Nên viết phần mềm riêng hay mua sẵn, chuỗi đông gãy ở đâu

Câu hỏi nên viết phần mềm riêng hay mua phần mềm có sẵn quay lại với anh chị mỗi lần mở thêm chi nhánh. Phần mềm cũ bắt đầu chật, sale than chậm, kế toán xuất báo cáo tay. Tụi em ở MONA gặp câu này gần như mỗi tuần, từ chuỗi spa tới công ty logistics. Bài này không bán gì cho anh chị. Tụi em chỉ muốn nói thẳng một chuyện: lúc nào mua sẵn là khôn, lúc nào buộc phải viết riêng, và chỗ tiền thật sự chảy ra nằm ở đâu.

Tiền chảy ra không nằm ở giá mua, mà ở chỗ phần mềm bắt quy trình uốn theo nó

Khi anh chị mua một phần mềm đóng hộp, hoá đơn ghi vài chục triệu một năm, nhìn rẻ. Nhưng tiền chảy ra thật sự không nằm ở dòng đó. Nó nằm ở chỗ cả công ty phải bẻ cong quy trình cho vừa cái phần mềm.

Phần mềm đóng gói được viết cho một quy trình trung bình, gom từ ngàn doanh nghiệp khác nhau. Quy trình riêng của chuỗi anh chị, cái làm anh chị khác đối thủ, lại là cái nó không cho. Thế là nhân viên chèn thêm bảng Excel, nhóm Zalo, sổ tay để vá chỗ thiếu.

MONA từng rà soát một chuỗi bán lẻ 22 chi nhánh, doanh thu hơn 40 tỷ một tháng. Họ trả phần mềm sẵn 60 triệu một năm, nhưng nuôi thêm bốn nhân sự chỉ để nhập liệu chéo giữa ba hệ thống không nói chuyện với nhau. Lương bốn người đó, hơn 80 triệu một tháng, mới là chi phí thật. Anh chị đọc thêm bài so sánh ERP may đo và ERP đóng gói để thấy cùng cái bẫy giá rẻ này lặp lại ở quy mô lớn hơn.

Doanh nghiệp nhỏ, một hai cơ sở, mua sẵn là lựa chọn tỉnh táo

Nói vậy không có nghĩa mua sẵn luôn sai. Tụi em muốn thành thật chỗ này, vì khen viết riêng mọi lúc là không trung thực với anh chị.

Nếu doanh nghiệp anh chị còn một hai cơ sở, dưới 15 nhân sự bộ phận, quy trình theo chuẩn ngành, thì mua phần mềm đóng gói là lựa chọn tỉnh táo. Anh chị trả thuê bao, dùng được ngay trong tuần, không phải nuôi đội kỹ thuật.

Một tiệm spa đơn lẻ, một quán ăn, một trung tâm nhỏ, mua phần mềm quản lý spa salon hay phần mềm bán hàng có sẵn là hợp lý. Bài toán của họ giống ngàn người khác, nên giải pháp chung vừa vặn. Bỏ tiền viết riêng lúc này là phí. Vấn đề chỉ xuất hiện khi anh chị bắt đầu khác đám đông, và khác càng nhiều thì phần mềm chung càng chật.

Chuỗi đông chi nhánh, quy trình đặc thù, chỗ phần mềm đóng hộp bắt đầu nứt

Chỗ phần mềm đóng hộp bắt đầu nứt là khi anh chị mở tới chi nhánh thứ mười lăm, hai mươi. Mỗi vùng một cách vận hành, mỗi nhóm khách một chính sách giá, mỗi kho một luồng nhập xuất. Phần mềm chung không có chỗ cho mấy biến thể đó.

Anh chị thấy rõ nhất ở khâu báo cáo. Giám đốc vùng cần số theo cụm, kế toán cần số theo pháp nhân, anh chị cần số toàn chuỗi gộp lại. Phần mềm sẵn cho một kiểu báo cáo cố định, nên cuối tháng vẫn phải gộp tay trên Excel.

MONA làm việc với một chuỗi F&B 26 chi nhánh tại HCM và Hà Nội, doanh thu khoảng 35 tỷ một tháng. Họ kẹt vì phần mềm sẵn không tách được doanh thu giao hàng và tại chỗ theo cách họ muốn. Khi tụi em viết riêng luồng đó, mỗi tháng họ tiết kiệm hơn 500 triệu nhờ cắt khâu đối soát tay và giảm thất thoát. Cùng nguyên lý, anh chị xem cách tự động hoá quy trình đặt hàng cho chuỗi đông điểm bán.

Dữ liệu nằm rải rác không nối được nhau là dấu hiệu phải may đo

Dấu hiệu rõ thứ hai là dữ liệu nằm rải rác và không nối được nhau. Bán hàng một phần mềm, kho một phần mềm, kế toán một phần mềm, chăm sóc khách một ứng dụng khác. Mỗi cái một ông chủ, không cái nào chịu mở cửa cho cái kia.

Khi đó anh chị có dữ liệu, nhưng không có bức tranh. Muốn biết một khách mua gì, nợ bao nhiêu, than phiền chuyện gì, phải mở bốn màn hình rồi ghép bằng mắt. Quyết định chậm, và chậm trong lúc đối thủ nhanh là mất khách.

Phần mềm đóng gói hiếm khi cho anh chị nối sâu, vì hãng giữ dữ liệu trong hệ của họ để giữ chân anh chị. Viết riêng tới gốc thì khác, mọi mô-đun dùng chung một nguồn dữ liệu. MONA đã dựng kiểu này khi tự động hoá đối soát công nợ, kéo việc của ba kế toán năm ngày xuống còn ba mươi phút. Anh chị tham khảo thêm cách quản lý công nợ B2B khi hệ thống tự nhắc nợ để tiền về nhanh hơn.

Phí thuê bao tính theo đầu người, càng đông nhân sự càng đội chi phí

Còn một chỗ tiền chảy ra mà anh chị ít để ý: phí thuê bao tính theo đầu người. Lúc mười nhân sự thì nhẹ, lúc tám mươi nhân sự thì thành khoản cố định lớn mỗi tháng.

Nhiều phần mềm sẵn thu theo tài khoản, theo chi nhánh, theo dung lượng. Anh chị càng mở rộng, hoá đơn càng phình, mà tính năng anh chị thật sự cần vẫn không có. Tiền tăng nhưng giá trị không tăng theo.

Phần mềm viết riêng đảo ngược chuyện này. Anh chị trả chi phí làm một lần, rồi thêm chi nhánh, thêm người gần như không đội phí bản quyền. Để hình dung con số, anh chị xem bài chi phí viết phần mềm theo yêu cầu và công thức tính hiệu suất đầu tư tự động hoá để so với khoản thuê bao đang trả hằng tháng.

Phần mềm viết riêng tới gốc khác công cụ kéo thả ở chỗ có người chịu trách nhiệm

Tới đây nhiều anh chị nghĩ tới giải pháp kéo thả, mấy công cụ nối tự động trên mạng, dựng nhanh không cần lập trình. Tụi em nói thẳng: cách đó hợp việc cá nhân nhẹ, không hợp doanh nghiệp đông khách chạy ngày đêm.

Lý do đơn giản. Đồ kéo thả vẫn tốn công cấu hình, vẫn bắt anh chị hiểu khá nhiều mới chạy được, và nó phụ thuộc bên thứ ba nên chập chờn. Một dòng cấu hình sai là cả luồng đứng, đơn trôi, có khi nghỉ luôn buổi bán. Mà lúc gãy thì không có ai chịu trách nhiệm cùng anh chị.

Phần mềm viết riêng tới gốc khác ở chỗ đó. Mỗi mô-đun là code của riêng anh chị, chạy trên hạ tầng của anh chị, có đội đứng sau khi lỗi. MONA làm dịch vụ thiết kế phần mềm theo yêu cầu và phần mềm tự động hoá theo yêu cầu theo hướng khép kín, một chuỗi mô-đun nối nhau, không vá tạm. AI, nhận dạng ảnh hay giọng nói chỉ là công cụ mở thêm tập việc máy làm được, không phải thứ tụi em bán rời.

Tính năng tương tự cũng áp dụng cho nhiều ngành đang chạy ngày đêm

Bài toán tự viết hay mua sẵn không của riêng ai, chỉ khác cách quy trình đặc thù lộ ra ở mỗi ngành.

• Logistics và vận tải: phần mềm quản lý logistics và hệ thống quản lý vận tải TMS cần luồng điều xe riêng, đóng hộp khó theo.
• Phân phối: phần mềm DMS tích hợp AI cho đội đi tuyến minh bạch hơn hàng chục phần trăm.
• Giáo dục: phần mềm quản lý giáo viên và phần mềm chấm thi trắc nghiệm gắn đúng quy chế từng nơi.
• Sản xuất: phần mềm quản lý bảo trì máy móc giữ máy chạy, chặn tiền hỏng hóc mỗi tháng.
• Bán lẻ và dịch vụ: phần mềm chatbot và chatbot AI bán hàng nối thẳng vào kho và đơn, không rời rạc.

Mỗi ngành một quy trình, nhưng nguyên tắc chung không đổi: càng đặc thù, càng đông điểm vận hành, càng nên may đo.

Tuần này anh chị quyết được gì

Mở lại danh sách phần mềm đang trả tiền. Đánh dấu cái nào bắt anh chị bẻ cong quy trình, cái nào không nối được dữ liệu, cái nào phí tăng theo người.

Nếu doanh nghiệp còn nhỏ và chuẩn, cứ dùng đồ sẵn cho gọn. Nếu anh chị đã đông chi nhánh, quy trình riêng, dữ liệu rời rạc, thì câu trả lời cho việc nên viết phần mềm riêng hay mua phần mềm có sẵn nghiêng hẳn về may đo. MONA chuyên viết riêng tới gốc cho doanh nghiệp tầm trung, từ quy trình tự động hoá doanh nghiệp tới AI agent nội bộ và triển khai ERP B2B trong sáu tháng.

Tụi em có Mona Software cho phần mềm, Mona Host cho hạ tầng, và Khánh Hùng Academy cho đội nội bộ học cách vận hành. Khi anh chị sẵn sàng ngồi xuống tính cụ thể bài toán tự viết hay mua sẵn, tụi em ở đây.