KPI là gì? Cách thức xây dựng KPI hiệu quả nhất hiện nay

Chỉ số hiệu suất – Key Performance Indicator (KPI) là một giá trị số cho biết một tổ chức hay công ty của bạn có đạt được mục tiêu đã đề xuất hay không. KPI được các nhóm và các nhà lãnh đạo sử dụng để đánh giá hiệu suất quá trình kinh doanh của toàn bộ công ty và các cá nhân riêng lẻ. Theo dõi các chỉ số KPI giúp bạn đánh giá hiệu suất công ty và dựa vào dữ liệu kết quả đưa ra quyết định để tìm cách phát triển công ty. Hôm nay Mona Media sẽ cùng bạn tìm hiểu KPI là gì? Tầm quan trọng của KPI và cách thức sử dụng KPI hiệu quả. 

KPI là gì?

KPI ngoài tên thường gọi là chỉ số hiệu suất, còn được biết đến với tên gọi khác như tỷ lệ thực hiện hoặc chỉ số kinh doanh. Bạn có thể tìm thêm một vài định nghĩa trên Wikipedia hoặc Investopedia. Khi bắt đầu công việc kinh doanh online thì các công việc thường làm đó là xác định quy mô tổ chức doanh nghiệp, lên kế hoạch kinh doanh cụ thể, thiết kế trang web giới thiệu doanh nghiệp, xây dựng văn phòng, tuyển dụng nhân sự, lên kế hoạch KPI,…

Ta có một vài ví dụ về KPI:

• Tỷ suất lợi nhuận
• Doanh thu định kỳ hàng tháng
• Hoạt động của kinh doanh
• Tăng trưởng doanh số bán hàng
• Giá trị dự kiến
• Lịch hoạt động

Xem thêm: Kinh doanh online và những điều cần biết 

Lợi ích của việc áp dụng KPI trong công việc

KPI sẽ được đánh giá trên hệ thống quản trị tổng thể của doanh nghiệp ERP, đối với mỗi phòng ban sẽ có một chỉ số KPI khác nhau. Điều đó đem đến rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Cụ thể:

• Đo lường hiệu quả quá trình làm việc của cá nhân, tổ chức, phòng ban, doanh nghiệp (Giúp các cấp quản lý có thể đo lường và nhận biết được hiệu quả công việc của cấp dưới trong thời gian việc);
• KPI sẽ giúp nhân viên phấn đấu, bởi khi hoàn thành chỉ số KPI hoặc vượt chỉ số do công ty đưa ra nhân viên sẽ nhận được những phần thưởng khích lệ tinh thần;
• KPI giúp công ty có thể định hình được mục tiêu cũng như tầm nhìn phát triển trong tương lai;
• KPI ảnh hưởng rất lớn đến các mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp.

Các loại KPI

Tùy thuộc vào mục đích và mục tiêu của công ty, bạn có thể đề ra và theo dõi KPI theo những cách khác nhau, lựa chọn đúng KPI ngay từ thời điểm ban đầu là điều rất cần thiết để có được thông tin hữu ích và là bàn đạp hiệu quả cho hoạt động của công ty bạn, mỗi bộ phận kinh doanh nên có cho riêng mình thước đo KPI khác nhau vì tất cả đều có các nhiệm vụ và mục đích khác nhau.

Có năm loại KPI chính:

• KPI kinh doanh
• KPI tài chính
• KPI bán hàng
• KPI tiếp thị
• KPI quản lý dự án

KPI kinh doanh

KPI kinh doanh giúp đo lường sự thành công của các mục tiêu kinh doanh dài hạn bằng cách theo dõi các chỉ số kinh doanh các công ty có thể điều hướng giữa các quy trình kinh doanh quan trọng và xác định các lĩnh vực tăng trưởng chậm.

Ví dụ phổ biến về KPI kinh doanh:

• Tỷ lệ tăng trưởng doanh thu
• Tỷ lệ tăng tỷ lệ mua lại thị phần tương đối
• Chia sẻ lợi nhuận trên vốn cổ phần

KPI tài chính

KPI tài chính thường được giám sát bởi lãnh đạo của tổ chức và bộ phận tài chính, chỉ số tài chính cho thấy công ty đang hoạt động tốt như thế nào về phương diện tạo ra doanh thu và lợi nhuận.

Ví dụ về KPI tài chính:

• MRR (Doanh thu định kỳ hàng tháng)
• Biên độ lợi nhuận
• Dòng tiền hoạt động (OCF)
• Vốn lưu động
• Tỉ lệ hiện tại
• Biến động ngân sách

KPI bán hàng

KPI bán hàng là các giá trị đo lường được sử dụng bởi đội ngũ bán hàng để theo dõi sự khả năng đạt được mục tiêu và mục đích chính từ việc bán hàng, số liệu bán hàng giúp theo dõi kết quả hàng tháng và đạt được tăng trưởng doanh thu bền vững.

Một vài KPI doanh thu phổ biến:

• Bán hàng hàng tháng
• Tỷ lệ chuyển đổi từ khách hàng
• Chi phí mỗi lần mua
• Chào hàng đủ điều kiện kinh doanh (SQL)
• Giá trị tuổi thọ của khách hàng (LTV)

KPI bán hàng có thể được theo dõi trên một bảng điều khiển bán hàng.

KPI tiếp thị

Các KPI tiếp thị giúp các đội ngũ tiếp thị theo dõi khả năng thành công của họ trên tất cả các kênh tiếp thị, cho phép họ có được một cái nhìn tổng quan nhanh về số liệu tiếp thị từ đó cho thấy đội ngũ tiếp thị hoạt động tốt như thế nào trong việc giành được khách hàng tiềm năng mới.

Ví dụ về KPI tiếp thị:

• Số lượt truy cập website
• Chi phí mỗi lần mua
• Điều kiện tiếp thị (MQL)
• Điểm quảng cáo
• Tỷ lệ chuyển đổi

KPI quản lý dự án

KPI quản lý dự án được các nhà quản lý dự án sử dụng để theo dõi tiến độ của dự án và phần trăm đạt được các mục tiêu đã đề ra, các công ty hay tổ chức sử dụng số liệu dự án này để xác định các dự án có khả thành công và khả năng đáp ứng yêu cầu vào những thời điểm quan trọng.

KPI quản lý dự án phổ biến:

• Giá trị theo kế hoạch (PV)
• Chi phí thực tế (AC)
• Giá trị thu được (EV)
• Biến động chi phí (CV)
• Sự khác biệt lịch biểu (SV)

KPI cấp cao và KPI cấp thấp

KPI cấp cao chứng minh hiệu suất tổng thể của công ty, ví dụ về KPI cấp cao bao gồm: Tăng trưởng hàng năm, Doanh thu định kỳ hàng năm (ARR) và Thị phần phân bổ khách hàng. Các cá nhân đơn lẻ không ảnh hưởng đến các chỉ số hiệu suất này vì đây được coi là kết quả của việc làm việc theo nhóm trên nhiều phòng ban.

KPI cấp thấp cho thấy hiệu suất của các phòng ban hoặc cá nhân cụ thể, các chỉ số kinh doanh cấp thấp gắn liền với công việc hàng ngày của mọi người cho từng phòng ban.

Cách sử dụng KPI

KPI có thể được sử dụng để giám sát hiệu suất của công ty bạn trên tất cả các phòng ban, sử dụng bảng điều khiển KPI và thêm số liệu của bạn vào bảng điều khiển KPI để có tổng quan nhanh về từng mục tiêu quan trọng. Bảng điều khiển KPI là một công cụ báo cáo thời gian thực tế của việc thu thập, gom nhóm, tổ chức và minh họa các chỉ số quan trọng của công ty, bạn có thể thiết lập nhiều bảng điều khiển KPI để theo dõi thành tích của mỗi mục tiêu của từng phòng ban. Các công cụ quản lý, tính toán KPI thường được tích hợp kèm theo các phần mềm quản lý công việc – dự án.

Giá trị lớn nhất mà bảng điều khiển doanh nghiệp hiện đại mang tới nằm ở khả năng cung cấp thông tin theo thời gian thực tế về hiệu suất của một công ty, kết quả là các nhà lãnh đạo doanh nghiệp và các đội ngũ có thể đưa ra các quyết định có định hướng dựa trên dữ liệu thực tế thay vì chỉ dựa vào cảm giác. Một bảng điều khiển doanh nghiệp thời gian thực tế toàn diện ngay lập tức giúp ta nhận thấy các khu vực đang có vấn đề và tìm ra giải pháp cho các vấn đề quan trọng.

Dưới đây là năm câu hỏi thiết yếu mà mọi người nên trả lời trước khi tạo bảng điều khiển KPI:

• Kết quả kinh doanh mong muốn của tôi (mục tiêu) là gì?
• Các giá trị KPI có thể được cải thiện bằng hành động như thế nào?
• Chúng ta có tất cả dữ liệu có liên quan cần thiết để theo dõi KPI chưa?
• Ai sẽ sử dụng báo cáo KPI và họ cần biết gì (ví dụ: KPI và các thước đo nào nên được bao gồm)?
• Làm cách nào để hình dung các chỉ số KPI cụ thể (đồ thị, số liệu, sơ đồ,…)?

Tìm hiểu quy trình xây dựng hệ thống chỉ số KPI là gì?

Xây dựng hệ thống chỉ số KPI theo quy trình sẽ giúp cho các hoạt động của doanh nghiệp diễn ra được thuận lợi, đạt hiệu quả tốt hơn. Mỗi công ty, doanh nghiệp, dự án lại có quy trình, cách xây dựng KPI riêng biệt bởi nó còn phụ thuộc vào mục đích của từng đơn vị. Tuy nhiên vẫn sẽ có một quy chuẩn chung hay còn gọi là khung về quy trình xây dựng hệ thống chỉ số KPI cũng như các yếu tố xây dựng KPI như sau:

Bước 1: Xác định chủ thể xây dựng KPI

Các bộ phận/phòng/ban tự xây dựng hệ thống KPIs: có thể do các bộ phận/phòng/ban chức năng trực tiếp xây dựng hệ thống chỉ số KPIs cho các vị trí chức danh trong bộ phận/phòng/ban đó dựa trên sự hướng dẫn, hỗ trợ về mặt phương pháp của những người có chuyên môn (bộ phận chuyên trách về nguồn nhân lực, các nhà chuyên môn).

• Người xây dựng KPIs là Trưởng bộ phận/phòng/ban – người nắm rõ và tổng quan nhất về các nhiệm vụ, yêu cầu của từng vị trí chức danh trong bộ phận. Trong trường hợp bộ phận/phòng/ban quá lớn thì việc xây dựng hệ thống KPIs nên được đảm nhận bởi những quản lý cấp thấp hơn.
• Ưu điểm của phương pháp này: những chỉ số KPIs do các bộ phận/phòng/ban tự xây dựng cho bộ phận mình sẽ mang tính khả thi cao và thể hiện được rõ nét chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận riêng biệt.
• Nhược điểm của phương pháp này: có thể dẫn đến việc thiếu khách quan trong việc xây dựng hệ thống chỉ số KPIs chẳng hạn đặt mục tiêu quá thấp. Vì vậy, nếu xây dựng KPIs theo phương pháp này thì cần có sự thẩm định, đánh giá của hội đồng các nhà chuyên môn, có am hiểu về công việc của bộ phận/phòng/ban.
• Người xây dựng KPIs là bộ phận chuyên trách nguồn nhân lực, các nhà chuyên môn: khác với phương pháp trên, phương pháp này sẽ giúp đảm bảo được tính khách quan, khoa học về phương pháp. Tuy nhiên hệ thống chỉ số KPIs đưa ra có thể không sát với thực tế, không thể hiện được đúng chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận/phòng/ban. Để khắc phục vấn đề này, hệ thống chỉ số KPIs sau khi được xây dựng cũng cần có sự góp ý, thẩm định, đánh giá của bộ phận chức năng.

Bước 2: Xác định rõ chức năng – nhiệm vụ của các bộ phận

Khi muốn xây dựng một hệ thống chỉ số KPIs cần phải xác định rõ các chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận, phòng ban, dự án… hay cá nhân riêng biệt. Bởi mỗi bộ phận sẽ có những chức năng và nhiệm vụ khác nhau, do đó sẽ không thể đánh đồng các chỉ số KPI mà cần phải bám sát theo đúng tính chất công việc thực tế của họ.

Bước 3: Xác định vị trí chức danh, nhiệm vụ của từng bộ phận

Cần có thông tin mô tả rõ ràng, chi tiết về công việc của từng cá nhân gắn liền với trách nhiệm của từng chức danh. Đây sẽ chính là cơ sở quan trọng để doanh nghiệp có thể xây dựng nên được hệ thống chỉ số KPI bám sát nhất. Từ đó các cá nhân, bộ phận sẽ đều cần tuân thủ thực hiện đúng những trách nhiệm của mình để đạt được mục tiêu đã đưa ra.

Bước 4: Xác định chỉ số hiệu suất quan trọng của KPI

Việc xác định các chỉ số hiệu suất quan trọng của KPI sẽ phân chia theo từng tiêu chí sau:

• Chỉ số KPIs của bộ phận: dựa vào cơ sở chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận/phòng/ban mà người chịu trách nhiệm xây dựng hệ thống KPIs sẽ xây dựng các chỉ số KPIs chung đặc trưng cho cả bộ phận. Các chỉ số KPIs này là cơ sở để xây dựng KPIs cho từng vị trí chức danh.
• Chỉ số KPIs cho từng vị trí chức danh
• Xây dựng chỉ số KPIs để cho người lao động thực hiện đúng mô tả và yêu cầu công việc. Vì vậy, các chỉ số KPIs thường được xây dựng trên cơ sở những trách nhiệm chính của vị trí chức danh nêu trên và những chỉ số KPIs của từng bộ phận.
• Các chỉ số KPIs phải đảm bảo tuân thủ tiêu chí SMART và phải có nguồn thu thập thông tin mà doanh nghiệp đang sử dụng hoặc sẽ sử dụng trong tương lai gần.
• Kỳ đánh giá: Kỳ đánh giá thường được sử dụng là tháng, quý, năm.

Bước 5: Xác định khung điểm cho kết quả công việc

Mỗi chỉ số sẽ có mức độ điểm khác nhau, tùy thuộc vào mức độ hoàn thành và tính hiệu quả của công việc. Thông thường thì điểm số sẽ chia thành 2 – 5 mức độ cùng số điểm tương ứng, căn cứ vào kết quả hoàn thành công việc. Nếu có nhiều mức độ điểm thì việc đánh giá hiệu quả công việc sẽ dễ dàng và khách quan hơn. Tuy nhiên thì việc chia quá nhỏ các tiêu chí, mức độ cũng gây ra một số khó khăn nhất định khi xác định điểm số.

Lý do quan trọng nhất đằng sau sự tồn tại của chỉ số KPI đó là chúng sẽ dẫn dắt doanh nghiệp đạt được những mục tiêu kinh doanh, chiến lược kinh doanh đề ra. Do đó, bạn không thể chỉ tập trung vào xác định bạn muốn đo lường cái gì và đo như thế nào, làm thế nào để thu thập được những chỉ số hiệu suất mà không nói gì đến mục đích mà bạn muốn hướng đến. Đây là bước mà bạn không những chỉ ra được mục tiêu kinh doanh mà còn thể hiện mong muốn mà bạn muốn đạt được trong một khoảng thời gian cố định. Một mục tiêu tốt sẽ:

• Cụ thể và có giới hạn thời gian rõ ràng
• Mang tính tham vọng nhưng có khả năng đạt được
• Dựa vào thông tin chất lượng

Bước 6: Đo lường, tổng kết và điều chỉnh

Dựa trên các khung điểm kể trên, nhà quản lý hay trưởng bộ phận sẽ tổng kết lại tổng điểm cũng như đưa ra kết luận, đồng thời đưa ra một số điều chỉnh để phù hợp hơn. Phụ thuộc vào từng bộ phận, chức danh khác nhau trong doanh nghiệp mà các nhà quản lý sẽ điều chỉnh linh hoạt chỉ số KPI. Thậm chí doanh nghiệp có thể thuê đội ngũ chuyên gia tư vấn, có nhiều kinh nghiệm, kết hợp cùng nhân sự trong công ty để đánh giá và đưa ra mức điều chỉnh KPI phù hợp.

Làm thế nào để lựa chọn đúng KPI?

Để chọn KPI đúng, bạn cần phải xác định mục tiêu kinh doanh của mình, mỗi chỉ số KPI bạn theo dõi cần phải đo được và gắn với việc đạt được các mục tiêu cụ thể. Tốt hơn là bạn nên tập trung vào một số chỉ số quan trọng thay vì lan man ở nhiều số liệu không liên quan, chỉ giám sát các KPI có liên quan đến tổ chức của bạn và đảm bảo rằng mọi yếu tố kinh doanh của bạn đều đáp ứng tiêu chí SMART:

KPI SMART được hiểu như sau:

• Specific – Cụ thể
• Measurable – Có thể đo được
• Attainable  – Có thể đạt được
• Relevant – Những yếu tố liên quan
• Time-Bound – Giới hạn thời gian

Hãy nhớ là KPI khác nhau cho từng ngành công nghiệp, giai đoạn tăng trưởng và giai đoạn của dự án, chỉ thực hiện theo các tiêu chuẩn ngành nghề nếu phù hợp với mục tiêu và mong đợi của bạn. Ngoài ra, hãy nhớ rằng các thước đo mà bạn đo lường sẽ thay đổi khi công ty của bạn phát triển và mở rộng quy mô, sử dụng các ví dụ đã đề cập ở trên để xác định KPI có phù hợp cho doanh nghiệp và đội ngũ của bạn hay không.

Đứng đầu một doanh nghiệp thành công được xem là dễ dàng hơn khi bạn sử dụng KPI cung cấp một cách tổng quan về thời điểm bạn đang hoạt động, bạn sẽ hiểu sâu hơn về xu hướng lịch sử, tiến bộ vào thời điểm hiện tại và các vấn đề xảy ra trước đó, có thể sử dụng thông tin này để duy trì tăng trưởng bền vững trong tương lai.

Kết luận

KPI (Key Performance Indicator) là một giá trị có thể đo lường cho biết liệu một đội ngũ tổ chức hay công ty có đạt được các mục tiêu của họ đã đề ra hay không, có năm loại KPI chính là KPI doanh nghiệp, KPI tài chính, KPI bán hàng, KPI tiếp thị và KPI quản lý dự án. KPI thường được theo dõi bằng công cụ báo cáo theo thời gian thực tế hay còn gọi là bảng điều khiển KPI, ở đó với mỗi chỉ số KPI của bạn phải đáp ứng tiêu chí SMART, nghĩa là cụ thể, có thể đo lường, có thể đạt được, các yếu tố liên quan và giới hạn thời gian đồng thời chỉ theo dõi số liệu phải liên quan đến tổ chức công ty và mục tiêu kinh doanh của bạn.

Ngoài ra nếu bạn cần xây dựng phẩn mềm quản lý nhân sự, quản lý KPI thì bạn có thể nhận tư vấn phần mềm của Mona ngay khi nhấn nút tư vấn bên dưới đây hoặc liên hệ với chúng tôi theo hotline 1900 636 648.