WIP là gì? Ứng dụng của WIP trong các ngành nghề

Bạn có biết định nghĩa WIP là gì không? Nó là một định nghĩa được sử dụng trong một số ngành kinh doanh và sản xuất. WIP không được sử dụng nhiều trong các văn bản thường ngày nên ít người được tiếp cận định nghĩa này. Vậy khái niệm và vai trò của WIP là gì, mời bạn cùng tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây với Mona Media.

Khái niệm WIP là gì?

WIP là viết tắt của cụm từ trong tiếng Anh Work in Progress, còn có nghĩa là công việc đang trong quá trình thực hiện. Đây là một định nghĩa sử dụng nhằm ám chỉ cho người nghe về một công việc đang trong thời gian hoàn thành hoặc mới hoàn thành được một phần nào đó. Thuật ngữ WIP thường được dùng trong các lĩnh vực tiêu biểu như thiết kế, xây dựng, sản xuất. Thời gian thực hiện những dự án này thường kéo dài, không thể hoàn thành và đạt kết quả trong thời gian ngắn. Trong quá trình quản lý sản xuất và chuỗi cung ứng, WIP thường mô tả cho người đọc biết được tiến độ của công việc, chi phí phát sinh trong các giai đoạn của quá trình sản xuất. Sau khi thực hiện cân đối kế toán, chi phí dở dang WIP cuối cùng sẽ được chuyển tới mục chi phí bán hàng. Đồng thời, WIP cũng phản ánh giá trị lượng hàng tồn kho để xác định doanh thu trong tương lai của doanh nghiệp. Một số thuật ngữ khác hiểu là WIP như:

• Work in Place: Địa điểm làm việc
• Workcentre information package: Tệp thông tin về người lao động được sử dụng trong lĩnh vực hành chính, nhân sự.
• Wartime Intelligence Plan: Những thông tin nhanh nhạy về chiến lược, chiến thuật nhằm đem lại hiệu quả tốt cho quá trình kinh doanh.

Vai trò của WIP là gì?

• Khi hiểu được WIP là gì, bạn có thể đặt ra giới hạn để làm giảm khả năng sụt giảm hiệu suất của tiến độ công việc. Khi nhiệm vụ cũ chưa hoàn thành và cần thời gian làm mới, nhân viên sẽ chuyển sang công việc khác để đảm bảo hiệu suất làm việc. Khi tiến độ vẫn bị trì hoãn, chúng ta có thể tìm ra được nguyên nhân và nhanh chóng đề ra giải pháp để tiến độ diễn ra hợp lý.
• Dựa vào chỉ số WIP, những người quản lý có thể xác định được vị trí của công ty trên thị trường hiện nay. Từ đó, bạn có thể lên lịch hoặc những kế hoạch cho dự án cụ thể trong một thời gian dài. Cũng nhờ đó, bạn có thể dễ dàng tạo ra một bản báo cáo về chi phí khi cần thiết.
• WIP cũng giúp bạn đo lường được tỷ lệ phần trăm những công việc đã hoàn thành so với hợp đồng ban đầu để kiểm soát được doanh thu từ dự án. Tóm lại, WIP có vai trò quan trọng để những người lãnh đạo dễ dàng theo dõi và chỉ đạo nhiệm vụ trong tương lai.

Khi làm báo cáo WIP cần lưu ý những gì?

• Bạn phải chắc chắn rằng số liệu đưa vào trong WIP là hoàn toàn chính xác và được xác thực nhiều lần.
• Thời gian kết toán chi phí nội bộ đúng tiến độ.
• Những hồ sơ đã tổng hợp phải được lưu trữ chính xác để dùng cho những dự án hoặc yêu cầu sau này.

Lỗi thường mắc phải trong WIP là gì?

Nếu các số liệu trong WIP bạn tổng hợp không chính xác thì cả báo cáo trở nên vô dụng, thừa thãi. Những con số mất thời gian để tính toán, ước lượng đó không có giá trị và làm người đọc không thể hiểu được nội dung. Vậy nên, những vai trò quan trọng của công cụ này không được phát huy, thậm chí còn ảnh hưởng đến doanh nghiệp trong tương lai. Những nguyên nhân dẫn đến lỗi sai này có thể kể tới sự chủ quan của người lập báo cáo hoặc việc làm mất niềm tin ở những công ty bảo lãnh. Mỗi doanh nghiệp sẽ chỉ tạo 1 hồ sơ WIP duy nhất để lưu trữ những thông tin về dự án. Số lượng này thường không đủ và làm khó những người kế toán trong khi đánh giá tiêu chỉ WIP vì trong thời gian khác nhau, hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp không giống nhau. Một lỗi thường thấy là việc lưu giữ các hồ sơ và tài liệu không được nhất quán. Nếu số liệu không chính xác và khớp với thực tế, doanh nghiệp sẽ không có những thay đổi kịp thời để thích nghi với thị trường trong từng dự án. Thời gian kết toán không được đảm bảo về thời gian cũng là một lỗi thường gặp trong WIP. Nếu bạn cập nhật thông tin của WIP theo quý nhưng bên kế toán lại thêm chi phí hàng năm thì lượng thông tin trong báo cáo sẽ bị thiếu. Tuy bạn vẫn sẽ giữ được số tiền lãi mong muốn nhưng điều này sẽ làm giảm sự kỳ vọng của các bên đầu tư vào dự án đang được tiến hành.

Ứng dụng của WIP trong các ngành nghề

Trong quản lý kho hàng

Bất kì doanh nghiệp sản xuất nào cũng sẽ có hàng tồn kho. Đây là lượng hàng không thể tiêu thụ hết trong quý và sẽ bị dồn sang lần tung sản phẩm tiếp theo. Quá trình WIP sẽ giúp cho doanh nghiệp phân tích được những lỗi sản xuất để xử lý hoặc tung những sản phẩm đạt chuẩn trong lần kế. Việc này sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí tối đa khi tận dụng được hết sản phẩm để phân phối ra thị trường.

Trong quá trình sản xuất

WIP trong quá trình sản xuất được hiểu như một quá trình để tạo ra các sản phẩm hoàn thiện. Ví dụ như những quá trình đóng gói, tìm kiếm nguyên liệu,… Nhờ quá trình này, những nhà phân tích thị trường sẽ tính toán được tiến độ của sản phẩm để đề ra những chiến lược nhắm vào thị trường và khách hàng. Từ đó, nó giúp thúc đẩy hành vi mua hàng của người tiêu dùng. WIP cũng đóng vai trò là nguyên liệu thô trong quá trình xây dựng. Những yếu tố thô như máy móc, vật liệu,… phải được tính toán trong cả quá trình nên sẽ được theo dõi. Từ khi nhập đến khi sử dụng, khối lượng này sẽ được tính toán và ghi chép lại để tính giá trị của sản phẩm.

Những câu hỏi thường gặp về WIP là gì?

Khác biệt giữa WIP và nguyên vật liệu

Nguyên vật liệu là những sản phẩm được dùng cho lao động được doanh nghiệp mua về để phục vụ cho quá trình sản xuất. Nguyên vật liệu sẽ bị con người tác động lên khiến cho giá trị của chúng sẽ được chuyển hóa hoàn toàn vào giá trị của sản phẩm. Trong khi đó, WIP lại chính là quá trình nguyên vật liệu bị tác động đến khi trở thành một sản phẩm hoàn thiện.

Yếu tố quyết định thành công của WIP

Thành công của WIP chủ yếu dựa vào những số liệu chính xác trong báo cáo và quá trình lưu giữ tài liệu nhất quán. Nếu những yếu tố này chính xác thì chi phí được ước tính cho dự án sẽ được tính toán vô cùng chính xác. Nhờ đó, doanh nghiệp cũng sẽ đưa ra những phương án để tối ưu chi phí và tối đa hóa lợi nhuận từ việc kinh doanh. Bài viết trên đã giúp bạn tìm hiểu khái niệm WIP là gì và vai trò của nó trong những hoạt động kinh doanh. Nếu bạn biết cách sử dụng và kết hợp WIP vào hoạt động tại doanh nghiệp thì sẽ tiết kiệm được rất nhiều chi phí và thời gian quản lý. Hy vọng bài viết trên đây sẽ giúp ích được mọi người trong lĩnh vực kinh doanh.