Kick off là gì? Thông tin cần biết về Kick off Meeting

Kick off là gì? Cụm từ có nghĩa là khởi động kinh doanh. Và Kick off meeting là cuộc họpkhởi động kinh doanh cực kỳ quan trọng đánh dấu sự khởi đầu mới trong kinh doanh. Vì vậy, công việc của bạn thuận lợi, dễ dàng hơn nên bạn hiểu chi tiết về Kick off. Cùng Mona Media tìm hiểu ở bài viết dưới đây nhé!

Kick off là gì?

Kick off có nguồn gốc đến từ cú đã mang tính chất quyết định những bàn thắng của các cầu thủ bóng bầu dục nước Mỹ. Trong lĩnh vực kinh doanh, kick off có nghĩa là khởi động kinh doanh, một cách hiểu đơn giản hơn thì nghĩa là khai trương. Kick off là một sự khởi đầu mới của dự án khi các bên chính thức xác nhận liên quan đến nhau nhằm hợp tác thực hiện một kế hoạch nào đó. Kick off cũng là nơi để san sẻ về những kỳ vọng của các bên đối với dự án hợp tác cùng nhau.

Mục đích Kick off trong kinh doanh

Mục đích của kick off trong kinh doanh là tạo nên một khởi động đầu tiên thể hiện ý chí tích cực cùng với những ấn tượng dài lâu trong tâm trí đối tác và đồng nghiệp của mình. Thông qua cuộc khởi động này các đối tác và những người đồng hành sẽ đưa ra các dự định, phương án và nhiệm vụ để cùng nhau phát triển. Đối với những người đứng đầu, Kick off còn được biết đến là cuộc họp nhằm khởi động kế hoạch của một dự án nào đó. Một cuộc họp thành công sẽ tạo tiền đề chi những sự thành công dự án và tạo tối thiểu những rủi ro không nên xảy ra trong những cuộc đàm phán tiếp theo. Trên thực tế, những cuộc họp chuẩn bị khai trương còn tạo nên sự đồng lòng, sự tin tưởng của các thành viên tham gia dự án. Việc khởi động dự án là vấn đề rất quan trọng trong việc xây dựng sự đồng lòng của đội ngũ thành viên. Bởi nếu không có sự đồng lòng của các bên liên quan và không có đội ngũ chỉ đạo chuyên nghiệp thì sẽ không có bất kỳ dự án nào có thể thành công. Đặc biệt, với những dự án quan trọng có nguồn vốn lên đến hàng nghìn tỷ, việc khởi động càng trở nên quan trọng hơn để có thể thành công với những mục tiêu đã đề ra.

Mục đích Kick off meeting (khởi động dự án)

Mục đích của những cuộc họp Kick off meeting là để giới thiệu về nhóm, để hiểu sâu sắc hơn về nền tảng của dự án, từ đó nắm được những nguồn lợi ích khi dự án thành công, và cùng nhau hiểu những gì cần làm trong dự án. Đối với những nhóm làm việc lớn, cuộc họp Kick off meeting là cơ hội để họ có thể hiểu mình cần làm những gì để thành công, cần làm gì để hiểu về dự án, làm thế nào để thể hiện được sự nhiệt tình đối với dự án. Thông qua cuộc họp, mọi người có cơ hội để truyền niềm tin đến những người cộng tác và thể hiện được với khách hàng rằng họ chính là sự lựa chọn chính xác. Một cuộc họp Kick off meeting nếu thực hiện chính xác sẽ đóng góp rất nhiều đến sự thành công của dự án. Tuy nhiên, nếu không được thực hiện tốt nó có thể sẽ phá hủy đi cơ hội thành công của dự án thậm chí khi mới bắt đầu.

Những lưu ý để có buổi Kick off meeting thành công

Chuẩn bị những “Kick off meeting” nhỏ để gắn kết nội bộ các nhóm

Là một người quản lý dự án, bạn không nên chỉ đứng ở ngoài mà nói về công việc, bạn cần trực tiếp bắt tay vào thực hiện để hiểu rõ hơn về dự án. Bằng cách tiếp cận với mọi thứ bạn sẽ đánh giá được năng lực và có thể thấy được những thành công hoặc rủi ro, thất bại có thể xảy đến bất kỳ lúc nào trong tương lai. Khởi động dự án nội bộ chính là bước đi, bước thử nghiệm lần đầu tiên, giúp bạn có thể thiết lập được chương trình cho những cuộc họp Kick off meeting diễn ra chính thức. Kick off meeting nội bộ được nhận thấy là cơ hội dành cho bạn với tư cách trở thành người quản lý dự án thực hiện truyền tải thông tin, tư tưởng chính xác, đúng đắn nhất về sản phẩm đến những nhân viên – người đồng hành cùng mình, những người tham gia buổi khởi động dự án sẽ giải đáp những thông tin mà khách hàng chưa nắm rõ. Mục đích cuối của những cuộc họp khởi động dự án này là để giúp bạn và những người đồng nghiệp, cấp dưới có thể tự tin khẳng định họ có thể làm được những điều đó.

Lập kế hoạch đúng cách

Thực hiện một buổi Kick off meeting với những người đồng hành hiểu rõ về quy trình, sản phẩm và kết quả sẽ giúp bạn tận dụng tốt các cuộc thảo luận giữa mình với khách hàng cùng các bên liên quan. Vấn đề quan trọng nhất lúc này đó là bạn và những người đồng hành cùng mình phải hiểu rất sâu về sản phẩm, để họ có thể trả lời tất cả những câu hỏi mà khách hàng đặt ra, đồng thời có thể đảm bảo được câu trả lời đó là chính xác và thông minh. Điều quan trọng tiếp theo đó là nhóm cộng tác của bạn cần phải đưa ra được một kế hoạch vững vàng, nó có thể thúc đẩy được niềm tin của khách hàng đối với dự án đó. Vậy để làm được điều đó, bạn cần phải lập kế hoạch tổ chức cuộc họp Kick off meeting thật sự sự tốt để có thể làm việc cùng nhau, và cùng nhau thấu hiểu về sản phẩm.

Chọn thời điểm thích hợp để bắt đầu

Trước khi khởi động dự án có thể bạn sẽ cần tổ chức nhiều cuộc họp khác nhau (gồm cả những cuộc họp để lên kế hoạch cho sự kiện khai trương) trước khi dự án được bắt đầu. Nhưng những cuộc họp khởi động đầu tiên này phải được xác định trước và lựa chọn thời điểm phù hợp nhất. Chính bạn là người hiểu rõ ràng nhất những gì mình đang làm, những gì bạn muốn hướng đến, hiểu rõ tại sao những việc đang làm lại quan trọng, để từ đó bạn có thể chọn cho mình thời điểm bắt đầu thích hợp. Mặc dù thời gian của bất kỳ sự kiện khởi đầu nào cũng có thể thay đổi vì mức độ phức tạp, quy mô dự án và những vấn đề liên quan. Nhưng bạn hãy cố gắng hạn chế tối đa những yếu tố ngoài lề có ảnh hưởng đến thời điểm khởi động dự án. Điều này sẽ đem lại sự thành công rất lớn cho cuộc họp khởi động.

Những yếu tố quyết định sự thành công của Kick off meeting

Dù bạn đã chuẩn bị được trình tự thực hiện cuộc họp Kick off meeting chất lượng nhưng thực thế những cuộc họp lại không đem lại kết quả như mong đợi. Tại sao lại dẫn đến những vấn đề như vậy? Có thể bạn đã phạm phải một vài lỗi trong cuộc họp Kick off meeting. Vậy những yếu tố quyết định sự thành công của một cuộc họp Kick off meeting là gì?

Giai đoạn tổ chức đầu tiên

Mỗi giai đoạn tổ chức đều có thách thức khác nhau cần phải vượt qua, nhưng những thách thức này đều giúp bạn thu được những lợi ích đáng kể. Tuy nhiên, không phải ai cũng làm được điều đó. Bởi vậy, lựa chọn giai đoạn hoàn hảo để tổ chức khởi động dự án là vô cùng quan trọng, cần thiết. Các giai đoạn tổ chức sẽ được xem là động lực để phát triển cho tất cả các cuộc khởi động dự án. Và sự thành công của dự án bị ảnh hưởng rất lớn bởi lần tổ chức đầu tiên này.

Vị thế của doanh nghiệp trên thị trường

Vị thế của doanh nghiệp trên thị trường ảnh hưởng khá lớn đến sự thành công của cuộc họp khởi động dự án. Trong thị trường kinh doanh, những nhân viên kinh doanh thuộc các thương hiệu mới, ít nổi tiếng khi cạnh tranh sẽ khó khăn hơn rất nhiều so với những doanh nghiệp có vị thế cao trên thị trường. Theo khảo sát thực tế, chỉ có 33% số người tham gia Kick off meeting thích những thương hiệu nổi tiếng, có chi phí cao ngất ngưởng. Nhưng có tới 63% người yêu thích thương hiệu khá nổi và chỉ 5% lựa chọn thương hiệu mới, xa lạ với bản thân họ. Vì vậy, vị thế của doanh nghiệp trên thị trường là yếu tố ảnh hưởng rất lớn đến sự thành công của Kick off meeting.

Hạn chế của doanh nghiệp

Nếu một cuộc họp ngay từ đầu đã thể hiện sự uể oải thì bạn có thật sự muốn tham gia hay không? Những người tham gia vào Kick off meeting cũng sẽ có suy nghĩ tương tự như bạn. Bởi vì thế khi tham gia cuộc họp bạn cần phải luôn có tinh thần tốt để khởi động dự án dù cho sản phẩm chưa thực sự hoàn hảo, vị thế của doanh nghiệp chưa thật sự cao. Bên cạnh đó, bạn cũng cần đảm bảo rằng có thể giảm thiểu tối đa những thiếu sót trong quá trình khai trương của mình. Hy vọng với những chia sẻ thông tin trên có thể giúp bạn hiểu rõ hơn về Kick off meeting là gì, cùng với những thông tin giúp tổ chức một buổi khởi động dự án thành công. Chúc bạn sẽ tổ chức thành công buổi khai trương cho doanh nghiệp mình một cách thành công nhất. Xem thêm:

• Cách tổ chức buổi Workshop thành công
• Webinar mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp?