Tổng hợp 6+ kinh nghiệm giúp quản lý quán cafe thành công

Bạn đang tham gia vào lĩnh vực nhà hàng, đồ uống? Hay đang là chủ của một quán cà phê, một chuỗi thương hiệu trà sữa, thức uống, hay thậm chí là một nhà hàng, quán ăn,…

Tất nhiên trong kinh doanh có rất nhiều vấn đề khác nhau, từ khâu ý tưởng thu hút khách, chiến dịch truyền thông, giá cả sản phẩm,… và hàng tỉ vấn đề khác. Tuy nhiên có một thực tế, chính là để có thể phát triển một cửa hàng trở nên thành công thì khâu quản lý chính là điều tiên quyết mà chủ doanh nghiệp cần làm tốt. Việc quản lý tốt cửa hàng không chỉ giúp giảm tối đa thất thoát, mà còn góp phần làm tăng thêm lượng khách hàng hiện tại.

Trong bài viết dưới đây, MONA Media sẽ chia sẻ với bạn những giải pháp giúp bạn quản lý cửa hàng cà phê một cách hiệu quả, vừa giảm chi phí hoạt động, lại còn gia tăng lợi nhuận.

Quản lý, tính toán nguồn thu chi chặt chẽ

Một trong những kinh nghiệm quản lý quán cafe thành công, hiệu quả, cần thiết và cơ bản nhất mà bạn cần lưu tâm, chính là làm cách nào để quản lý số tiền từ doanh thu, các nguồn thu – chi của công việc kinh doanh hằng ngày một cách chặt chẽ.

Quản lý doanh thu

Đối với quản lý doanh thu quán cafe hằng ngày, thường sẽ phát sinh rất nhiều khó khăn cũng như trường hợp cần giải quyết. Chẳng hạn:

• Nhân viên thiếu tính trung thực, gian lận
• Tình trạng thu nhầm, thu thiếu tiền của khách
• Quên thu tiền khi quán đông khách

Để hạn chế thất thoát khoản thu, hãy kiểm soát chi tiết, chặt chẽ và thường xuyên mỗi một khoản thu với mỗi hóa đơn thu tiền của khách. Nếu có thể, hãy thiết lập một nền tảng để ghi lại, đối chiếu hằng ngày.

Mặt khác, việc lắp đặt các thiết bị hỗ trợ kinh doanh, thanh toán như máy tính, máy in hóa đơn, phần mềm bán hàng,… cũng sẽ giúp cho việc quản lý nguồn thu dễ dàng hơn. Những chiếc camera còn có thêm công dụng khác trong việc giám sát, theo dõi hoạt động của nhân viên, là bằng chứng cho các trường hợp gây tranh cãi giữa nội bộ nhân viên và khách hàng nếu có phát sinh.

Quản lý khoản chi

Không chỉ về doanh thu, mà các khoản chi tiêu, chi phí hằng tháng cũng cần được ghi chép rõ ràng, chi tiết. Số tiền tiêu hằng ngày sao cho hợp lý, chỉ chi những khoản cần thiết, phù hợp với tình hình kinh doanh, để đảm bảo biên độ lợi nhuận và nguồn vốn luôn ổn định, không thâm hụt.

Một tác vụ khác mà nhà quản lý quán cafe thành công cần làm, đó là hãy thường xuyên so sánh các khoản thu chi, từ đó có sự điều chỉnh phù hợp với bộ máy vận hành.

Trong trường hợp các khoản thu chi vượt quá tầm kiểm soát của bạn, hoặc mức chi chỉ thích hợp cho định hướng quán cà phê có quy mô lớn trong khi ngay thời điểm hiện tại bạn chưa thể phát triển được đến mức đó, thì hãy thay đổi chiến lược, hướng đến mô hình quán cà phê nhỏ và vừa để nguồn thu chi được cân bằng hơn.

Nếu các khoản thu chi của quán cà phê vượt quá tầm kiểm soát của bạn hoặc hiện tại bạn chưa thể phát triển quán cà phê có quy mô lớn ngay lúc này, bạn vẫn có thể thay đổi chiến lược, tiến đến mô hình quán cà phê nhỏ hơn, để đảm bảo nguồn thu chi được cân bằng hơn.

Kiểm soát khâu nguyên vật liệu

Khâu nhập – xuất nguyên vật liệu hằng ngày được đánh giá là tác vụ cực khó kiểm soát, dễ xảy ra nhiều lỗ hổng gây thất thoát. Điều này cực kỳ phổ biến với những người mới bắt đầu trong ngành nhà hàng, thức uống, khi họ còn non kinh nghiệm quản lý một cách hiệu quả.

Các vấn đề gây thất thoát phổ biến

Một số vấn đề về nguyên vật liệu mà bạn cần chú ý bao gồm:

• Định lượng nguyên vật liệu chi tiết để chế biến đồ uống hằng ngày: Với ngành thức uống, những nguyên liệu, hoa quả luôn cần được đảm bảo độ tươi mới, định lượng chuẩn xác. Thừa thì gây lãng phí, thiếu thì không thể đảm bảo chất lượng phục vụ, từ đó hệ lụy là giảm uy tín trong kinh doanh.
• Sai sót trong quản lý nguyên vật liệu cũng đến từ yếu tố con người. Nhân viên pha chế đôi khi sẽ không theo sát công thức mà chủ cửa hàng cung cấp. Khi định lượng thiếu chuẩn xác, điều này không chỉ làm ảnh hưởng chất lượng đồ uống, mà còn khiến cơ hội để khách quay lại với quán cà phê của bạn giảm đi một nửa.
• Hãy ghi chép số lượng nhập xuất các nguyên liệu, vật liệu mỗi ngày, để đối chiếu, kiểm tra đầy đủ, sát sao. Tránh tối đa trường hợp quản lý kho và phía nhà cung cấp nguyên liệu cấu kết, khai khống số lượng nguyên liệu nhập để ăn chặn tiền.

Giải pháp quản lý nguyên vật liệu

Cách quản lý quán cafe hiệu quả không phải điều dễ dàng, đặc biệt là trong khâu quản lý nguyên liệu, vật tư vốn phát sinh rất nhiều sai số. Vậy nên để không bị thất thoát, giúp quán hoạt động tốt, mang lại lợi nhuận cao, thì bạn nên có một nền tảng để thống kê định lượng mỗi món trong công thức, có sự ghi chép tỉ mỉ, cẩn thận giữa nhập và xuất hàng.

Tốt hơn hết, kể từ khi có ý định mở quán cà phê, bạn nên viết ra một bản kế hoạch kinh doanh quán cafe để những thất thoát phát sinh đều đã nằm trong dự trù, tính toán và luôn được kiểm soát ở nhưỡng chấp nhận được.

Quản lý nhân sự

Nhân viên – hay nói đúng hơn là một đội ngũ nhân sự quán cafe tốt, chính là yếu tố quan trọng quyết định đến việc liệu sự quản lý của bạn có thành công hay không.

Nhân viên là người tiếp xúc, tư vấn và phục vụ trực tiếp khách hàng mỗi ngày. Chính vì vậy, đừng lơ là trong quản lý nhân sự lẫn việc training, đào tạo bài bản, kỹ càng cho họ. Nên nhớ – nhân viên chính là người truyền tải thông điệp của một thương hiệu.

Có sự phân bổ nhân sự hợp lý

Trong một quán cafe sẽ có nhiều vị trí khác nhau, đảm nhận trách nhiệm, vai trò và công việc khác nhau. Để quản lý hiệu quả, bạn cần hiểu được tầm quan trọng và vai trò của mỗi vị trí đó, để có sự cân chỉnh, phân bố nhân sự phù hợp. Làm tốt điều này, chắc chắn quán bạn sẽ hoạt động hiệu quả và mang lại những dịch vụ, trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.

Đào tạo bài bản

Ví dụ như đối với nhân viên phục vụ, họ đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc tạo thiện cảm cho khách hàng đến quán cafe của bạn. Hãy xác định rõ những tiêu chí, quy tắc tuyển chọn để đầu vào nhân sự đạt chất lượng tốt nhất.

Khi họ đã trở thành nhân viên chính thức của bạn, hãy đào tạo để họ hiểu rõ công việc và cách phục vụ. Tất cả nhân viên ở mọi khâu làm việc đều phải linh hoạt, chủ động phục vụ một cách nhanh chóng, nhiệt tình và tận tâm nhất.

Đối với mô hình kinh doanh cà phê, việc nhân viên mới làm việc thời vụ khá nhiều. Để đảm bảo cho mỗi nhân viên đều biết được quy trình, cách làm việc, quán cafe của bạn nên sử dụng phần mềm đào tạo nhân sự để tối ưu thời gian, chi phí trong việc đào tạo nhân viên.

Quản lý sâu sát tình hình nhân sự

Tất nhiên sẽ có rất nhiều tác vụ khác cần bạn xử lý, và yếu tố về con người thì rất khó kiểm soát. Tuy nhiên, hãy luôn có sự đánh giá thông qua việc quản lý sâu sát tình hình nhân sự, cụ thể là thiết lập một chương trình đánh giá nhân viên hằng tháng nhằm khen thưởng, xử phạt. Với các nhân viên đi làm đúng giờ, phục vụ tốt, việc khen thưởng sẽ giúp họ gắn bó và yêu công việc của mình hơn. Đó cũng là cách để kích thích sự nhiệt tình, tận tâm của nhân viên.

Quản lý cơ sở vật chất của quán cà phê

Trong phần này, chúng ta sẽ nói về các trang thiết bị phục vụ pha chế, phục vụ khách hàng và thiết bị thanh toán.

Thiết bị pha chế

Bao gồm máy xay cafe, máy pha cafe, máy xay sinh tố,… và nhiều máy móc khác. Cần nắm bắt menu của quán, từ đó chỉ mua sắm các trang thiết bị pha chế phù hợp.

Và hãy nhớ nâng cấp hoặc thay đổi các thiết bị định kỳ, đặc biệt là trong những đợt thay đổi menu hoặc khi lượng khách của quán tăng đột biến.

Thiết bị phục vụ

Bàn, ghế, máy lạnh, wifi,… là các trang thiết bị trong phần này. Để quán đạt hiệu suất vận hành tốt nhất, thì các thiết bị này phải đảm bảo hoạt động trơn tru.

Bạn cũng sẽ cần đầu tư vào việc dự phòng thêm bàn, ghế, phòng trường hợp khách đông trong giờ cao điểm, hoặc có sự hỏng hóc cần thay thế trong quán.

Thiết bị thanh toán

Máy in hóa đơn, ứng dụng phần mềm quản lý quán cafe,… là các sản phẩm cung cấp chính xác giải pháp quản lý kinh doanh quán cafe hiệu quả và tiết kiệm chi phí, bởi mọi thứ đều được ghi nhận rõ ràng, minh bạch và chính xác tuyệt đối.

Kinh nghiệm quản lý chất lượng dịch vụ quán cà phê

Trong bất cứ một mô hình kinh doanh nào, khách hàng cũng luôn được đặt lên vị trí ưu tiên hàng đầu. Bạn cần biết rõ khách hàng của mình là ai để có một quy trình quản lý chất lượng dịch vụ chuẩn chỉ. Theo đó, xu hướng kinh doanh cà phê hiện nay được chia làm 2 loại khá rõ ràng:

Hướng đến người trẻ tuổi, học sinh, sinh viên

• Chú ý thiết kế quán theo phong cách đơn giản, trẻ trung, hiện đại
• Màu sắc, không gian quán nên được decor đẹp mắt, lung linh.

Với tệp khách hàng này, không gian bắt mắt là tiêu chí hàng đầu quyết định sự thành công.

Hướng đến người trung niên, lớn tuổi

• Mô hình không gian quán nên trang nhã, ấm áp và yên tĩnh
• Khách hàng trung niên quan tâm đến chất lượng phục vụ và chất lượng các món thức uống ở quán
• Quán nên có sự đầu tư thêm về: trà đá đi kèm, kiên nhẫn khi khách gọi món, dắt xe cho khách khi khách ra về, thậm chí là nhớ tên của khách hàng thân thiết.

Khách hàng trung niên, lớn tuổi quan tâm nhiều đến trải nghiệm mà họ nhận được. Vậy nên, tập trung và đào tạo và phục vụ sẽ giúp ghi điểm tốt hơn, nâng cao khả năng khách trở lại quán.

Tham khảo: Cách xây dựng lòng trung thành của khách hàng

Quản lý từ xa với các phần mềm quản lý

Những điều đã kể trên là tương đối đầy đủ. Tuy nhiên, khi bắt đầu kinh doanh quán cafe, việc gặp phải các vấn đề khó khăn khó kiểm soát là chắc chắn.

Nhưng không cần quán lo lắng bởi hiện nay, trên thị trường có rất nhiều công cụ giúp bạn có thể quán xuyến thành công quán cafe của mình, thậm chí là khi không thường trực 24/7 tại quán. Trong đó, phần mềm quản lý quán cafe MONA Media là một ứng dụng nổi bật mà bạn có thể tham khảo.

Ưu điểm phần mềm quản lý quán cafe của MONA Media là gì?

• Thiết kế trên nền tảng web-app, lập trình app IOS/Android
• Công nghệ được cập nhật và phát triển liên tục trên nền tảng ổn định, mạnh mẽ, bảo mật, giúp các chủ cửa hàng giải quyết được vấn đề dựa trên các yêu cầu cụ thể theo quy mô kinh doanh.
• Trình báo cáo tình hình công việc đầy đủ, trực quan thông qua smartphone
• Quản lý các khâu mua bán hàng hóa, kho nguyên vật liệu, nhân sự,… cùng nhiều tính năng khác.

Các tính năng nổi bật

• Định lượng nguyên liệu pha chế Cafe
• Liên kết nhân sự, tiết kiệm thời gian giao tiếp
• Quản lý kho hàng, kiểm kê và lên kế hoạch mua hàng
• Tính tiền tự động
• Báo cáo., thống kê tình hình kinh doanh
• Quản lý từ xa trên mọi nền tảng thiết bị
• Quản lý thông tin khách hàng
• Tăng tính chuyên nghiệp trong ngành kinh doanh cafe.

Hãy liên hệ với MONA Media để được tư vấn giải pháp, công cụ phù hợp để quản lý quán cafe thành công.

Một số kinh nghiệm quản lý hiệu quả – thu hút khách

• Tạo các chương trình khuyến mãi, tri ân: Đây là cách để truyền thông về các dịp lễ đặc biệt, hay promo về các món thức uống mới, khiến khách hàng có thêm động lực đến quán cafe của bạn.
• Cập nhật nhiều công thức nước uống mới: Khi gặp sự cạnh tranh của các quán mới mở và các quán đối thủ, việc nắm bắt và cập nhật xu hướng đồ uống hot sẽ giúp việc kinh doanh của quán bạn trở nên tốt hơn.
• Quảng cáo nhận diện cho quán cafe: Chạy quảng cáo sẽ giúp cửa hàng của bạn thu hút lượng lớn khách hàng. Hãy tạo 1 fanpage riêng để tương tác, đăng tải thông tin và tạo ra các chiến dịch quảng cáo. Ngoài ra, bạn có thể cộng tác với bên thứ 3 như Grab, Go-jek, Shopee Food,… để quảng bá thêm thương hiệu của mình.
• Vận hành, quản lý theo cách chuyên nghiệp: Đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm, nguyên liệu tươi ngon, không gian quán ngăn nắp, gọn gàng, không được bừa bộn.

Trên đây là tổng hợp những kinh nghiệm quản lý quán cafe thành công cho người mới bắt đầu mà bạn có thể tham khảo để kinh doanh đạt được lợi nhuận như mong muốn.

Đừng ngại liên hệ với MONA Media qua HOTLINE 1900 636 648 nếu cần tư vấn về lĩnh vực kinh doanh online nhé!