Phần mềm ERP là gì? Lợi ích khi sử dụng hệ thống ERP đối với doanh nghiệp

Phần mềm ERP là một công cụ quản lý khá phổ biến được nhiều doanh nghiệp SME thậm chí là các Big Brand sử dụng để nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý tại doanh nghiệp. Để hiểu chi tiết phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP là gì? Hãy cùng MONA Media tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé!

Phần mềm ERP là gì?

ERP nghĩa là gì? ERP viết tắt từ thuật ngữ Enterprise Resource Planning là hệ thống hoạch định tài nguyên cho tổ chức hoặc doanh nghiệp.

Phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning Software) là ứng dụng tích hợp thiết kế để quản lý và giúp tối ưu hóa hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Mục tiêu chính của nền tảng ERP là kết nối và tương tác giữa các bộ phận khác nhau của doanh nghiệp, từ quản lý tài chính, quy trình sản xuất đến quản lý nhân sự.

Không chỉ vậy, sử dụng web app quản lý nguồn lực doanh nghiệp ERP giúp tổ chức tự động hóa và tích hợp nhiều chức năng kinh doanh vào một hệ thống duy nhất để cải thiện hiệu suất hoạt động, tạo ra một nguồn thông tin đồng bộ và đáng tin cậy trong quản lý doanh nghiệp.

Các loại phần mềm ERP quản lý doanh nghiệp trên thị trường

Có nhiều cách để phân loại phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP, tuy nhiên nếu dựa theeo nhà cung cấp thì giải pháp ERP được chia thành phần mềm trong nước và phần mềm nước ngoài.

Phần mềm ERP trong nước

Được phát triển bởi công ty công nghệ trong nước dựa trên hiểu biết sâu sắc về thị trường ở trong nước, giúp tối ưu hóa sự phù hợp với nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp trong cùng một quốc gia.

* Ví dụ phần mềm quản lý ERP trong nước như: FAST, MONA,…

Ưu điểm	Nhược điểm
Cập nhật, tuân thủ các quy định của Nhà nước. Chi phí hệ thống ERP Việt Nam hợp lý. Phù hợp với các mô hình kinh doanh doanh nghiệp trong nước. Dễ dàng tùy biến theo nhu cầu doanh nghiệp.	Tính chuẩn hóa thấp so với ứng dụng ERP nước ngoài. Hệ thống vận hành doanh nghiệp có độ phức tạp cap sẽ khó đáp ứng.

Phần mềm ERP nước ngoài

Được phát triển bởi các nhà cung cấp có kinh nghiệm và chuyên môn, sử dụng công nghệ tiên tiến và được kiểm định trên thị trường toàn cầu.

* Ví dụ phần mềm quản lý ERP nước ngoài như: SAP, Oracle, Microsoft Dynamics 365,…

Ưu điểm	Nhược điểm
Sử dụng công nghệ hiện đại trong phát triển ứng dụng ERP. Lập trình viên dày dặn kinh nghiệm. Chuẩn hóa quy trình.	Chi phí cao. Không linh hoạt trong tùy biến. Tương tích với các chuẩn tại Việt Nam còn kém.

Hệ thống ERP gồm những tính năng nào?

Dưới đây là những chức năng chính của phần mềm ERP cho doanh nghiệp giúp người quản lý có thể tối ưu hoá các hoạt động kinh doanh của một tổ chức.

• Quản lý tài chính: Phần mềm quản trị ERP đóng một vai trò quan trọng trong việc giúp doanh nghiệp kiểm soát và quản lý tốt tài chính của mình thông qua các tính năng như quản lý tài sản, nợ phải trả, báo cáo tài chính, quản lý tiền mặt và ngân hàng, theo dõi chi phí và doanh thu,…
• Quản lý quy trình sản xuất: Tính năng này giúp doanh nghiệp xây dựng và lập kế hoạch cho chuỗi sản xuất một cách hiệu quả. Bởi nó sẽ thực hiện các chức năng hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát chất lượng sản phẩm, tối ưu hoá quy trình sản xuất và theo dõi các tiến độ sản xuất.
• Quản lý nhân sự: Giải pháp ERP Software hỗ trợ trong việc quản lý nhân sự bằng cách tự động hóa các quy trình liên quan đến nguồn nhân lực. Tính năng này bao gồm quản lý thông tin nhân viên, quản lý lịch làm việc, theo dõi hiệu suất lao động và tự động hóa quy trình tuyển dụng.
• Quản lý khách hàng CRM: Ứng dụng quản trị ERP cung cấp đầy đủ các tính năng cần thiết của một phần mềm CRM giúp quản lý quan hệ khách hàng hiệu quả cho doanh nghiệp.
• Quản lý bán hàng và tiếp thị: Phần mềm bán hàng ERP cung cấp các tính năng để quản lý quy trình bán hàng từ việc tạo đơn hàng đến giao hàng và thanh toán. Nó cũng có thể tích hợp các hoạt động tiếp thị như quảng cáo, quản lý chiến dịch tiếp thị, và phân tích hiệu suất tiếp thị.
• Quản lý kho: Phần mềm quản lý kho ERP giúp tổ chức quản lý hàng tồn kho, quản lý nhập xuất hàng hóa, quản lý vận chuyển và phân phối, tối ưu hóa quy trình tồn kho.

Lợi ích của nền tảng ERP mang lại cho doanh nghiệp?

Phần mềm quản lý ERP chính là cánh tay đắc lực đưa doanh nghiệp của bạn trở nên CHUYÊN NGHIỆP hơn, chuẩn hoá CHẤT LƯỢNG đầu vào lẫn đầu ra.  Một số lợi ích nổi bật mà giải pháp quản trị doanh nghiệp ERP mang lại có thể được kể đến như:

Hạn chế sai sót khi đồng bộ dữ liệu

Dù nhân sự của bạn có giỏi đến đâu nhưng nếu chỉ quản lý, báo cáo doanh thu bằng bảng tính Excel hay sổ sách với số lượng lớn mỗi ngày thì rất dễ xảy ra sai sót. Việc sở hữu một công cụ/ phần mềm quản lý ERP doanh nghiệp sẽ giúp bạn hạn chế những sai sót từ sổ sách như: sai báo cáo, sai thông tin khách hàng, sai mã đơn hàng,…

* Ví dụ: Khách hàng tên “Trần Thanh Hưng” – đơn hàng có số lượng là 30 thùng

• Đơn hàng khi chuyển qua bộ phận kho thì nhập liệu sai thành 28 thùng.
• Nhân viên kế toán nhập liệu sai tên khách thành “Trần Thanh Hùng”.

Có thể thấy, những sai sót này sẽ dễ xảy ra khi doanh nghiệp thao tác nhập liệu bằng phương pháp thủ công. Và điều này cũng làm ảnh hưởng nhiều đến hoạt động bán hàng của doanh nghiệp. Và khi sử dụng phần mềm ERP sẽ không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được những sai sót mà còn tiết kiệm được rất nhiều thời gian trong quá trình đồng bộ dữ liệu.

Tăng hiệu suất làm việc

Việc luân chuyển các hồ sơ, chứng từ từ phòng ban này sang bên phòng ban khác sẽ tốn rất nhiều thời gian cho người thực hiện. Và khi áp dụng giải pháp ERP cho doanh nghiệp sẽ giúp nâng cao năng suất làm việc, bao gồm:

• Tối ưu hóa quy trình làm việc:  Bằng cách tự động hóa và kết hợp các công đoạn từ đó giúp nâng cao hiệu suất và hiệu quả của quy trình.
• Tiết kiệm thời gian làm việc: Việc quản lý tài liệu, xử lý đơn đặt hàng, và theo dõi kho hàng với phần mềm ERP sẽ được tự động hóa nên nó sẽ nhanh chóng và chính xác hơn, giúp nhân viên dành thời gian cho những công việc quan trọng.
• Tăng năng suất làm việc: Bằng cách giảm bớt công đoạn thủ công và tối ưu hóa quy trình, phần mềm quản trị ERP doanh nghiệp giúp đội ngũ nhân viên tập trung vào công việc sáng tạo và nâng cao kỹ năng chuyên môn. Điều này tạo ra môi trường làm việc tích cực và khích lệ sự sáng tạo.
• Quản lý hiệu quả nguồn lực: Ứng dụng ERP cung cấp thông tin chính xác về những nhân viên đã truy cập dữ liệu giúp việc quản lý dự án, theo dõi chi phí, và lập kế hoạch công việc trở nên dễ dàng, giúp tối ưu hơn.
• Tăng cường tương tác và giao tiếp: Doanh nghiệp có thể dễ dàng trao đổi thông tin cho nhau, làm việc cùng nhau. Nhân viên chỉ cần cập nhật thông tin, App ERP sẽ được tự động update cho cả hệ thống.

Nâng cao chất lượng dịch vụ

Một phần mềm ERP chuẩn sẽ đảm bảo được yếu tố bên ngoài và bên trong. Bên trong phần mềm đã hỗ trợ bạn các vấn đề về quản trị doanh nghiệp. Còn bên ngoài, phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp quản lý thông tin khách hàng, quản lý sản phẩm bán ra, hàng tồn và còn hơn thế nữa với các tính năng:

• Quản lý thông tin khách hàng hiệu quả: Web app ERP giúp doanh nghiệp quản lý thông tin khách hàng một cách hiệu quả, tính năng này đặc biệt phù hợp với những doanh nghiệp kinh doanh ngành dịch vụ cần lưu trữ số lượng khách hàng,…
• Chăm sóc và phản hồi thông tin khách hàng hiệu quả: Tích hợp các chức năng quản lý phản hồi từ khách hàng, giải pháp ERP quản trị doanh nghiệp giúp chăm sóc khách hàng một cách chủ động và hiệu quả.

Tăng mức độ cạnh tranh với đối thủ

Sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP sẽ giúp công ty có thể nhanh chóng phát hiện và xử lý kịp thời các vấn đề còn tồn đọng trong hoạt động kinh doanh. Đồng thời, giải pháp ERP còn giúp doanh nghiệp tối ưu nhiều thời gian trong nghiệp vụ quản lý, nâng cao hiệu suất cũng như chất lượng trong công việc.

Theo đó, doanh nghiệp sẽ dành nhiều thời gian hơn trong việc xây dựng chiến lược phát triển, điều này giúp gia tăng khả năng cạnh tranh với các công ty đối thủ.

-> Xem thêm bài viết: Phần Mềm Quản Lý Doanh NghiệpTốt Nhất Hiện Nay

Doanh nghiệp cần sử dụng hệ thống ERP khi nào?

Phần mềm ERP phù hợp với bất kỳ mô hình doanh nghiệp dù cho đó là một SME hay Big Brand thì đều cần có một web app quản lý ERP bởi nó sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hoá thời gian làm việc và quản lý doanh nghiệp hiệu quả hơn.

Đa phần các doanh nghiệp sử dụng hệ thống hoạch định ERP là khi:

• Doanh nghiệp đang mở rộng quy mô kinh doanh, bao gồm nhân sự, cơ sở vật chất, và quy trình sản xuất.
• Khi quy trình kinh doanh trở nên phức tạp và khó kiểm soát, đặc biệt là khi có nhiều bộ phận tương tác và nhiều hệ thống dữ liệu không liên thông.
• Khi doanh nghiệp thay đổi chiến lược kinh doanh, mở rộng danh mục sản phẩm/dịch vụ, hoặc mở rộng thị trường, điều này có thể đòi hỏi một hệ thống quản lý linh hoạt và tích hợp.
• Thậm chí là doanh nghiệp muốn tối ưu hóa nguồn lực, từ quản lý tài chính đến quản lý nhân sự và quy trình sản xuất, để đạt được hiệu suất cao hơn.
• Ngoài ra còn có, doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc quản lý và tích hợp dữ liệu từ các bộ phận khác nhau, dẫn đến sự phân mảng và mất mát thông tin.

Và khi giải pháp quản trị doanh nghiệp ERP được triển khai đúng cách sẽ mang lại nhiều hiệu quả cho doanh nghiệp như quản lý điều hành, quản lý nhân sự, quản lý dòng tiền, hàng tồn kho,… cũng như nâng cao năng suất làm việc cho từng bộ phận phòng ban trong công ty.

BẢNG SO SÁNH HIỆU QUẢ TRƯỚC VÀ SAU KHI ÁP DỤNG ERP

Các tiêu chí đánh giá	Tỷ lệ hiệu quả
Giảm chi phí tồn kho	10%
Giảm chi phí trong quản lý	30%
Giảm các chi phí phát sinh như giao hàng bị trễ	60%
Giảm chi phí đầu tư công nghệ ở các năm tiếp theo	20%
Báo cáo online trên hệ thống ERP giảm chi phí giấy tờ	20%
Giảm thời gian trong chuẩn bị báo cáo tài chính	Còn 5 ngày

(Theo nguồn: Sổ tay đầu tư ERP, ICTRoi, 2014)

Lập trình phần mềm doanh nghiệp ERP theo yêu cầu tại MONA

Khi chọn thiết kế phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP theo yêu cầu tại MONA, bạn sẽ được đội ngũ tư vấn đã có kinh nghiệm làm việc với nhiều công ty, hệ thống khác nhau giúp khách hàng xây dựng được phần mềm ERP phù hợp nhất cho mọi quy trình vận hành của công ty và mô hình kinh doanh phát triển sau này.

Hiểu rõ nhu cầu của doanh nghiệp, trong suốt 8+ năm qua, MONA đã phát triển rất nhiều giải pháp ERP doanh nghiệp nổi bật đáp ứng đến 99% nhu cầu của người dùng và nhận được 100% lời nhận xét tích cực tuyệt đối từ phía khách hàng. Một số giải pháp ERP phổ biến có thể kế đến như:

• Hệ thống MONA Software Edutech: Đây là một trong những phần mềm ERP do MONA phát triển dành riêng cho các đơn vị giáo dục, hệ thống bao gồm: phần mềm quản lý trường mầm non, phần mềm quản lý giáo dục trường học (giải pháp cho trường Tiếu học cho đến Đại học), phần mềm quản lý trung tâm tiếng Anh, ứng dụng quản lý trung tâm tư vấn du học, module chống download video,… đáp ứng 100% nhu cầu của các đơn vị giáo dục.
• Hệ thống phần mềm Nhập hàng Trung Quốc: Bao gồm phần mềm mua hàng Trung Quốc, website nhập hàng Trung Quốc, Mobile App và các extension. Với hơn 6 Big Update là hàng nghìn mini update lớn nhỏ khác nhau phần mềm NHTQ với 16 plugin ĐỘC QUYỀN. Đến nay phần mềm NHTQ MONA là không đối thủ, toàn diện và hoàn thiện nhất.
• Phần mềm quản lý tiệm vàng MONA Jewelry: Đây là một Web app quản lý ERP về hệ thống bán vàng bao gồm các tính năng hỗ trợ việc quản lý tiệm vàng, trang sức kim cương,… kết hợp với các thiết bị ngoại vi để tăng độ phù hợp.

Và không chỉ dừng lại ở đó MONA còn phát triển ra những phần mềm quản lý nguồn lực doanh nghiệp ERP phục vụ cho từng mục đích của khách hàng như:

• MONA Skillhub – Nền tảng ERP hỗ trợ doanh nghiệp đào tạo nội bộ chuyên nghiệp.
• MONA Ecommerce – Hệ thống quản lý ERP giúp doanh nghiệp hỗ trợ bán hàng trên sàn thương mại điện tử với các tính năng như quản lý kho hàng, quản lý đơn hàng, quản lý khách hàng.

Điều đặc biệt là các giải pháp ERP Software được phát triển bởi công ty MONA điều cho phép người dùng mọi lúc mọi nơi và trên đa dạng thiết bị truy cập có kết nối internet. Đây cũng là lý do giúp MONA thu hút hơn 180+ khách hàng lựa chọn và đánh giá cao trong thời gian qua.

LIÊN HỆ NGAY với MONA để được tư vấn chi tiết về hệ thống quản lý ERP cho doanh nghiệp!

• Hotline: 1900 636 648
• Địa chỉ: 1073/23 Cách Mạng Tháng 8, P.7, Q.Tân Bình, TP.HCM
• Email: [email protected]

MONA đã chia sẻ cho bạn về hệ thống ERP là gì cũng như những điều cần biết về phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP này. Hy vọng những thông tin này sẽ giúp bạn có cái tổng quan hơn để chọn cho mình một nền tảng quản lý ERP phù hợp.

-> Có thể bạn quan tâm:

• Phần mềm Odoo là gì? Lợi ích khi sử dụng Odoo ERP
• Top 10 Phần Mềm ERP Cho Giáo Dục Tốt Nhất Hiện Nay