mô hình vận hành phòng kinh doanh là một bản tóm tắt của các quy trình và hoạt động diễn ra trong phòng kinh doanh. Nó giúp xác định các vai trò và trách nhiệm của từng nhân viên, cũng như mối quan hệ giữa các bộ phận.

Mô hình vận hành doanh nghiệp cho phòng kinh doanh là một công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu kinh doanh. Việc xây dựng một mô hình vận hành rõ ràng và hiệu quả có thể giúp cải thiện hiệu quả của các quy trình bán hàng và tăng cường phối hợp giữa các bộ phận.

Vận hành doanh nghiệp không chỉ là xây dựng một mô hình hoàn chỉnh mà còn là việc duy trì sự nhất quán trong quá trình thực hiện. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp thường gặp phải vấn đề trì hoãn, đặc biệt khi không có áp lực về thời hạn hay thành công rõ ràng. Hãy xem ngay để học hỏi những bài học thực tế về cách vận hành hiệu quả và tránh lãng phí nguồn lực trong doanh nghiệp.

6 Bước vận hành doanh nghiệp bài bản

Xác định các hoạt động quan trọng trong doanh nghiệp

Doanh nghiệp sẽ có các luồng vận hành khác nhau, với bộ phận có hoạt động chức năng đóng vai trò quan trọng trong hệ thống vận hành, hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Để có quy trình vận hành bài bản, doanh nghiệp cần xác định đâu là các hoạt động trọng yếu, đâu là hoạt động mang lại giá trị cho doanh nghiệp, đâu chính là hoạt động tác động đến thành bại của doanh nghiệp. Các hoạt động quan trọng thường có trong một số doanh nghiệp

• Giai đoạn sản xuất
• Cung ứng sản phẩm
• Vận chuyển hàng hóa
• Tiếp thị và bán hàng
• Dịch vụ chăm sóc khách hàng

Xây dựng quy trình, chính sách, tài liệu, biểu mẫu

Để vận hành doanh nghiệp hiệu quả, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình làm việc, quy trình vận hành của từng phòng ban, biểu mẫu hợp đồng, chính sách cho nhân viên hay tài liệu đào tạo nội bộ.

Khi xây dựng quy trình chuẩn, doanh nghiệp có thể dựa trên mô hình BPM Life Cycle để xây dựng chi tiết:

• Thiết kế quy trình: Ban lãnh đạo cần xác định được giai đoạn nào sẽ triển khai trước, giai đoạn nào làm sau. Thiết lập mối quan hệ giữa các công việc. Đồng thời xác định mục tiêu cuối cùng của quy trình để nhìn ra được quy trình mà doanh nghiệp sẽ triển khai.
• Mô hình hóa quy trình: Dựa trên bản thiết kế quy trình, doanh nghiệp cần vẽ ra mô hình vận hành doanh nghiệp, các bản vẽ minh họa để nhìn rõ hơn về bức tranh tổng thể của doanh nghiệp.
• Triển khai quy trình: Triển khai vận hành doanh nghiệp dựa trên bản mô hình hóa quy trình.
• Theo dõi, đánh giá: Sau khoảng thời gian triển khai, doanh nghiệp cần đánh giá mức độ hiệu quả của quy trình dựa trên hiệu suất và kết quả làm việc.
• Điều chính, tối ưu: Phân tích các điểm thiếu sót của quy trình và đưa ra điều chỉnh phù hợp.

Về chính sách vận hành, doanh nghiệp cần chuẩn bị các chính sách bao gồm chính sách phân công công việc, chính sách về nội quy làm việc, chính sách thăng tiến cho nhân viên,…

Hơn nữa, việc đầu tư vào việc thiết kế các tài liệu và biểu mẫu phục vụ cho mọi hoạt động vận hành không chỉ đảm bảo rằng chúng sẽ được nhân viên sử dụng một cách hiệu quả mà còn là minh chứng cho sự hoạt động của doanh nghiệp. Ngày nay, các doanh nghiệp có thể xây dựng bộ tài liệu đào tạo nhân viên bằng nhiều cách khác nhau như xây dựng slide bài giảng, file tài liệu,… Tuy nhiên, để tối ưu thời gian trong quá trình xây dựng tài liệu, doanh nghiệp nên xây dựng video đào tạo nội bộ, hiệu quả sẽ gấp đôi hoặc gấp ba lần so với đào tạo bằng các tài liệu khác.

XEM NGAY VIDEO để có thêm các tips quay tài liệu đào tạo doanh nghiệp hiệu quả

Rà soát các công đoạn, yếu tố có khả năng gây sai sót

Ở bước này, việc cần thực hiện là kiểm tra lại tất cả các yếu tố trong hệ thống quản lý doanh nghiệp để phát hiện những sai sót có thể ảnh hưởng đến quá trình hoạt động. Để xác định nguyên nhân gốc rễ của các sai sót, người quản lý có thể áp dụng mô hình xương cá. Mô hình này phân loại các nguyên nhân gây ra vấn đề thành 6 nhóm cơ bản:

• Nhân sự
• Nguyên vật liệu
• Thiết bị và máy móc
• Phương pháp làm việc
• Quy chuẩn và quy định
• Môi trường

Đào tạo nhân sự

Sau khi hoàn tất việc xây dựng hệ thống hoạt động, bước tiếp theo là tổ chức hoạt động truyền thông và đào tạo nhân sự. Quan trọng là đảm bảo rằng tất cả nhân viên hiểu rõ vai trò, nhiệm vụ của họ trong quá trình vận hành và cung cấp đầy đủ các công cụ, đào tạo để nhân viên làm việc năng suất và hiệu quả.

Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp hiện nay chỉ tập trung vào việc thu hút nhân sự giỏi từ bên ngoài mà quên mất rằng, nguồn lực nội bộ mới là yếu tố then chốt để phát triển bền vững. Việc thiếu đầu tư vào đào tạo khiến nhân viên không được nâng cấp năng lực, dẫn đến sự trì trệ trong tổ chức.

Theo VnExpresse.net

Giải pháp lúc này nằm ở việc xây dựng chiến lược đào tạo bài bản và dài hạn, bắt đầu từ việc ứng dụng phần mềm đào tạo nội bộ chuyên nghiệp như hệ thống phần mềm MONA SkillHub. Nền tảng này không chỉ giúp doanh nghiệp tổ chức đào tạo một cách hệ thống, mà còn theo dõi tiến độ, đánh giá hiệu quả và cá nhân hoá lộ trình học cho từng nhân viên. 

Cụ thể, phần mềm đào tạo nhân sự MONA SkillHub 3.0 được nghiên cứu và phát triển với 4 mục tiêu cốt lõi sau:

• Xây dựng mạng xã hội học tập nội bộ: SkillHub tạo ra một không gian học tập mở, nơi mọi nhân viên có thể học từ nhau, chủ động chia sẻ kiến thức và cùng nhau nâng cao năng lực. Việc học trở nên tự nhiên, không gò bó, góp phần xây dựng văn hoá học tập lan toả trong toàn tổ chức.

Nhân sự MONA học tập, đào tạo tiện lợi trên SkillHub 3.0

• Quản lý và đánh giá bằng dữ liệu số: Hệ thống theo dõi tiến độ học tập, khả năng áp dụng kiến thức và hiệu quả thực tế của từng cá nhân. Nhờ đó, nhà quản lý dễ dàng phân tích năng lực đội ngũ và xây dựng kế hoạch đào tạo phù hợp dựa trên dữ liệu khách quan.

Hệ thống đánh giá hiệu quả đào tạo minh bạch

• Đào tạo gắn theo sát thực tế: Nội dung học được thiết kế sát với yêu cầu từng vị trí và liên tục cập nhật theo biến động công việc, giúp nhân sự được trang bị kỹ năng đúng lúc, đúng nhu cầu.

MONA SkillHub 3.0 sẽ gợi ý các khóa học phù hợp cho nhân sự

• Ghi nhận, tạo động lực học tập bền vững: Cơ chế chứng nhận, bảng xếp hạng và khen thưởng rõ ràng, giúp ghi nhận nỗ lực học tập một cách công bằng và thúc đẩy tinh thần học hỏi, gắn kết với doanh nghiệp.

Nhân sự MONA “thi đua” học tập, đào tạo

Tại MONA, việc áp dụng hệ thống đào tạo nội bộ SkillHub 3.0 đã thay đổi cách nhân sự tiếp cận việc học – từ bị động sang chủ động, học vì nhu cầu phát triển bản thân và tinh thần cạnh tranh tích cực. Nhiều nhân viên sau khoá học đã tự thiết kế bài giảng, chia sẻ lại kiến thức, góp phần xây dựng kho tri thức chung. 

Nhân sự MONA trở thành giảng viên và cho ra các khóa học hữu ích

Chi tiết về cách MONA đào tạo và phát triển nguồn nhân lực thông qua MONA SkillHub, bạn hãy xem ngay tại đây:

LIÊN HỆ NGAY để được tư vấn chi tiết về phần mềm MONA SkillHub:

• Hotline: 1900 636 648
• Địa chỉ: 1073/23 Cách Mạng Tháng 8, phường Tân Sơn Nhất, Q.Tân Bình, TP.HCM
• Email: info@themona.global

–> Xem thêm: Quy trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực

Thực hiện, theo dõi và đánh giá

Quy trình cuối cùng là triển khai hệ thống vận hành vào hoạt động của doanh nghiệp. Cần nhớ rằng không có hệ thống vận hành nào có thể hoàn thiện ngay từ đầu. Vì vậy, người quản lý, với vai trò là trụ cột lãnh đạo, cần liên tục theo dõi và đánh giá hiệu quả của hệ thống để thực hiện các cải tiến, điều chỉnh phù hợp với chiến lược phát triển của doanh nghiệp.

Một hệ thống vận hành chuyên nghiệp sẽ được đánh giá dựa trên những tiêu chí sau:

• Chuyên môn hóa công việc trong doanh nghiệp.
• Khả năng liên kết và hỗ trợ giữa các bộ phận, phòng ban trong việc thực hiện nhiệm vụ.
• Không có gián đoạn hoặc ngắt quãng trong quy trình.
• Sử dụng nguồn lực một cách hiệu quả để đạt được năng suất tối đa.

Bài viết trên đây sẽ giúp doanh nghiệp có thêm góc nhìn về mô hình vận hành doanh nghiệp, doanh nghiệp có chiến lược thông minh hay có đội ngũ nhân sự mạnh mẽ, nhưng thiếu đi hệ thống vận hành chắc chắn sẽ gặp khó khăn và thất bại. Vì vậy, việc xây dựng và tập trung vào hệ thống quy trình mạnh mẽ là rất quan trọng. Nó tạo nền tảng cho người quản lý để dẫn dắt nhân viên một cách đồng bộ, biến kế hoạch thành hiện thực và thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp.