Hướng dẫn cách vận hành – điều hành trung tâm Ngoại Ngữ hiệu quả

Điều hành trung tâm Ngoại ngữ là vấn đề khá quan trọng, đòi hỏi người quản lý cần phải có sự hiểu biết rõ về lĩnh vực giáo dục Ngoại ngữ và biết cách tổ chức mọi công việc hợp lý nhất. Theo dõi ngay bài viết dưới đây, MONA sẽ chia sẻ đến bạn một số kinh nghiệm trong việc vận hành và điều hành trung tâm Ngoại ngữ để đạt hiệu quả cao nhất, giúp tối ưu hóa mọi nghiệp vụ điều hành tại đơn vị.

Đáp ứng điều kiện mở trung tâm Ngoại ngữ

Trước tiên bắt tay vào quá trình điều hành trung tâm Ngoại ngữ, trước tiên doanh nghiệp cần phải thành lập trung tâm Ngoại ngữ cho mình. Theo đó các đơn vị cần đảm bảo các yêu cầu mở cơ sở giáo dục được liệt kê sau:

• Đánh giá nhu cầu thực tế cho việc học ngoại ngữ trong khu vực mà bạn định mở trung tâm.
• Đảm bảo rằng trung tâm đào tạo tuân thủ mọi quy định về an toàn và giáo dục.
• Tuyển chọn đội ngũ giáo viên có trình độ và kinh nghiệm chuyên môn cao.
• Đầy đủ trang thiết bị phục vụ tốt cho việc giảng dạy tại trung tâm.
• Ước lượng chi phí để mở và có nguồn tài chính ổn định để duy trì trung tâm ngoại ngữ trong 1 năm.

Xây dựng kế hoạch kinh doanh trung tâm ngoại ngữ

Muốn trung tâm được hoạt động ổn định và phát triển lâu dài thì bộ máy bên trong phải vận hành thuận lợi. Vì thế mà việc xây dựng kế hoạch kinh doanh trung tâm Ngoại ngữ là hết sức quan trọng. Cụ thể, trong bản kế hoạch này sẽ cần các yếu tố được trình bày sau đây:

• Xác định ý tưởng kinh doanh trung tâm.
• Thu thập các dữ liệu về tính khả thi của ý tưởng.
• Chọn lọc lại các ý tưởng dựa trên tất cả dữ liệu đã tổng hợp.
• Tự phác thảo mô hình kinh doanh trung tâm đào tạo bằng cách trả lời các câu hỏi: Cái gì, Ở đâu, Như thế nào, Tại sao,…
• Lập bản kế hoạch kinh doanh trung tâm Ngoại ngữ chi tiết nhằm giúp bạn có cái nhìn sâu sắc về quá trình điều hành.

-> Xem ngay kinh nghiệm lên bản kế hoạch kinh doanh trung tâm Ngoại ngữ – Ở ĐÂY!

Đầu tư cơ sở hạ tầng cho trung tâm Ngoại ngữ

Việc chú trọng đầu tư vào cơ sở vật chất sẽ giúp quả trình điều hành trung tâm Ngoại ngữ cải thiện chất lượng dịch vụ và thu hút học viên. Theo đó trung tâm cần đáp ứng các yếu tố như sau:

• Không gian học tập yên tĩnh.
• Phòng học cần vệ sinh sạch sẽ, thoáng mát.
• Đảm bảo diện tích phòng học: tối thiểu là 1,5m2/học viên.
• Độ sáng lớn hơn 300 Lux.
• Hệ thống loa, máy tính đạt chất lượng cao.

Tuyển dụng đội ngũ nhân viên chất lượng cho trung tâm dạy tiếng

Một đội ngũ nhân sự chất lượng sẽ mang lại hiệu quả trong quá trình điều hành trung tâm Ngoại ngữ. Do đó, đây là bước khá quan trọng mà doanh nghiệp cần chú trọng hiệu quả để đảm bảo sự hiệu quả và chất lượng dịch vụ của trung tâm Ngoại ngữ.

• Đội ngũ giảng viên: Bạn cần tuyển chọn đầu vào thật kỹ lưỡng để đảm bảo chất lượng đào tạo tại trung tâm. Nếu có nhiều ngân sách, bạn nên cân nhắc việc tuyển dụng những giáo viên bản ngữ.
• Nhân viên chăm sóc khách hàng: Đây là bộ phận đóng vai trò quan trọng, là cầu nối giữa trung tâm và học viên. Ở bộ phận này đòi hỏi nhân viên phải có các kỹ năng như: tự tin giao tiếp, giọng nói dễ nghe, có kinh nghiệm là một lợi thế, khả năng sáng tạo,…
• Trợ giảng: Đóng vai trò hỗ trợ quá trình dạy học tại lớp cho giảng viên, liên kết giữa giáo viên và học viên. Do đó vị trí này cần ứng viên có các kỹ năng như: ngoại ngữ tốt, vui vẻ, hoạt bát, năng động,…

Tuy nhiên, tùy và mô hình của mỗi trung tâm mà quy mô đội ngũ nhân sự sẽ khác nhau. Các mô hình trung tâm dạy tiếng dạng nhỏ và vừa không cần quá nhiều nhân viên làm việc.

Và hơn hết, quan trọng nhất vẫn là yếu tố quản trị nhân sự. Một đội ngũ tuy ít thành viên nhưng khai thác được toàn bộ năng lực mỗi người mới làm cho hoạt động trung tâm dễ dàng phát triển.

Thiết lập quy trình điều hành trung tâm Ngoại ngữ

Xây dựng được bộ máy nhân sự chặt chẽ chỉ như mới hoàn thành khung xe, theo đó muốn chiếc xe lăn bánh cần có quy trình vận hành chặt chẽ. Các đơn vị giáo dục nên định hướng rõ ràng các quy trình điều hành trung tâm Ngoại ngữ dành cho: từng phòng ban, quy trình đối với toàn thể trung tâm cũng như đối với các học viên và đối tác.

Dù quy mô trung tâm nhỏ hay vừa, thiết lập quy trình điều hành trung tâm Ngoại ngữ là vô cùng quan trọng. Có quy trình rõ ràng sẽ gia tăng tính chuyên nghiệp cho trung tâm.

• Đối với các phòng bạn, sẽ có tính liên kết, làm việc chặt chẽ với nhau. Trong quá trình vận hành nếu phát sinh vấn đề sẽ có giải pháp xử lý kịp thời.
• Đối với khách hàng, đối tác hay học viên thì quy trình hoạt động sẽ củng cố hình ảnh uy tín cho trung tâm.

Và để xây dựng một bộ quy trình hoạt động dành cho trung tâm luyện thi có thể tham khảo những yếu tố sau.

• Thứ nhất chính là các công việc của các phòng ban, cần hoạch định rõ ràng phạm vi công việc của mình. Đồng thời, cần có phương thức liên hệ giữa các bộ phận với nhau.
• Thứ hai là về các chính sách dành cho nhân viên, học viên.
• Cuối cùng là bộ quy định của trung tâm, được áp dụng cho học viên và áp dụng cho bộ máy quản lý.

Đây là những yếu tố cơ bản trong quá trình xây dựng quy trình điều hành trung tâm Ngoại ngữ. Tuỳ theo văn hoá mỗi doanh nghiệp mà bạn sẽ thiết lập thêm nhiều yếu tố khác phù hợp.

-> Lưu ý rằng: Điều quan trọng chính là giảm thiểu mọi kẽ hở trong quá trình vận hành. Điều này hỗ trợ cấp quản lý, lãnh đạo giữ bộ máy hoạt động tốt hơn.

Quảng bá Marketing trung tâm Ngoại ngữ

Tùy vào kế hoạch phát triển của trung tâm mà bạn có thể xây dựng chiến lược quảng bá thương hiệu phù hợp cho đơn vị. Hiện nay có 2 phương thức Marketing phổ biến đó là:

• Marketing truyền thống: đặt banner quảng cáo, phát tờ rơi, báo chí, quảng cáo qua Tivi,…
• Marketing online: Facebook Ads, Google Ads, SEO, Content Marketing,…

Theo đó, cách Marketing trung tâm Ngoại ngữ theo hình thức online được đánh giá mang lại hiệu quả cao hơn Marketing truyền thống mà còn tối ưu được nhiều chi phí.

-> Tham khảo thêm: 10 cách Marketing cho trung tâm tiếng Anh hiệu quả 2024 – TẠI ĐÂY!

Kế hoạch quản lý khách hàng và đối ngoại

Sau khi xây dựng bộ máy nội bộ chắc chắn hãy lên kế hoạch quản lý khách hàng và chính sách đối ngoại. Đây là bước quan trọng trong quá trình điều hành tâm tâm Ngoại ngữ, nó đảm bảo những gì vượt ngoài sự kiểm soát của đơn vị giáo dục.

Quản lý khách hàng

Trung tâm cần một kho dữ liệu số để chứa toàn bộ thông tin về học viên, khách hàng của mình. Trong đó sẽ cần bao gồm thông tin cá nhân, khoá học mà họ tham gia, vấn đề tài chính và một số loại giấy tờ liên quan.

Không chỉ thế, các thông tin này cần được sắp xếp hợp lý vì sẽ liên quan đến phân chia thời khóa biểu, thiết kế lớp học. Quy trình này sẽ giúp quá trình học tập của học viên không bị gián đoạn hay có sự cố xảy ra.

Đồng thời, các trung tâm luyện thi – ngoại ngữ cũng sẽ phân tích được học viên lâu năm, học viên mới. Từ đó có thể đưa ra những chương trình dành cho các đối tượng. Thông tin khách hàng được phân tích tốt sẽ hỗ trợ cho nhiều chiến dịch tiếp thị của trung tâm hơn.

Quản lý các kênh trực tuyến của trung tâm

Một trong những hoạt động điều hành trung tâm ngoại ngữ cần lưu ý chính là các kênh trực tuyến của trung tâm như: website giới thiệu trung tâm ngoại ngữ, các trang mạng xã hội hoặc nhóm cộng đồng. Theo đó, các kênh trực tuyến này còn là kênh tiếp thị hiệu quả, mang lại nhiều khách hàng dành cho trung tâm hơn.

Theo hành vi của người dùng thông thường sẽ luôn tìm kiếm những kênh này trước khi quyết định sử dụng dịch vụ của trung tâm. Vì thế, trung tâm nên cần cập nhật các kênh này thường xuyên sẽ mang lại nhiều lợi thế cạnh tranh.

Tuy nhiên, một số trung tâm ngoại ngữ quá tập trung vào kế hoạch giảng dạy mà không chăm sóc những kênh trực tuyến của mình. Và việc này sẽ mang lại nhiều bất lợi cho các cơ sở giáo dục.

Do đó, dù là trung tâm lớn hay nhỏ, thậm chí các trung tâm lâu đời vẫn nên thường xuyên cập nhật các kênh trực tuyến như một cách không làm khách hàng của họ quên mất thương hiệu.

Hơn nữa, hoạt động thông tin chuyển đổi số trong giáo dục cũng sẽ giúp trung tâm tiết kiệm được nhiều thời gian. Các thông tin chính thức từ trung tâm luôn được cập nhật đầy đủ. Điều này hỗ trợ khách hàng chủ động nắm bắt thông tin trước khi tiến hành tư vấn hay đăng ký học.

Ứng dụng công nghệ vào điều hành trung tâm Ngoại ngữ

Không thể phủ nhận một điều rằng hầu hết bộ máy doanh nghiệp hiện nay được quản lý bằng ứng dụng công nghệ. Bởi sự phát triển của công nghệ số đã cải thiện hoạt động doanh nghiệp rất nhiều. Và các trung tâm Ngoại ngữ không nằm ngoài điều đó.

Ứng dụng công nghệ vào quản lý, điều hành trung tâm Ngoại ngữ mang lại nhiều ưu điểm như:

• Tiết kiệm được nguồn nhân lực, chi phí và thời gian. Từ đó trung tâm có thể tập trung phát triển những hoạt động nòng cốt khác.
• Giảm thiểu sai sót hết mức trong quy trình quản lý trung tâm Ngoại ngữ.
• Không cần phải làm việc với quá nhiều giấy tờ, thông tin. Toàn bộ dữ liệu sẽ được số hoá và lưu trữ trên hệ thống quản lý, kể cả thông tin nội bộ và thông tin khách hàng.
• Tạo sự đồng nhất trong bộ máy tổ chức, các phòng ban và lãnh đạo với nhân viên sẽ được kết nối với nhau.
• Cập nhật nhanh chóng các hoạt động diễn ra như sắp xếp lịch trình, số lượng học viên, doanh thu,…
• Các dữ liệu sẽ được tự động phân tích và báo cáo trên ứng dụng. Như vậy cán bộ quản lý sẽ không tốn quá nhiều thời gian và công sức mà độ hiệu quả vẫn được đảm bảo.

-> Ứng dụng công nghệ thông tin trong dạy học mang lại lợi ích như thế nào? – XEM NGAY!

MONA EduCenter là một trong những phần mềm quản lý và điều hành trung tâm giáo dục Ngoại ngữ chất lượng nhất hiện nay.  Đây là sản phẩm thuộc bộ phần mềm giáo dục Edutech được phát triển bới công ty phần mềm MONA Software. Với hơn 8+ năm kinh nghiệm triển khai nhiều dự án LMS cho đa dạng khách hàng lớn nhỏ, MONA tự tin gói sản phẩm của mình đáp ứng tới 99% nghiệp vụ giáo dục. Các tính năng nổi bật của phần mềm quản lý trung tâm Ngoại ngữ – MONA EduCenter có thể được kể đến như: Hệ thống cho phép tạo phòng thi online nhanh chóng, sử dụng phần mềm thi online tích hợp chấm bài tự động, chính xác cao. Phần mềm hỗ trợ tuyển sinh đầu vào cho trung tâm nhanh chóng và hiệu quả. Phân loại, quản lý hồ sơ của học viên một cách khoa học. Phần mềm quản lý lớp học: quản lý học viên dễ dàng, tự động điểm danh, sắp xếp lịch học – lịch học, quản lý lịch nghỉ,.. Phần mềm quản lý thu chi hiệu quả: quản lý học phí học viên, quản lý lương giáo viên – nhân viên,… * Và bạn đang đặt câu hỏi: “Trung tâm quy mô lớn hay nhỏ sẽ phù hợp sử dụng phần mềm?” Thực tế, với quy mô nào thì phần mềm cũng là giải pháp tối ưu! -> MONA có bài viết trả lời chi tiết, bạn có thể tham khảo bằng cách truy cập TẠI ĐÂY! Để tìm hiểu thêm phần mềm MONA EduCenter, bạn có thể… DÙNG THỬ PHẦN MỀM – NGAY TẠI ĐÂY! Mọi thông tin chi tiết, bạn có thể liên hệ ngay với MONA qua: Địa chỉ: 1073/23 Cách Mạng Tháng 8, Phường 7, quận Tân Bình, TP HCM Hotline: 1900 636 648 Email: info@themona.global

->Tìm đọc thêm: Top 10 phần mềm dạy học trực tuyến hiệu quả tốt nhất

Như vậy, hiện nay việc vận hành và điều hành trung tâm ngoại ngữ hiệu quả cần phải có sự tham gia của cả công nghệ thông tin. Bởi chỉ với khối óc con người thôi là chưa đủ. Có nhiều bước mà các trung tâm cần lưu ý khi xây dựng kế hoạch quản lý cho mình. Nhưng sau tất cả điều quan trọng nhất chính là ở năng lực quản trị của người lãnh đạo.