RPA là gì? Hiểu đúng robot phần mềm cho doanh nghiệp Việt

RPA là gì? RPA là công nghệ dùng robot phần mềm để bắt chước thao tác lặp lại của nhân viên trên máy tính như nhập liệu, sao chép và xử lý file. Doanh nghiệp thường dùng RPA để giảm việc tay ở các quy trình có nhiều bước cố định.

RPA là gì và robot phần mềm thật ra làm được gì trên máy tính

RPA viết tắt của Robotic Process Automation, hiểu thoáng là robot phần mềm tự động hoá quy trình. Với anh chị không làm kỹ thuật, hãy hình dung đây là một con robot ngồi trước máy tính và bắt chước thao tác tay của nhân viên.

Nó mở phần mềm, bấm nút, gõ phím, sao chép dữ liệu, dán thông tin, tải file, nhập số vào ô rồi chuyển sang bước tiếp theo. Robot làm theo kịch bản đã được lập trước, giống như có một người ngồi trước màn hình và lặp lại đúng từng động tác.

Ví dụ, một công ty mỗi sáng có nhân viên kế toán mở email, tải 50 file hoá đơn, đăng nhập phần mềm kế toán, lấy mã khách hàng, nhập số tiền, lưu chứng từ rồi gửi báo cáo. RPA có thể bắt chước chuỗi thao tác này để chạy tự động theo quy trình đã cài đặt.

Điểm mạnh của RPA nằm ở những việc lặp lại, ít thay đổi và cần sự chính xác khi nhập liệu. Nếu một nhân viên mất 2 giờ mỗi ngày để sao chép dữ liệu, một tháng có khoảng 22 ngày làm việc thì công ty đang bỏ ra 44 giờ. Với chi phí nhân sự 100.000 đồng mỗi giờ, riêng công đoạn này đã tương đương 4,4 triệu đồng mỗi tháng.

Các thao tác trên máy tính mà RPA có thể bắt chước

RPA thường được dùng cho các thao tác có quy trình rõ ràng như:

• Mở nhiều phần mềm cùng lúc để lấy và nhập dữ liệu.
• Đọc file Excel, PDF, email rồi đưa thông tin vào hệ thống.
• Tải báo cáo định kỳ và gửi đến danh sách người nhận.
• Kiểm tra thông tin theo điều kiện đã cài sẵn.

Tuy nhiên, anh chị cần hiểu đúng cách hoạt động của công nghệ này. Robot RPA nhìn giao diện trên màn hình để thao tác, nên khi phần mềm đổi vị trí nút bấm hoặc cập nhật giao diện, kịch bản có thể phải sửa lại. Nhiều doanh nghiệp gặp tình huống này vào sáng thứ hai sau khi hệ thống kế toán cập nhật cuối tuần. Người phát hiện lỗi đầu tiên thường là kế toán đang chạy việc, không phải nhân viên kỹ thuật.

Vì vậy, khi doanh nghiệp tính chuyện tự động hoá, anh chị nên xem cả quy trình vận hành và dữ liệu bên trong. Những hướng tiếp cận như tự động hoá bằng AI hay viết phần mềm theo yêu cầu có thể phù hợp hơn với các quy trình cần kết nối sâu giữa nhiều hệ thống.

RPA khác gì tự động hoá bằng cách nối phần mềm qua cổng kết nối

Khi nghe tới tự động hoá, nhiều anh chị nghĩ tới một phần mềm biết tự làm việc thay nhân viên. Nhưng cách các phần mềm trao đổi với nhau mới quyết định hệ thống chạy ổn hay phải sửa liên tục.

RPA và cổng kết nối API khác nhau ở cách lấy dữ liệu. RPA đi trên màn hình giống như một nhân viên ngồi trước máy tính, mở phần mềm, bấm nút, nhập thông tin rồi chuyển sang bước tiếp theo.

Ví dụ, kế toán mỗi sáng mở phần mềm bán hàng, tải file đơn hàng rồi nhập sang phần mềm kế toán. RPA có thể bắt chước các thao tác này. Cách làm này phù hợp khi doanh nghiệp cần xử lý một quy trình lặp lại trên phần mềm cũ.

Nhưng RPA cũng có điểm cần tính trước. Robot nhìn thấy nút bấm, ô nhập liệu và vị trí trên màn hình. Chỉ cần phần mềm đổi giao diện sau một lần cập nhật, robot có thể không tìm đúng chỗ để thao tác.

Tụi em từng gặp trường hợp robot chạy ổn cả tháng, rồi sáng thứ hai kế toán báo lỗi. Cuối tuần phần mềm kế toán tự cập nhật giao diện, nút xuất dữ liệu đổi vị trí. Người phát hiện đầu tiên thường là kế toán vì họ là người mở hệ thống làm việc mỗi ngày.

Phần mềm nói chuyện bằng dữ liệu sẽ ít phụ thuộc màn hình

Với cổng kết nối API, hai phần mềm trao đổi thẳng bằng dữ liệu. Hệ thống bán hàng gửi thông tin đơn hàng sang phần mềm kế toán qua các trường dữ liệu đã định nghĩa sẵn.

Khi giao diện phần mềm kế toán đổi màu nút bấm hoặc thay cách bố trí màn hình, luồng dữ liệu này vẫn có thể chạy bình thường. Doanh nghiệp giảm thời gian sửa các thao tác vụn vặt và nhân sự có thêm thời gian xử lý việc quan trọng hơn.

Chẳng hạn, anh chị cần tích hợp phần mềm kế toán với ERP, đội kỹ thuật sẽ xây dựng cách để các hệ thống trao đổi dữ liệu trực tiếp. Cách này phù hợp với doanh nghiệp muốn dùng phần mềm lâu dài.

RPA vẫn có chỗ sử dụng. Nhiều doanh nghiệp đang dùng phần mềm mua đứt từ trước, phần mềm nội bộ đời cũ hoặc nhà cung cấp chưa mở cổng kết nối. Khi đó, RPA giúp xử lý một số việc lặp lại mà chưa cần thay toàn bộ hệ thống.

Với doanh nghiệp cần tự động hoá sâu hơn, MONA thường xây phần mềm riêng theo quy trình thực tế. Hệ thống có thể kết nối dữ liệu giữa các phòng ban, từ quản lý khách hàng, đơn hàng đến vận hành. Anh chị có thể tham khảo thêm về workflow tự động hoá cho doanh nghiệp để hình dung cách các bước làm việc được nối với nhau.

RPA khác gì AI agent, hai thứ hay bị gọi nhầm tên nhau

Nhiều anh chị nghe tới tự động hoá thường gom RPA và AI agent vào cùng một nhóm. Thực tế, hai cách này xử lý công việc khác nhau khá xa.

RPA hoạt động theo kịch bản đã viết sẵn. Ai làm gì, bấm vào đâu, lấy dữ liệu ở ô nào đều được ghi lại thành từng bước. Robot chỉ lặp lại đúng quy trình đó, nên khi màn hình phần mềm đổi vị trí nút bấm hoặc có thêm một trường dữ liệu mới, kịch bản có thể phải sửa.

RPA không hiểu nội dung bên trong tài liệu. Nó nhìn vị trí, lấy đúng ô đã được chỉ định và chuyển dữ liệu sang bước tiếp theo. Nếu gặp tình huống ngoài kịch bản, nó thường dừng lại để chờ người xử lý.

Ví dụ đọc hoá đơn nhà cung cấp gửi tới

Giả sử công ty nhận 300 hoá đơn mỗi tháng qua email. Một quy trình RPA có thể mở file, lấy thông tin ở vị trí đã định, nhập vào phần mềm kế toán rồi lưu lại. Nếu nhà cung cấp đổi mẫu hoá đơn, thêm dòng phí vận chuyển ở vị trí khác, robot cần được chỉnh lại.

AI agent xử lý việc này theo hướng khác. Anh chị giao mục tiêu như kiểm tra hoá đơn, đối chiếu dữ liệu và báo lại điểm bất thường. AI agent có thể đọc văn bản lộn xộn, hiểu nội dung, tìm thông tin liên quan rồi chọn cách xử lý trong phạm vi được phép.

Ví dụ, hoá đơn có tên hàng viết khác với tên trong hệ thống, AI agent có thể dựa trên dữ liệu cũ để nhận ra đây là cùng một loại hàng. Với RPA, trường hợp này thường cần thêm quy tắc do con người cài trước.

Chi phí bảo trì là phần nhiều doanh nghiệp hay bỏ quên. Một nhân sự mất 2 giờ mỗi tuần để sửa các bước tự động cũng đã là hơn 100 giờ mỗi năm. Nếu quy đổi 150.000 đồng mỗi giờ, doanh nghiệp mất khoảng 15 triệu đồng cho riêng việc xử lý lỗi lặp lại.

Anh chị có thể tìm hiểu thêm về AI agent là gì để thấy rõ cách công nghệ này làm việc với dữ liệu và mục tiêu. Với các doanh nghiệp cần ứng dụng thực tế, bộ AI agent MONA đang dùng thật cũng là một hướng tham khảo.

Có nơi giới thiệu RPA và gắn thêm chữ AI vào sản phẩm. Anh chị nên hỏi thẳng phần nào là kịch bản được viết sẵn, phần nào là khả năng suy luận dựa trên dữ liệu. Câu trả lời sẽ cho thấy công nghệ đó phù hợp với bài toán nào của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp Việt đang giao cho RPA những việc gì

Nhiều công ty Việt bắt đầu dùng RPA cho các việc nhập liệu lặp lại trước khi tính chuyện sửa cả quy trình vận hành. Đây là nhóm việc có quy tắc rõ, dữ liệu đầu vào quen thuộc và thường chiếm nhiều giờ của nhân sự văn phòng.

Ví dụ, kế toán thường là người đầu tiên chịu áp lực khi xử lý hoá đơn đầu vào. Trước khi có robot, kế toán phải mở từng file PDF hoặc ảnh chụp hoá đơn, nhập mã hàng, số tiền, thuế vào phần mềm kế toán. Một ngày 200 hoá đơn có thể mất 5 đến 6 giờ, sai một con số cũng có thể làm lệch báo cáo cuối tháng.

Một việc khác là đối soát công nợ. Nhân viên kế toán phải lấy sao kê ngân hàng, so với sổ công nợ rồi đánh dấu các khoản đã thu hoặc còn thiếu. Với 2.000 giao dịch mỗi tháng, chỉ cần dành 2 phút cho mỗi dòng cũng mất hơn 66 giờ làm việc. Lỗi thường nằm ở việc bỏ sót giao dịch hoặc gõ nhầm số tiền.

• Lấy dữ liệu từ phần mềm kế toán cũ để làm báo cáo: Nhân viên tài chính thường phải xuất từng bảng dữ liệu, gom file Excel rồi chỉnh lại định dạng. Khi hệ thống cũ thiếu kết nối, RPA có thể hỗ trợ lấy dữ liệu theo kịch bản đã cài.
• Xử lý hồ sơ mở tài khoản và hồ sơ vay ngân hàng: Nhân viên tín dụng phải nhập lại thông tin từ giấy tờ khách gửi vào nhiều biểu mẫu. Sai tên công ty, mã số thuế hoặc số tiền vay là các lỗi dễ gặp. Các doanh nghiệp quan tâm đến ứng dụng AI trong ngân hàng thường cũng xem xét cách tự động hoá nhóm việc này.
• Chấm công và tổng hợp bảng lương: Phòng nhân sự trước đây phải gom dữ liệu từ nhiều máy chấm công, kiểm tra ca làm rồi lập bảng lương. Với doanh nghiệp vài trăm nhân sự, công việc này có thể kéo dài vài ngày. Các công cụ như phần mềm tính lương tự động giúp giảm phần nhập tay trong quy trình.

Các quy trình phù hợp với robot phần mềm

RPA phù hợp với các việc có bước xử lý cố định, lặp lại mỗi ngày. Tuy nhiên, anh chị cần tính cả chi phí bảo trì. Robot thường thao tác dựa trên giao diện phần mềm, nên khi màn hình thay đổi hoặc phần mềm cập nhật, kịch bản có thể phải chỉnh lại. Chi phí sửa nhiều lần mới là phần doanh nghiệp cần cân nhắc.

Với các quy trình kho có nhiều bước kiểm tra, doanh nghiệp thường cần hệ thống kết nối sâu hơn như phần mềm quản lý kho. Khi đó, việc tự động hoá cần nhìn vào cả luồng vận hành thay vì chỉ thay một thao tác nhập liệu.

Giao diện đổi một chút là robot mù, chỗ này RPA gãy nhiều hơn cả

Điểm yếu lớn của RPA nằm ở cách robot quan sát màn hình. Nó được lập trình để nhìn một vị trí cụ thể, bấm vào nút cụ thể, điền dữ liệu vào ô cụ thể và đọc bảng theo đúng cấu trúc ban đầu.

Ví dụ, một robot được dạy nhập hoá đơn sẽ nhớ ô nhập mã nhà cung cấp nằm bên trái, ô số tiền nằm phía dưới, bảng có ba cột cần đọc. Chỉ cần phần mềm đổi nút “Lưu” sang góc khác, đổi tên trường “Mã NCC” thành “Nhà cung cấp”, hoặc thêm một cột trong bảng, robot có thể bấm sai chỗ.

Phần mềm cập nhật là lúc nhiều lỗi bắt đầu xuất hiện

Thực tế triển khai cho doanh nghiệp, phần khó không nằm ở lúc robot chạy được. Cái khó nằm ở những tháng sau đó, khi phần mềm kế toán, trình duyệt hoặc hệ thống nội bộ có thay đổi.

Có công ty phân phối 120 nhân sự, mỗi tháng xử lý khoảng 4.000 hoá đơn đầu vào. Robot nhập liệu của họ chạy ổn định suốt năm tháng. Đến tối cuối tháng 9, phần mềm kế toán cập nhật phiên bản mới. Sáng thứ hai, chị kế toán tổng hợp là người phát hiện đầu tiên vì số liệu đối chiếu bị lệch.

Robot vẫn chạy đủ quy trình, nhưng một ô xác nhận mới xuất hiện khiến vị trí nhập dữ liệu thay đổi. Một phần thông tin bị ghi nhầm sang trường khác. Đội kế toán mất ba ngày làm việc để dò lại gần 4.000 hoá đơn, riêng tiền công kiểm tra lại đã khoảng 12 triệu đồng nếu tính 2 nhân sự làm toàn thời gian với mức 200.000 đồng mỗi giờ.

Chi phí bảo trì phải nằm trong bảng tính ngay từ đầu

Nhiều anh chị đã tự động hoá từng bước bằng công cụ sẵn có. Đây là cách làm hợp lý vì doanh nghiệp cần thử trước khi đầu tư lớn. Tuy nhiên, khi quy trình liên quan đến nhiều hệ thống, phần bảo trì cần được tính từ đầu.

RPA còn có thể gặp lỗi khi trình duyệt tự cập nhật, cửa sổ thông báo bật lên che màn hình, mạng chậm làm trang chưa tải xong nhưng robot đã bấm, hoặc máy đổi độ phân giải. Một thay đổi nhỏ với người dùng có thể thành một điểm gãy với robot.

Doanh nghiệp có thể cần xem lại cách kết nối giữa các phần mềm, như khi dùng phần mềm CRM để quản lý dữ liệu khách hàng hoặc các công cụ nối luồng như n8n để liên kết quy trình. Khi hệ thống giao tiếp trực tiếp bằng dữ liệu và cổng kết nối, doanh nghiệp sẽ giảm việc phụ thuộc vào từng nút bấm trên màn hình.

RPA vẫn có vị trí trong một số quy trình lặp lại, rõ ràng và ít thay đổi. Tuy nhiên, anh chị cần tính trước thời gian theo dõi, sửa kịch bản và kiểm tra sau mỗi lần phần mềm cập nhật. Đây không phải lỗi của người bán RPA, đây là bản chất của cách robot bắt chước thao tác trên màn hình.

Chi phí bảo trì RPA mà ít công ty tính trước khi ký hợp đồng

Nhiều anh chị chọn RPA vì thấy một quy trình lặp lại có thể chạy tự động. Việc này hợp lý, riêng với các thao tác nhập liệu, đối chiếu hoặc chuyển thông tin giữa phần mềm.

Nhưng khoản tiền dễ bị bỏ quên lại nằm sau lúc triển khai. RPA bắt chước thao tác trên màn hình, nên chỉ cần phần mềm kế toán đổi vị trí nút bấm, đổi cách xuất file hoặc cập nhật giao diện là kịch bản có thể phải sửa lại.

Tụi em từng gặp trường hợp robot chạy ổn trong tuần đầu. Sang sáng thứ hai, kế toán là người phát hiện lỗi trước vì cuối tuần phần mềm phía dưới vừa cập nhật. Đội kỹ thuật phải kiểm tra từng bước để tìm chỗ lệch.

Chi phí sửa lỗi và cập nhật kịch bản

Một khảo sát RPA toàn cầu của Deloitte hỏi hơn 400 lãnh đạo doanh nghiệp. Có 53 phần trăm đang triển khai RPA, nhưng chỉ 3 phần trăm mở rộng được lên từ 50 robot trở lên. Con số này cho thấy dựng vài robot dễ hơn việc duy trì số lượng lớn. Khảo sát RPA của Deloitte cũng nhắc đến khó khăn khi doanh nghiệp mở rộng vận hành.

Với công ty Việt Nam, anh chị có thể hình dung bằng chi phí nhân sự. Giả sử một kỹ thuật viên có lương 20 triệu đồng mỗi tháng, mỗi tuần dành 17 giờ cho các việc như dò lỗi và sửa code theo báo cáo của Stripe. Trong đó có 13,5 giờ liên quan đến nợ kỹ thuật trên tổng tuần làm việc 41,1 giờ. Báo cáo The Developer Coefficient của Stripe cho thấy thời gian bảo trì đang chiếm phần lớn công sức của lập trình viên.

Nếu quy đổi theo tỷ lệ 17 trên 41,1 giờ, doanh nghiệp đang bỏ ra khoảng 41 phần trăm thời gian của người kỹ thuật cho nhóm việc bảo trì. Với mức lương giả định trên, phần này tương đương khoảng 98 triệu đồng mỗi năm cho một người.

Khoản này thường không xuất hiện trong báo giá RPA ban đầu. Khi công ty có mười mấy robot, chi phí theo dõi và sửa từng kịch bản sẽ nhân lên theo số quy trình.

Khi số lượng quy trình tăng lên

Ban đầu, vài quy trình chạy tốt có thể tạo cảm giác mọi thứ đã ổn. Nhưng khi phòng kế toán, bán hàng, kho và chăm sóc khách hàng cùng thêm quy trình, mỗi thay đổi nhỏ ở phần mềm gốc đều có thể kéo theo nhiều lần kiểm tra.

Tới lúc này anh chị phải nhìn cả phần vận hành lâu dài chứ không chỉ nhìn tiền dựng ban đầu. Các hướng như nền tảng tự dựng sẵn hoặc lập trình phần mềm tự động hoá có thể giúp doanh nghiệp kiểm soát quy trình theo cách phù hợp hơn với hệ thống đang dùng.

akaBot và các nền tảng RPA mạnh ở đâu, hết cữ ở chỗ nào

RPA có chỗ đứng rõ ràng trong doanh nghiệp. Khi quy trình ngắn, ít thay đổi và lặp lại mỗi ngày, robot có thể giúp giảm nhiều thao tác tay.

Ví dụ, bộ phận kế toán nhập dữ liệu từ vài mẫu biểu cố định vào phần mềm nội bộ. Một robot có thể chạy đều mỗi ngày, giảm hàng giờ nhập liệu thủ công. Anh chị muốn xem cách một đội trong nước dựng hệ thống theo nghiệp vụ riêng thì tham khảo thêm viết phần mềm quản lý CRM, HRM, ERP theo yêu cầu.

akaBot là nền tảng RPA do FPT phát triển. Lợi thế của nền tảng này nằm ở đội hỗ trợ tại Việt Nam, tài liệu tiếng Việt và kinh nghiệm triển khai cho nhiều doanh nghiệp trong nước, gồm cả ngân hàng, bán lẻ. Trên thị trường quốc tế, anh chị cũng sẽ gặp các tên tuổi như UiPath hay Automation Anywhere.

Điểm mạnh của các nền tảng này là có sẵn bộ công cụ để dựng robot cho quy trình rõ ràng. Tuy nhiên, giới hạn xuất hiện khi doanh nghiệp phải thay đổi liên tục.

Robot RPA thường mô phỏng thao tác của nhân viên trên màn hình. Nếu phần mềm kế toán đổi vị trí nút bấm sau một lần cập nhật, robot có thể ngừng chạy. Thực tế ở nhiều công ty, người phát hiện lỗi đầu tiên thường là kế toán vào sáng thứ hai, khi cần xử lý báo cáo sau cuối tuần.

Lúc đó, chi phí không nằm ở vài phút sửa lỗi. Một người vận hành mất 4 giờ kiểm tra, kỹ thuật mất thêm 6 giờ chỉnh kịch bản, doanh nghiệp đã mất khoảng 10 giờ làm việc cho một thay đổi nhỏ.

Ba cách tự động hoá thường gặp

Khi doanh nghiệp cần xử lý nhiều phòng ban, nhiều dữ liệu và thay đổi thường xuyên, phần mềm riêng có cổng kết nối thường phù hợp hơn. Cách này giúp hệ thống giao tiếp trực tiếp thay vì phụ thuộc vào thao tác trên màn hình.

Với các quy trình chăm sóc khách hàng, bán hàng hoặc marketing automation, doanh nghiệp thường cần hệ thống linh hoạt hơn để điều chỉnh theo hoạt động thực tế.

Khi nào nên xài RPA như miếng vá tạm, khi nào nên làm phần mềm riêng

RPA hợp với doanh nghiệp đang có một điểm nghẽn rõ ràng và cần xử lý nhanh. Ví dụ, phần mềm cũ chưa thể thay ngay, nhưng bộ phận kế toán phải nhập lại vài trăm dòng dữ liệu mỗi tuần.

Trong trường hợp này, RPA có thể giúp anh chị tiết kiệm thời gian trong vài tháng hoặc một mùa cao điểm. Tuy nhiên, anh chị cần xem nó như một lớp hỗ trợ tạm thời.

Dấu hiệu doanh nghiệp vẫn nên tiếp tục dùng RPA

RPA thường phù hợp khi quy trình ngắn, ít thay đổi và phần mềm cũ chỉ còn dùng thêm một thời gian. Một vài mốc anh chị có thể tự kiểm tra:

• Mỗi quý chỉ phải sửa kịch bản một lần hoặc ít hơn.
• Chỉ cần một người trực theo dõi, xử lý lỗi phát sinh.
• Có dưới ba quy trình đang chạy bằng RPA và các bước xử lý khá ổn định.
• Nhà cung cấp phần mềm cũ vẫn cam kết hỗ trợ trong một đến hai năm tới.
• Dữ liệu chưa cần chạy qua nhiều màn hình khác nhau để hoàn thành công việc.

Ví dụ, doanh nghiệp chuẩn bị thay phần mềm quản lý kho trong năm sau. Viết một phần mềm riêng ngay lúc này có thể chưa hợp lý. Một kịch bản RPA chạy vài tuần để qua mùa bán hàng cao điểm sẽ phù hợp hơn.

Dấu hiệu nên chuyển sang phần mềm tự động hoá viết riêng

Anh chị nên tính đến phần mềm riêng khi việc vá lỗi bắt đầu chiếm nhiều công sức hơn phần việc được tiết kiệm. Có công ty dịch vụ 60 nhân sự từng bắt đầu với hai robot nhập liệu.

Sau 14 tháng, công ty này có 11 kịch bản chạy song song. Mỗi quý phải sửa bốn lần vì phần mềm thay đổi giao diện. Người dựng kịch bản ban đầu nghỉ việc, người mới mất nhiều ngày mới hiểu cách hoạt động.

Mỗi lần lỗi, một nhân sự phải ngồi kiểm tra khoảng ba giờ. Một tháng có hai lần lỗi là mất sáu giờ, tương đương gần một ngày làm việc. Nếu tính chi phí nhân sự 200.000 đồng mỗi giờ, doanh nghiệp mất khoảng 1,2 triệu đồng mỗi tháng chỉ để xử lý lỗi.

Khi quy trình đã thành hoạt động lâu dài, anh chị nên cân nhắc viết phần mềm theo yêu cầu có cổng kết nối thật. Dữ liệu sẽ đi trực tiếp giữa các hệ thống thay vì phải bắt chước thao tác trên màn hình.

MONA thường thấy doanh nghiệp gặp vấn đề khi có quá nhiều lớp vá nối tiếp nhau. Anh chị có thể xem thêm dấu hiệu tại bài khi nào nên dừng tuyến tự động hoá hoặc tìm hiểu giải pháp CRM cho doanh nghiệp B2B khi cần quản lý quy trình bán hàng lâu dài.

Anh chị nên bắt đầu từ đâu để hết phải vá kịch bản

Anh chị nhìn lại cái giá phải trả: chỉ 3% doanh nghiệp mở rộng nổi lên từ 50 robot trở lên, hơn 17 giờ mỗi tuần đổ vào bảo trì trên 41,1 giờ, và công ty phân phối 120 nhân sự với 4.000 hoá đơn tháng phát hiện số lệch sáng thứ hai sau bản cập nhật cuối tháng.

Anh chị đã bỏ công tìm hiểu RPA, dựng thử kịch bản, trả tiền bản quyền nền tảng, và việc đó đáng trọng vì anh chị đã chủ động tìm cách giảm việc tay chân cho công ty thay vì chờ vấn đề xảy ra rồi mới xử lý.

Nhiều chủ doanh nghiệp thử thuê thêm kỹ thuật ngồi sửa kịch bản, mua gói hỗ trợ cao hơn của nhà cung cấp nền tảng hoặc khoá phần mềm cũ tự cập nhật, nhưng mỗi cách vẫn quay về vạch xuất phát vì robot cần được chỉnh lại khi quy trình hoặc phần mềm bên ngoài thay đổi.

MONA làm phần mềm viết riêng cho quy trình, đi thẳng vào dữ liệu qua cổng kết nối nên giao diện đổi vẫn chạy, xác định ai trực khi hệ thống đứng lúc nửa đêm, ai chịu trách nhiệm khi bên thứ ba đổi cách trả dữ liệu và dữ liệu nằm ở đâu trong phần mềm theo yêu cầu.

Anh chị gọi 1900 636 648 để nói cụ thể quy trình đang chạy robot hiện tại, tụi em sẽ cùng anh chị tính thử phần nào nên sửa cách vận hành và hiểu rõ RPA là gì trước khi chọn hướng tự động hoá phù hợp cho công ty.

Câu hỏi thường gặp về RPA

RPA là viết tắt của từ gì?

RPA là viết tắt của Robotic Process Automation, tức tự động hoá quy trình bằng robot phần mềm. Robot này làm các thao tác lặp lại trên máy tính theo kịch bản đã lập sẵn. Anh chị có thể hình dung như một nhân viên nhập liệu làm đúng từng bước mỗi ngày.

RPA khác AI ở chỗ nào?

RPA và AI khác nhau ở cách xử lý công việc. RPA chủ yếu bắt chước thao tác trên màn hình như mở phần mềm, nhập dữ liệu, sao chép thông tin theo kịch bản có sẵn. AI có thể phân tích dữ liệu, hiểu nội dung và tạo ra kết quả dựa trên mô hình học được.

akaBot là gì và của công ty nào?

akaBot là nền tảng RPA của FPT, do người Việt phát triển. Nền tảng này có đội ngũ hỗ trợ trong nước, phù hợp với nhiều doanh nghiệp cần tự động hoá các quy trình lặp lại. Anh chị nên xem kỹ quy trình cần làm trước khi chọn công cụ.

Chi phí triển khai RPA khoảng bao nhiêu và tính theo cái gì?

Chi phí triển khai RPA thường được tính theo số robot sử dụng, chi phí dựng kịch bản và phí bảo trì hằng năm. Tiền bản quyền tăng theo số lượng robot và phạm vi công việc cần chạy. Anh chị cần tính thêm thời gian sửa kịch bản khi phần mềm bên dưới thay đổi, vì đây là khoản dễ phát sinh sau khi triển khai.

Doanh nghiệp nhỏ có nên dùng RPA không?

Doanh nghiệp nhỏ nên dùng RPA khi có quy trình lặp lại, ổn định và tốn nhiều giờ xử lý thủ công. Anh chị có thể bắt đầu bằng việc tính số giờ nhân viên đang nhập liệu, đối chiếu hoặc chuyển dữ liệu mỗi tháng. Nếu một nhân sự mất 40 giờ mỗi tháng cho việc lặp lại, doanh nghiệp cần so chi phí đó với chi phí duy trì robot.

Khi nào nên bỏ RPA để làm phần mềm riêng?

Anh chị nên chuyển từ RPA sang phần mềm riêng khi quy trình đã trở thành phần quan trọng trong cách công ty vận hành. RPA là gì sẽ dễ hiểu hơn khi nhìn vào điểm này: robot làm theo kịch bản có sẵn, còn phần mềm riêng có thể kết nối trực tiếp với hệ thống và thay đổi theo nhu cầu doanh nghiệp. Mỗi lần giao diện phần mềm đổi, RPA thường cần sửa lại kịch bản, nên doanh nghiệp nên cân nhắc làm hệ thống riêng khi chi phí bảo trì tăng cao.