Lý do nhận Email rác – Chia sẻ 4 cách chặn mail rác hiệu quả

Bạn thật sự cảm thấy rất khó chịu khi hàng ngày nhận rất nhiều tin rác từ Gmail. Vậy làm sao để những thư rác đó không đến được hộp thư của bạn? Cách tốt nhất là cần phải chặn email của họ, lúc này chúng ta sẽ không nhận được thư từ địa chỉ email đó nữa. Vậy cách chặn mail rác như thế nào? Trong bài chia sẻ dưới đây, Mona sẽ hướng dẫn bạn cách chặn thư rác trong gmail hiệu quả.

Vì sao bạn luôn nhận spam mail?

Các email spam thường đến từ nhiều nguồn. Tham khảo ngay các nguồn sau xem bạn đang gặp phải nguồn spam nào!

Tài khoản người quen hoặc tương tác

Trong trường hợp này, hoặc là đối tượng muốn quấy rối bằng thu rác, làm phiền bạn hoặc có thể họ quên chưa xóa email của bạn khi gửi.

Thông thường thì việc spam gmail từ người quen biết này xảy ra nhiều nhất khi bạn đang làm việc ở một công ty, sau đó nghỉ việc. Những người dùng thuộc công ty này có thể biết đến bạn nhưng quên xóa email của bạn hoặc họ không biết rằng bạn đã nghỉ việc nên sẽ tiếp tục gửi email.

Trường hợp này thường rất phổ biến với những công ty lớn, nhiều nhân viên nên thường rất khó kiểm soát, điều phối thông tin.

Spam mail từ những người lạ

Trong hộp thư của bạn, chắc hẳn rằng sẽ có ít nhất vài spam email bất kỳ đến từ những người mà bạn không hề quen biết. Thường thì họ là những nhà quảng cáo và muốn lôi kéo các khách hàng về với công ty của mình hoặc nguy hiểm hơn là lừa đảo. Bạn có thể bị họ tìm được địa chỉ email qua:

• Suy đoán: Email của bạn sẽ được tìm ra qua các ứng dụng, phần mềm tạo địa chỉ email. Thường thì họ sẽ không thể chắc chắn rằng địa chỉ email phần mềm đưa ra là có thật hay không nên họ sẽ gửi mail quảng cáo đến toàn bộ những địa chỉ họ có.
• Hack: Mặc dù hiện nay, chế độ bảo mật của các dịch vụ email khá tốt, nhưng đôi khi vẫn có thể bị hack và có thể bạn là một trong số những người dùng email bị rò rỉ ra ngoài.
• Mua data: Nếu như trước đó, bạn có tham gia các chương trình bốc thăm, khuyến mãi và có yêu cầu cung cấp địa chỉ email thì khả năng cao email của bạn sẽ được sử dụng để bán thông tin cho bên thứ ba. Những người có nhu cầu sẽ mua data gồm địa chỉ email về để gửi các quảng cáo.
• Scraping: Có một số công cụ rà soát các thông tin email (trên facebook hoặc trên website) để tìm các địa chỉ email được đăng trực tuyến. Người gửi spam mail sẽ sử dụng nó để gửi thư quảng cáo đến những địa chỉ được tìm thấy.

Gửi email bắt nạt

Cyberbullying là từ tiếng anh diễn tả vấn nạn bắt nạt trên mạng. Những email này có thể đến từ cả người quen và người lạ. Khi mà hệ thống mạng internet và mạng xã hội ngày càng phát triển thì tình trạng này ngày càng nhiều. Nếu như bạn thường bị những nội dung bắt nạt quấy rối, là nạn nhân thì cần phải thực hiện các bước dưới đây.

• Lưu lại các chứng cứ: Nếu bạn nhận được các thư có tính chất đe dọa, đừng vội xóa chúng đi, hãy chụp màn hình và lưu lại những nội dung này để làm bằng chứng để báo cáo lại.
• Báo cáo: Gửi và báo cáo cho nhà cung cấp các dịch vụ mà bạn đang sử dụng biết bạn đang bị người khác đe dọa. Bạn có thể báo cáo tài khoản người gửi hoặc báo cáo email đều được.
• Chặn người gửi: Nếu như những người này tiếp tục gửi đến bạn các email thì đừng ngần ngại, hãy ngăn chặn và loại bỏ chúng để không xuất hiện các tin nhắn không mong muốn trong tương lai.

Hiện nay, trong gmail đã có sẵn bộ lọc spam mail cho người dùng rất tốt, tuy nhiên bộ lọc này không thực sự hoàn hảo. Bạn có thể áp dụng theme các kỹ thuật bất kỳ dưới đây giúp bạn giảm được khả năng nhận email rác.

Cách chặn thư rác trong gmail

Lọc gmail theo cá nhân

Chặn thư rác hoặc lọc mail trong gmail không khó. Bạn có thể ngăn một người cụ thể gửi mail bằng cách chặn hoặc đẩy mail của họ vào hộp thư riêng.

Cách 1: Chặn thư spam từ một người cụ thể trong gmail

Bạn có thể chặn spam mail trong gmail của một người cụ thể qua việc thực hiện các bước sau:

• Bước 1: Truy cập vào hộp thư, mở mail của người mà bạn muốn chặn ra.
• Bước 2: Bạn cần nhấn vào biểu tượng mở rộng ở phía bên phải mail, sau đó sẽ hiện lên một list các tùy chọn.
• Bước 3: Nhấn vào phần “Block + tên người dùng” để có thể chặn email từ người ấy.

Trường hợp này, bạn cần chọn Block “Laura Spencer”, sau đó bảng xác nhận sẽ hiện lên và yêu cầu bạn xác nhận rằng những tin nhắn sau này của Laura Spencer được gửi đến hộp thư rác (Spam folder).

• Bước 4: Bước này, bạn chỉ cần nhấn vào “Block” xác nhận là xong.

Trường hợp bạn muốn mở chặn thì nhấn vào biểu tượng mở rộng, sau đó chọn Unblock. Một bảng xác nhận sẽ hiện lên, thông báo về những email tương lai của người này sẽ hiển thị trong hộp thư đến. Bạn cần nhấn Unblock để xác nhận là được.

Cách 2: Tự lọc tin từ người gửi cụ thể

Trong gmail, bộ lọc email có thể dùng để lọc những thư của người gửi cố định.

• Bước 1: Ví dụ: Bạn muốn lọc tất cả mail của một nhân viên cũ, hãy truy cập vào Inbox và nhấn vào phần mở rộng của ô search mail. Từ đó, bộ lọc tìm kiếm nâng cao sẽ được hiện lên.
• Bước 2: Trong ô From, nhập email người gửi và các thông tin khác. Sau đó nhấp “Create filter with this search”.
• Bước 3: Click chọn vào các ô phù hợp cho câu hỏi.

Khi tin nhắn đã đáp ứng tìm kiếm của bạn thì có những tùy chọn sau:

• Mark as read: Đánh dấu đã đọc thư
• Skip the Inbox (Archive it): Đưa vào hộp thư lưu trữ
• Star it: Đánh dấu sao
• Apply the label: Nhãn áp dụng
• Forward it (add forwarding address): Chuyển tiếp (thêm địa chỉ mà bạn muốn chuyển tiếp)
• Delete it: Xóa mail
• Never send it to Spam: Không gửi vào hộp thư spam
• Always mark it as important: Luôn quan trọng
• Never mark it as important: Không quan trọng
• Categorize as: Phân loại thư.
• Bước 4: Bạn chọn nút Create filter ở góc trái. Xuất hiện thông báo hiển thị trên cùng là hộp thư đã được tạo: Your filter was created.

Chặn spam mail theo nhóm

Qua các ứng dụng, phần mềm các email quảng cáo được gửi với lượng lớn. Nếu email của bạn có trong danh sách của họ thì email sẽ được gửi đến bạn.

Cách chặn thư rác trong gmail đó là:

• Bước 1: Dùng Unsubscribe trong ô tìm kiếm.
• Bước 2: Hủy đăng ký. Bạn có thể hủy đăng ký qua:

Cách 1: Dùng liên kết Unsubscribe: Bạn mở mail và kéo xuống phần cuối, sẽ có 1 liên kết Unsubscribe. Cần làm theo các hướng dẫn hoặc chờ điều hướng trang hoàn thành là bạn không nhận mail từ người này nữa.

Cách 2: Hủy đăng ký của Gmail: Nếu Gmail xác định được email có nút hủy đăng ký, sẽ hiện 1 link ở ngay đầu của email. Cần làm hệt như cách 1, nhấn unsubscribe và làm theo hướng dẫn.

Báo cáo – ngăn chặn spam gmail

Ngoài những cách trên, bạn có thể chặn thư rác trên gmail bằng cách báo cáo chúng. Trong gmail đã xây dựng bộ tùy chọn xử lý các thông tin email rác cùng 1 hệ thống các thuật toán phức tạp, từ đó giúp người dùng có thể tiết kiệm được thời gian lọc thư rác.

Các email sẽ tự động nhận dạng và đi đến hộp spam nếu có chứa những nội dung sau:

• Nội dung không có
• Mạo danh các công ty lớn
• Chứa các thông tin lừa đảo về tài chính, về cá nhân

Hoặc:

• Từ người mà bạn đã cố hủy đăng ký
• Có người gửi thư mà chưa được xác nhận
• Có đánh dấu là spam mail

Việc chặn thư rác trong gmail, bạn cần thực hiện các bước sau:

Cách 1: Báo cáo spam mail từ tài khoản gmail spam

Với những email mà bạn không muốn nhận, cần đánh dấu nó là thư rác. Việc làm này sẽ giúp gmail xác định được loại email mà bạn muốn đặt vào hộp thư spam.

• Đầu tiên, bạn cần truy cập Inbox. Chọn vào ô bên trái của spam mail và nhấn vào biểu tượng chấm than (Report Spam) nhằm báo cáo thư rác.
• Ngay lập tức, Email này sẽ được gửi đến hộp thư spam.

Cách 2: Đưa mail spam về lại hộp inbox

Trường hợp người dùng vô tình đánh dấu email spam thì vẫn còn có cách đưa nó về hộp thư chính (inbox).

• Cần truy cập vào hộp thư Spam của Gmail bằng cách nhấn vào chữ Spam trong danh sách phía bên tay trái.
• Đưa email đã được đánh dấu spam về hộp thư thoại của bạn.
• Nếu chưa nhìn thấy mục spam, cần nhấn vào chữ More sẽ hiện ngay bên dưới tùy chọn xem thêm.
• Đến được hộp thư spam, bạn nhấp vào ô của email bạn muốn hồi phục và nhấn vào nút Not spam để thu hồi gán nhãn Spam. Khi quay về hộp thư inbox sẽ thấy ngay tin nhắn.

Báo cáo giả mạo, lừa đảo

Nếu phát hiện email có dấu hiệu lừa đảo, chiếm đoạt tài sản hoặc giả mạo các tổ chức, cá nhân… thì cần phải báo cáo lên gmail hoặc các cơ quan chức năng.

Spam mail rất nguy hiểm bởi họ có thể đang lấy thông tin cá nhân hoặc tài chính của bạn qua email. Việc lừa đảo này rất tinh vi, chúng giả mạo tổ chức tài chính, giả mạo chính phủ, ngân hàng để trộm thông tin hoặc lấy tiền từ người dùng.

Cách khôi phục email rác đã xóa

Nếu vô tình gắn tag spam mail sau đó xóa nó đi nhưng lại nhận ra email đó chứa các thông tin quan trọng thì bạn cũng không nên quá lo lắng.

Một email bị xóa, nó sẽ ở trong mục Trash 30 ngày rồi mới bị xóa vĩnh viễn. Trong thời gian này, bạn có thể khôi phục chúng bằng cách:

• Bước 1: Truy cập vào Trash, tùy chọn mail mà bạn muốn khôi phục.
• Bước 2: Nhấp vào nút Move ở trên, sau đó chọn Move to Inbox. Thư của bạn sẽ được khôi phục ngay sau đó.

Việc chặn mail rác có trong gmail hoặc lọc các tin nhắn không muốn khác sẽ giúp bạn sắp xếp được hộp thư inbox, cũng như thấy được các tin chính và có thể làm việc thoải mái, năng suất hơn.

Qua những thông tin chia sẻ trên, chắc hẳn bạn đã biết cách chặn mail rác. Chúc bạn đọc có trải nghiệm tốt hơn khi sử dụng email trong công việc và cuộc sống!

Có thể bạn quan tâm:

• Email Marketing là gì? Cách làm marketing qua email hiệu quả không spam
• Phising Email là gì? Nhận diện email lừa đảo và phòng tránh như thế nào?