Webinar là gì? Công cụ tối ưu tuyệt vời cho hội thảo trực tuyến

Trong thời đại công nghệ như hiện nay, việc kết nối trực tuyến giữa con người với nhau là không khó, có rất nhiều hình thức và công cụ khác nhau giúp thực hiện điều này. Trong đó, Webinar được đánh giá là một dạng kết nội trực tuyến hiệu quả và mang đến cho người dùng nhiều lợi ích. Bài viết dưới đây, hãy cùng Mona Media đi tìm hiểu về Webinar là gì? và những lợi ích mà Webinar mang lại nhé.

Webinar là gì?

Webinar được hiểu đơn giản là hội thảo trực tuyến. Nó được xây dựng dựa trên nền tảng web, và để có thể kết nối nhiều người với nhau thì cần phải có kết nối internet. Webinar không có giới hạn về mặt phạm vi, nó có thể kết nối cùng lúc những người tại nhiều nơi khác nhau trên thế giới.

Sử dụng Webinar, các bạn sẽ có thể chia sẻ thông tin qua phần thuyết trình bằng slide trong powerpoint, bằng chữ, bằng video và nhiều loại dữ liệu lưu trữ thông tin khác đến những người khác xem hội thảo trực tuyến.

Trong marketing và kinh doanh thì Webinar còn được hiểu một cách sâu xa hơn. Nó được đánh giá là một chiến thuật cần thiết và cực kỳ mạnh mẽ để tiếp thị. Kết nối được tạo ra bởi Webinar chính là sự kết nối giữa doanh nghiệp của bạn và khách hàng. Ngoài ra, Webinar cũng có thể trở thành một công cụ giúp bạn thực hiện công việc đào tạo trực tuyến.

Nó rất phù hợp để doanh nghiệp của bạn quản lý các cuộc họp, đào tạo nhân viên để mà không cần phải trực tiếp có mặt tại một địa điểm nào đó. Cũng nhờ vậy mà công cụ này ngày càng trở nên thịnh hành, nhất là những người làm việc tại các môi trường quốc tế và các doanh nghiệp đa quốc gia.

Những tính năng nổi bật có trên Webinar

Webinar được tích hợp nhiều tính năng nổi bật. Tuy nhiên không phải ai cũng biết đến những tính năng này, vậy thì hãy tham khảo ngay các tính năng dưới đây:

Tính năng sao lưu cuộc thảo luận, thuyết trình

Trong các buổi diễn thuyết hay thuyết trình đôi lúc bạn sẽ có những phút giây không thể tập trung hoàn toàn vào cuộc họp. Vì vậy đây là tính năng tuyệt vời giúp bạn có thể record (ghi lại) cuộc thảo luận trên Webinar.

Ngoài ra, tính năng còn giúp cho doanh nghiệp có thể lưu lại hội thảo để phát lại cho những lần tiếp theo mà không cần nói lại nội dung này thêm lần nào nữa.

Chia sẻ màn hình trên Webinar 

Trong các cuộc workshop hay cuộc họp trực tuyến thì trình chiếu slide không thể nào là điều có thể bỏ qua được, nó giúp người thuyết trình có thể tóm tắt những gì mà mình muốn nói lên slide. Từ nhu cầu cấp thiết này, Webinar đã đưa tính năng chia sẻ và trình chiếu màn hình giúp bạn có một buổi thuyết trình thật hoàn hảo.

Nhắn tin và call (trao đổi bằng giọng nói) 

Webinar giúp cho người nghe và người thuyết trình có thể tương tác qua lại với nhau dễ dàng hơn.

Webinar với khả năng chỉnh sửa trực tiếp nhanh chóng 

Trong những cuộc họp hay thảo luận bạn có thể sử dụng tính năng này để chú thích hay đánh dấu những mục quan trọng trong phần thuyết trình. Từ đó có thể ghi nhớ lại những phần chưa đáp ứng được yêu cầu của bạn hay bạn cần thắc mắc gì trong phần đó và muốn người thuyết trình có thể giải thích lại.

Tính năng tạo khảo sát thăm dò ý kiến người nghe 

Là một trong những tính năng cho phép người thuyết trình tạo cuộc khảo sát với người tham gia buổi workshop (thảo luận), đó cũng là cách giúp có được sự tương tác và gây hứng thú cho khán trong suốt buổi hội thảo.

Những ứng dụng thực tiễn Webinar trong kinh doanh

Như vậy các bạn cũng đã phần nào nắm được cơ bản về Webinar. Và dưới đây là danh sách những điểm thường dùng trên Webinar:

Sử dụng Webinar như một công cụ bán hàng và marketing

Trong hầu hết mọi trường hợp, Webinar được sử dụng như một chiến lược tiếp thị của thương hiệu hay một phần của doanh nghiệp. Nó được tạo ra không dành riêng cho các tập đoàn hay các công ty lớn. Ngay cả các doanh nghiệp nhỏ mới bắt đầu hay các doanh nghiệp tư nhân thì cũng có thể đạt được những thành công nhất định khi sử dụng.

Việc yêu cầu đăng ký Webinar sẽ giúp bạn phát triển danh sách email và đề cập danh sách các sản phẩm, dịch vụ của bạn vào phần cuối để tạo sự thích thú, thu hút người tham gia và theo dõi về sau.

Miễn phí nội dung như một chiến thuật

Một điều hay xuất hiện ở phần cuối của Webinar thường là phần bán hàng. Thực tế không ít doanh nghiệp đã điều hành một Webinar để tạo danh sách email khách hàng cho riêng mình. Trong trường hợp này, yêu cầu của tất cả các đối tượng tham gia là phải đăng ký Webinar bằng địa chỉ email của họ.

Thay thế cho cách này là sử dụng các trang mạng xã hội như Instagram Live, Youtube Live, Facebook Live để làm chủ một Webinar miễn phí. Khuyến khích người khác tham gia cùng với bạn bè của mình để không bỏ lỡ nó.

Mục đích chính của việc này là tạo dựng chuyên môn của bản thân, đồng thời xây dựng mối quan hệ với những đối tượng mà bạn hướng đến bằng cách cung cấp giá trị thay vì chỉ tập trung vào việc bán hàng. Khi bạn đã có thể kết nối với họ, bạn sẽ có thể mời và biến họ thành thuê bao email của mình, từ đó bồi dưỡng mối quan hệ ngày càng tốt hơn.

Phần hỏi đáp trực tiếp

Một cách khác để áp dụng Webinar là chạy trực tiếp phần hỏi đáp để giải đáp những câu hỏi từ phía khách hàng về sản phẩm hay dịch vụ của bạn. Kiểu Webinar này có thể hoạt động tốt với những sản phẩm mà bạn làm chủ cho dù đó có là sản phẩm vật lý hay kỹ thuật số.

Không chỉ là trả lời các câu hỏi về sản phẩm của bạn mà còn có thể trưng bày những sản phẩm mà mình cung cấp. Thông qua kiểu Webinar này, chuyển khách hàng từ giai đoạn thử nghiệm sang giai đoạn trả tiền.

Ngoài ra, các bạn còn có thể sử dụng kiểu Webinar này để bán chéo cho các sản phẩm khác. Giới thiệu cho người dùng những bước tiếp theo để có thể tham dự. Sau khi khán giả cảm thấy liên quan đến phần cuối. Họ sẽ không chỉ mua nó mà còn tác động đến những người khác như gia đình và bạn bè của mình.

Đào tạo trực tiếp

Nếu bạn đang có một đội ngũ làm việc từ xa thì Webinar sẽ là giải pháp tốt nhất để đào tạo cho họ. Hướng dẫn học thông qua quy trình điều hành chuẩn của công ty bạn, cập nhật những thay đổi mới nhất một cách dễ dàng.

Bởi thực tế Webinar có thể lưu lại dữ liệu nên các bạn sẽ không cần lo lắng đến vấn đề thành viên vắng. Đơn giản bạn chỉ cần gửi cho họ một ghi âm của Webinar.

Tương tác trong các cuộc phỏng vấn

Các bạn cũng có thể sử dụng Webinar để thực hiện những cuộc phỏng vấn và tương tác với những người tham gia. Cung cấp cho khách hàng của bạn nhiều giá trị hơn bằng cách đưa vào các chuyên gia và tương tác với những người đăng ký tham gia Webinar.

Đào tạo, huấn luôn các khách hàng nội trú

Với những công ty phần mềm, bạn sẽ có thể hưởng rất nhiều lợi ích từ việc sử dụng Webinar để đào tạo khách hàng của mình. Với cách này bạn có thể thực hiện trực tiếp hoặc ghi từ trước đó, nó sẽ giúp bạn loại bỏ được nhầm lẫn. Webinar giúp bạn tìm hiểu những phần mềm mới và làm quen với nó.

Lợi ích mà Webinar mang lại cho doanh nghiệp

Webinar là một dạng hội thảo mang đến điều kiện thuận lợi cho người tổ chức và cả những người tham gia. Trước tiên là việc tổ chức và tham gia vô cùng đơn giản. Tất cả những ai muốn tham gia đều không cần có mặt tại một địa điểm nhất định. Họ có thể gặp nhau thông qua kết nối internet và tiếp nhận đầu đủ mọi thông tin. Và dưới đây là một số lợi ích mà Webinar mang lại cho người dùng.

Tạo không gian mở và giới hạn người tham gia

Webinar không giới hạn số lượng người tham gia vào hội thảo của bạn. Tất cả những ai được mời, chỉ cần có kết nối internet thì đều có thể giam gia. Với những cuộc hội thảo như thế này, khoảng cách địa lý sẽ không còn là vấn đề mà các bạn cần phải lo lắng. Tương tự như livestream, Webinar cũng được tổ chức theo hình thức trực tuyến.

Người tham gia có thể ở nhiều nơi khác nhau, thậm chí là khoảng cách từ đất nước này sang một đất nước khác. Webinar giúp doanh nghiệp tạo ra những không gian mở, hữu ích cho những đơn vị muốn kết nối với nhiều người ở những nơi mà không cần phải trực tiếp gặp mặt.

Webinar cho phép chia sẻ webcam lẫn màn hình

Hội thảo trực tuyến Webinar giúp cho người tổ chức có thể chia sẻ các thông tin từ màn hình thiết bị của mình. Và đó cũng là công cụ chính để truyền tải thông tin, kiến thức cho người xem. Thông qua những slide, các đoạn video, bảng chữ thông tin, hình ảnh hãy bất cứ gì mà bạn muốn người tham gia thấy.

Ngoài ra, các bạn cũng có thể chia sẻ hình ảnh từ webcam của mình. Nhờ đó, những người tham gia sẽ có thể thấy được hình ảnh của bạn chứ không chỉ đơn thuần là các thông tin trên màn hình máy tính.

Khả năng tương tác mạnh mẽ

Không chỉ người tổ chức, những người tham gia Webinar còn có thể tương tác với những người khác đang tham gia. Điều này đồng nghĩa với việc tất cả những người tham gia đều có mối liên kết với nhau, cho phép họ thảo sức tương tác mà không gặp phải bất kỳ điều ngăn cách gì.

Điều này không chỉ giúp gia tăng sự thấu hiểu mà còn giúp các doanh nghiệp có thể thu nhận những ý kiến, phản hồi từ phía khách hàng. Từ đó, cải thiện và mang đến cho họ trải nghiệm tốt hơn.

Hơn nữa, khi tham gia Webinar các thành viên còn có thể đặt ra những câu hỏi xung quanh hội thảo. Nhờ đó, những người tổ chức cũng có thể qua đó để thăm dò ý kiến của người tham gia.

Khả năng lưu trữ và gia tăng giá trị cho Webinar

Sau khi cuộc hội thảo kết thúc, toàn bộ nội dung đều sẽ được lưu lại. Những người tổ chức hội thảo cũng có thể nhờ đó để thu thập thông tin và tăng sức hấp dẫn cho hội thảo. Đồng thời cũng có thể đăng tải hội thảo cho nhiều người khác xem, nhờ đó Webinar sẽ không bị quên sau khi hội thảo kết thúc.

Zoom Webinar được áp dụng nhiều trong lĩnh vực nào?

Hiện nay, hoạt động hội thảo trực tuyến thường được chia làm 2 lĩnh vực chính là marketing giới thiệu sản phẩm, thương hiệu đến với khách hàng và lĩnh vực giáo dục giảng dạy trực tuyến.

Webinar trong lĩnh vực Marketing

Marketing online ngày càng được phổ biến sau khi trải qua đại dịch covid. 

Nhận thấy được lợi ích này, hiện nay nhiều doanh nghiệp đã bắt đầu mở các cuộc chia sẻ trực tuyến trên Webinar để chia sẻ về các sản phẩm sắp ra mắt của công ty. Các cuộc chia sẻ trực tuyến này giúp tăng khả năng thu hút sự chú ý của người dùng hơn cũng như thu hút được sự chú ý của nhà đầu tư. 

Trong các cuộc giới thiệu trực tuyến doanh nghiệp có thể dễ dàng thu thập được ý kiến của người xem, cũng nội dung đưa đến người xem sẽ được sáng tạo hơn. 

Ngoài ra, nhờ có Webinar mà doanh nghiệp còn có thể tiết kiệm một lượng lớn chi phí cho hoạt động marketing của mình trong khâu giới thiệu sản phẩm mới. Từ đó chi phí này sẽ được tối ưu nhiều công việc khác.

Webinar trong lĩnh vực giáo dục

Webinar đang cho thấy được tầm quan trọng trong lĩnh vực giáo dục, nhờ có nó mà giúp giáo viên có thể đào tạo được học viên của mình mà không cần phải đến một địa điểm cụ thể nào. 

Học viên chỉ cần có Webinar là đã có thể học tập bất cứ nơi nào. Ngoài ra việc vận hành phần mềm cũng vô cùng đơn giản, giảng viên hay người hướng dẫn cũng có thể ghi hình sẵn và chiếu lại một dung nào đó mà không cần nói đi nói lại vấn đề đó quá nhiều lần.

Nhờ có Webinar mà chi phí thuê địa điểm hay chuẩn bị phòng học cũng được tiết kiệm một cách đáng kể. Những bạn học viên thì sẽ tiết kiệm được chi phí đi lại.

Hiện nay, các doanh nghiệp còn sử dụng webinars để đào và cập nhật kiến thức mới cho nhân viên. Đối với một thế giới mà công nghệ ngày càng tiên tiến thì nhờ có webinars mà các doanh nghiệp đã có thể bắt kịp xu hướng này.

Zoom Điều kiện và cách sử dụng Zoom Webinar

Điều kiện cần có để sử dụng Zoom Webinar

Để sử dụng được những tính trên Zoom Webinar thì bạn cũng cần phải chấp nhận các điều sau đây:

• Người dùng phải muốn chủ trì cuộc họp phải có tài khoản Pro trở lên;
• Để thu hút được nhiều người tham gia bạn phải mua gói add-ons Webinar của Zoom với số lượng tùy chọn: 100, 500, 3000 hay lên đến 10000 người tham gia;
• Để dùng Zoom Webinar Desktop Client hay Mobile App thì phải dùng phiên bản 3.0+.

Đối với người tham gia buổi thảo luận hay cuộc họp thì chỉ cần thiết bị Zoom Webinar Rooms và CRC (H.323 và SIP) là đã có thể truy cập vào cuộc họp.

Hướng dẫn cách sử dụng Webinar cơ bản

1. Lên lịch cuộc họp, hội thảo trên Zoom Webinar 

+ Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản (Sign in) tại zoom.us/webinar

+ Bước 2: Trên thanh công cụ bấm chọn Webinars

Bấm chọn Webinars và Schedule A Webinar để lên lịch hội thảo

+ Bước 3: Tiếp theo hãy bấm chọn Schedule A Webinar trên màn hình

Xuất hiện các thiết lập *bắt buộc:

• Topic: Chủ đề của cuộc hội thảo trên Webinar
• Description: Mô tả sơ lược về nội dung sẽ diễn ra trong hội thảo
• Use a template: Bạn có muốn lựa chọn mẫu có sẵn hay không
• When: Thời gian diễn ra buổi hội thảo
• Duration: thời lượng diễn ra buổi hội thảo
• Recurring webinar: Buổi hội thảo trên webinar có được lặp lại hằng ngày không
• Registration: Tùy chọn nếu muốn người xem đăng ký thông tin
• Webinar Password: Mật khẩu để tham gia 
• Video: – Người chủ trì (host): chế độ bật/tắt video của người chủ trì có thể mở lại – Người tham gia (Panelist): chế độ bật/tắt video của người tham gia. Nếu người tham gia tắt, họ sẽ không có quyền để mở lại và có người chủ trì mới có quyền thay đổi.
• Audio Option (âm thanh): cho phép người tham gia có thể gọi vào từ điện thoại (telephone) hay máy tính (computer) hoặc được phép cả hai (both).

Thông tin cần điền khi lên lịch hội thảo

Một số tính năng bổ sung:

• Với Webinar Options:
• Q&A: hội thảo có được phép sử dụng bảng Q&A
• Enable Practice Session: Nội dung phát lại 
• Only authenticated users can join: Đăng nhập Zoom mới được tham gia buổi hội thảo
• Record the webinar automatically: hội thảo sẽ được tự động lưu và ghi lại thường xuyên
• Alternative Hosts (Máy chủ lưu trữ thay thế): Bạn cấp quyền điều hành cho những người khác, người này có thể thay bạn bắt đầu buổi hội thảo nếu bạn vắng mặt.

+ Bước 4: Bấm chọn Schedule

Bấm schedule để hoàn thành

2. Hướng dẫn bắt đầu buổi hội thảo trực tuyến đã được chuẩn bị trước đó

• Cách 1: Đăng nhập vào trang chủ Zoom.us rồi chọn Webinar và sau đó bấm Start.
• Cách 2: Vào Zoom, bấm chọn tab Meeting (cuộc họp). Tìm  Webinar và bấm Start.

3. Cách lấy báo cáo kết quả của hội thảo trực tuyến trên Zoom Webinar

• Bước 1: Truy cập vào trang web: Zoom.us, sau đó chọn mục Reports, tiếp tục chọn Account Management > Reports.
• Bước 2: Bấm vào mục Usage Reports.

Xem báo cáo kết quả sau cuộc hội thảo

Tìm hiểu Webinar là gì và những lợi ích nó mang lại có thể thấy Webinar thực sự là một giải pháp hữu ích để kết nối và hòa nhập với người dùng. Đây cũng là cơ hội để doanh nghiệp thu thập thông tin từ những khách hàng của họ. Bởi vậy mà Webinar đã trở thành xu hướng mà bất kỳ một doanh nghiệp hay tổ chức nào cũng cần có trong chiến lược marketing của mình.