Quy trình 5S là gì? Thực hiện như thế nào để thành công?

5S là một phương pháp làm việc đến từ Nhật Bản. Mô hình này sẽ giúp doanh nghiệp quản lý và sắp xếp môi trường làm việc khoa học, chuyên nghiệp hơn để có kết quả làm việc offline và online hiệu quả nhất có thể. Mô hình 5S bao gồm: Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc và Sẵn sàng. Quy trình này sẽ đảm bảo sức khỏe của nhân viên, tinh thần làm việc thúc đẩy chất lượng kinh doanh đạt hiệu quả tốt nhất. Cùng Mona Media tìm hiểu về quy trình 5S là gì và cách thực hiện quy trình 5S chi tiết ở nội dung bên dưới nhé!

Quy trình 5S là gì?

Nhật Bản là một trong những nơi có môi trường công việc chuyên nghiệp. Ý thức trách nhiệm của người Nhật trong công việc rất cao. Quy trình 5S của Nhật Bản đã phát triển một hệ thống tổ chức làm việc vô cùng an toàn và hiệu quả. Quy trình 5S xuất phát từ năm từ trong tiếng Nhật được dịch ra tiếng Anh và tiếng Việt như sau:

• 整理: Seiri, có nghĩa là Sàng lọc các vật dụng cần thiết và không cần thiết trong khu vực làm việc.
• 整頓: Seiton, có nghĩa là Sắp xếp không gian lưu trữ.
• 清掃: Seiso, có nghĩa là Sạch sẽ. Thường xuyên kiểm tra khu vực làm việc.
• 清潔: Seiketsu, có nghĩa là Săn sóc (quy trình làm việc phải đạt tiêu chuẩn).
• 躾: Shitsuke, có nghĩa là Sẵn sàng. Sẵn sàng cho mọi trách nhiệm, chu trình và theo dõi tiến độ công việc liên tục.

Cùng đi vào từng S cụ thể của 5S bạn sẽ hiểu rõ hơn về quy trình này.

Seiri (整理) Sàng lọc

Quy trình 5S đầu tiên của người Nhật là 整理. Ở bước này họ sẽ đặt ra các câu hỏi về mục đích của món đồ là gì, lần cuối sử dụng món đồ đó là khi nào hoặc tần suất sử dụng món đồ… Từ những câu hỏi này họ sẽ biết giá trị sử dụng của món đồ để sàng lọc, sắp xếp hoặc loại bỏ. Sau khi đã sàng lọc các đồ vật, vật liệu sẽ được chuyển đến các bộ phận tái chế hoặc loại bỏ theo chức năng của món đồ đó.

Seiton (整頓) Sắp xếp Tổ chức sắp xếp không gian lưu trữ

Doanh nghiệp sẽ có một tổ đội chuyên tổ chức sắp xếp không gian lưu trữ cho đồ vật, vật liệu… Các câu hỏi như khi nào cần dùng đến đồ vật này, những ai cần dùng? Hoặc họ sẽ phân vật liệu theo nhóm và chứa đồ ngăn nắp. Khi cần đến sẽ lấy dụng cụ, vật liệu một cách nhanh chóng.

Seiso (清掃) Sạch sẽ

Sạch sẽ là một quy trình quan trọng trong quy trình 5S đến từ Nhật Bản. Trong quá trình làm việc và khi quá trình làm việc kết thúc thì không gian làm việc cho đến máy móc và vật dụng đều sẽ được làm sạch ở mức độ tốt nhất.

Seiketsu (清潔) Săn sóc

Một checklist 5S hàng ngày sẽ được hình thành để đảm bảo quy trình này được diễn ra đều đặn và thường xuyên như một thói quen. Những quy chuẩn và trách nhiệm cụ thể sẽ được hình thành để đảm bảo mô hình 5S luôn được vận hành.

Shitsuke (躾) Sẵn sàng

Từ cấp quản lý cho đến nhân viên đều luôn sẵn sàng, tích cực để thực hiện quy trình 5S.

Nguồn gốc hình thành quy trình 5S

Quy trình 5S được sáng tạo vào khoảng đầu và giữa thế kỷ 20 bởi hệ thống Sản xuất Toyota (TPS). Mô hình 5S còn biết đến với tên gọi khác là Lean manufacturing, có nghĩa là sản xuất tinh gọn. Sự ra đời của mô hình này nhằm mục đích tăng giá trị sản xuất và loại bỏ những phần không cần thiết trong quy trình sản xuất của Toyota. Hệ thống sản xuất Toyota xem mô hình này như một nền tảng để hoạt động và vận hành. Với nền tảng này Toyota loại bỏ được những sai sót, hạn chế tai nạn và phát triển quy trình sản xuất như mong muốn.

Lợi ích của 5S mang lại cho doanh nghiệp

Quy trình 5S mang lại cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích. Chẳng hạn như:

• Dễ dàng quản lý thời gian bằng việc loại bỏ và sắp xếp dụng cụ khoa học. Người lao động sẽ tốn ít thời gian hơn trong việc tìm kiếm đồ dùng, vật dụng, máy móc cần thiết. Thời gian còn lại sẽ dành cho việc tập trung nên công việc sẽ đạt hiệu quả cao hơn.
• An toàn trong lao động, giảm tỷ lệ thương tật khi mọi vật dụng đều được sắp xếp ngăn nắp, gọn gàng và dễ tìm kiếm. Người lao động sẽ không lãng phí thời gian và không bị cản trở bởi những thiệt bị thừa trong không gian làm việc của mình.
• Tăng tuổi thọ cho các thiết bị không được sử dụng. Thay vì vứt bỏ lung tung chúng sẽ được sang lọc để lưu trữ trong không gian cụ thể. Những đồ vật, dụng cụ, máy móc này sẽ được vệ sinh sạch sẽ, kiểm tra thường xuyên và đúng cách nên tăng độ bền rất cao.
• Tìm kiếm thiết bị nhanh chóng. Thời gian tìm kiếm thiết bị sẽ nhanh chóng trong các không gian lưu trữ. Đặc biệt là có thể sử dụng ngay sau khi tìm kiếm vì chúng được bảo quản và bảo dưỡng chuyên nghiệp.

Cách triển khai quy trình 5S trong doanh nghiệp

Quy trình 5S cần có sự phối hợp chuyên nghiệp của quy trình đào tạo, phối hợp thực hiện từ quản lý cho đến nhân viên. Để triển khai quy trình 5S thành công nên có những yếu tố cơ bản như:

Đào tạo quy trình 5S

Cần phải đào tạo quy trình 5S với môi trường chuyên nghiệp và có thực hành trực quan. Điều này sẽ giúp cho nhân viên hiểu được tầm quan trọng của quy trình 5S. Họ cần được biết lợi ích mà quy trình này mang lại trong quá trình làm việc. Đặc biệt là mỗi doanh nghiệp sẽ có những đặc thù khác nhau nên quy trình 5S sẽ có những quy trình thực hiện chuyên biệt. Cần đào tạo và đưa ra các phương án cụ thể để phù hợp với từng doanh nghiệp.

5S và các công cụ quản lý trực quan

Để quy trình 5S thực hiện thành công sẽ cần những công cụ quản lý trực quan và ứng dụng quản lý kho… Chẳng hạn như cần tủ và kệ cùng với nhãn, bảng thông tin để lưu trữ các thông tin về vật dụng, thiết bị cất giữ. Các công cụ quản lý trực quan này ảnh hưởng rất nhiều đến kỹ thuật sắp xếp và tìm kiếm thiết bị. Đặc biệt, thông qua việc quản lý trực quan, khoa học này cũng giúp cho thiết bị được bảo dưỡng, bảo quản để đảm bảo khả năng vận hành tốt nhất khi cần dùng đến. Tham khảo: Dịch vụ lập trình phần mềm giúp quản lý thiết bị trường học

Phối hợp để thực hiện quy trình 5S

Quản lý của lãnh đạo và sự tham gia của nhân viên cần được gắn kết để quy trình diễn ra liên hoàn. Ngoài ra, cần lập một đội ngũ chuyên về kiểm tra, đánh dấu và lưu trữ để vật dụng, sản phẩm, công cụ, vật liệu… được cất trữ và tìm kiếm khoa học nhất. Quy trình 5S không phải ứng dụng là có thể thành công ngay. Quy trình này sẽ có nhiều vấn đề phát sinh khi sàng lọc và sắp xếp. Nếu quy trình này làm việc không chuyên nghiệp thậm chí còn dẫn đến một mớ hỗn độn trầm trọng hơn. Quy trình này cần được thực hiện lặp đi lặp lại để tạo thành một nghiệp vụ. Vì vật, trong quy trình thực hiện quy trình 5S, bản thân của mỗi người thực hiện cũng phải có tinh thần và trách nhiệm cao cho những công việc này của mình. Để hiệu quả cao thì quản lý phải đào tạo và cập nhật kỹ năng thường xuyên cho nhân viên. Trong quá trình thực hiện cũng cần đánh giá tiến độ công việc và có mục tiêu đo lường cụ thể. Quy trình 5S sẽ tốn nhiều thời gian và nhân lực cũng như chi phí. Do vậy nhiều lãnh đạo công ty đang cân nhắc để bỏ ra chi phí đầu tư ban đầu hay không. Theo các chuyên gia thì mô hình này sẽ mang đến một quy trình sản xuất và vận hành doanh nghiệp chuyên nghiệp đạt hiệu quả công việc cao. Môi trường làm việc chuyên nghiệp sẽ thu hút được nhân tài tốt hơn. Quy trình làm việc chuyên nghiệp cũng sẽ giúp cho năng suất sản xuất được đẩy mạnh hơn. Quy trình 5S này cũng nổi tiếng đến mức từ tiêu chuẩn trong sản xuất đã trở thành quy chuẩn của cá nhân trong nghiệp vụ văn phòng, kinh doanh và quản lý. Hy vọng bạn có thể áp dụng tốt nhất quy trình này cho doanh nghiệp của mình. Có thể bạn quan tâm: Mô hình SCRUM lập kế hoạch hiệu quả cho doanh nghiệp