Hướng dẫn cách vận hành, điều hành trung tâm Ngoại Ngữ hiệu quả

Điều hành trung tâm Ngoại ngữ là vấn đề khá quan trọng, đòi hỏi người quản lý cần phải có sự hiểu biết rõ về lĩnh vực giáo dục Ngoại ngữ và biết cách tổ chức mọi công việc hợp lý nhất. Theo dõi ngay bài viết dưới đây, MONA Media sẽ chia sẻ kinh nghiệm vận hành và điều hành trung tâm Ngoại ngữ để đạt hiệu quả cao nhất, giúp tối ưu hóa mọi nghiệp vụ điều hành tại đơn vị, cơ sở giáo dục.

Đáp ứng điều kiện mở trung tâm Ngoại ngữ

Trước tiên bắt tay vào quá trình điều hành trung tâm Ngoại ngữ, đó chính là phải thành lập trung tâm Ngoại ngữ cho mình. Theo đó các đơn vị cần đảm bảo các yêu cầu mở cơ sở giáo dục được liệt kê sau:

• Đánh giá nhu cầu thực tế cho việc học ngoại ngữ trong khu vực mà bạn định mở trung tâm.
• Đảm bảo rằng trung tâm đào tạo tuân thủ mọi quy định về an toàn và giáo dục.
• Tuyển chọn đội ngũ giáo viên có trình độ và kinh nghiệm chuyên môn cao.
• Đầy đủ trang thiết bị phục vụ tốt cho việc giảng dạy tại trung tâm.
• Ước lượng chi phí để mở và có nguồn tài chính ổn định để duy trì trung tâm ngoại ngữ trong 1 năm.

Xây dựng kế hoạch kinh doanh trung tâm ngoại ngữ

Muốn trung tâm được hoạt động ổn định và phát triển lâu dài thì bộ máy bên trong phải vận hành thuận lợi. Vì thế mà việc xây dựng kế hoạch kinh doanh trung tâm Ngoại ngữ là hết sức quan trọng.

Cụ thể, trong bản kế hoạch này sẽ cần các yếu tố được trình bày sau đây:

• Xác định ý tưởng kinh doanh trung tâm.
• Thu thập các dữ liệu về tính khả thi của ý tưởng.
• Chọn lọc lại các ý tưởng dựa trên tất cả dữ liệu đã tổng hợp.
• Tự phác thảo mô hình kinh doanh trung tâm đào tạo bằng cách trả lời các câu hỏi: Cái gì, Ở đâu, Như thế nào, Tại sao,…
• Lập bản kế hoạch kinh doanh, vận hành trung tâm Ngoại ngữ chi tiết nhằm giúp bạn có cái nhìn sâu sắc về quá trình điều hành.

Đầu tư cơ sở hạ tầng cho trung tâm Ngoại ngữ

Chú trọng đầu tư vào cơ sở vật chất sẽ giúp quả trình quản lý và điều hành trung tâm Ngoại ngữ cải thiện chất lượng dịch vụ và thu hút học viên. Theo đó trung tâm cần đáp ứng các yếu tố như sau:

• Không gian học tập yên tĩnh.
• Phòng học cần vệ sinh sạch sẽ, thoáng mát.
• Đảm bảo diện tích phòng học: tối thiểu là 1,5m2/học viên.
• Ánh sáng phòng học
• Hệ thống loa, máy tính đạt chất lượng cao.

Tuyển dụng đội ngũ nhân viên chất lượng cho trung tâm dạy tiếng

Một đội ngũ nhân sự chất lượng sẽ mang lại hiệu quả trong hoạt động vận hành trung tâm Ngoại ngữ. Do đó, đây là bước khá quan trọng mà mỗi đơn vị giáo dục cần chú trọng hiệu quả để đảm bảo sự hiệu quả trong cách điều hành trung tâm Anh ngữ, luyện thi tiếng Anh,… Cụ thể như sau:

• Đội ngũ giảng viên: Bạn cần tuyển chọn đầu vào thật kỹ lưỡng để đảm bảo chất lượng đào tạo tại trung tâm. Nếu có nhiều ngân sách, bạn nên cân nhắc việc tuyển dụng những giáo viên bản ngữ.
• Nhân viên chăm sóc khách hàng: Đây là bộ phận đóng vai trò quan trọng, là cầu nối giữa trung tâm và học viên. Ở bộ phận này đòi hỏi nhân viên phải có các kỹ năng như: tự tin giao tiếp, giọng nói dễ nghe, có kinh nghiệm là một lợi thế, khả năng sáng tạo,…
• Trợ giảng: Đóng vai trò hỗ trợ quá trình dạy học tại lớp cho giảng viên, liên kết giữa giáo viên và học viên. Do đó vị trí này cần ứng viên có các kỹ năng như: ngoại ngữ tốt, vui vẻ, hoạt bát, năng động,…

Tuy nhiên, tùy và mô hình của mỗi trung tâm mà quy mô đội ngũ nhân sự sẽ khác nhau. Các mô hình trung tâm dạy tiếng dạng nhỏ và vừa không cần quá nhiều nhân viên làm việc.

Và hơn hết, quan trọng nhất vẫn là yếu tố quản trị nhân sự. Một đội ngũ tuy ít thành viên nhưng khai thác được toàn bộ năng lực mỗi người mới làm cho hoạt động trung tâm dễ dàng phát triển.

Thiết lập quy trình điều hành trung tâm Ngoại ngữ

Xây dựng được bộ máy nhân sự chặt chẽ chỉ như mới hoàn thành khung xe, theo đó muốn chiếc xe lăn bánh cần có quy trình vận hành trung tâm Ngoại ngữ chặt chẽ. Các đơn vị giáo dục nên định hướng rõ ràng các quy trình điều hành trung tâm Ngoại ngữ dành cho: từng phòng ban, quy trình đối với toàn thể trung tâm cũng như đối với các học viên và đối tác.

Dù quy mô trung tâm nhỏ hay vừa, thiết lập quy trình điều hành trung tâm Ngoại ngữ là vô cùng quan trọng. Có quy trình rõ ràng sẽ gia tăng tính chuyên nghiệp cho trung tâm.

• Đối với các phòng bạn, sẽ có tính liên kết, làm việc chặt chẽ với nhau. Trong quá trình vận hành nếu phát sinh vấn đề sẽ có giải pháp xử lý kịp thời.
• Đối với khách hàng, đối tác hay học viên thì quy trình hoạt động sẽ củng cố hình ảnh uy tín cho trung tâm.

Và để xây dựng một bộ quy trình hoạt động dành cho trung tâm luyện thi có thể tham khảo những yếu tố sau.

• Thứ nhất chính là các công việc của các phòng ban, cần hoạch định rõ ràng phạm vi công việc của mình. Đồng thời, cần có phương thức liên hệ giữa các bộ phận với nhau.
• Thứ hai là về các chính sách dành cho nhân viên, học viên.
• Cuối cùng là bộ quy định của trung tâm, được áp dụng cho học viên và áp dụng cho bộ máy quản lý.

Đây là những yếu tố cơ bản trong quá trình xây dựng cách điều hành trung tâm Ngoại ngữ hiệu quả. Tuỳ theo văn hoá mỗi doanh nghiệp mà bạn sẽ thiết lập thêm nhiều yếu tố khác phù hợp.

→ Lưu ý rằng: Điều quan trọng khi quản lý và vận hành trung tâm Anh ngữ chính là giảm thiểu mọi kẽ hở trong quá trình vận hành. Điều này sẽ hỗ trợ các cấp quản lý, lãnh đạo giữ vững bộ máy hoạt động tốt hơn.

Quảng bá Marketing trung tâm Ngoại ngữ

Tùy vào kế hoạch phát triển của trung tâm mà bạn có thể xây dựng chiến lược quảng bá thương hiệu phù hợp cho đơn vị. Hiện nay có 2 phương thức Marketing phổ biến dành cho các cơ sở, trung tâm tiếng Anh như sau:

• Marketing truyền thống: Đặt banner quảng cáo, phát tờ rơi, báo chí, quảng cáo qua Tivi,…
• Marketing online: Facebook Ads, Google Ads, SEO, Content Marketing,…

Theo đó, cách Marketing trung tâm Ngoại ngữ theo hình thức online được đánh giá mang lại hiệu quả cao hơn Marketing truyền thống mà còn tối ưu được nhiều chi phí.

Kế hoạch quản lý khách hàng và đối ngoại

Sau khi xây dựng bộ máy nội bộ chắc chắn hãy lên kế hoạch quản lý khách hàng và chính sách đối ngoại. Đây là bước quan trọng trong cách điều hành trung tâm tiếng Anh, nhằm đảm bảo những gì vượt ngoài sự kiểm soát của đơn vị.

Quản lý khách hàng

Trung tâm cần một kho dữ liệu số để chứa toàn bộ thông tin về học viên, khách hàng của mình. Trong đó sẽ cần bao gồm thông tin cá nhân, khoá học mà họ tham gia, vấn đề tài chính và một số loại giấy tờ liên quan.

Không chỉ thế, các thông tin này cần được sắp xếp hợp lý vì sẽ liên quan đến phân chia thời khóa biểu, thiết kế lớp học. Quy trình này sẽ giúp quá trình học tập của học viên không bị gián đoạn hay có sự cố xảy ra.

Đồng thời, các trung tâm luyện thi tiếng Anh – Ngoại ngữ cũng sẽ phân tích được học viên lâu năm, học viên mới. Từ đó có thể đưa ra những chương trình dành cho các đối tượng. Thông tin khách hàng được phân tích tốt sẽ hỗ trợ cho nhiều chiến dịch tiếp thị của trung tâm hơn.

Quản lý các kênh trực tuyến của trung tâm

Một trong những hoạt động điều hành trung tâm Ngoại ngữ cần lưu ý chính là các kênh trực tuyến của trung tâm như: Thiết kế website trung tâm tiếng Anh, các trang mạng xã hội hoặc nhóm cộng đồng. Theo đó, dựa trên những kênh trực tuyến này còn là kênh tiếp thị hiệu quả, mang lại nhiều học viên tiềm năng dành cho trung tâm.

Theo hành vi của người dùng thông thường sẽ luôn tìm kiếm những kênh này trước khi quyết định sử dụng dịch vụ của trung tâm. Vì thế, trung tâm nên cần cập nhật các kênh giới thiệu về trung tâm thường xuyên sẽ mang lại nhiều lợi thế cạnh tranh.

Tuy nhiên, một số trung tâm còn quá tập trung vào kế hoạch giảng dạy, mà không chăm sóc những kênh trực tuyến của mình. Do đó, dù là mô hình trung tâm lớn hay nhỏ, thậm chí các trung tâm lâu đời vẫn nên thường xuyên cập nhật các kênh trực tuyến như một cách không làm khách hàng của họ quên mất thương hiệu.

Ứng dụng công nghệ vào điều hành trung tâm Ngoại ngữ

Công nghệ thông tin ngày nay đã trở thành một phần không thể thiếu trong bộ máy quản lý. Sự bùng nổ của chuyển đổi số trong giáo dục đã mang lại những cải thiện đáng kể cho hoạt động đào tạo. Theo đó mà hoạt động quản lý và vận hành trung tâm Ngoại ngữ cũng không nằm ngoài xu hướng này.

Ứng dụng công nghệ vào quản lý, điều hành trung tâm Ngoại ngữ mang lại nhiều ưu điểm như sau:

• Tiết kiệm được nguồn nhân lực, chi phí và thời gian. Từ đó trung tâm có thể tập trung phát triển những hoạt động nòng cốt khác.
• Giảm thiểu sai sót hết mức trong quy trình quản lý trung tâm Ngoại ngữ.
• Không cần phải làm việc với quá nhiều giấy tờ, thông tin. Toàn bộ dữ liệu sẽ được số hoá và lưu trữ trên hệ thống quản lý, kể cả thông tin nội bộ và thông tin khách hàng.
• Tạo sự đồng nhất trong bộ máy tổ chức, các phòng ban và lãnh đạo với nhân viên sẽ được kết nối với nhau.
• Cập nhật nhanh chóng các hoạt động diễn ra như sắp xếp lịch trình, số lượng học viên, doanh thu,…
• Các dữ liệu sẽ được tự động phân tích và báo cáo trên ứng dụng. Như vậy cán bộ quản lý sẽ không tốn quá nhiều thời gian và công sức mà độ hiệu quả vẫn được đảm bảo.

MONA LMS là chính là giải pháp “số hóa giáo dục” dành cho mọi quy mô trung tâm, cơ sở giáo dục hiện nay. Phần mềm trung tâm Ngoại ngữ – MONA LMS thuộc hệ sinh thái phần mềm của công ty MONA.Software với hơn 8 năm kinh nghiệm, cùng hơn 1.000 trung tâm giáo dục đã và đang sử dụng hiệu quả.

Hệ thống phần mềm MONA LMS sẽ giải quyết mọi khó khăn trong hoạt động quản lý và điều hành trung tâm Ngoại ngữ. Đồng thời thiết lập bộ tính năng ưu việt đáp ứng tới 99% nghiệp vụ ngành giáo dục

Về chi tiết, những ưu điểm về tính năng trong phần mềm trung tâm Ngoại ngữ MONA LMS như sau:

• Phần mềm tuyển sinh, kiểm tra chất lượng đầu vào cho trung tâm
• Quản lý thông tin học viên, hồ sơ giáo viên, đội ngũ nhân sự,…
• Cho phép tạo lớp học, quản lý khóa học trực tuyến
• Tích hợp các tính năng phần mềm thi trắc nghiệm online, chấm bài tự động với độ chính xác cao.
• Phần mềm quản lý lớp học theo từng chi nhánh, trung tâm đào tạo
• Hệ thống tự động điểm danh, sắp xếp lịch học với các tính năng phần mềm quản lý thời khóa biểu
• Phần mềm quản lý thu học phí, quản lý lương giáo viên, hoạt động thu chi cho trung tâm

Và còn rất nhiều tính năng khác đều có trong phần mềm MONA LMS. Nhanh tay trải nghiệm toàn bộ chức năng trên hệ thống phần mềm MONA LMS qua đường link dưới đây!

BỘ GIẢI PHÁP QUẢN LÝ GIÁO DỤC

TRẢI NGHIỆM DÙNG THỬ PHẦN MỀM FREE NGAY!

Mọi thông tin chi tiết, vui lòng liên hệ ngay với MONA sau đây:

• Địa chỉ: 1073/23 Cách Mạng Tháng Tám, phường Tân Sơn Nhất, TPHCM
• Hotline: 1900 636 648
• Email: info@themona.global

Có thể thấy để vận hành và điều hành trung tâm Ngoại ngữ hiệu quả thì yếu tố công nghệ là không thể thiếu. Chỉ dựa vào sức người thôi sẽ khó đáp ứng được yêu cầu ngày càng cao trong quá trình đào tạo. Khi có cách điều hành trung tâm Ngoại ngữ thì đơn vị không chỉ tối ưu hoạt động quản lý, mà còn nâng cao trải nghiệm học tập, xây dựng uy tín và khả năng cạnh tranh trên thị trường.