Workshop là gì? Cách tổ chức Workshop chuyên nghiệp, thành công

Workshop đã trở thành chủ đề quan trọng được nhân rộng trong cộng đồng người Việt. Tất cả mọi lĩnh vực và ngành nghề đều dùng Workshop để trao đổi và chia sẻ kiến thức. Vậy Workshop là gì? Workshop sẽ mang đến những lợi ích gì, cần kinh nghiệm gì để tổ chức Workshop. Chúng tôi đã mở chuyên đề bài viết về Workshop và chia sẻ nhiều thông tin liên quan đến Workshop để người mới tiếp cận sẽ tìm hiểu dễ dàng hơn. Cùng tìm hiểu chi tiết hơn mọi vấn đề liên quan đến Workshop ở nội dung này của Mona Media nhé.

Workshop là gì?

Workshop là một trong những phương thức hội thảo để trao đổi về kiến thức và những phương pháp chuyên ngành cho một lĩnh vực nào đó. Trước mỗi Workshop sẽ có chủ đề của buổi Workshop đó. Quá trình này sẽ có mời các chuyên gia hoặc diễn giả nhiều kinh nghiệm để trao đổi và chia sẻ đến người tham gia.

Thông thường Workshop sẽ kéo dài từ 3 đến 4 tiếng. Mỗi Workshop sẽ có nhiều nội dung và phương thức thực hiện. Nhìn chung thì Workshop đều chia làm 2 giai đoạn chính. Giai đoạn 1, khách mời, chuyên gia sẽ nói chuyện và chia sẻ kinh nghiệm. Giai đoạn 2 sẽ diễn các cuộc hỏi đáp và giao lưu.

Những loại Workshop thường thấy tại Việt Nam

Hiện nay Workshop chia làm rất nhiều loại. Dưới đây là những buổi hội thảo chia sẽ kinh nghiệm cũng như kiến thức thường thấy tại Việt Nam:

• Workshop chia sẻ kiến thức từ những người uy tín và có nhiều kinh nghiệm thực tế. Các lĩnh vực như khởi nghiệp, kinh doanh hoặc công nghệ và những vấn đề liên quan marketing là những lĩnh vực Workshop thường được chú ý nhiều ở phân loại này.
• Workshop thực hành cho các lĩnh vực có liên quan đến yếu tố kỹ thuật. Chẳng hạn như spa, thủ công, nghệ thuật… Những Workshop này thường sẽ giới hạn số lượng người tham gia để đảm bảo chất lượng. Những người được tham gia đều sẽ được thực nghiệm buổi Workshop đó.
• Workshop có mục đích Marketing mở rộng. Những loại Workshop này thường chú ý rất nhiều người. Thông thường có thể mỗi Workshop marketing sẽ có số lượng người tham gia lên đến vài trăm người.

Lợi ích từ Workshop mang lại

Workshop mang đến rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp và người tham gia. Đến với các buổi Workshop bạn sẽ nhận được các lợi ích như:

Được chia sẻ kiến thức đa dạng và sâu rộng. Những buổi Workshop này sẽ nâng cao kỹ năng và kiến thức cho nhiều người. Chúng không chỉ mang tính lý thuyết và còn là những trải nghiệm, chia sẻ kinh nghiệm từ giới chuyên gia. Bạn có thể trao đổi và hỏi đáp để mở rộng thêm kiến thức, kỹ năng cho mình. Đồng thời thông qua các khách mời, diễn giả bạn còn có thể có thêm kỹ năng mềm và học cách diễn thuyết của họ.

Mở rộng các mối quan hệ làm ăn và tìm đối tác dễ dàng hơn. Mỗi buổi Workshop sẽ có rất nhiều người tham gia. Có thể những trao đổi của bạn sẽ khiến người khác chú ý đến. Hoặc bạn cũng có thể tìm được những đối tác tiềm năng qua sự chia sẻ của họ. Mỗi buổi Workshop đều có chủ đề, những người cùng chí hướng, kinh doanh cùng lĩnh vực sẽ dễ dàng tìm hiểu và hợp tác với nhau hơn.

Quảng bá dễ dàng cho các doanh nghiệp thông qua các buổi Workshop. Sẽ có rất nhiều người biết đến doanh nghiệp của bạn. Không chỉ tăng đối tác làm ăn mà còn lan tỏa thương hiệu với độ uy tín cao hơn. Đây chính là nơi quảng bá thương hiệu tinh tế và chuyên nghiệp bạn không nên bỏ qua.

Địa điểm tổ chức workshop phù hợp

Địa điểm tổ chức Workshop sẽ phụ thuộc vào từng lĩnh vực hoặc số lượng người tham gia. Không gian kín, không gian mở cho đến những nơi sang trọng hay văn phòng công ty đều có thể tổ chức Workshop. Thậm chí là ở quán cà phê hoặc sang trọng hơn là trung tâm thương mại, khách sạn…

Chỉ cần không gian đó thoải mái giúp người tham gia có thể kết nối với nhau là được. Bạn có thể nghiên cứu thêm kinh nghiệm tổ chức Workshop theo lĩnh vực mình cần triển khai để chọn được địa điểm phù hợp nhất.

Ngoài những buổi hội thảo chia sẻ kinh nghiệm trực tiếp như hiện nay. Gần đây chúng ta còn nhận thấy được sau đại dịch covid các buổi hội thảo trực tuyến cũng dần trở nên phổ biến hơn.

Nếu chưa có ý tưởng hoặc chưa có nhiều kinh nghiệm bạn có thể tìm đến các đơn vị tổ chức sự kiện. Thường các công ty tổ chức sự kiện đã hỗ trợ rất nhiều hội thảo, Workshop, chương trình lớn nhỏ nên họ có thể tư vấn và cung cấp địa điểm thích hợp nhất cho bạn.

Các hình thức Workshop phổ biến

Workshop chia sẻ kiến thức

Đặc điểm của kiểu workshop này là thường đưa ra một vấn đề cụ thể được nhiều người quan tâm hoặc một câu hỏi chưa có lời giải đáp để tất cả người tham dự có thể cùng bàn cãi. Với loại hình thức workshop này, diễn giả chính là đối tượng có nhiệm vụ quan trọng nhất. Họ là người công bố vấn đề và cũng là người truyền cảm hứng, đẩy mạnh những người tham dự khác nói ra chủ kiến của mình.

Cũng vì thế mà diễn giả phải có kiến thức uyên thâm, kinh nghiệm thực tế dày dặn, đã đạt được một số thành tựu nhất định. Hình thức hội thảo này hay được sử dụng trong các lĩnh vực như bán hàng, ngành marketing, công nghệ thông tin, tâm lý học…

Workshop thực hành

Workshop thực hành cũng đang rất được ưa chuộng sử dụng trong xã hội ngày nay. Nó là hình thức workshop nơi người ta có thể học và thực hành một kỹ năng đặc biệt hoặc tự tay sáng tạo ra một tác phẩm, sản phẩm nào đó. Hình thức hội thảo này thường phải có người hướng dẫn và cung cấp sẵn một vài người dụng cụ cơ bản để người tham gia có thể tự thực hành. Số lượng người tham gia hội thảo thực hành thường có giới hạn, quá đông người tham gia sẽ khiến người hướng dẫn khó có thể hướng dẫn đầy đủ cho từng cá nhân.

Workshop marketing

Những hình thức tổ chức workshop phổ biến hiện nay chính là hội thảo Marketing. Hình thức hội thảo này được tổ chức ra với mục đích chính là để marketing, quảng bá thương hiệu. Cũng vì lý do như vậy nên các doanh nghiệp, nhãn hàng thường đầu tư rất nhiều cho hình thức workshop này. Hội thảo marketing thường được tổ chức quy mô lớn với số lượng người tham gia lên tới hàng trăm người.

Workshop được chuẩn bị kỹ lưỡng, trau chuốt đến từng chi tiết nhỏ để có thể giúp công ty thu về kết quả như mong muốn. Cũng do phải bảo đảm về chất lượng và sự chuyên nghiệp nên các doanh nghiệp tổ chức hội thảo thường phải tìm đến sự hỗ trợ từ các đơn vị bên ngoài để workshop diễn ra suôn sẻ, thành công.

Các bước tổ chức Workshop chuyên nghiệp

Để có một buổi workshop thành công bạn cần chuẩn bị từ khâu chọn địa điểm, nội dung cho đến khách mời và lĩnh vực cần trao đổi trong buổi Workshop. Nếu bạn chưa có kinh nghiệm có thể tìm hiểu kinh nghiệm chuẩn bị buổi Workshop mà chúng tôi chia sẻ bên dưới.

1. Chuẩn bị trước buổi workshop

Trước khi thực hiện các buổi Workshop bạn sẽ cần chuẩn bị các vấn đề sau:

• Buổi Workshop sẽ nói về chủ đề gì.
• Thời gian tham gia Workshop là vào thời điểm nào.
• Diễn giả và khách mời là ai. Tổng số lượng người tham gia buổi Workshop là bao nhiêu.
• Chọn địa điểm diễn ra buổi Workshop phù hợp.
• Cuối cùng là lên kế hoạch cụ thể cho các hoạt động của Workshop.

Các thành viên tham gia, diễn giả… sẽ được nhận thư mời tham gia Workshop. Toàn bộ nội dung chương trình của buổi Workshop sẽ ghi rõ trong chương trình.

Ngoài ra, các bạn cần phải chuẩn bị hệ thống máy chiếu, âm thanh, đèn điện, nước uống, thức ăn nhẹ. Nếu cần sự chuyên nghiệp, chuẩn bị kỹ lưỡng bạn có thể nhờ đến các chuyên gia tổ chức sự kiện.

2. Xác định vai trò của những người tham dự workshop

Để kết quả của buổi workshop như ý muốn, bạn cần phải xác định vai trò của người tham gia Workshop. Chẳng hạn như:

Mỗi Workshop cần phải có người điều phối (Facilitator). Họ sẽ nắm rõ kế hoạch và chương trình của buổi Workshop. Facilitator sẽ theo dõi và điều phối để đảm bảo thời gian và nội dung của buổi Workshop diễn ra theo dự kiến.

Cần phải phân công người ghi chép (Note-taker). Họ sẽ là người tổng hợp lại toàn bộ nội dung diễn ra của buổi Workshop. Sau mỗi chương trình này họ sẽ tiến hành tổng kết và báo cáo mọi vấn đề liên quan đến buổi Workshop đó.

Bạn có thể bổ sung thêm người giám sát thời gian (Timekeeper) để đồng hành cùng người điều phối. Điều này sẽ đảm bảo thời gian của chương trình sẽ diễn ra hoàn hảo với kế hoạch và mốc thời gian bạn đã dự kiến cho từng vấn đề của buổi Workshop.

Quan trọng nhất là người tham dự (Participant). Đây là người diễn thuyết, lắng nghe buổi Workshop. Họ sẽ là người đưa ra những thông tin, trao đổi và hỏi đáp để của buổi Workshop. Và họ cũng là nguyên nhân để tồn tại buổi Workshop này. Gửi thư mời Workshop với nội dung của chương trình để họ tìm hiểu trước về buổi Workshop của bạn.

3. Triển khai workshop theo kế hoạch đề ra

Facilitator – Người điều phối và Timekeeper – Người giám sát thời gian sẽ phối hợp để buổi Workshop diễn ra đúng dự kiến nhất. Hãy đảm bảo các diễn giả, diễn thuyết và chuyên gia mà bạn mời sẽ chia sẻ, phát biểu ý kiến trong khung giờ cố định. Bạn có thể trao đổi với các đối tượng quan trọng ảnh hưởng đến thời gian của Workshop trước khi buổi Workshop diễn ra.

4. Tổng kết cuối workshop

Đây là một trong những phần nhỏ của Workshop nhưng vô cùng quan trọng. Tất cả mọi vấn đề đều cần có tổng kết và tuyên bố cuối cùng. Điều này sẽ giúp người tham gia hiểu được mọi vấn đề một cách trọn vẹn. Tại những tổng kết cuối Workshop này cũng giúp bạn giới thiệu và lan tỏa thương hiệu một cách tinh tế, chuyên nghiệp hơn.

Kinh nghiệm tổ chức Workshop và những điều cần lưu ý khi tổ chức buổi hội thảo

Dưới đây là một vài kinh nghiệm để bạn thành công hơn cho buổi Workshop của mình.

• Nghiên cứu địa điểm tổ chức Workshop thích hợp. Đảm bảo người tham gia cảm thấy thoải mái để tập trung vào buổi Workshop.
• Không nên gay gắt nhận định đúng và sai trong các buổi Workshop. Chúng ta nên tôn trọng những quan điểm và chia sẻ từ những người tham gia Workshop.
• Tham gia Workshop không chỉ tham khảo ý kiến từ chuyên gia và diễn giả. Bạn còn có thể học hỏi được rất nhiều kinh nghiệm từ hỏi đáp và trao đổi của những người tham gia hội thảo. Nên chú ý đến những trao đổi sau mỗi diễn thuyết. Không quên note lại ý kiến của người tham gia để mở rộng kinh nghiệm và nâng cao kỹ năng.
• Chỉ định hướng để trao đổi những vấn đề chính. Các vấn đề không liên quan hoặc liên quan ít có thể trao đổi thêm qua email hoặc ở những buổi gặp khác.
• Thái độ đả kích, miệt thị không nên có trong các buổi Workshop.
• Nên đưa ra những tổng kết và thảo luận cuối cùng trước khi kết thúc Workshop.

Chúc các bạn sẽ tổ chức một buổi Workshop thành công trong thời gian tới! Chúng tôi sẽ tiếp tục chia sẻ đến các vấn đề liên quan đến Workshop ở những bài viết tiếp theo.