Hướng dẫn cách giải phóng dung lượng Gmail bị đầy bộ nhớ đơn giản, chi tiết

Khi sử dụng Gmail sau một thời gian dài, người dùng không tránh khỏi tình trạng dung lượng bộ nhớ đầy, khiến cho quá trình nhận và gửi email trở nên khó khăn. Điều này thường xuyên khiến nhiều người dùng thắc mắc “Làm sao để giải phóng dung lượng Gmail một cách hiệu quả?”.

Cùng MONA Media tìm hiểu các cách giải phóng dung lượng gmail đơn giản và nhanh chóng, vô cùng chi tiết ở nội dung dưới đây nhé!

Lợi ích khi giải phóng dung lượng Gmail

Giải phóng dung lượng Gmail là giảm bớt dữ liệu và email không cần thiết trong hộp thư Gmail từ đó đem lại một loạt các lợi ích quan trọng như:

• Tăng hiệu suất: Việc giảm dung lượng giúp Gmail hoạt động nhanh chóng và mượt mà hơn. Mỗi khi mở email hay thực hiện các thao tác trên hộp thư, bạn sẽ trải nghiệm sự nhanh nhẹn và hiệu quả hơn.
• Tiết kiệm lưu trữ: Giảm dung lượng email và tệp đính kèm đồng nghĩa với việc tiết kiệm không gian lưu trữ, không chỉ trên máy chủ mà còn trong tài khoản Google Drive.
• Dễ quản lý: Hộp thư sạch sẽ giúp bạn dễ dàng quản lý và tìm kiếm thông tin cần thiết. Những email quan trọng sẽ nổi bật, giúp tối ưu hóa quá trình làm việc.
• Bảo mật và quyền riêng tư: Xóa bỏ email và tệp đính kèm không cần thiết giúp giảm rủi ro thông tin cá nhân của bạn rơi vào tay người khác, đặc biệt là trong trường hợp tài khoản bị xâm phạm.
• Tích hợp dễ dàng: Gmail tích hợp tốt với nhiều ứng dụng và dịch vụ khác của Google. Việc giảm dung lượng làm cho quá trình tích hợp và đồng bộ hóa trở nên thuận tiện và hiệu quả.

• Email có cấu trúc hơn: Giảm bớt email không quan trọng giúp tạo ra không gian làm việc có cấu trúc hơn, giúp bạn tập trung vào những nội dung quan trọng và loại bỏ sự lộn xộn.
• Tiết kiệm thời gian: Việc giảm lượng các email không quan trọng giúp tránh việc phải lãng phí thời gian tìm kiếm thông tin quan trọng trong hộp thư.

-> Xem thêm: Hướng dẫn cách mua dung lượng Google Drive vĩnh viễn, nhanh chóng

Hướng dẫn cách giải phóng dung lượng Gmail chi tiết

Để giảm bớt dung lượng trong bộ nhớ lưu trữ, giải phóng dung lượng Gmail bạn có thể tham khảo một số cách dưới đây:

Xóa các tệp tin đính kèm trong Mail

Các tệp đính kèm như PDF, Word, Excel trong các email bạn nhận hoặc gửi đi thường chiếm một phần đáng kể của dung lượng lưu trữ trong Gmail. Để giải phóng không gian và tối ưu hóa bộ nhớ Gmail, việc xóa các tệp đính kèm không còn sử dụng là một giải pháp hiệu quả.

Hướng dẫn chi tiết cách giảm dung lượng khi Gmail bị đầy bộ nhớ:

• Bước 1: Mở Gmail và tại thanh tìm kiếm, nhập lệnh filename kèm định dạng file mong muốn.

Ví dụ như: filename:PDF. Bạn có thể thay đổi định dạng file bằng cách sử dụng các loại khác như: MP3, MP4, jpg, và nhiều định dạng khác.

• Bước 2: Nhấn chuột phải vào các email chứa tệp đính kèm không còn sử dụng và chọn tùy chọn “Xóa”.

Sắp xếp File theo kích thước trong Gmail để xóa

Gmail cung cấp tính năng hỗ trợ tìm kiếm file theo kích thước, giúp bạn xác định những tệp đính kèm nào đang chiếm nhiều dung lượng trong hộp thư. Sau khi xác định, bạn có thể lựa chọn và loại bỏ các tệp đính kèm không còn sử dụng, đây là cách giải phóng dung lượng Gmail hiệu quả.

Hướng dẫn chi tiết cách giải phóng dung lượng bộ nhớ gmail:

• Bước 1: Trong giao diện Gmail, tại thanh tìm kiếm, nhập lệnh larger kèm theo dung lượng cụ thể.

Ví dụ: larger:1MB, hoặc bạn có thể điều chỉnh dung lượng theo ý muốn của mình.

• Bước 2: Nhấn chuột phải vào các email chứa tệp đính kèm (attachments) có dung lượng lớn.
• Bước 3: Chọn tùy chọn “Xóa”.

Với các bước này, bạn có thể dễ dàng xác định và xóa bỏ những tệp đính kèm có dung lượng lớn, giúp tối ưu hóa không gian lưu trữ trong hộp thư Gmail của mình.

Dọn thùng rác và thư mục spam

Cách giải phóng dung lượng Gmail bằng việc dọn thùng rác và thư mục spam. Thư mục thùng rác và thư mục Spam chiếm một phần đáng kể của dung lượng Gmail. Mặc dù Gmail hỗ trợ tự động xóa thư trong thùng rác sau 30 ngày, nhưng nếu dung lượng email của bạn đã đầy, đề xuất bạn nên tự mình kiểm soát và dọn dẹp thùng rác cùng các thư mục Spam ngay để giải phóng không gian lưu trữ.

Hướng dẫn cách giảm dung lượng Gmail bị đầy bộ nhớ chi tiết:

• Bước 1: Trong giao diện Gmail, trên thanh tìm kiếm, nhập lệnh in:spam để tìm kiếm thư mục Spam hoặc in:trash để xóa thư mục trong thùng rác.
• Bước 2: Chọn tất cả các thư trong danh sách và sau đó nhấn nút “Xóa vĩnh viễn”.

Xóa Email cũ, mail đã đọc

Sau khi áp dụng ba phương pháp trước đó để giải phóng dung lượng Gmail và vẫn chưa đạt được kết quả như mong muốn, bạn có thể thực hiện bước xóa thêm các email cũ và đã đọc. Mở thư mục này, lọc ra các email không còn quan trọng, không sử dụng nữa, và tiến hành xóa chúng.

Hướng dẫn cách giải phóng dung lượng Gmail bằng việc xóa email cũ, mail đã đọc:

• Bước 1: Tại giao diện Gmail, nhập mã lệnh older_than:1y trên thanh tìm kiếm để tìm kiếm các thư cũ trong vòng 1 năm. Bạn có thể thay đổi giá trị 1y thành các ký hiệu khác như: 1m (1 tháng), tương tự: w= week (tuần), d= day (ngày) kèm theo số bất kỳ.
• Bước 2: Chọn tất cả các thư đã đọc và không quan trọng trong danh sách kết quả tìm kiếm.
• Bước 3: Chọn tùy chọn “Xóa”.

->Có thể bạn quan tâm: Cách mua dung lượng Gmail bị đầy

Dùng văn bản thuần túy khi gửi thư (Plain Text Mode)

Chế độ Văn bản Thuần túy, hay còn được biết đến là Plain Text Mode, là một tùy chọn cho phép bạn gửi email dưới dạng văn bản thuần túy, loại bỏ các yếu tố như hình ảnh, tệp đính kèm, liên kết trích dẫn, màu sắc chữ hoặc định dạng văn bản. Việc sử dụng chế độ này cũng là cách giải phóng dung lượng Gmail hiệu quả, tiết kiệm không gian lưu trữ trong hòm thư của bạn.

Hướng dẫn cách giải phóng dung lượng bộ nhớ gmail:

• Bước 1: Để thiết lập chế độ này, bạn mở khung soạn thảo và nhấn vào biểu tượng “ba dấu chấm” ở góc dưới cùng bên phải màn hình.
• Bước 2: Chọn tùy chọn “Chế độ văn bản thuần túy” (Plain Text Mode).\

->Tham khảo: Cách thu hồi Email đã gửi trong Gmail hiệu quả 100%

Nâng cấp dung lượng Gmail với gói Google Workspace

Nếu bạn đã thử hết những cách giải phóng dung lượng Gmail ở trên nhưng vẫn trong tình trạng Gmail bị đầy bộ nhớ. Bạn cần giải phóng dung lượng Gmail nhưng không hiệu quả. Lúc này bạn có thể cân nhắc đến các gói nâng cấp dung lượng Gmail.

Bạn có thể nâng cấp dung lượng Gmail với gói Google Workspace để nhận được những tiện ích tối đa. Với gói Google Workspace bạn sẽ:

• Nhận được email doanh nghiệp @tên công ty thể hiện tính chuyên nghiệp trong mắt đối tác và khách hàng.
• Dung lượng lưu trữ được tăng tối đa.
• Nhiều tính năng vượt trội được tích hợp.
• Hiệu quả teamworks cao hơn, làm việc cùng lúc theo thời gian thực.

Nhằm giúp doanh nghiệp của bạn phát triển bền vững, quy trình làm việc tối ưu hóa, dung lượng lưu trữ được nâng cấp tối đa, hãy MUA GÓI Google Workspace tại MONA ngay. Bạn có thể LIÊN HỆ với chúng tôi thông qua hotline 1900 636 648 hoặc nhấn vào nút bên dưới để xem chi tiết:

Như vậy, trên đây là hướng dẫn về các cách giải phóng dung lượng Gmail đơn giản và phổ biến nhất mà bạn có thể thực hiện trên máy tính. Hy vọng rằng bài viết này sẽ mang lại giá trị và hỗ trợ bạn giải quyết vấn đề thành công.

->Có thể bạn quan tâm: Google One là gì? Có nên mua Google One sử dụng không?