Cách Viết Email Chuyên Nghiệp, Đơn Giản Ai Cũng Làm Được, Chi Tiết Từ A-Z

Trong buổi buổi công nghệ thông tin như hiện nay, email chính là một trong những phương tiện trao đổi thông tin trực tuyến thường xuyên nhất được nhiều cá nhân, doanh nghiệp sử dụng. Do đó làm cách nào để có thể tạo một email chuyên nghiệp, đầy đủ nội dung mà không gặp phải các lỗi thông thường? Trong bài viết này, Mona Media sẽ bật mí cho bạn những cách viết email chuyên nghiệp với các bước đơn giản nhưng cực kỳ hữu ích.

Email là gì?

Email (Electronic Mail) là một hình thức trao đổi thông tin trực tuyến thông qua mạng internet giữa các thiết bị điện tử như điện thoại di động hoặc laptop. Người dùng có thể gửi và nhận email bất kỳ lúc nào miễn là có kết nối mạng Internet ổn định. Hiện nay, email đang được sử dụng rộng rãi và còn được xem là một trong những công cụ quan trọng, không thể thiếu trong công việc và học tập.

->Xem thêm: Content Là Gì? Kiến Thức Và Cách Xây Dựng Content Cuốn Hút, Hấp Dẫn

Cách viết email

Cách viết email trên máy tính

• Bước 1: Mở Gmail trên máy tính và đăng nhập vào tài khoản Gmail của bạn
• Bước 2: Nhấn vào mục soạn thư
• Bước 3: Điền đầy đủ các thông tin cần thiết như địa chỉ email người nhận, chủ đề mail, soạn nội dung mail. Bạn có thể chỉnh định dạng đoạn văn bản bằng thanh công cụ ở phía dưới cùng.

Lưu ý: Để gửi nhiều email cho nhiều người nhận cùng lúc, bạn có thể sử dụng chức năng “CC” bằng cách nhấp chuột vào chữ CC hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+Shift+C. Nếu muốn gửi theo định dạng BCC, bạn chỉ cần nhấp chuột vào chữ BCC hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+Shift+B.

• Bước 4: Nếu bạn muốn gửi thêm tệp tin hoặc đính kèm hình ảnh thì hãy chọn biểu tượng “ghim bấm” hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+K.
• Bước 5: Khi bạn đã hoàn tất việc soạn email, chỉ cần nhấn nút Gửi hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+Enter là email sẽ tự động được gửi đi.

Cách viết email trên điện thoại

• Bước 1: Đăng nhập tài khoản Gmail trên điện thoại của bạn
• Bước 2: Tìm và nhấp vào biểu tượng “Soạn email” hoặc “Tạo email mới” trong giao diện ứng dụng email.
• Bước 3: Nhập các thông tin cần thiết như địa chỉ email người nhận, tiêu đề email và nội dung email. Ở bước này, nếu bạn muốn đính kèm thêm tệp hay hình ảnh thì nhấp vào biểu tượng hình “Ghim bấm”
• Bước 4: Sau khi kiểm tra đầy đủ thông tin bạn chỉ cần bấm nút gửi là email sẽ được gửi đi.

Lưu ý:
Để gửi email cho nhiều người cùng một lúc, bạn có thể sử dụng chức năng CC hoặc BCC.

• Người nhận CC: Khi sử dụng chức năng CC, người nhận có thể thấy được danh sách những ai cùng nhận email với nội dung tương tự.
• Người nhận BCC: Khi sử dụng chế độ Bcc (Blind Carbon Copy) người nhận chỉ nhìn thấy riêng mình là người nhận thư và sẽ không biết được danh sách những ai nhận thư chung với mình. Để sử dụng chế độ Bcc, chỉ cần nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + B trong quá trình gửi email.

->Xem thêm: Brief là gì? 7 Yếu tố tạo ra bản brief “chuẩn không cần chỉnh”

Các bước viết email

Đặt tiêu đề

Tiêu đề email là một câu ngắn gọn mô tả nội dung chính hoặc mục đích của email. Tiêu đề email thường được đặt ở phần đầu của email và có tác dụng hấp dẫn, lôi cuốn người nhận. Một tiêu đề email tốt thường bao gồm các tiêu chí như ngắn gọn, rõ ràng, không được viết tắt và phải tóm tắt được nội dung chính của email để thu hút sự quan tâm của người nhận.

Đính kèm tệp

Đây được xem là một phần rất quan trọng trong việc gửi email. Khi đính kèm tệp, bạn có thể gửi các loại tệp tin như văn bản, hình ảnh, âm thanh, video, tài liệu PDF, bảng tính, và nhiều định dạng khác. Người nhận email có thể tải xuống và truy cập vào các tệp đính kèm để xem, chỉnh sửa hoặc lưu trữ chúng. Đính kèm tệp trong email là một cách phổ biến và thuận tiện để chia sẻ thông tin và tài liệu trong công việc.

Viết nội dung email

Tùy thời điểm phát sinh công việc sẽ có cách viết email khác nhau. Nhưng chung quy lại thì nội dung email phải được viết ngắn gọn, súc tích, đi thẳng vào vấn đề, tránh viết lan man, dài dòng gây khó hiểu cho người đọc.

Thế nào là nội dung email chuẩn?

Một email chuẩn cần phải có các phần thông tin như sau:

Lời chào: Tùy thuộc vào ngữ cảnh, bạn có thể sử dụng các cách chào sau:

• Xin chào anh/chị,
• Kính chào anh/chị,
• Hi (tên người nhận),

Nội dung email: Sử dụng gạch đầu dòng hoặc câu văn ngắn, xúc tích để phân chia các ý chính. Nếu cần hãy xuống dòng để tách các nội dung khác nhau trong cùng một email, giúp người đọc dễ dàng theo dõi.

Lời cảm ơn: Có thể sử dụng các mẫu câu sau để tỏ lòng biết ơn:

• Cảm ơn anh/chị đã dành thời gian quý báu để đọc email này.
• Mong rằng những vấn đề tôi đã đề cập ở trên được hiểu rõ. Nếu có bất kỳ câu hỏi nào hoặc cần trợ giúp, hãy trả lời email này của tôi một cách thoải mái.
• Mong anh/chị nhận được email này và sẵn sàng phản hồi chúng tôi trong thời gian sớm nhất có thể.

Việc sắp xếp bố cục email một cách rõ ràng sẽ giúp cho email của bạn trở nên dễ đọc hơn và hiệu quả hơn trong quá trình truyền đạt thông tin.

Kiểm tra lại toàn bộ nội dung và file đính kèm

Trong quá trình gửi email, việc kiểm tra số lượng file đính kèm là rất quan trọng. Bạn phải đảm bảo rằng bạn đã đính kèm đúng file trước khi gửi và tên file nên được đặt tên trùng với tên tài liệu, giúp người nhận có thể dễ dàng tìm kiếm và lưu trữ. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể sử dụng các công cụ như Word, Excel, Paint để làm nổi bật những phần quan trọng trong email, nhằm thu hút sự chú ý của người đọc.

->Xem thêm: Product Marketing là gì? Cách tiếp thị sản phẩm hiệu quả

Nhập địa chỉ email người nhận

Để có thể gửi đúng người cần nhận thì ở bước này bạn cần phải đảm bảo nhập đúng địa chỉ email của người mà bạn muốn truyền đạt thông tin. Ở bước này, bạn cần phải đảm bảo nội dung email thật chính xác và hoàn hảo, sau đó mới tới nhập địa chỉ người nhận để tránh trường hợp việc bạn chưa viết mail xong mà lỡ tay bấm gửi thì rất khó để cứu vãn.

Tạo chữ ký ở cuối mail

Về mặt thực tế, sự tin tưởng và mức độ uy tín của người nhận sẽ tăng lên khi đọc một email có kết thúc bằng chữ ký rõ ràng cụ thể. Bên cạnh đó, chữ ký cũng là một cách thể hiện sự lịch sự và tế nhị trong quá trình truyền đạt thông tin trực tuyến thông qua mạng internet.

Cấu trúc của chữ ký sẽ chuẩn bao gồm các thông tin sau:

• Lời cảm ơn
• Họ và tên đầy đủ của người gửi
• Chức vụ công việc hiện tại
• Số điện thoại liên lạc
• Địa chỉ email đang dùng
• Các hình thức liên hệ khác như Skype, Zalo, whatsapp,…

Để tạo chữ ký email chuyên nghiệp, bạn có thể sử dụng các yếu tố như phông chữ, màu sắc, kích cỡ và hình ảnh đính kèm. Tuy nhiên, hãy tạo chữ kỹ đơn giản và cẩn thận để đảm bảo tính chuyên nghiệp và chỉnh chu hơn.

Kiểm tra lại toàn bộ email một lần nữa

Một trong những bước không thể thiếu và cực kỳ quan trọng trong quá trình viết email đó chính là kiểm tra lại toàn bộ nội dung email một lần nữa trước khi gửi tới người nhận. Điều này sẽ đánh giá mức độ chuyên nghiệp và sự tỉ mỉ của bạn. Nếu một email chứa nhiều lỗi chính tả sẽ phản ánh sự thiếu tôn trọng đối với người nhận. Hoặc khi gửi mail với file đính kèm không chính xác cũng sẽ gây ra nhiều rắc rối không kém. Chính vì thế, bạn hãy kiểm tra lại toàn bộ email trước khi gửi để tránh những trường hợp không đáng có xảy ra.

->Xem thêm: Top 10 cách đặt tiêu đề Email Marketing hiệu quả chuyên nghiệp

Bí quyết giúp viết email chuyên nghiệp

Luôn luôn phải có tiêu đề email

Tiêu đề của một email có nhiệm vụ là tóm tắt nội dung chính để quyết định liệu người nhận có nên mở email để đọc ngay hay không. Việc đặt tiêu đề email sẽ giúp cho người nhận hiểu ngay vấn đề mà nội dung trong email muốn truyền đạt. Chính vì thế ở bước này, bạn cần phải thực hiện viết tiêu đề một cách cẩn thận và chỉnh chu, kể cả nội dung email.

Đưa ra vấn đề chính ở câu mở đầu

Việc sử dụng câu mở đầu để tóm tắt ngắn gọn mục đích và nội dung chính của email, giúp người nhận có cái nhìn tổng quan và hiểu rõ hơn về vấn đề mà bạn đang đề cập. Đây được xem là một trong những cách viết mail hiệu quả trong quá trình truyển đạt thông tin.

Không bắt đầu mail bằng những câu mơ hồ

Để người nhận email có thể hiểu hết vấn đề mà bạn đang đề cập thì hãy tránh bắt đầu email bằng những câu mơ hồ và lan man. Bạn cần phải sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, thông điệp dễ hiểu, ngắn gọn, súc tích vào thẳng vấn đề cần truyền đạt để tránh gây hiểu lầm cho người nhận.

Không sử dụng ký tự in hoa

Hạn chế việc sử dụng ký tự in hoa trong email. Bạn nên viết toàn bộ nội dung email bằng ký tự thường để tránh cho người nhận có cảm giác như đang bị la mắng hoặc thiếu tôn trọng.

Không viết tắt

Vì email thường có tính ngắn gọn, nhiều người có thói quen sử dụng từ viết tắt một cách tự nhiên. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng chỉ nên sử dụng từ viết tắt khi cả người gửi và người nhận đều hiểu ý nghĩa của chúng. Trong trường hợp không chắc chắn, bạn nên giải thích ý nghĩa của từ viết tắt hoặc viết đầy đủ và rõ ràng từng từ để đảm bảo người nhận hiểu đúng nội dung bạn muốn truyền đạt, tránh gây những hiểu lầm không đáng có trong quá trình trao đổi thông tin qua email.

Giữ cho email ngắn gọn

Email ngắn gọn sẽ giúp cho người nhận dễ dàng tiếp thu thông tin và tiết kiệm thời gian cho cả hai bên. Để tránh viết những nội dung dài dòng và lan man, bạn cần loại bỏ các thông tin không cần thiết, giữ cho email ngắn gọn, súc tích vào thẳng vấn đề và phải đảm bảo chứa đầy đủ những thông tin quan trọng mà bạn muốn truyền đạt.

->Xem thêm: Email Marketing là gì? Cách làm Email Marketing hiệu quả tốt nhất

Kèm theo lời thưa gửi và cảm ơn

Khi bắt đầu một email, một lời chào lịch sự và chân thành đóng vai trò rất quan trọng trong việc thể hiện sự tôn trọng và thái độ nghiêm túc của bạn đối với người nhận với nội dung email đã gửi. Đây được xem là bước đầu tiên để thiết lập một mối quan hệ tốt đẹp trong công việc.
Khi kết thúc email, việc sử dụng lời tạm biệt như “xin trân trọng cảm ơn,” “mong được hợp tác,” “mong hồi âm” là cách thể hiện sự trân trọng từ phía người nhận. Mặc dù chỉ là một câu nói nhỏ nhưng rất quan trọng trong việc thể hiện sự tính tế và tạo được ấn tượng tốt từ phía người nhận email.

Thêm chữ ký vào cuối email

Trong Gmail, bạn có thể sử dụng tính năng chân chữ ký và thiết lập để nó tự động xuất hiện ở cuối email bạn gửi. Điều này rất hữu ích vì khi người nhận nhận được email, họ muốn biết các thông tin liên hệ của người gửi như số điện thoại, skype hoặc địa chỉ để có thể liên lạc ngay với bạn khi cần.

Đúng giờ

Việc gửi email đúng giờ là một yếu tố quan trọng trong việc thể hiện sự tôn trọng và mức độ nghiêm trọng của bạn đối với các đối tác của mình. Việc gửi email phần nào có thể gây khó chịu cho người nhận. Chính vì vậy, để tránh tình trạng quên gửi email hoặc gửi ảnh hưởng đến công việc, bạn nên sử dụng tính năng hẹn giờ trong ứng dụng Gmail hoặc Outlook nhé.

Trên đây là những thông tin hữu ích về cách viết email chuyên nghiệp mà chúng tôi đã tổng hợp được. Hãy áp dụng ngay những bí quyết trên để tạo nên những email chất lượng của bạn nhé. Hãy thường xuyên truy cập và Mona Media để tham khảo thêm những bài viết bổ ích về SEO, Marketing và Website.

->Xem thêm: Marketing Online là gì? Cách xây dựng chiến lược Marketing Online hiệu quả