Quản lý trung tâm Ngoại Ngữ bằng Excel còn hiệu quả không?

Bất kể một người làm quản lý nào cũng quen thuộc với bộ tin học văn phòng Microsoft. Ngay từ thời điểm sinh viên, chúng ta đã được dạy cách sử dụng Excel như một công cụ thống kê, quản lý. Kỹ năng sử dụng tin học văn phòng như Excel hay Word vốn trở thành một trong những điều ai cũng cần biết. Trong hoạt động của các tổ chức giáo dục, bộ tin học văn phòng này cũng được áp dụng. Hầu như trước giờ công tác quản lý trung tâm Ngoại Ngữ bằng Excel là phổ biến vì nó miễn phí.

Tuy nhiên trong thời điểm hiện tại, khi sự phát triển của công nghệ thông tin ngày càng cao. Câu hỏi đặt ra là: “Liệu Excel có còn là giải pháp hiệu quả trong công tác quản lý?” Có những ứng dụng nào cải tiến hơn rất nhiều so với Excel để quản lý hay không? MONA sẽ chia sẻ chi tiết trong bài viết này, tìm hiểu ngay nhé!

Những bất cập khi quản lý trung tâm Ngoại Ngữ bằng Excel

Không thể phủ nhận những tính năng đặc biệt mà Excel mang lại hỗ trợ cho việc quản lý một cách tuyệt vời. Tuy nhiên, theo thời gian khi nhu cầu của doanh nghiệp/ tổ chức thay đổi. Nhất là khi các ứng dụng hiện đại khác giúp việc quản lý trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn xuất hiện. Lúc này các tổ chức giáo dục nhận ra Excel có những lỗ hổng.

Dưới đây là một số bất cập phổ biến khi bạn quản lý thông tin bằng công cụ Excel:

Mất nhiều thời gian để thao tác

Dù có thể giúp bạn sắp xếp lịch trình, thống kê số liệu và cả tính toán, Excel vẫn mang tính “con người” nhiều hơn. Tức việc quản lý trung tâm Ngoại ngữ bằng Excel vẫn còn phụ thuộc rất nhiều vào yếu tố con người. Như vậy quy trình vận hành vẫn chưa được xem là đã đơn giản hoá.

* Chẳng hạn như:

• Với các trung tâm tiếng Anh lớn – nhỏ hoặc các trung tâm hoạt động 2 – 3 năm, số lượng thông tin lên đến vài nghìn dòng.
• Hoặc nếu trung tâm của bạn mới phát triển, thông tin chắc chắn sẽ được cập nhật trên nhiều file khác nhau cho nhiều phòng ban, nhiều lớp học.

Theo đó, các dạng file dữ liệu mà các trung tâm nhỏ – lớn cần quản lý đó là:

• File quản lý danh sách khách hàng theo từng trung tâm (trường hợp trung tâm có nhiều chi nhánh).
• File quản lý danh sách khách hàng theo từng đội nhóm (áp dụng nhiều đội tư vấn).
• File quản lý danh sách khách hàng dành riêng cho từng tư vấn viên (EC, Sales).
• File quản lý danh sách lớp học, lịch học theo trung tâm, giáo viên, học viên.
• File thông tin học phí của học viên.
• …

Vì vậy, bạn nên sử dụng ứng dụng hiện đại để giải quyết vấn đề ngay bây giờ, giúp nhân viên làm quen với quy trình, chuẩn bị cho trường hợp trung tâm mở rộng quy mô. Tránh mất nhiều thời gian để khai thác thông tin trong file dữ liệu, dễ dàng triển khai kế hoạch scale up, Marketing trung tâm tiếng Anh.

Mất nhiều thời gian để tra cứu thông tin

Khi một file Excel có quá nhiều thông tin, và điều này sẽ làm việc lọc một thông tin cụ thể như thông tin 1 học viên hoặc lọc thời gian trống của 1 giáo viên, sẽ mất rất nhiều thời gian để cho thông tin trả về. Một yêu cầu đã mất nhiều thời gian, kéo theo nhiều yêu cầu cần lọc thông tin khác sẽ làm chậm trễ quá trình vận hành của trung tâm.

Ngoài ra, khi quản lý trung tâm Ngoại Ngữ bằng Excel thì data sẽ nằm rải rác ở nhiều nơi. Khi trung tâm cần một báo cáo hàng ngày, tuần, tháng, năm,… nhân viên sẽ phải tổng hợp thông tin ở nhiều file thông tin khác nhau, mất nhiều thời gian và công sức để làm báo cáo. Do đó, trung tâm không thể có báo cáo dữ liệu mới nhất để đưa ra quyết định được.

Không phân quyền

Rất nhiều sheet thông tin trên nhiều file Excel khác nhau. Mỗi file thông tin có nội dung phù hợp với nhóm hoặc 1 người xem. Việc công cụ không phân quyền sẽ gây ra tình trạng tư vấn viên này có thể xem thông tin của một tư vấn viên khác, không mang tính bảo mật thông tin. Do đó, trung tâm cần một phần mềm có tính phân quyền để đảm bảo thông tin được gửi đúng đến người cần xem.

Không đồng bộ dữ liệu

Khi trung tâm ngoại ngữ có quá nhiều file được lưu trữ trên Excel, thì trung tâm cần phải có quy trình để cập nhật hết các File excel này.

* Ví dụ: Một trường hợp cần cập nhật thông tin học viên mới hoặc thêm thông tin khách hàng đăng ký. Nếu sử dụng công cụ Excel để quản lý thông tin, nhân viên sẽ cập nhật vào file của nhân viên tư vấn trước, sau đó mới đến file quản lý thông tin tổng và các file thông tin còn lại.

Vì vậy dữ liệu của trung tâm dạy tiếng sẽ không được đồng bộ, thông tin không được cập nhật tự động trong các phòng ban. Có thể các đơn vị giáo dục sẽ giải quyết trường hợp này bằng cách tuyển thêm nhiều nhân viên để cập nhật thông tin, phương án này sẽ tốn nhiều chi phí của trung tâm nhưng không đạt hiệu quả tối ưu.

Dễ gây thất thoát thông tin

Quản lý trung tâm Ngoại Ngữ bằng Excel sẽ rất dễ gây thất thoát thông tin học viên, dữ liệu học tập. Chẳng may trường hợp một người xóa nhầm thông tin thao tác trực tiếp trên file, thì sẽ gây thất thoát thông tin, không kiểm soát được toàn bộ dữ liệu trên file tổng hợp của toàn trung tâm.

Dễ gây tình trạng thất thoát tiền bạc

Khi tiếp nhận các ứng viên khác, trung tâm đào tạo Ngoại Ngữ sẽ gặp các trường hợp sau:

• Học viên đăng ký khóa học gì?
• Khóa học bao nhiêu tiền? Sử dụng khuyến mãi gì?
• Trường hợp học viên hoàn tiền thì số tiền bao nhiêu?
• Học viên đăng ký học tiếp tục chương trình đã bảo lưu trước đó thì chi phí là bao nhiêu?

Và rất nhiều trường hợp liên quan đến tài chính trung tâm mà chúng ta không thể dùng công cụ excel để quản lý hết tất cả doanh thu và chi phí hằng ngày của trung tâm.

* Một trường hợp khác về bất cập của Excel trong quản lý tài chính đó là hoa hồng cho nhân viên tư vấn.

Thông thường, mỗi nhân viên sẽ có công thức tính hoa hồng khác nhau, với nhiều trường hợp học viên đến đăng ký lớp học như trên, công thức tính hoa hồng cho nhân viên sẽ thay đổi liên tục. Chúng ta không thể cập nhật công thức tính hoa hồng hằng ngày trên file Excel, điều này sẽ làm tốn nhiều thời gian vận hành trung tâm.

Qua những nhược điểm của việc quản lý trung tâm tiếng Anh bằng Excel được liệt kê bên trên, MONA nhận thấy trung tâm đào tạo nên ứng dụng công nghệ hiện đại vào công tác quản lý để tối ưu hiệu suất cho đơn vị. Cùng tìm hiểu những lợi ích nổi trội mà phần mềm quản lý trung tâm mang lại ở nội dung dưới đây.

Ứng dụng công nghệ trong quản lý trung tâm Ngoại Ngữ

Hầu hết các trung tâm Ngoại ngữ hiện nay đều xây dựng theo mô hình hiện đại. Không chỉ ứng dụng công nghệ trong công tác giảng dạy mà còn trong hệ thống quản lý. Các trung tâm Ngoại ngữ sẽ xây dựng một hệ thống quản lý riêng cho mình bởi công nghệ. Hệ thống phần mềm quản lý này được lập trình riêng cho mỗi đơn vị và phù hợp với cách hoạt động của trung tâm đó.

Những lợi ích nổi bật khi sử dụng phần mềm quản lý trung tâm Ngoại Ngữ được kể đến như:

Đơn giản hoá quy trình quản lý

Công đoạn quản lý sẽ được đơn giản hoá, khi đó bạn không phải ghi nhớ hay sử dụng quá nhiều giấy tờ. Hệ thống quản lý tự động lưu trữ và sắp xếp dữ liệu giúp bạn. Điều này cho phép sai sót diễn ra ở mức thấp nhất.

Tiến độ công việc của cả trung tâm cũng sẽ được cập nhật, cho phép những lãnh đạo theo dõi sát sao, toàn bộ hoạt động của các phòng ban sẽ được ghi lại. Ngoài ra khi có vấn đề xảy ra ở khâu quản lý nào cũng dễ dàng truy cứu hơn.

Tương tự với phần mềm quản lý khách hàng, các phần mềm cho phép trung tâm lưu trữ lượng lớn thông tin các học viên, cán bộ của mình. Quản lý tốt học viên góp phần cải thiện chất lượng dịch vụ của trung tâm.

-> Xem ngay Hướng Dẫn Quản Lý Khách Hàng Phần Mềm MONA EduCenter – TẠI ĐÂY!

Tăng độ chính xác – giảm thiểu sai sót trong quá trình vận hành

Vận hành một trung tâm Ngoại ngữ không chỉ đơn thuần là dạy học, các đơn vị hoạt động như một cơ sở cung cấp dịch vụ. Như vậy khi điều hành trung tâm Ngoại ngữ cần một sự thống nhất và không được gây ra sai lầm cho học viên.

Hệ thống phần mềm quản lý trung tâm Ngoại ngữ được tiến hành giúp:

• Trung tâm kiểm soát chất lượng dịch vụ, giảng dạy. Học viên có thể tương tác để đánh giá chương trình giảng dạy, giảng viên. Ngoài ra nếu học viên có vấn đề gì thì trung tâm vẫn nhanh chóng xử lý mà không mất nhiều thời gian.
• Hỗ trợ kế toán trong quá trình làm việc và giảm sai sót trong vấn đề tài chính. Một số tính năng mà các phần mềm quản lý trung tâm mang lại đó là như chấm công, tính bảng lương,… Các chức năng này giúp kế toán lưu trữ các dữ liệu thu chi, tính toán chi phí.

Chi phí tiết kiệm mang lại hiệu quả cao

Vì sự đơn giản hoá trong quy trình, đồng nghĩa với việc sẽ không cần quá nhiều nhân lực để vận hành. Thêm vào đó là các cơ sở vật chất được đầu tư trong quá trình cũng không cần quá nhiều. Chi phí dành cho việc quản lý bằng công nghệ thấp hơn so với việc theo cách truyền thống.

* Chi phí thấp cho việc này xét về mặt lâu dài. Bước đầu xây dựng hệ thống quản lý cần dành nhiều cho sự đầu tư cao. Tuy nhiên, khi trung tâm đã đi vào hoạt động một thời gian. Lúc này đã hình thành một guồng quay chắc chắn thì đơn vị chỉ cần một số ít nhân sự để thực hiện việc quản lý.

* Và để đầu tư xây dựng hệ thống quản lý hiệu quả, các trung tâm Ngoại ngữ với mô hình nhỏ thường áp dụng cách thức sau.

• Đầu tiên là xây dựng các quy trình quản lý bao gồm phần mềm quản lý và nhân sự. Hệ thống cần được vừa hoạt động để đo lường vừa phát triển dần dần. Hiểu đơn giản là dung hòa giữa cách quản lý truyền thống cùng quản lý bằng công nghệ.
• Sau khi hoạt động trung tâm nâng cao hơn thì hệ thống quản lý sẽ được cải thiện theo sau. Điều này giúp trung tâm không phải chi ngay lập tức một khoản phí lớn nhưng hoạt động tại thời điểm đó chưa cần.

Với những lợi ích nổi trội được liệt kê bên trên, có thể thấy việc ứng dụng phần mềm vào quản lý trung tâm Ngoại ngữ là xu hướng giáo dục hiện nay.

Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp bạn hiểu hơn về những bất cập trong việc quản lý trung tâm Ngoại ngữ bằng Excel. Với thời đại công nghệ số hiện nay, nhu cầu của người dùng ngày càng tăng cũng như việc kinh doanh ngày càng mở rộng. MONA khuyên các đơn vị giáo dục nên sử dụng phần mềm quản lý trung tâm Ngoại ngữ, đây chính là lựa chọn lý tưởng cho con đường phát triển lâu dài của trung tâm.

-> Tìm đọc thêm:

• Top 10 phần mềm quản lý trường học các cấp hiệu quả
• Top 10 phần mềm dạy học trực tuyến tốt nhất