POS là gì? Tìm hiểu về hệ thống bán hàng Point of sale

Hệ thống POS hỗ trợ rất nhiều cho các chuỗi cửa hàng hiện đại. Đối với người cung cấp dịch vụ sẽ dễ quản lý hệ thống bán hàng của mình. Đối với người tiêu dùng sẽ dễ dàng thanh toán và sử dụng các dịch vụ. Nếu muốn bắt kịp kiểu kinh doanh hiện đại, kiểm soát được mọi vấn đề trong kinh doanh nên đầu tư vào hệ thống POS (Point of sale). Các thông tin về hệ thống POS là gì sẽ được Mona Media cung cấp chi tiết cho bạn ở nội dung hôm nay.

Hệ thống POS là gì?

POS là thuật ngữ viết tắt của Point Of Sale. Đây là thuật ngữ dùng để chỉ các chuỗi cửa hàng bán lẻ của các doanh nghiệp hay tổ chức, công ty nào đó. Hệ thống máy POS sẽ ghi lại toàn bộ các giao dịch giống như một cuốn “sổ tay điện tử”. Người quản lý chuỗi hệ thống máy POS có thể thống kê được giao dịch, lượng bán hàng thông qua những phần mềm này. Điều này vừa đáp ứng nhu cầu mua dùng, quản lý và hỗ trợ các phương thức thanh toán thời hiện đại chuyên nghiệp nhất. Máy POS đang dần thay thế cho sổ tay, tập tin Excel và tích hợp chuyên nghiệp phần mềm quản lý bán hàng. Việc trang bị máy POS cho cửa hàng là điều quan trọng. Cá nhân, doanh nghiệp muốn quản lý các chuỗi cửa hàng không nên bỏ qua hình thức này.

POS có những tính năng gì?

Hệ thống POS hiện đại mang đến rất nhiều tính năng hấp dẫn. Sở hữu hệ thống Point of sales việc kinh doanh sẽ bắt kịp xu hướng hiện đại hơn. Chỉ cần hệ thống này, bạn sẽ giải quyết được rất nhiều vấn đề. Chẳng hạn như:

1. Cung cấp các chỉ số bán hàng nhanh chóng

Hệ thống POS không dừng lại ở việc xử lý các giao dịch đơn giản. Hệ thống này còn đưa ra các chỉ số bán hàng dựa trên dữ liệu bán hàng. Điều này giúp cho các hoạt động kinh doanh có thể đưa ra chiến lược tốt hơn dựa trên những thông số đó. Các kênh bán hàng lẻ của chuỗi hệ thống đang sử dụng máy POS sẽ giúp bạn nhìn nhận tổng cục dễ dàng hơn. Bạn cũng dễ dàng lọc dữ liệu bán hàng nhanh chóng. Một hệ thống POS chuyên nghiệp sẽ giúp bạn dễ dàng tổng hợp các thông tin từ cửa hàng online lẫn offline. Doanh thu bán hàng từng ngày, doanh thu bán hàng của từng nhân viên hoặc từng kênh bán hàng đều được liệt kê.

2. Quản lý khoa học các dữ liệu của khách hàng

Tất cả thông tin của khách hàng sẽ được lưu dữ liệu và phân tích khoa học. Dựa trên tần suất mua hàng, giá thành hệ thống sẽ nhận diện được khách hàng tiềm năng và khách hàng trung thành. Từ hệ thống POS bạn sẽ dễ dàng hình dung chân dung của khách hàng hơn. Việc thúc đẩy các chiến lược SEO, gửi tin nhắn, email cũng sẽ đạt hiệu quả cao hơn. Nếu chọn đúng các hệ thống POS chuyên nghiệp thì bạn sẽ dễ dàng xem hồ sơ khách hàng, lịch sử khách hàng. Đặc biệt bạn cũng sẽ biết được chiến lược quảng cáo của bạn có tác dụng đến các khách hàng hay không.

3. Cải thiện doanh thu của cửa hàng nhanh chóng

Bạn có thể dùng hệ thống POS để quảng cáo đến từng khách hàng. Từ việc quảng cáo này, thương hiệu của bạn sẽ luôn nằm trong tâm trí của khách hàng. Sau khi nghỉ đến nhu cầu, họ sẽ nghĩ ngay đến bạn. Các nhân viên có thể chủ động gửi email đến khách hàng thân thiết của mình. Họ sẽ biết được khách hàng yêu thích mặt hàng nào, quan tâm đến vấn đề nào của sản phẩm. Các nhu cầu mua sắm không ngừng thay đổi của khách hàng sẽ cải thiện với máy POS. Những phần mềm POS chính là cơ sở để bạn thúc đẩy doanh thu tốt nhất. Mua online, đổi trả hàng, giao nhận hàng sẽ nhanh chóng. Khách hàng sẽ rất hài lòng và đánh giá cao chuỗi cửa hàng của bạn.

4. Phù hợp với mô hình kinh doanh hiện đại

Phần cứng POS và phần mềm POS được xây dựng có độ tương thích hoàn toàn với nhau. Chúng hỗ trợ cho nhu cầu kinh doanh hiện đại tốt hơn. Hệ thống POS cũng có thể hỗ trợ cho các thiết bị di động. Đây là một trong những bước tiến khiến hệ thống POS ngày càng được ưa chuộng hơn.

Các hệ thống POS phổ biến ở Việt Nam

Hệ thống kinh doanh hiện đại của nhiều cá nhân, doanh nghiệp tại Việt Nam đang sử dụng máy POS. Dưới đây là các hệ thống POS phổ biến:

1. Máy tính tiền (máy POS)

Máy POS dùng để tính tiền được đánh giá cao. Loại máy này có thể đọc mã vạch, in hóa đơn, thanh toán bằng thẻ tín dụng… Ưu điểm của máy này là không lo virus, sử dụng dễ dàng và dùng được cho nhiều cửa hàng khác nhau. Từ siêu thị, cửa hàng nhỏ lẻ cho đến khách sạn… đều dùng được. Việc in hóa đơn, thanh toán tiền diễn ra nhanh chóng với tiền mặt hoặc quẹt thẻ. Máy POS tính tiền hiện đang cung cấp từ nhiều thương hiệu khác nhau. Người dùng sẽ dễ dàng cân nhắc, so sánh trước khi mua. Nhược điểm của loại máy này là khá nặng nên việc di chuyển gặp khó khăn. Ở hệ thống này chỉ dừng lại cho việc tính tiền. Các việc cung cấp báo cáo bán hàng, quản lý kinh doanh trực tuyến chưa được thực hiện. Chi phí của loại máy này khoảng hơn 10 triệu đồng. Cần thêm các tính năng như đọc mã vạch, in hóa đơn và các tính năng khác sẽ cần nhiều tiền hơn. Ngoài ra, phần mềm để cài đặt trên máy tính cũng được mua riêng.

2. Phần mềm POS Offline

Các phần mềm POS cài trên máy vi tính sử dụng linh hoạt và có nhiều tính năng hơn máy POS. Phần mềm này cũng dễ dàng tích hợp việc theo dõi hành vi mua sắm khách hàng, doanh thu một cách dễ dàng hơn. Các vấn đề liên quan đến chiến lược gửi tin quảng cáo, chăm sóc khách hàng, đổi trả sản phẩm đều linh hoạt. Đặc biệt là dễ dàng thiết kế cho từng ngành nghề với các chức năng thanh toán tiền khác nhau. Phần mềm POS có thể kết hợp với ứng dụng điện toán đám mây. Đặc biệt có thể tích hợp trên hoạt động của các website. Ngoài ra, phần mềm POS còn có rất nhiều gói chi phí khác nhau. Người dùng có thể tùy vào các tác vụ và tính năng để chọn gói phần mềm POS phù hợp với mình. Báo cáo từ phần mềm POS luôn đa dạng hơn. Bạn có thể xử lý nhiều tác vụ khác ngoài việc tính tiền. Tuy nhiên, phần mềm POS có nhược điểm là dễ nhiễm virus. Nếu hoạt động thời gian dài có thể làm hệ thống xử lý bị chậm lại. Một số tính năng trên POS phần mềm dư thừa với người sử dụng. Trong quá trình sử dụng phần mềm POS bạn sẽ cần kết nối với internet. Một số hoạt động sẽ cần thêm chi phí để lắp máy in hóa đơn và máy hỗ trợ đọc mã vạch. Có sự kết hợp này sẽ giúp bạn bán hàng online và offline dễ dàng hơn.

3. POS online cài đặt trên web-based POS hoặc cloud-based POS

Web-based POS là một hệ thống POS mới nhất hiện nay. Các thanh toán điện tử sẽ diễn ra dễ dàng hơn. Ứng dụng này có thể cài đặt linh hoạt trên nhiều trình duyệt web khác nhau. Việc sử dụng khá đơn giản, kể cả với người chưa thành thạo máy tính. Người sử dụng có thể truy xuất dữ liệu để quản lý từ xa. Dữ liệu trên POS online cũng được bảo mật cao và mã hóa theo những tiêu chuẩn mới nhất. Giá thành cài đặt rẻ, sử dụng tiện lợi, phù hợp với kinh doanh hiện đại nên POS online được nhiều người sử dụng. Đặc biệt là có thể kết nối cloud-based POS nên không lo mất dữ liệu.

4. Hệ thống POS ERP (Enterprise Resource Planning)

POS ERP là phần mềm quản lý tổng hợp với nhiều tính năng và tác vụ hơn. Phần mềm quản lý này hiện đang ít sử dụng hơn các loại POS mà chúng tôi giới thiệu trước đó. Chúng khó sử dụng hơn

Xu thế của hệ thống Point of sales hiện nay

Tùy theo cách thức hoạt động để sử dụng các loại máy POS khác nhau:

• Phần mềm POS Offline sẽ đảm bảo nhu cầu bảo mật cao hơn.
• Máy tính tiền POS sẽ mang đến vẻ sang trọng và hiện đại.
• Web-based POS sẽ thích hợp với người năng động, thích bắt kịp xu thế hiện đại.

Hệ thống POS hiện nay cũng đang có thêm xu hướng hoàn thiện các tác vụ. Vì thế, ngoài máy POS, phần mềm POS thường sẽ trang bị thêm các thành phần như:

• Máy quét mã vạch (Barcode scanner) để quét và tính tiền qua mã vạch.
• Két tiền (Cash drawer) kết hợp với máy POS đóng mở linh hoạt khi tính tiền.
• Đầu đọc thẻ thanh toán (Debit, Credit Card Reader) để hỗ trợ cho những khách hàng thanh toán bằng thẻ.
• Máy in nhiệt cũng được trang bị. Tuy nhiên chưa thịnh hành tại Việt Nam.
• Cân kết hợp với các thông số, giá thành và tính tiền.

Tìm hiểu về hệ thống POS là gì thông qua bài viết trên hy vọng đã giúp ích cho bạn. Cá nhân, doanh nghiệp đang kinh doanh nên nâng cấp hệ thống tính tiền của mình theo các hệ thống POS đã nêu trên. Đảm bảo việc kinh doanh của bạn sẽ thuận tiện hơn rất nhiều. Chúc cá nhân, quý doanh nghiệp thành công và tăng doanh thu khi cài đặt hệ thống POS.