Phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ: 9 tính năng đáng tiền

Tóm nhanh: Phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ gom toàn bộ vận hành về một chỗ: học viên, điểm danh, học phí, lead tư vấn và thi thử online. Phần mềm thay Excel rời rạc cùng Zalo cá nhân, giúp giám đốc xem số liệu tức thời, giáo vụ bớt hẳn việc tay.

Nhiều anh chị mở trung tâm vì giỏi chuyên môn, rồi mắc kẹt trong sổ sách. Bài viết này chỉ rõ trung tâm đang mất bao nhiêu giờ công cho cách làm thủ công. Tiếp đó là 9 tính năng đáng tiền cần soi kỹ khi chọn phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ. Cuối bài là hướng chọn giữa bản đóng gói và bản may đo.

Vận hành bằng Excel và Zalo cá nhân đang âm thầm ăn mòn lợi nhuận

Trung tâm càng đông học viên, cách quản lý thủ công càng tốn tiền. Chi phí này không hiện trên sổ, nó nằm trong giờ công của giáo vụ, giáo viên và chính anh chị.

Số hóa khâu thi cử không phải trào lưu ngắn hạn: công nghệ giáo dục EdTech là chủ đề đầu tư trọng điểm được Ngân hàng Thế giới theo dõi trên toàn cầu, còn Harvard Business Review dành riêng chuyên mục cho giáo dục và đào tạo. Đơn vị đi trước ở khâu này là đi cùng xu hướng lớn, không phải thử nghiệm một mình.

Điểm danh tay rồi gõ lại Excel. Giáo viên tích vào sổ giấy, cuối buổi giáo vụ gõ lại vào file. Trung tâm chừng 15 lớp, mỗi ngày mất khoảng 30 phút nhập liệu, tức 12 đến 15 giờ mỗi tháng. Buổi học bù, buổi bảo lưu ghi lệch một dòng là phụ huynh thắc mắc, giáo vụ ngồi dò lại từ đầu.

Học phí ghi sổ, nhắc đóng bằng miệng. Cuối tháng, giáo vụ dò từng học viên xem ai sắp hết phí, rồi nhắn tay từng phụ huynh qua Zalo cá nhân. Việc này ngốn thêm chừng 8 đến 10 giờ mỗi tháng. Chỉ cần sót 2, 3 học viên nợ phí, trung tâm mất vài triệu đồng mỗi tháng mà không ai nhận ra.

Lead tư vấn trôi mất. Tin nhắn fanpage, Zalo, cuộc gọi hotline nằm rải rác trong máy từng tư vấn viên. Không ai biết tuần này có bao nhiêu người hỏi khóa mới, ai đã được gọi lại. Lead bị bỏ quên quá một ngày gần như nguội hẳn. Tư vấn viên nghỉ việc là mang theo luôn danh sách khách trong Zalo cá nhân.

Giáo viên chấm tay, vào điểm tay. Chấm bài giấy, cộng điểm, gõ từng cột vào file điểm chung. Mỗi giáo viên mất 4 đến 6 giờ mỗi tháng chỉ cho khâu nhập liệu, thay vì soạn bài.

Phụ huynh hỏi tiến độ, trung tâm không có gì để đưa. Phụ huynh nhắn hỏi tình hình học của con. Giáo vụ phải đi hỏi giáo viên, lục sổ điểm, rồi trả lời từng người một. Không có báo cáo rõ ràng, phụ huynh khó thấy con tiến bộ, tới kỳ tái tục sẽ chần chừ.

Cộng sơ các khoản trên, một trung tâm quy mô vừa đốt 40 đến 60 giờ công mỗi tháng cho việc mà máy làm được. Số giờ đó gần bằng một nhân sự bán thời gian. Đây chính là khoản đầu tiên mà phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ giúp anh chị lấy lại.

9 tính năng đáng tiền của phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ

Một phần mềm quản lý trung tâm tiếng Anh, tiếng Nhật hay tiếng Trung đáng đầu tư phải xử lý đủ 9 nhóm việc dưới đây. Anh chị nên cầm danh sách này đi hỏi từng đơn vị chào hàng, thiếu nhóm nào thì cân nhắc kỹ nhóm đó.

1. Quản lý học viên, lớp học và khóa học

Đây là phần lõi của mọi phần mềm quản lý học viên. Toàn bộ hồ sơ nằm ở một nơi: thông tin liên hệ, lịch sử học, lớp đang theo, số buổi còn lại. Xếp lớp, đổi lịch, chuyển lớp hay bảo lưu chỉ còn vài cú nhấp, không phải sửa chéo ba bốn file Excel.

2. Điểm danh kèm thông báo Zalo tự động

Giáo viên mở điện thoại, điểm danh cả lớp trong 30 giây. Hệ thống tự trừ buổi vào hồ sơ và tự gửi thông báo Zalo cho phụ huynh khi con vắng học. Giáo vụ khỏi gõ lại bất cứ thứ gì.

3. Quản lý học phí và nhắc đóng tự động

Phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ đáng tiền phải tự tính học phí theo khóa, theo buổi hoặc theo tháng, kể cả học bù. Sắp tới hạn, hệ thống tự gửi tin nhắc đóng cho phụ huynh. Giám đốc thấy ngay ai đang nợ phí, tổng bao nhiêu tiền mỗi tháng.

4. Quản lý lead tư vấn tuyển sinh

Mọi lead từ fanpage, Zalo OA, website và hotline đổ về một bảng chung. Mỗi lead có lịch sử tư vấn, người phụ trách và lịch hẹn gọi lại, không còn cảnh khách nằm quên trong máy cá nhân. Trung tâm chạy quảng cáo nên nối thêm hệ AI trả lời tin nhắn tự động và quản lý lead để bắt trọn khách hỏi lúc nửa đêm.

5. Giao bài tập và thi thử online đúng format chứng chỉ

Trung tâm ngoại ngữ khác chỗ dạy kỹ năng thường ở một điểm: học viên học để đi thi. Vì vậy hệ thống phải cho giáo viên giao bài tập online và tổ chức thi thử đúng cấu trúc IELTS, TOEIC hay HSK, có tự chấm và tính điểm. Nhiều trung tâm còn cần riêng một website thi thử IELTS chuẩn format bài thi thật để học viên luyện đề như thi thật.

Anh chị có thể vào làm thử một đề tại demo đang chạy ở thithu.mona.media. Học viên làm bài có đồng hồ đếm giờ, hệ thống tự chấm Listening và Reading rồi quy ra band điểm. Đây là công cụ giữ chân học viên rất mạnh mà đa số phần mềm đóng gói không có.

6. Chấm điểm và báo cáo tiến bộ gửi phụ huynh

Giáo viên vào điểm một lần, hệ thống tự dựng biểu đồ tiến bộ theo kỹ năng. Tới kỳ, trung tâm gửi báo cáo qua Zalo cho từng phụ huynh. Phụ huynh nhìn thấy con tiến bộ bằng số liệu sẽ dễ đóng tiếp khóa sau.

7. Phân quyền theo vai trò

Giáo vụ, giáo viên, kế toán, tư vấn viên, mỗi người chỉ thấy đúng phần việc của mình. Kế toán không sửa được điểm, giáo viên không xem được doanh thu. Nhân viên nghỉ việc, anh chị khóa tài khoản là toàn bộ dữ liệu ở lại trung tâm.

8. Báo cáo doanh thu theo thời gian thực

Doanh thu theo tháng, theo khóa học, theo từng cơ sở hiện ngay trên màn hình. Kèm theo đó là tỉ lệ tái tục, tỉ lệ lead chốt, công nợ học phí. Đây là nơi phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ chứng minh giá trị với giám đốc: quyết định bằng số liệu thay vì cảm giác.

9. Tích hợp phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ với công cụ sẵn có

Phần mềm cần nối được với CRM, Zalo OA, cổng thanh toán và hóa đơn điện tử. Một hệ thống đóng kín, không tích hợp được gì, sớm muộn cũng thành ốc đảo dữ liệu.

Chọn phần mềm đóng gói hay đặt may đo theo quy trình riêng

Không có lựa chọn đúng cho mọi trung tâm, chỉ có lựa chọn hợp với giai đoạn của anh chị. Hai hướng có ưu nhược rất rõ, nên đặt lên bàn cân trước khi xuống tiền.

Phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ đóng gói rẻ và triển khai nhanh, trả phí theo tháng, dùng được gần như ngay. Đổi lại, trung tâm phải chạy theo quy trình của phần mềm. Chính sách học phí kiểu riêng, lộ trình đặc thù hay mô hình nhiều cơ sở thường bị ép vào khuôn có sẵn.

Phần mềm may đo được viết theo quy trình trung tâm đang chạy, từ cách tính phí tới mẫu báo cáo gửi phụ huynh. Cần thêm module gì thì đắp thêm module đó. Ví dụ, gắn thẳng hệ thống luyện đề và thi thử chứng chỉ cho học viên vào phần quản lý lớp. Chi phí ban đầu cao hơn, nhưng phần mềm là tài sản riêng và lớn cùng trung tâm.

Nếu đi hướng may đo, anh chị tham khảo MONA Software, đơn vị viết phần mềm theo yêu cầu từ 2016. Tụi em hiện có 200+ nhân sự, đã bàn giao 14.000+ dự án, 85% khách quay lại. Riêng mảng giáo dục, tụi em có sẵn MONA EduCenter cho vận hành trung tâm và MONA LMS cho dạy online. May đo vì vậy không phải làm lại từ con số không.

Câu hỏi thường gặp về phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ

Ba câu dưới đây là điều giám đốc trung tâm hỏi tụi em nhiều khi bắt đầu tìm hiểu.

Giá phần mềm quản lý trung tâm tính như thế nào?

Bản đóng gói của phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ thu phí theo tháng, thường vài trăm nghìn tới vài triệu đồng mỗi tháng. Bản may đo tính theo phạm vi tính năng, trả theo giai đoạn bàn giao. MONA báo giá minh bạch ngay từ đầu và commit đúng giá đã ký, không phát sinh giữa chừng.

Triển khai phần mềm mất bao lâu?

Bản đóng gói cần khoảng 1 đến 2 tuần để nhập dữ liệu học viên và hướng dẫn đội ngũ sử dụng. Bản may đo thường mất 1 đến 3 tháng tùy phạm vi, chia giai đoạn để trung tâm dùng phần lõi trước. Anh chị nên yêu cầu lộ trình bàn giao rõ ràng ngay trong hợp đồng.

Dữ liệu học viên có an toàn không?

An toàn nếu phần mềm có phân quyền chặt, sao lưu định kỳ và server đặt đúng chuẩn. Với bản may đo, dữ liệu nằm trên hệ thống thuộc quyền sở hữu của trung tâm, không phụ thuộc bên thứ ba. Trước khi ký, anh chị hãy hỏi rõ cơ chế backup và điều khoản bàn giao dữ liệu khi ngưng hợp tác.

Lời kết

Chọn đúng phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ, anh chị lấy lại 40 đến 60 giờ công mỗi tháng. Học phí hết thất thoát, lead tuyển sinh không còn trôi. Danh sách 9 tính năng ở trên là thước đo để soi mọi báo giá đang nằm trên bàn. Nếu muốn đi nhanh hơn, để MONA nghe quy trình của trung tâm rồi tư vấn cấu hình phù hợp, miễn phí buổi đầu. Anh chị đặt lịch tư vấn ngay tại đây hoặc gọi hotline 1900 636 648, tụi em trực cả cuối tuần.

Đọc thêm: chọn hệ thống thi trực tuyến cho trung tâm và vì sao học viên cần luyện thi IELTS trên máy tính. Tháng tới, giáo vụ của anh chị vẫn gõ Excel, hay đã xem báo cáo tự chạy trên phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ của riêng mình?