Tự động hoá quy trình đặt hàng: chấm dứt báo giá sai, cứu 500 triệu/tháng

Mỗi CEO, giám đốc kinh doanh đều trằn trọc khi thấy nhân viên dành cả ngày chỉ để soạn báo giá, mà vẫn sai sót. Một dấu phẩy đặt nhầm, một con số tính sai, có thể khiến doanh nghiệp mất hợp đồng lớn hoặc chịu lỗ nặng. Tụi em ở MONA đã chứng kiến điều này ở một chuỗi phân phối 32 chi nhánh, nơi họ mất gần 500 triệu mỗi tháng chỉ vì báo giá thủ công. Bài viết này không nói chuyện viển vông. Tụi em sẽ chia sẻ cách ứng dụng hệ thống tự động hoá quy trình đặt hàng để giải quyết triệt để vấn đề này, giúp anh chị lấy lại quyền kiểm soát và tối ưu lợi nhuận.

Mỗi báo giá sai là một vết dao cứa vào lợi nhuận của anh chị

Mỗi sai sót trong báo giá đều lấy đi tiền của anh chị. Tụi em không nói ẩn dụ. Đó là những con số thiệt hại thực tế trên bảng cân đối kế toán mỗi tháng.

Cái giá của một dòng Excel gõ nhầm

Chỉ một phút mất tập trung. Nhân viên kinh doanh gõ nhầm chiết khấu từ 15% thành 25% cho một đơn hàng lớn. Lợi nhuận của cả thương vụ bốc hơi. Thậm chí là phải bù lỗ.

Chúng ta đều hiểu cảm giác đó. Lỗi không hoàn toàn ở nhân sự. Lỗi nằm ở quy trình thủ công, phụ thuộc quá nhiều vào con người và những file Excel chằng chịt. Một sai sót nhỏ có thể phá hỏng công sức của cả một tập thể.

Khách hàng không chờ đợi, đối thủ thì luôn sẵn sàng

Một báo giá sai cần thời gian để sửa. Khách hàng phải chờ. Và họ không thích chờ đợi. Đối thủ của anh chị chỉ cách đó một tin nhắn Zalo, với một báo giá chính xác và nhanh chóng.

Tụi em ở MONA đã chứng kiến kịch bản này quá nhiều lần. Một chuỗi phân phối vật liệu xây dựng với 18 chi nhánh tìm đến tụi em. Họ thất thoát trung bình gần nửa tỷ mỗi tháng chỉ vì báo giá nhầm lẫn giữa các cấp đại lý.

MONA đã xây dựng cho họ một phần mềm tự động hoá quy trình đặt hàng. Hệ thống tự động lấy giá, chiết khấu, khuyến mãi từ lõi ERP. Nhân viên kinh doanh chỉ cần chọn đúng mã hàng và số lượng. Mọi thứ còn lại máy lo. Kết quả là họ chấm dứt 100% sai sót báo giá. Tụi em tính toán được hệ thống giúp họ cứu về hơn 500 triệu đồng mỗi tháng từ các đơn hàng tưởng chừng đã mất trắng.

Phòng kinh doanh 30 người, nhưng 20 người chỉ để sửa lỗi báo giá

Mọi CEO đều trăn trở khi bộ máy nhân sự phình to nhưng không tạo thêm giá trị. Anh chị nhìn vào phòng kinh doanh và thấy 30 con người. Nhưng thực tế chỉ có 10 người đang thực sự đi tìm khách hàng mới. 20 người còn lại đang làm gì? Họ đang dò lại từng dòng Excel, đối chiếu mã hàng, kiểm tra chiết khấu, và sửa lỗi báo giá cho nhau.

Đó là một sự lãng phí khủng khiếp.

Khi nhân viên giỏi nhất chỉ làm việc của máy tính

Trong đội ngũ luôn có những nhân sự xuất sắc. Anh chị trả lương cao cho họ để chốt những hợp đồng lớn, để mở rộng thị trường. Thế nhưng, thời gian quý giá của họ lại bị chôn vùi vào những việc không não. Họ phải tự tay kiểm tra 300 mã sản phẩm với 5 mức chiết khấu khác nhau cho mỗi báo giá.

Họ phải gọi cho kế toán xác nhận công nợ, gọi cho kho kiểm tra tồn kho. Mỗi ngày 3-4 tiếng đồng hồ chỉ để làm những việc mà một phần mềm có thể xử lý trong 3 giây. Chúng ta đang dùng dao mổ trâu để cắt giấy. Một sự lãng phí không thể chấp nhận.

Chi phí ẩn đằng sau quy trình ‘check tay’

Nhiều anh chị nghĩ rằng chi phí chỉ là lương của nhân viên. Sự thật còn tồi tệ hơn nhiều. Tụi em đã cùng một đối tác, chuỗi phân phối thiết bị công nghiệp với 35 chi nhánh, ngồi tính toán chi phí này. Con số thực sự gây sốc.

20 nhân sự làm việc đối soát, với mức lương trung bình 15 triệu/tháng, đã tốn của họ 300 triệu. Thêm 2 quản lý cấp trung chỉ để giám sát và xử lý khủng hoảng, tốn thêm 80 triệu nữa. Sai sót trong báo giá vẫn xảy ra, gây thiệt hại trung bình 120-150 triệu mỗi tháng. Tổng cộng, quy trình thủ công này ngốn của họ hơn 500 triệu đồng hàng tháng. Tiền cứ thế chảy đi.

Sau khi MONA triển khai hệ thống tạo báo giá tự động, họ đã tái phân bổ được 16 nhân sự sang bộ phận phát triển thị trường. Chi phí vận hành giảm ngay lập tức 420 triệu/tháng. Doanh thu tăng 18% chỉ sau một quý.

Vòng lặp đổ lỗi: Sale, Kế toán và Kho

Tiền bạc mất đi chỉ là một phần. Văn hoá doanh nghiệp mới là thứ bị tổn hại nặng nề. Khi quy trình phụ thuộc vào con người, sai sót là điều chắc chắn. Và khi sai sót xảy ra, một vòng lặp đổ lỗi bắt đầu.

Kinh doanh đổ lỗi cho kế toán chậm xuất hóa đơn. Kế toán đổ lỗi cho kinh doanh gửi báo giá sai chiết khấu. Cả hai lại cùng đổ lỗi cho kho xuất nhầm hàng vì mã sản phẩm ghi tay không rõ ràng. Không ai chịu trách nhiệm. Mọi người chỉ tập trung vào việc bao biện thay vì phục vụ khách hàng. Năng lượng của cả tập thể bị tiêu hao vào những cuộc họp vô bổ. Đó là lúc bộ máy trở nên quan liêu và trì trệ.

Case study: Chuỗi phân phối F&B tiết kiệm 570 triệu/tháng nhờ tự động hoá quy trình đặt hàng

Mỗi CEO đều trằn trọc khi quy trình nội bộ phình to và bắt đầu rệu rã. Càng mở rộng, anh chị càng thấy mình mất kiểm soát. Tiền vẫn thất thoát dù đã lắp đủ camera và siết chặt quy định. Tụi em hiểu cảm giác đó. Đó chính xác là câu chuyện của một khách hàng, một chuỗi phân phối F&B lớn, trước khi họ làm việc với MONA.

Bài toán từ một chuỗi phân phối 32 chi nhánh tại 3 miền

Anh chị hình dung một hệ thống có 32 chi nhánh khắp ba miền. Họ quản lý hơn 1.200 mã sản phẩm. Mỗi mã lại có hàng chục bảng giá khác nhau. Giá cho đại lý cấp 1, cấp 2, giá khuyến mãi, giá theo vùng miền. Một mớ bòng bong.

Đội ngũ 50 nhân viên kinh doanh phải dò giá thủ công trên file Excel. Mỗi báo giá mất trung bình 15 phút để hoàn thành. Sai sót là khó tránh khỏi. Tỷ lệ báo giá sai lên đến 12% trong các đợt cao điểm. Chỉ một con số sai có thể khiến công ty mất hàng chục triệu đồng. Hoặc tệ hơn là mất khách hàng trung thành.

Họ đã mất kiểm soát. Tiền cứ thế chảy ra. Ban lãnh đạo nhận ra vấn đề nhưng không biết bắt đầu từ đâu. Mọi nỗ lực chấn chỉnh đều chìm nghỉm trong sự phức tạp của chính hệ thống họ tạo ra.

MONA đã xây dựng chuỗi module tự động ra sao?

Tụi em không bán một phần mềm đóng gói. Tụi em ngồi lại với đội ngũ của họ, lắng nghe và phân tích từng bước trong quy trình. Sau đó, MONA bắt tay vào xây dựng một hệ thống được “may đo” riêng.

Giải pháp là một chuỗi các mô-đun khép kín:

• Cổng đặt hàng tự động: Đại lý và chi nhánh tự đăng nhập, chọn sản phẩm. Hệ thống sẽ tự động áp đúng bảng giá cho từng đối tượng. Không còn sale phải can thiệp. Không còn cơ hội cho sai sót.
• Tích hợp kho và kế toán: Đơn hàng được xác nhận sẽ tự động trừ tồn kho trên hệ thống ERP. Đồng thời, một lệnh xuất hóa đơn được gửi thẳng đến bộ phận kế toán. Dữ liệu thông suốt. Một nền tảng duy nhất.
• Báo cáo quản trị thời gian thực: CEO chỉ cần mở điện thoại. Mọi chỉ số về doanh thu, công nợ, tồn kho của 32 chi nhánh đều hiện ra trực quan. Quyết định được đưa ra dựa trên con số, không phải cảm tính.

Kết quả: 0 báo giá sai, tốc độ xử lý đơn hàng tăng 400%

Hệ thống đi vào vận hành sau 4 tháng triển khai. Kết quả thật sự rõ rệt. Con số nói lên tất cả.

Sau 6 tháng, hệ thống ghi nhận không còn bất kỳ một báo giá sai nào từ lỗi của nhân viên. Tốc độ xử lý một đơn hàng từ lúc nhận yêu cầu đến lúc xuất kho tăng 400%. Thời gian được giải phóng. Nhân viên kinh doanh tập trung vào việc quan trọng hơn là chăm sóc khách hàng và tìm kiếm hợp đồng mới.

Quan trọng nhất, ban lãnh đạo đã lấy lại được quyền kiểm soát. Con số thất thoát 570 triệu đồng mỗi tháng chỉ còn là quá khứ. Thay vào đó là sự tăng trưởng bền vững và một nền tảng vững chắc để tiếp tục mở rộng quy mô.

Đừng để AI ‘thử cho vui’ phá nát hệ thống của anh chị

Nhiều chủ doanh nghiệp tìm đến các giải pháp tự động hóa SaaS với kỳ vọng lớn. Họ tin rằng chỉ cần vài cú nhấp chuột là có thể giải quyết bài toán báo giá. Nhưng thực tế thường phũ phàng.

Một hệ thống không phù hợp còn gây hại nhiều hơn. Nó tạo ra sai sót. Nó phá vỡ quy trình. Và nó bào mòn niềm tin của cả nhân viên lẫn khách hàng.

Cạm bẫy từ các phần mềm báo giá ‘đóng hộp’

Các phần mềm báo giá đóng hộp thường quảng cáo rất hấp dẫn. Giao diện đẹp. Triển khai nhanh. Nhưng chúng được thiết kế cho logic kinh doanh phương Tây, rất đơn giản. Chúng không thể xử lý được độ phức tạp trong chính sách giá của doanh nghiệp Việt.

Nó gãy ngay. Đặc biệt khi anh chị có trên 3 cấp đại lý với mức chiết khấu khác nhau. Hay khi áp dụng 2 chương trình khuyến mãi cùng lúc cho một đơn hàng. Phần mềm ngoại báo lỗi. Hoặc tệ hơn, nó tính sai mà không ai hay biết cho tới cuối tháng.

Tụi em đã thấy một chuỗi phân phối dược phẩm 32 chi nhánh lao đao vì điều này. Họ mất gần 2% doanh thu mỗi quý chỉ vì sai sót từ một phần mềm SaaS giá rẻ không xử lý nổi logic giá sỉ theo bậc thang.

Khi nhân viên phải làm việc ‘vòng’ để sửa lỗi cho phần mềm

Khi phần mềm sai, gánh nặng đổ lên đầu nhân viên. Đội kinh doanh phải xuất báo giá nháp, rồi kiểm tra lại bằng tay trên file Excel. Kế toán phải rà soát từng dòng trước khi xuất hóa đơn. Một quy trình vô cùng tốn sức.

Nó còn tệ hơn cả làm thủ công. Vì nó tạo ra một niềm tin giả tạo vào tự động hóa. Mọi người cứ ngỡ hệ thống đang chạy đúng, cho đến khi khách hàng phàn nàn hoặc kiểm toán cuối kỳ phát hiện thất thoát. Lúc đó thì đã quá muộn.

Tự động hoá nửa vời còn tệ hơn cả làm thủ công

Tự động hóa nửa vời là một cái bẫy chi phí. Anh chị vẫn trả tiền cho phần mềm. Vẫn phải trả lương cho nhân viên để đi “lau dọn” lỗi của nó. Chi phí nhân đôi. Hiệu quả bằng không.

Với một hệ thống siêu thị mẹ và bé có 25 cửa hàng, MONA đã chứng kiến cảnh này. Họ có tới 4 nhân viên chỉ để rà soát và sửa lỗi báo giá cho đại lý mỗi ngày. Sau khi tụi em xây dựng một mô-đun báo giá tùy chỉnh, toàn bộ 4 nhân sự đó đã được chuyển sang các công việc tạo ra giá trị khác. Hệ thống tự động xử lý chính xác 100% các đơn hàng phức tạp, giúp họ tiết kiệm hơn 500 triệu đồng mỗi tháng.

Logic tương tự cũng áp dụng cho ngành dược phẩm, vật tư y tế, linh kiện điện tử

Nhiều anh chị chủ doanh nghiệp trong các ngành phân phối đặc thù thường nghĩ rằng vấn đề của mình là duy nhất. Rằng không ai hiểu được cái khó của việc quản lý hàng nghìn mã hàng với giá biến động. Nhưng sự thật là, nỗi đau về quy trình thủ công, sai sót và chi phí ẩn là một mẫu số chung. Chỉ là biểu hiện ở mỗi ngành mỗi khác.

Khi đối thủ đã có cổng thông tin cho đại lý đặt hàng 24/7, nhân sự của chúng ta vẫn đang loay hoay với Zalo và Excel. Đó là một sự tụt hậu về năng lực vận hành. Tụt hậu mỗi ngày.

Tụi em tại MONA đã triển khai các hệ thống tự động hóa lõi này cho nhiều lĩnh vực. Điểm chung là một nền tảng linh hoạt, tùy chỉnh sâu theo đặc thù từng sản phẩm.

Ngành dược phẩm & vật tư y tế: quản lý date, lô, số đăng ký

Mỗi CEO ngành dược đều biết, một lô hàng hết hạn tồn kho có thể xóa sạch lợi nhuận của 5 lô hàng bán chạy. Quy trình thủ công khiến việc kiểm soát hạn sử dụng, số lô, số đăng ký trở thành cơn ác mộng. Tụi em từng chứng kiến một kho dược phẩm phải tiêu hủy 1,2 tỷ đồng hàng cận date trong một quý. Chỉ vì nhân viên kho không kiểm soát được.

Hệ thống tự động của MONA giúp giải quyết chính xác vấn đề này. Phần mềm sẽ tự động cảnh báo hàng cận date trước 90 ngày. Nó ưu tiên xuất hàng theo nguyên tắc FEFO (First Expired, First Out). Nhân viên bán hàng khi lên đơn trên hệ thống sẽ chỉ thấy những lô hàng được phép bán. Sai sót gần như bằng không.

Ngành linh kiện điện tử & cơ khí: báo giá theo cấu hình, số lượng

Báo giá sai một con chip hay một linh kiện cơ khí có thể khiến doanh nghiệp lỗ nặng. Đặc biệt khi giá thay đổi theo ngày và phụ thuộc vào số lượng đặt hàng. Phòng kinh doanh của một công ty phân phối linh kiện 32 người mà tụi em làm việc cùng, đã tốn tới 40% thời gian chỉ để làm báo giá. Mà vẫn sai.

MONA đã xây dựng một module báo giá tự động. Hệ thống cho phép thiết lập ma trận giá phức tạp theo từng nhóm khách hàng, số lượng và cấu hình tùy chọn. Sale chỉ cần nhập mã hàng và số lượng. Hệ thống tự động tính giá chính xác trong 3 giây. Giảm 95% thời gian làm báo giá và chấm dứt hoàn toàn sai sót.

Ngành vật liệu xây dựng: quản lý đơn vị tính phức tạp (m3, kg, cây)

Sắt thép tính theo cây, theo kg. Cát đá tính theo mét khối. Gạch lại tính theo viên. Sự phức tạp trong đơn vị tính là nguyên nhân hàng đầu gây thất thoát trong ngành vật liệu xây dựng. Một nhà phân phối thép với 18 chi nhánh đã thất thoát trung bình 280 triệu đồng mỗi tháng. Con số khổng lồ.

Phần mềm của MONA cho phép quản lý đa đơn vị tính trên cùng một mã hàng. Hệ thống tự động quy đổi khi nhập, xuất và báo giá. Mọi giao dịch đều được ghi nhận minh bạch. Nhờ vậy, chuỗi cung ứng trên đã giảm tỷ lệ thất thoát từ 3% xuống còn dưới 0.2%.

Ngành hàng tiêu dùng nhanh (FMCG): quản lý khuyến mãi, chiết khấu gối đầu

Trong ngành FMCG, các chương trình khuyến mãi và chính sách chiết khấu gối đầu là vũ khí cạnh tranh. Nhưng nó cũng là con dao hai lưỡi khi quản lý thủ công. Một tập đoàn F&B với hơn 1.200 đại lý đã phải dành riêng một đội 8 người chỉ để tính toán và đối soát công nợ, chiết khấu. Rất lãng phí.

Tụi em đã tự động hóa toàn bộ quy trình này. Hệ thống tự áp dụng đúng chương trình khuyến mãi cho từng đơn hàng, tự động tính chiết khấu gối đầu vào kỳ thanh toán tiếp theo. Báo cáo công nợ được tạo ra theo thời gian thực. Đội ngũ 8 người đó giờ đây chỉ cần 1 nhân sự để vận hành.

Anh chị có muốn biết quy trình của mình đang ‘chảy máu’ ở đâu không?

Mỗi tháng trôi qua, những sai sót nhỏ trong báo giá, đặt hàng lại bào mòn lợi nhuận của doanh nghiệp. Anh chị biết quy trình có vấn đề, cảm nhận được tiền đang thất thoát, nhưng giữa ma trận thông tin về AI, về chuyển đổi số, thật khó để biết bắt đầu từ đâu. Sự bối rối này còn nguy hiểm hơn cả sai sót, vì nó khiến chúng ta đứng yên.

Tụi em hiểu điều đó. Vì vậy, MONA có một lời mời. Anh chị hãy dành ra 45 phút để đội ngũ chuyên gia của tụi em ngồi xuống cùng anh chị, hoàn toàn miễn phí. Tụi em không bán hàng trong buổi này, chỉ đơn giản là cùng nhau tìm ra lời giải cho bài toán của riêng anh chị.

MONA sẽ cùng anh chị ‘khám’ quy trình trong 45 phút

Trong buổi làm việc 1-1 này, tụi em sẽ không trình bày slide hay giới thiệu sản phẩm. Thay vào đó, chúng ta sẽ cùng nhau thực hiện những việc thực tế:

• Lắng nghe anh chị mô tả chi tiết quy trình báo giá, đặt hàng hiện tại.
• Đặt câu hỏi sâu để tìm ra chính xác những điểm nghẽn, những khâu thủ công gây sai sót và lãng phí thời gian nhất.
• Phác thảo những khu vực có tiềm năng tự động hoá cao, mang lại hiệu quả tức thì.
• Ước tính sơ bộ mức độ tiết kiệm chi phí và gia tăng công suất nếu áp dụng tự động hoá.

Mục tiêu duy nhất là sau 45 phút, anh chị có một cái nhìn rõ ràng về các điểm “chảy máu” trong quy trình và biết được đâu là nơi cần ưu tiên xử lý.

Lộ trình tự động hoá từng bước, không đập đi xây lại

Nhiều anh chị lo ngại việc áp dụng công nghệ mới sẽ phải thay đổi toàn bộ hệ thống, gây xáo trộn lớn. Tụi em không làm vậy. MONA tin vào triết lý cải tiến từng bước, tập trung vào những gì mang lại hiệu quả cao nhất trước.

Dựa trên kết quả buổi “khám” quy trình, tụi em sẽ gợi ý một lộ trình rõ ràng. Chúng ta có thể bắt đầu từ một mô-đun nhỏ nhất, ví dụ như tự động tạo báo giá từ một biểu mẫu. Sau khi quy trình này chạy ổn định và chứng minh được hiệu quả, chúng ta mới tính đến việc mở rộng sang các khâu khác. Cách làm này giúp giảm thiểu rủi ro, giúp nhân sự có thời gian thích nghi và anh chị kiểm soát được hiệu suất đầu tư trên từng đồng bỏ ra.