Các Phương Thức Thanh Toán Học Phí Tại Trung Tâm Giáo Dục

Trong bối cảnh nền giáo dục ngày càng phát triển, việc quản lý và thanh toán học phí tại các trung tâm giáo dục trở nên ngày càng quan trọng. Theo đó, các trung tâm đào tạo không chỉ cung cấp kiến thức mà còn phải cung cấp phương thức thanh toán thuận lợi cho học viên. Vậy có những phương thức thanh toán học phí phổ biến nào? Hãy cùng MONA tìm hiểu chi tiết trong bài viết này.

Tiền mặt

Đây là phương thức thanh toán học phí phổ biến tại trung tâm giáo dục, và học viên có thể dễ dàng đến trung tâm đóng tiền bằng cách đưa tiền mặt. Tuy nhiên, cách thanh toán này phù hợp với trung tâm chỉ có 1 chi nhánh. Nếu trung tâm có nhiều chi nhánh, sẽ có người thu hộ học phí (thông thường là người quản lý hoặc đưa cho tư vấn viên).

Khi thực hiện phương thức thu học phí bằng tiền mặt, người thu hộ tiền sẽ tổng kết doanh thu trong ngày, hoặc theo ca, sau đó cập nhật doanh thu lên hệ thống.

Tuy nhiên, hạn chế của cách thu tiền học phí này là cập nhật số liệu hằng ngày. MONA giải thích rõ điểm hạn chế này ở ví dụ minh họa bên dưới.

* Ví dụ: Trường hợp chi nhánh 1 có doanh thu 290 triệu.

• Trong đó nhân viên kế toán tổng trung tâm sẽ ghi nhận tổng doanh thu 1 ngày là 300 triệu.
• Nhưng thực nhận số tiền chỉ có 10 triệu vì 290 triệu tiền mặt vẫn đang ở chi nhánh, chưa chuyển về trung tâm.

Và điều này khiến cho việc quản lý thu học phí cấn thêm quy trình quản lý tiền mặt để biết chính xác số tiền nào đang nằm ở đâu.

Chuyển khoản

Phương thức chuyển khoản học phí là cách áp dụng phổ biến tại các trung tâm giáo dục hiện nay. Học viên sẽ chuyển khoản qua tài khoản ngân hàng của công ty. Kế toán sẽ kiểm tra tài khoản và duyệt phiếu thu do tư vấn viên đã tạo lúc đăng ký học cho học viên. Kế toán sẽ xuất hóa đơn cho học viên khi được yêu cầu.

Mặc dù phương thức thanh toán học phí này rất phổ biến nhưng vẫn có hạn chế. Bởi trung tâm cần có người duyệt và thực hiện kiểm tra tài khoản liên tục.

Tích hợp cổng thanh toán

Để khắc phục vấn đề khi cần nhiều người để duyệt và kiểm tra tài khoản. Phương pháp thu tiền học tích hợp cổng thanh toán như MOMO, VNPAY, PAYPAL,… sẽ tối ưu được thời gian xử lý thanh toán học phí với độ an toàn và bảo mật đã được kiểm chứng trong thời gian dài.

Học viên thanh toán thành công sẽ tự động duyệt phiếu thu. Đây là một phương thức thanh toán học phí hiệu quả giúp trung tâm gia tăng doanh số, mở rộng phạm vi tiếp cận, nâng cao trải nghiệm của khách hàng và đặc biệt tiết kiệm thời gian cho trung tâm.

Bất kỳ 1 giải pháp nào cũng có hạn chế, cổng thanh toán sẽ thu phí trên mỗi giao dịch và tùy cổng sẽ có mức phí khác nhau, các bạn nên tìm hiểu kỹ về các mức phí trước khi tích hợp để tránh bất ngờ về chi phí trả cho nền tảng.

Thanh toán đa quốc gia

Đối với những trung tâm lớn, có nhiều học viên từ nước ngoài. Để cho học viên này thanh toán học phí, trung tâm không thể lựa chọn tích hợp cổng thanh toán vì phí chuyển tiền rất cao. Cách để tối ưu chi phí là liên hệ giáo viên ở bên nước ngoài, người thân làm giáo viên ở nước ngoài hoặc dịch vụ nhận thu hộ và chuyển tiền tại nước ngoài. Học viên sẽ chuyển khoản vào tài khoản nhận tiền ở nước ngoài, người nhận tiền hộ sẽ chuyển tiền về cho trung tâm.

Bài viết trên đây đã chia sẻ các phương thức thanh toán học phí phổ biến tại trung tâm giáo dục. Mỗi phương thức thanh toán có ưu và nhược điểm khác nhau, phụ thuộc vào quy mô của trung tâm. Do đó, hãy sử dụng kết hợp nhiều phương thức thanh toán để tạo thuận lợi, nâng cao trải nghiệm cho học viên. Ngoài ra, việc ứng dụng các phần mềm hỗ trợ quản lý thu chi cho trung tâm cũng là điều cần thiết giúp tối ưu thời gian và nguồn lực. LIÊN HỆ MONA để được hỗ trợ chi tiết nhé!