5 Bước lập kế hoạch truyền thông, sự kiện hiệu quả cho doanh nghiệp

Một sự kiện “đắt giá” không chỉ đẹp mắt mà còn đúng người – đúng thời điểm – đo lường được hiệu quả. Điểm quyết định nằm ở bản kế hoạch được nghiên cứu kỹ, phân vai rõ, cân đối ngân sách và kiểm soát tiến độ. Bài viết này của MONA Media sẽ giúp bạn khám phá 5 bước lập kế hoạch truyền thông sự kiện mạch lạc, hiệu quả nhất. Áp dụng ngay các bước lập kế hoạch truyền thông tổng thể bài bản để mang về kết quả cụ thể ngay lập tức cho doanh nghiệp.

Kế hoạch truyền thông cho sự kiện là gì?

Kế hoạch truyền thông là một bản kế hoạch chi tiết, chuyên nghiệp được tạo ra từ nghiên cứu thực trạng, nhân lực, tài chính, thị trường để tìm hiểu về đối tượng, mục tiêu và đưa ra các phương thức truyền thông thích hợp. Chiến lược này sẽ được vạch ra theo từng giai đoạn, hạng mục khác nhau và tiến hành thực hiện dựa trên những giám sát, thực hiện có quy mô, đảm bảo tính chuyên nghiệp cao.

Tại sao nên lập kế hoạch truyền thông cho sự kiện?

Khi lập kế hoạch truyền thông và sự kiện hoàn hảo bạn sẽ thu về nhiều lợi ích như:

• Tạo sự thành công nhất định, tránh được các sự cố và lường trước được mọi tình huống có thể xảy ra. Đặc biệt là sẽ tránh được sự lãng phí về tài chính, nhân lực khi có sự sắp xếp và lên kế hoạch khoa học.
• Trong quá trình lập kế hoạch và thực hiện thì người thực hiện có thể đánh giá được mức độ thành công, rút kinh nghiệm và có những bước thay đổi chuyên nghiệp hơn cho những lần tiếp theo.
• Trong quá trình lập kế hoạch truyền thông thì người thực hiện cũng thường lên các tình huống và các biện pháp ứng phó tốt khi có sự cố xảy ra.

Truyền thông và Marketing online ảnh hưởng rất nhiều đến các chính sách tiếp cận đối tác, khách hàng. Lên kế hoạch càng cụ thể, tìm hiểu càng chi tiết thì cơ hội thành công để thu hút các nhóm đối tượng sẽ càng cao.

Các bước lập kế hoạch truyền thông, sự kiện

Một chiến lược truyền thông sự kiện thành công sẽ phụ thuộc vào các yếu tố chính như:

• Chiến lược về thông điệp truyền thông với các slogan ấn tượng: Message strategy.
• Các ý tưởng sáng tạo để xây dựng chiến lược Marketing độc đáo: Creative strategy.
• Nguồn phát thông điệp hay còn gọi là phương thức và kênh truyền thông sẽ lựa chọn: Message source.

Khi ba yếu tố này rõ ràng và đồng bộ, các bước tiếp theo sẽ mạch lạc và dễ đo lường hơn. Sau đây chính là 5 bước lập kế hoạch truyền thông marketing hiệu quả, chi tiết cho các doanh nghiệp.

Xác định mục tiêu, đối tượng chiến lược truyền thông cho sự kiện

Tất cả các sự kiện truyền thông đều có đối tượng cụ thể. Bạn cần phải đo lường mức độ liên quan, đối tượng cần hướng đến để có mức thời gian, chi phí cũng như định hướng chiến dịch Marketing phù hợp với đối tượng đó.

Các yếu tố như độ tuổi, vị trí xã hội, sở thích, nhu cầu của khách hàng cần được nắm rõ. Khi xây dựng được chân dung khách hàng bạn sẽ xác định được mục tiêu mà mình cần hướng đến để tạo sự hài lòng và thu hút, kích thích mong muốn của khách hàng để chuyển đổi hành động là gì.

Xác định các kênh truyền thông bạn sẽ sử dụng

Hiện nay có rất nhiều kênh truyền thông để tổ chức sự kiện. Các hoạt động diễn ra vào thời điểm nào, đối tượng mà bạn hướng đến thường theo dõi kênh truyền thông nào để thực hiện cho phù hợp. Hiện nay hầu hết khách hàng đều am hiểu về công nghệ, sử dụng nhiều thiết bị truy cập internet đa dạng và sở hữu mạng xã hội, biết về mọi kênh tin tức. Xác định được kênh truyền thông sẽ thực hiện kế hoạch truyền thông sự kiện sẽ mang lại hiệu quả cao nhất.

Các kênh sự kiện được sử dụng nhiều nhất hiện nay là Youtube, Facebook, Zalo hoặc Instagram… Website là một trong những kênh thông tin quan trọng mà bạn không nên bỏ qua. Ngoài ra, có thể thực hiện truyền thông Offline thông qua các hình thức như tờ rơi, poster, standee…

Xây dựng 2 đến 3 phương án để thử nghiệm và lập báo cáo

Xác định Budget và chiến thuật truyền thông cần phải có nhiều phương án dự phòng. Không chỉ nên đầu tư vào 1 phương án. Cần có phương án A, B, C và thực hiện đo lường kết quả, xem mức độ hiệu quả để đưa phương án ưu tiên hàng đầu. Nếu kế hoạch có sự thay đổi vẫn có phương án dự phòng để giúp sự kiện diễn ra thông suốt.

Sáng tạo ý tưởng và thông điệp truyền thông

Ý tưởng cho các sự kiện truyền thông, đặc biệt là các thông điệp thông qua slogan rất quan trọng. Các thông điệp này thường là các nội dung chương trình, đặc biệt là lời kêu gọi hành động. Một số slogan gây ấn tượng mạnh tạo thành khẩu hiệu mà chỉ cần nghe đến khách hàng sẽ bị thu hút ngay. Yếu tố này vô cùng quan trọng trong việc lập kế hoạch truyền thông cho sự kiện mà bạn cần đầu tư chi tiết, cẩn thận.

Dự tính kinh phí cho kế hoạch truyền thông, sự kiện

Để dự tính kinh phí khi lập kế hoạch truyền thông, sự kiện, hãy xác định mục tiêu và quy mô rõ ràng, chia ngân sách theo 3 giai đoạn Pre‑event (40–60%), On‑site (25–40%), Post‑event (10–20%) và dành 10 – 15% ngân sách để dự phòng. Tiếp đến cần phân bổ chi phí cho các phần như địa điểm, thiết bị, media (PESO), sản xuất nội dung (quay TVC, chụp hình doanh nghiệp, thiết kế) và đo lường, yêu cầu báo giá line – item, chốt mốc nghiệm thu và gắn UTM/QR để theo dõi hiệu quả.

Mô hình SMCRFN trong lập kế hoạch truyền thông

Mô hình SMCRFN đang được nhiều doanh nghiệp sử dụng để làm nền tảng khi xây dựng kế hoạch truyền thông sự kiện. Viết tắt của SMCRFN được tạo nên bởi các yếu tố như:

• S (Source – Nguồn) hay còn được biết đến trong lĩnh vực xây dựng truyền thông chính là cá nhân, tổ chức và đối tượng thực hiện kế hoạch để lan tỏa đến công chúng, khách hàng.
• M (Massage – Thông điệp) là phần nội dung chính, slogan, khẩu hiệu để khách hàng mục tiêu bị thu hút, lôi cuốn với kế hoạch và sự kiện.
• C (Channel- Kênh) tức là phương thức truyền đạt, kênh sẽ tổ chức sự kiện.
• R (Receiver – người nhận) tức là đối tượng khách hàng sẽ hướng đến.
• F (Feedback – Phản hồi) của khách hàng để doanh nghiệp đánh giá mức độ thành công, điểm còn hạn chế để định hướng và điều chỉnh kế hoạch tốt hơn cho lần sau.
• N (Noise – Nhiễu) là thuật ngữ dùng để nói về các yếu tố phát sinh ngoài mong muốn làm ảnh hưởng đến chất lượng của sự kiện.

Những công cụ hỗ trợ hoạch định kế hoạch truyền thông, sự kiện hiệu quả

​Mô hình SWOT

SWOT là mô hình được viết tắt từ cụm từ tiếng Anh bao gồm các yếu tố:

• Strengths: Điểm mạnh của sự kiện truyền thông của ban.
• Weaknesses: Điểm hạn chế của sự kiện sắp tới. Chẳng hạn như: thực trạng, đối thủ, chất lượng dịch vụ…
• Opportunities: Nắm bắt các cơ hội để tạo nên sự thành công.
• Threats: Lường trước được các nguy cơ có thể xảy ra trong quá trình thực hiện sự kiện truyền thông.

Khi hiểu rõ về mô hình Marketing này sẽ dễ dàng nắm được các điểm mấu chốt để lập kế hoạch truyền thông marketing hoàn hảo.

Ma trận BCG

Khác với SWOT có xu hướng tìm hiểu thế mạnh, điểm yếu từ nội lực thì BCG lại tập trung vào những cơ hội bên ngoài. Thuật ngữ BCG là mô hình viết tắt của cụm từ tiếng Anh Boston Consulting Group. Nguồn lực cạnh tranh, lợi thế thị trường và các cơ hội bên ngoài sẽ được phân tích chi tiết để lập kế hoạch với nhiều cơ hội thành công hơn.

Mô hình 5 áp lực cạnh tranh M.Porter

Mô hình “Năm lực lượng cạnh tranh” M.Porter được tạo ra để xây dựng và đánh giá các mối quan hệ, đối thủ nặng ký khi thực hiện truyền thông, sự kiện. Các vấn đề về đối thủ cạnh tranh, lợi thế cạnh tranh sẽ được tìm hiểu kỹ. Từ chiến lược này, bạn có thể lên các chiến lược về giá, khả năng phục vụ, chất lượng cùng ý tưởng độc đáo để tạo nên sự kiện đặc biệt.

Mô hình BSC

Cuối cùng là mô hình BSC được đánh giá là công cụ hướng đến sự phát triển cân bằng Balance Score Card. Với chiến lược BSC doanh nghiệp sẽ đánh giá sứ mệnh, tầm nhìn và nghiên cứu về con người, văn hóa để tổ chức sự kiện. Thế mạnh và điểm yếu của doanh nghiệp cũng được thông qua yếu tố tài chính và tìm hiểu về trở ngại tiếp cận khách hàng…

Làm đúng 5 bước lập kế hoạch truyền thông trên là bạn đã triển khai được bản kế hoạch truyền thông cho sự kiện rõ ràng, chi tiết và dễ đo lường. Nếu muốn rà soát nhanh kế hoạch hiện có hoặc cần timeline hoặc checklist để bắt đầu ngay, MONA Media hoàn toàn có thể hỗ trợ. Liên hệ MONA Media qua HOTLINE 1900 636 648 để nhận tư vấn ngắn gọn và đề xuất kế hoạch phù hợp với mục tiêu và ngân sách của bạn.