Phần mềm quản lý quán cafe, bán cafe phổ biến nhất 2025

Kinh doanh quán cà phê đang trở thành lựa chọn phổ biến nhờ vào tiềm năng tăng trưởng mạnh mẽ của thị trường F&B. Tuy nhiên, để vận hành hiệu quả và giữ chân khách hàng trong môi trường cạnh tranh khốc liệt, việc quản lý quán không chỉ cần đam mê mà còn đòi hỏi sự chuyên nghiệp và chính xác trong từng khâu vận hành. Và để dảm bảo được điều này, ứng dụng các phần mềm quản lý quán cafe chuyên dụng sẽ là giải pháp tối ưu nhất! Ở bài viết hôm nay, MONA Media sẽ cung cấp thông tin chi tiết về phần mềm NHAHANG.AI – phần mềm cafe được tin dùng nhất hiện nay!

Phần mềm quản lý quán cà phê là gì?

Phần mềm quản lý quán cafe là một công cụ số hóa toàn bộ quy trình vận hành của quán, từ khâu order – thanh toán, quản lý nguyên vật liệu, nhà cung cấp cho đến theo dõi doanh thu, chi phí và lãi lỗ. Ứng dụng này giúp chủ quán kiểm soát hoạt động kinh doanh một cách hiệu quả hơn, dù đang ở tại quán hay quản lý từ xa thông qua nhiều thiết bị khác nhau.

Đặc biệt, phần mềm quán cafe còn có thể tích hợp với các thiết bị phần cứng như máy POS mini, máy in hóa đơn, két tiền… nhằm rút gọn thao tác phục vụ, hạn chế sai sót và gian lận, đồng thời tiết kiệm thời gian quản lý. Nhờ đó, đội ngũ nhân viên làm việc hiệu quả hơn, khách hàng được phục vụ nhanh chóng và trải nghiệm tốt hơn – góp phần tăng trưởng doanh thu bền vững cho quán.

Các loại phần mềm quản lý quán cafe phổ biến hiện nay

Trên thị trường hiện nay, phần mềm quản lý quán cà phê được chia thành hai nhóm chính theo tiêu chí chi phí đầu tư: phần mềm quản lý quán cà phê miễn phí và phần mềm quản lý quán cafe trả phí. Việc phân loại theo ngân sách giúp chủ quán dễ lựa chọn sản phẩm phù hợp với mô hình kinh doanh thực tế.

Với quán cà phê nhỏ, ít nhân sự và chủ quán tự quản lý, phần mềm quản lý quán cafe miễn phí là lựa chọn phù hợp để tiết kiệm chi phí ban đầu.

Tuy nhiên, khi quán mở rộng và có nhiều nhân viên làm theo ca, phần mềm miễn phí dễ xuất hiện lỗ hổng. Nhân viên có thể sửa, xóa hóa đơn gây thất thoát. Lúc này, nên cân nhắc chuyển sang phần mềm quán cafe trả phí để kiểm soát chặt chẽ hơn.

Vì sao chủ quán nên dùng phần mềm quản lý quán cafe?

Việc áp dụng phần mềm quản lý quán cà phê giúp chủ quán nắm rõ mọi hoạt động vận hành, tối ưu thời gian quản lý và giảm thiểu rủi ro thất thoát doanh thu. Cụ thể như:

Tối ưu quy trình vận hành

Phần mềm quản lý quán cafe giúp tinh gọn quy trình vận hành, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả phục vụ. Thay vì ghi order thủ công và truyền miệng giữa các bộ phận, hệ thống tự động hóa toàn bộ quy trình từ gọi món đến thanh toán.

Thông tin order được chuyển ngay đến khu vực pha chế và thu ngân, đảm bảo món được làm đúng yêu cầu và hóa đơn được tính chính xác. Đồng thời, các đơn hàng – dù là tại chỗ hay online – đều hiển thị trực quan trên màn hình xử lý, giúp nhân viên theo dõi và phục vụ kịp thời.

Tăng hiệu quả quản lý từ xa

Phần mềm quản lý quán cafe cho phép chủ quán theo dõi hoạt động kinh doanh mọi lúc, mọi nơi, trực tiếp ngay trên điện thoại. Dù không có mặt tại quán, chủ quán vẫn dễ dàng kiểm soát doanh thu, tình hình bán hàng và hoạt động của nhân viên.

Theo đó, mỗi đơn hàng mới đều được cập nhật liên tục, giúp người quản lý nắm bắt kịp thời tình trạng vận hành. Quy trình mở ca – kết ca được thiết lập rõ ràng, hỗ trợ nhân viên kiểm tra chéo thu chi và đối soát tiền mặt chính xác giữa các ca làm việc. Đồng thời, hệ thống cũng cung cấp báo cáo chi tiết theo ngày, theo ca, giúp chủ quán nắm rõ dòng tiền và ra quyết định nhanh chóng dựa trên số liệu thực tế. 

Giảm chi phí – Tăng lợi nhuận

Phần mềm cà phê giúp kiểm soát chặt chẽ chi phí vận hành và nguyên vật liệu, từ đó nâng cao lợi nhuận. Hệ thống hỗ trợ giảm lãng phí do hàng hóa hết hạn, pha chế sai công thức hoặc gian lận nội bộ.

Đặc biệt, chủ quán có thể dễ dàng truy xuất các đơn hàng đã hủy, theo dõi phiếu thu chi và phát hiện bất thường trong giao dịch. Nhờ đó, thất thoát được hạn chế tối đa, chi phí được tối ưu và lợi nhuận tăng lên rõ rệt.

Phần mềm quản lý quán cafe giúp tăng doanh thu cho quán

Phần mềm bán cafe giúp tăng doanh thu bằng cách tối ưu quy trình phục vụ, mở rộng kênh bán và khai thác dữ liệu hiệu quả. Về chi tiết, hệ thống quản lý bàn và đặt chỗ trực quan kết hợp với order tự động giúp tăng tốc độ phục vụ, tối ưu lượt khách trong giờ cao điểm. Tính năng gợi ý món, bán kèm combo, up-sale cũng giúp tăng giá trị mỗi đơn hàng.

Ngoài ra, phần mềm còn hỗ trợ tạo chương trình khuyến mãi, tích điểm khách hàng, thúc đẩy họ quay lại. Việc tích hợp các kênh bán hàng online như GrabFood, web order cũng giúp quán tiếp cận thêm nhiều khách và tăng số lượng đơn hàng mỗi ngày.

Đối tượng nên sử dụng phần mềm quản lý quán cà phê

Phần mềm quản lý quán cafe phù hợp với hầu hết mô hình kinh doanh cà phê tại Việt Nam – từ quán nhỏ bình dân, quán take-away đến các chuỗi thương hiệu lớn hoạt động theo mô hình nhượng quyền (Franchise). Về chi tiết:

• Chủ quán cà phê nhỏ, ít nhân sự: Phần mềm giúp đơn giản hóa việc bán hàng, quản lý thu chi và theo dõi tồn kho. Chủ quán có thể kiểm soát hoạt động mỗi ngày ngay cả khi không thường xuyên có mặt tại quán.
• Quán quy mô vừa hoặc đang mở rộng: Phần mềm quản lý quán cafe sẽ giúp chuẩn hóa quy trình từ order, thanh toán đến phân quyền nhân sự và báo cáo doanh thu, đảm bảo quán vận hành ổn định khi mở rộng.
• Chuỗi quán cafe hoặc mô hình nhượng quyền: Với các chuỗi quán hoặc hệ thống nhượng quyền, phần mềm là công cụ không thể thiếu để đồng bộ dữ liệu giữa các chi nhánh. Chủ thương hiệu có thể quản lý tập trung từ xa và theo dõi hiệu quả kinh doanh của từng điểm bán theo thời gian thực.
• Người mới khởi nghiệp mô hình quán cafe: Nếu bạn mới bắt đầu kinh doanh và chưa có nhiều kinh nghiệm quản lý, phần mềm sẽ giúp bạn thiết lập một hệ thống vận hành bài bản ngay từ đầu. Điều này giúp hạn chế rủi ro, tránh sai sót và tiết kiệm thời gian học hỏi trong quá trình điều hành quán.

Có thể thấy, phần mềm tính tiền cafe không chỉ dành cho các quán lớn, mà là giải pháp thiết thực cho bất kỳ ai muốn quản lý quán hiệu quả, minh bạch và có định hướng phát triển lâu dài.

Phần mềm quản lý quán cafe NHAHANG.AI – Giải pháp phần mềm tốt nhất

Với hơn 9 năm kinh nghiệm triển khai hệ thống cho hơn 800 doanh nghiệp, MONA Media hiểu rõ những khó khăn trong việc vận hành quán cà phê.

Từ thực tiễn đó, chúng tôi phát triển phần mềm quản lý nhà hàng, quán cafe, quán nước NHAHANG.AI, đáp ứng nhu cầu của quán độc lập, chuỗi cửa hàng và mô hình nhượng quyền. Phần mềm được thiết kế bảo mật, ổn định và có thể tùy chỉnh theo từng mô hình kinh doanh hiện nay.

Các tính năng nổi bật của phần mềm quản lý coffee shop NHAHANG.AI:

Đặt món tại bàn bằng mã QR

Một trong những điểm mạnh nổi bật của NHAHANG.AI là tính năng đặt món bằng mã QR. Khách hàng chỉ cần quét mã tại bàn, gọi món ngay trên điện thoại. Ngay sau đó, đơn hàng tự động chuyển về hệ thống, hiển thị tại khu vực thu ngân và bếp/bar. Quy trình này giúp rút ngắn thời gian phục vụ, giảm sai sót, đặc biệt hiệu quả vào giờ cao điểm hoặc với mô hình tự phục vụ.

Tích điểm thành viên, chăm sóc khách hàng thân thiết

Không chỉ tập trung vào vận hành nội bộ, phần mềm cà phê còn hỗ trợ mạnh mẽ trong việc giữ chân khách hàng. Hệ thống thành viên được tích hợp trực tiếp, cho phép khách đăng ký, tích điểm và nhận ưu đãi tự động. Chủ quán có thể triển khai các chương trình tặng voucher sinh nhật, giảm giá cho khách thân thiết hoặc cá nhân hóa ưu đãi theo từng tệp khách hàng, từ đó tăng tỷ lệ quay lại và doanh thu trên mỗi lượt ghé thăm.

Quản lý sơ đồ bàn theo thời gian thực

Về quản lý vận hành, phần mềm quản lý quán cafe NHAHANG.AI cho phép theo dõi sơ đồ bàn theo thời gian thực. Với giao diện trực quan, nhân viên có thể dễ dàng biết bàn nào còn trống, đang phục vụ hay đã đặt trước, từ đó điều phối khách nhanh chóng, hạn chế chồng chéo, tăng sự chuyên nghiệp trong mắt khách hàng.

Tự động cập nhật thanh toán chuyển khoản

Trong khâu thanh toán, phần mềm bán cafe NHAHANG.AI tích hợp tính năng tự động báo có khi khách chuyển khoản. Nhân viên không cần kiểm tra thủ công hay mở app ngân hàng đối chiếu, mọi giao dịch được xác nhận ngay trên hệ thống, giúp giảm nhầm lẫn và rút ngắn thời gian xử lý.

Kết nối bếp/bar theo thời gian thực

Ngay khi khách đặt món, hệ thống sẽ tự động gửi thông tin đến màn hình hiển thị tại bếp hoặc khu vực pha chế. Tại đây, đầu bếp có thể:

• Biết thứ tự ưu tiên các món
• Theo dõi tiến độ chế biến
• Tránh bỏ sót món hoặc nhầm món

Điều này giúp quy trình vận hành bếp/bộ phận pha chế trơn tru, giảm thiểu áp lực trong khung giờ đông khách.

Tính năng tích hợp AI và công nghệ hiện đại

Phần mềm quản lý quán cafe NHAHANG.AI là giải pháp ứng dụng trí tuệ nhân tạo, hỗ trợ toàn diện từ vận hành đến phân tích kinh doanh. Không chỉ giúp quản lý hiệu quả, phần mềm còn đóng vai trò như một trợ lý kinh doanh thông minh, hỗ trợ chủ quán đưa ra quyết định kịp thời.

Hệ thống có khả năng phân tích dữ liệu bán hàng để dự đoán nhu cầu nguyên vật liệu, từ đó hạn chế lãng phí và tối ưu chi phí vận hành. Đồng thời, phần mềm cung cấp báo cáo doanh thu – chi phí theo thời gian thực và hỗ trợ đối soát ca làm chính xác, giúp chủ quán theo dõi hoạt động kinh doanh mọi lúc, ngay cả khi không có mặt tại quán.

Điểm đặc biệt của phần mềm quản lý quán cà phê NHAHANG.AI là khả năng mở rộng theo quy mô. Từ quán nhỏ lẻ đến chuỗi nhượng quyền, phần mềm đều có thể tùy biến để đáp ứng nhu cầu riêng. Hệ thống hỗ trợ phân quyền theo chi nhánh, tổng hợp báo cáo tập trung, quản lý kho linh hoạt và đồng bộ toàn bộ dữ liệu vận hành trong một nền tảng duy nhất.

Bảng giá phần mềm quản lý quán cà phê NHAHANG.AI

Chi phí triển khai phần mềm quán nước được xây dựng linh hoạt, phù hợp với nhiều quy mô và ngân sách. Bạn có thể bắt đầu từ gói cơ bản và nâng cấp dần khi quán phát triển, mà không cần thay đổi toàn bộ hệ thống. Hãy xem chi tiết về các gói chi phí ở ngay dưới đây:

Hãy liên hệ ngay với MONA Media qua Hotline 1900 636 648 để nhanh chóng sở hữu phần mềm quản lý quán cafe chuyên nghiệp này, hoặc liên hệ với chúng tôi qua các phương thức bên dưới nếu bạn cần tư vấn chi tiết hơn nhé:

• Địa chỉ: 1073/23 Cách Mạng Tháng 8, P.7, Q.Tân Bình, TP.HCM
• Điện thoại: 1900 636 648
• Email: info@themona.global

Câu hỏi thường gặp về phần mềm cafe NHAHANG.AI

1. Top 5 phần mềm quản lý quán cà phê tốt nhất hiện nay

• Top 1: NHAHANG.AI
• Top 2: POS365
• Top 3: PosApp
• Top 4: KiotViet
• Top 5: Sapo

2. Phần mềm coffee NHAHANG.AI có dùng được trên nhiều thiết bị cùng lúc không?

Có. Phần mềm quản lý quán nước và tiệm bánh NHAHANG.AI cho phép sử dụng đồng thời trên nhiều thiết bị như điện thoại, iPad, máy POS và máy tính bán hàng. Nhờ đó, nhân viên ở các bộ phận có thể thao tác cùng lúc mà không gián đoạn, giúp quy trình phục vụ diễn ra nhanh chóng, mượt mà và hiệu quả hơn.

3. Phần mềm tính tiền cafe NHAHANG.AI có chính sách hỗ trợ sau khi mua hàng không?

Có. Sau khi mua phần mềm quản lý bán cafe, khách hàng sẽ được MONA hỗ trợ đầy đủ với các chính sách như: hướng dẫn sử dụng chi tiết, lắp đặt miễn phí, bảo hành hệ thống và nhiều ưu đãi đi kèm. Để được tư vấn cụ thể, bạn có thể liên hệ Hotline 1900 636 648, Đội ngũ MONA luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn trong suốt quá trình sử dụng.

Tổng kết lại, việc vận hành quán cà phê hiệu quả không chỉ nằm ở chất lượng đồ uống, mà còn phụ thuộc vào khả năng kiểm soát toàn diện các khâu như order, thu ngân, tồn kho và chăm sóc khách hàng. Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng cao, việc ứng dụng phần mềm quản lý quán cafe là bước đi cần thiết để giảm sai sót, tiết kiệm thời gian và tối ưu lợi nhuận. Và phần mềm quản lý quán cafe NHAHANG.AI chính là giải pháp đáng tin cậy, phù hợp cho cả quán nhỏ lẻ lẫn mô hình chuỗi, giúp chủ quán quản lý bài bản, phát triển ổn định và nâng cao trải nghiệm khách hàng mỗi ngày.