OKR brainstorming là gì? Cách thực hiện OKRs hiệu quả nhất

OKR brainstorming là phương pháp quản trị mục tiêu được nhiều doanh nghiệp ứng dụng hiện nay. Đây là phương pháp sử dụng khá đơn giản và mang lại nhiều lợi ích tích cực cho doanh nghiệp. Công cụ này giúp liên kết các hoạt động của các thành viên trong doanh nghiệp vì mục tiêu chung. Để hiểu hơn OKR brainstorming là gì, cách thực hiện như thế nào mời bạn đọc tham khảo những thông tin chi tiết trong bài viết dưới đây của Mona Media.

OKR brainstorming là gì?

OKR brainstorming là một quá trình sáng tạo, phát triển các mục tiêu và kết quả then chốt cho từng cá nhân, phòng ban hoặc tổ chức. OKR là cụm từ viết tắt của Objective Key Results nghĩa là một công cụ quản lý mục tiêu hiệu quả, giúp liên kết hoạt động của các thành viên trong một tổ chức với mục tiêu chung của nó. OKR brainstorming giúp bạn xác định những gì bạn muốn đạt được, làm thế nào để đo lường sự tiến bộ và cách thực hiện các hành động cần thiết để hoàn thành mục tiêu. Một số lợi ích của OKR brainstorming là:

• Tạo ra nhiều ý tưởng và sáng kiến khác nhau cho các mục tiêu và kết quả then chốt.
• Thúc đẩy sự tham gia và cam kết của các thành viên trong nhóm.
• Đảm bảo không bỏ sót hoặc nhầm lẫn các mục tiêu quan trọng hoặc khó đạt được.
• Phù hợp chiến lược và tầm nhìn của các tổ chức.

Vai trò của OKR brainstorming

OKR brainstorming là một quá trình rất quan trọng và có nhiều vai trò trong việc xây dựng và phát triển các mục tiêu và kết quả then chốt cho từng cá nhân, phòng ban hoặc tổ chức. Một số vai trò của OKR brainstorming là:

• Tạo ra nhiều ý tưởng và sáng kiến khác nhau cho các mục tiêu và kết quả then chốt, giúp đa dạng hóa và phong phú các mục tiêu.
• Thúc đẩy sự tham gia và cam kết của các thành viên trong nhóm, tăng cường khả năng cộng tác và giao tiếp giữa các cá nhân và bộ phận.
• Đảm bảo không bỏ sót hoặc nhầm lẫn các mục tiêu quan trọng hoặc khó đạt được, giúp tối ưu hóa hiệu quả của OKR.
• Phù hợp với chiến lược và tầm nhìn của tổ chức, giúp liên kết các mục tiêu của từng cá nhân với mục tiêu chung của tổ chức.

Phiên động não OKR bao gồm gì?

Phiên động não OKR là một quá trình sáng tạo và xác định các mục tiêu và kết quả then chốt cho chu kỳ OKR tiếp theo. Chu kỳ OKR thường là một quý hoặc một năm. Phiên động não OKR thường được tổ chức dưới dạng một buổi họp hoặc một workshop, với sự tham gia của các cấp độ khác nhau trong tổ chức, từ cấp công ty, phòng ban cho đến các nhóm làm việc. Một phiên động não OKR bao gồm các bước cơ bản sau:

Lên lịch phiên họp

Đầu tiên, bạn cần lên lịch và chuẩn bị cho phiên họp. Việc lên lịch bao gồm xác định OKR hiện tại, chương trình nghị sự cũng như không gian vấn đề.

Chuẩn bị phòng họp

Nếu bạn muốn chuẩn bị một phòng họp online, bạn có thể dùng công cụ viết bảng trắng như Figma để hỗ trợ. Hãy chú ý thêm những ảnh động, dấu chấm biểu quyết hoặc nhiều bài viết hay liên quan đến chủ đề để mọi người có thể thoải mái nhất trong cuộc họp.

Giới thiệu không gian vấn đề

Bạn nên dành ít nhất 10 phút đầu để trình bày mục tiêu, ý tưởng và không gian vấn đề. Hãy giới thiệu về OKR brainstorming một cách chi tiết và điều chỉnh OKR cùng nhau nếu cần.

Kết xuất ý tưởng

Sau khi giải quyết tất cả các vấn đề trên, chúng ta cần nghĩ cách để giải quyết vấn đề này. Bạn có thể hướng dẫn mọi người viết ý tưởng của mình ra sao cho những ý tưởng này liên quan trực tiếp đến vấn đề xây dựng thương hiệu, bán hàng hay hỗ trợ tiếp thị. Tuy nhiên, trước tiên hãy giúp mọi người hiểu rằng không có ý tưởng nào là ý tưởng tồi tệ vì vậy hãy viết hết mọi ý tưởng bạn nghĩ ra để cùng phân tích và đánh giá. -> Cách tìm ý tưởng sáng tạo, mới lạ để viết nội dung

Hiện tại và phân cụm

Sau khi viết ý tưởng, mọi người nên họp lại với nhau để trình bày và nghe ý kiến. Bất kỳ ai cũng cần trình bày ý tưởng của mình một cách tóm tắt nhưng vẫn đảm bảo sự đầy đủ giúp mọi người trong cuộc họp có thể hiểu đại ý về ý tưởng này.

Bỏ phiếu cho các ý tưởng

Sau khi nghe tất cả trình bày ý tưởng, bước tiếp theo cần thực hiện là bỏ phiếu cho những ý tưởng này. Những ý tưởng được bỏ phiếu nhiều nhất thường là những ý tưởng hay được nhiều người đồng tình về tính khả thi có thể thực hiện được.

Ma trận ưu tiên

Tiếp theo, bạn cần tách nhóm và thảo luận riêng với người quản lý sản phẩm, giám đốc kỹ thuật hay những bên liên quan. Từng chủ đề đã được bình chọn sẽ được phân tích một lần nữa để xem giá trị tiềm năng, độ phức tạp, tính khả quan,… trước khi thực hiện.

Phỏng vấn các bên liên quan

Trong trường hợp các bên liên quan không tham gia phiên họp, bạn cần phải thu thập phản hồi và gửi báo cáo về tiến trình làm việc đến họ. Từ đó, họ có thể cho bạn lời khuyên liên quan đến OKR brainstorming và hỗ trợ bạn thêm về vấn đề lên ý tưởng.

Cái gì tiếp theo

Sau khi bạn đã có nhiều ý tưởng, mục tiêu, bạn có thể tạo nhóm riêng cho từng chủ đề. Mỗi nhóm sẽ có những nhiệm vụ khác nhau để bắt tay vào thực hiện.

Cách thực hiện OKR brainstorming

Quy trình thực hiện OKR brainstorming sẽ được thực hiện chi tiết như sau:

Thu thập toàn bộ các ý tưởng, sáng kiến về mục tiêu

Khi thực hiện OKR brainstorming, điều đầu tiên bạn cần làm là phải ghi nhớ tất cả những ý tưởng, sáng kiến bạn đã nghĩ ta. Bạn có thể cân nhắc tìm kiếm những ý tưởng qua những nguồn như những đầu mục công việc ở giai đoạn trước, kế hoạch của bộ phận, mục tiêu lớn hay mục tiêu dựa trên dự án. Sau khi bạn đã có một danh sách những mục tiêu cần thực hiện, bạn  cần phải  xác định được những Key Results để đạt được mục tiêu đó. Mỗi mục tiêu sẽ phải có khoảng 3 – 5 kết quả then chốt và mỗi kết quả này sẽ giúp bạn đến gần hơn với mục tiêu. Để dễ hình dung hơn trong bước thu thập ý tưởng về mục tiêu này, bạn nên tận dụng một số công cụ như sơ đồ tư duy, cây logic hoặc một số phần mềm giúp lập kế hoạch nhằm tạo danh sách mục tiêu một cách khoa học, sáng tạo hơn.

Đánh giá giá trị & tính khả thi của các mục tiêu, kết quả

Sau khi có danh sách ý tưởng về mục tiêu và Key Results, bước tiếp theo bạn cần làm là đánh giá tính khả thi, giá trị của những ý tưởng này xem chúng có phù hợp với mục tiêu chung của doanh nghiệp hay không. Vấn đề đánh giá giá trị có thể dựa theo những tiêu chuẩn sau:

• Tính quan trọng: Mục tiêu của OKR brainstorming cần thực sự đóng góp cho mục tiêu chung.
• Tính rõ ràng: Mục tiêu OKR brainstorming cần có tính cụ thể sao cho có thể đo lường và đánh giá. Thay vì đưa ra mục tiêu chung chung, bạn nên đưa ra một con số hay dữ liệu cụ thể hơn.
• Tính truyền cảm hứng: Mục tiêu OKR brainstorming đã đặt ra cần có tính thử thách để tạo mong muốn chinh phục cho nhân viên nhưng không nên quá cao sẽ dễ dẫn đến chán nản vì khó thực hiện.
• Tính định hướng: Mục tiêu OKR brainstorming sẽ hướng tới mục tiêu chung của doanh nghiệp với thời hạn thực hiện nhất định.

Ngoài tiêu chí về mục tiêu, tiêu chí đánh giá kết quả trong OKR brainstorming cũng cần được chú ý. Bạn cần lưu ý kết quả của mục tiêu nên được đo lường bằng con số cụ thể và có tính thực tế, thời hạn thực hiện cụ thể.

Lựa chọn mục tiêu & kết quả phù hợp

Công đoạn tiếp theo khi thực hiện OKR brainstorming là lựa chọn mục tiêu cũng như kết quả sao cho phù hợp. Do vấn đề về thời gian và nguồn lực, hầu hết doanh nghiệp sẽ không thực hiện được tất cả ý tưởng mục tiêu đã được nêu ra. Doanh nghiệp cần có kiến thức trong chọn lọc ý tưởng và kết quả tối ưu nhất để đưa vào OKR brainstorming. Nhìn chung, vấn đề lựa chọn cần đặc biệt cân nhắc hai tiêu chí là:

• Mức độ khả thi của mục tiêu: Đánh giá khả năng đạt được các kết quả trong mục tiêu bằng cách xem xét các yếu tố như tài nguyên nhân lực, vật liệu, thời gian và các yếu tố khác liên quan.
• Tầm ảnh hưởng của mục tiêu: Đánh giá những đóng góp của mục tiêu đó đối với các mục tiêu chung hơn, cũng như những kết quả then chốt mà nó mang lại cho bộ phận hoặc doanh nghiệp.

Để dễ dàng xác định thứ tự ưu tiên của các mục tiêu, chúng ta có thể sắp xếp chúng trong một ma trận như sau:   Qua ma trận trên, bạn có thể dễ dàng sắp xếp thứ tự cho các mục tiêu như sau:

• Ưu tiên cao: Lựa chọn ngay những mục tiêu có mức độ khả thi cao và mức độ tác động cao.
• Kế hoạch dài hạn: Đối với những mục tiêu có mức độ khả thi thấp nhưng mức độ tác động cao, cần lập kế hoạch triển khai trong dài hạn hơn.
• Xem xét thực hiện sau: Các mục tiêu có mức độ khả thi cao nhưng không đóng góp nhiều cho mục tiêu chung có thể được đưa vào danh sách xem xét thực hiện sau khi đã hoàn thiện các mục tiêu quan trọng trước đó.
• Loại bỏ: Đối với những mục tiêu có mức độ khả thi thấp và tác động thấp, cần loại bỏ ngay lập tức.

OKR brainstorming có thể nói là phương pháp quản trị mục tiêu rất hữu ích với đa số các lĩnh vực phổ biến hiện nay. Mặc dù sức mạnh của OKR brainstorming sẽ chỉ phát huy tối đa khi người dùng biết cách xác định mục tiêu đúng chuẩn nhưng không thể phủ nhận những lợi ích mà phương pháp này mang lại. Với những chia sẻ kể trên, hy vọng đây sẽ những kiến thức hữu ích giúp bạn hiểu rõ OKR brainstorming và biết cách xây dựng mục tiêu hiệu quả. Xem thêm:

• Tips để cách thoát khỏi việc bị bí ý tưởng
• Bí quyết xây dựng thông điệp truyền thông cho thương hiệu