Inventory là gì? Cách quản lý hàng tồn kho hiệu quả, tối ưu nhất

Inventory (hàng tồn kho) là thuật ngữ thường gặp trong doanh nghiệp. Vậy Inventory là gì? Có vai trò gì trong doanh nghiệp và có cách quản lý hàng tồn kho nào hiệu quả, giúp tối ưu chi phí, cải thiện dòng tiền và nâng cao lợi nhuận cho doanh nghiệp. Hãy cùng MONA Media tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây nhé!

Inventory là gì?

Trong kinh doanh, inventory là hàng tồn kho, nó bao gồm tất cả sản phẩm, nguyên vật liệu, thành phẩm, bán thành phẩm… mà doanh nghiệp đang giữ để bán hoặc dùng cho sản xuất. Một các hiểu đơn giản khác cho thắc mắc inventory nghĩa là gì, thì đó chính là toàn bộ lượng hàng đã nhập nhưng chưa tiêu thụ hết, vẫn còn nằm trong kho và thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp.

Phân loại hàng tồn kho chi tiết

Khi tìm hiểu hàng tồn kho là gì, một trong những nội dung quan trọng nhất là biết được hàng tồn kho bao có những loại nào. Trong doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh, hàng tồn kho thường được chia thành các nhóm chính sau:

• Nguyên vật liệu (Material): Đây là các loại nguyên liệu, vật tư, nhiên liệu, phụ liệu… được doanh nghiệp mua về và lưu kho để phục vụ cho quá trình sản xuất trong tương lai. Ví dụ: vải, da, nhựa, linh kiện, bao bì,…
• Bán thành phẩm (Sản phẩm dở dang): Là những sản phẩm đang trong quá trình sản xuất, đã trải qua một số công đoạn nhưng chưa hoàn thiện. Chúng được lưu kho tạm thời hoặc nằm trong dây chuyền sản xuất và sẽ tiếp tục được gia công trước khi xuất bán.
• Thành phẩm (Sản phẩm hoàn chỉnh): Đây là những mặt hàng đã sản xuất xong, đạt tiêu chuẩn chất lượng, sẵn sàng để bán ra thị trường nhưng hiện vẫn đang được lưu trữ trong kho. Thành phẩm chiếm tỷ trọng lớn trong giá trị inventory của nhiều doanh nghiệp.
• Thành phẩm hoàn thành nhưng chưa nhập kho: Là các sản phẩm đã hoàn thiện về mặt chất lượng, quy cách nhưng vì chưa hoàn tất thủ tục nhập kho (chờ kiểm định, chờ chứng từ…) nên vẫn nằm tại xưởng hoặc khu vực tạm. Về bản chất, nhóm này vẫn được tính vào hàng tồn kho của doanh nghiệp.

Vai trò của hàng tồn kho là gì?

Hàng tồn kho có vai trò cực kỳ quan trọng giúp doanh nghiệp cân bằng giữa đáp ứng nhu cầu khách hàng và kiểm soát chi phí vận hành. Quản lý tốt hàng tồn kho (inventory management) giúp doanh nghiệp giảm chi phí, tăng lợi nhuận, cải thiện dòng tiền và nâng cao trải nghiệm khách hàng, cụ thể quản lý hàng tồn kho tốt giúp:

Duy trì sản lượng và nguồn cung ổn định

Hàng tồn kho giúp doanh nghiệp duy trì sản lượng sản phẩm đều đặn, không bị đứt gãy khi nguồn cung nguyên vật liệu bị chậm hoặc nhu cầu khách hàng tăng đột biến. Một mức tồn kho an toàn cho phép doanh nghiệp đáp ứng đơn hàng kịp thời, duy trì uy tín thị trường và đảm bảo sự ổn định trong sản xuất.

Ứng phó với biến động thị trường

Khi nhu cầu thị trường thay đổi nhanh, tồn kho chính là công cụ để doanh nghiệp chủ động cân bằng cung – cầu, tránh tình trạng cháy hàng hoặc mất đơn vì không có sản phẩm. Quản lý hàng tồn kho hợp lý còn giúp doanh nghiệp linh hoạt thử nghiệm sản phẩm mới, mở rộng danh mục mà không ảnh hưởng đến các phân khúc khác, từ đó giảm rủi ro kinh doanh.

Tối ưu quy trình sản xuất và vận hành

Quản lý hàng tồn kho thông minh giúp giảm thời gian chờ nguyên vật liệu, hạn chế lãng phí, tồn đọng và sai sót trong sản xuất. Khi lượng tồn kho được kiểm soát tốt, doanh nghiệp dễ dàng lập kế hoạch sản xuất, phân bổ nhân lực, tối ưu không gian kho và tăng năng suất vận hành tổng thể.

Nâng cao dịch vụ khách hàng và hiệu quả tài chính

Đủ hàng đúng thời điểm giúp doanh nghiệp xử lý đơn hàng nhanh chóng, giao hàng đúng hẹn, tăng mức độ hài lòng và giữ chân khách hàng lâu dài. Về tài chính, hàng tồn kho là tài sản lớn, quản lý kém sẽ gây lãng phí vốn, ảnh hưởng đến dòng tiền. Ngược lại, quản lý hiệu quả sẽ tối ưu chi phí quản lý tồn kho, tăng vòng quay hàng tồn kho và cải thiện lợi nhuận.

Chi phí lưu trữ hàng tồn kho là gì?

Chi phí lưu trữ hàng tồn kho thường sẽ bao gồm:

• Chi phí cho nguyên liệu: Chính là chi phí dùng để chi cho những hoạt động như: thu và mua nguyên vật liệu, chi phí đầu tư cho việc thuê mặt bằng, văn phòng phẩm, thuê nhân viên thực hiện quản lý kho… Chi phí này tỉ lệ thuận với số lượng bán sản phẩm.
• Chi phí cho thực hiện: Các khoản chi phí này doanh nghiệp dùng cho việc lưu trữ, vận chuyển những mặt hàng tồn kho. Bên cạnh đó, nó bao gồm chi phí đề phòng các rủi ro như chi phí bảo hiểm, khấu hao tài sản và các phát sinh trong tổn thất hàng hóa như thiên tai, mất trộm, hỏa hoạn.

Thực tế, bên cạnh những giá trị tích cực mang lại từ việc lưu trữ Inventory, thì khi không có kế hoạch tính toán chi phí cụ thể, doanh nghiệp có thể sẽ phải trả giá rất đắt cho những chi phí được phát sinh ngoài tầm kiểm soát.

Cách tính chi phí giá trị hàng tồn kho

Có 2 phương pháp phổ biến nhất để tính toán chi phí giá trị của hàng tồn kho như sau.

Phương pháp kê khai thường xuyên

Chính là phương pháp hạch toán tổng hợp các nguyên vật liệu bằng việc thường xuyên theo dõi sự biến động trong quá trình xuất hay nhập vật liệu ở sổ kế toán. Phương pháp này sẽ giúp doanh nghiệp có thể dễ dàng tính toán cũng như tổng hợp trị giá vật tư nhập, xuất, tồn kho ở bất kỳ thời gian.

Với cách tính như sau:

Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ = Trị giá hàng tồn kho đầu kỳ + Trị giá hàng tồn kho nhập trong kỳ – Trị giá hàng tồn kho xuất trong kỳ.

Trong cách kê khai này, sẽ phản ánh đúng nội dung tài sản sẵn có của doanh nghiệp. Phương pháp này thường áp dụng cho các doanh nghiệp sản xuất có khối lượng nguyên vật liệu giá trị lớn.

Phương pháp kiểm kê định kỳ

Đây là phương pháp kiểm kê hàng tồn một cách thực tế phản ánh giá trị hàng tồn kho cuối kỳ ở sổ kế toán. Qua đó, sẽ tính được trị giá vật tư cũng như hàng hóa xuất, không cần phải theo dõi hay cập nhật thường xuyên trong suốt cả kỳ dài. Tuy nhiên, những số liệu chỉ phản ánh giá trị hàng tồn của đầu kỳ và cuối kỳ.

Với cách tính như sau:

Trị giá vật tư xuất kho = Trị giá vật tư tồn đầu kỳ + Tổng giá vật tư mua vào trong kỳ – Trị giá vật tư tồn cuối kỳ

Phương pháp tính này được áp dụng ở những doanh nghiệp xuất nhập hàng nhiều chủng loại vật tư và giá trị sản phẩm không quá cao thường xuyên.

Inventory management là gì? Cách quản lý hàng tồn kho hiệu quả

Inventory management là gì? Inventory management dịch sang tiếng Việt có nghĩa là quản trị hàng tồn kho là gì. Quản trị hàng tồn kho là quá trình giám sát và kiểm soát việc đặt hàng, lưu trữ và sử dụng hàng hóa. Mục tiêu của hoạt động này là đảm bảo đúng số lượng hàng, đúng thời điểm với chi phí thấp nhất. Dựa trên kinh nghiệm thực tiễn và các mô hình quản trị hiện đại, để đảm bảo dòng hàng được lưu thông tối ưu, doanh nghiệp cần áp dụng các cách quản lý hàng tồn kho sau:

Dự đoán nhu cầu

Việc tiên đoán chính xác thị trường cần gì là bước đầu tiên để tránh tình trạng cháy hàng hoặc tồn kho chết. Để làm được điều đó bạn cần:

• Phân tích dữ liệu lịch sử: Doanh nghiệp cần xem xét kỹ dữ liệu doanh số bán hàng trong quá khứ, việc này giúp nhận diện được các mô hình, chu kỳ mùa vụ hoặc các sự kiện đặc biệt có ảnh hưởng đến sức mua.
• Ứng dụng công nghệ: Sử dụng các mô hình máy học (Machine learning) và AI để dự đoán nhu cầu dựa trên các biến số thị trường phức tạp mà con người khó nhận biết.
• Lắng nghe thị trường: Không chỉ dựa vào số liệu nội bộ, bạn cần theo dõi sự biến động của đối thủ cạnh tranh và xu hướng tiêu dùng trên mạng xã hội. Việc tích hợp các dự báo này vào kế hoạch sản xuất giúp tối ưu hóa lượng tồn kho và đảm bảo cung ứng đúng lúc.

Phân loại hàng tồn kho thông minh

Không phải tất cả hàng hóa đều có giá trị và yêu cầu bảo quản giống nhau, vì vậy cần thực hiện phân loại hàng hoá rõ ràng khi lưu kho. Việc phân loại này giúp quy trình xử lý hàng tồn kho trở nên nhanh gọn hơn, cụ thể bạn cần thực hiện phân loại theo:

• Phân loại theo tính chất: Tách biệt các mặt hàng có tuổi thọ ngắn như thực phẩm tươi, hoa tươi cần bảo quản lạnh,… với các mặt hàng khô, đóng gói sẵn hoặc nguyên liệu sản xuất.
• Phân loại theo mức độ quan trọng:
  • Nhóm hàng quan trọng: Là những mặt hàng bán chạy hoặc mang lại lợi nhuận cao, việc thiếu hụt nhóm hàng này sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng đến doanh thu.
  • Nhóm hàng phổ biến thấp: Là các sản phẩm mới hoặc ít người mua hơn, cần có kế hoạch nhập hàng ít hơn để tránh ứ đọng vốn.

Phân tích và cải tiến liên tục

Quản lý kho hàng không phải là công việc mang tính thời điểm mà là một quá trình dài hạn cần sự giám sát chặt chẽ. Doanh nghiệp nên tận dụng tối đa nguồn dữ liệu thực tế từ các hoạt động xuất nhập mỗi ngày để đánh giá lại hiệu quả của chiến lược hiện tại. Thông qua đó, nhà quản lý có thể kịp thời cập nhật và tinh chỉnh các quy trình vận hành sao cho phù hợp nhất với những biến động không ngừng của thị trường.

Việc duy trì tư duy phân tích và cải tiến này không chỉ giúp tổ chức khắc phục các lỗ hổng trong sản xuất, giảm thiểu rủi ro mà còn đảm bảo khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng một cách linh hoạt, chính xác và hiệu quả nhất.

Sử dụng phần mềm quản lý kho

Trong bối cảnh thị trường biến động và cạnh tranh gay gắt, khả năng hiển thị và độ chính xác của dữ liệu tồn kho là yếu tố then chốt quyết định thành công của hoạt động quản trị hàng tồn kho. Do đó việc các doanh nghiệp quản lý tồn kho dựa vào các phương pháp thủ công như sổ sách hay bảng tính excel sẽ không thể cung cấp được dữ liệu tức thời và chính xác, còn rất dễ dẫn đến sai sót và ra quyết định không chuẩn.

Trước những thay đổi đó, việc áp dụng công nghệ vào tiến trình quản lý, cụ thể là các phần mềm quản lý kho là bước tiến quan trọng nhất giúp doanh nghiệp đạt được hiệu quả vượt trội. Các hệ thống này cung cấp khả năng theo dõi hàng hóa theo thời gian thực, tự động cập nhật số lượng tồn kho ngay khi phát sinh giao dịch nhập, xuất hàng. Nhờ vào công cụ phần mềm này, nhà quản lý dễ dàng xác định thời điểm đặt hàng lý tưởng, tối ưu hóa mức độ dự trữ an toàn và cắt giảm đáng kể inventory cost liên quan đến việc lưu trữ quá mức hoặc thiếu hụt hàng hóa, đồng thời kiểm soát chính xác giá trị hàng tồn kho.

Xuất phát từ nhu cầu đó, MONA TMS được phát triển như một giải pháp quản lý kho và vận tải toàn diện, giúp doanh nghiệp không chỉ hiểu rõ inventory là gì trên lý thuyết mà còn kiểm soát tồn kho thực tế theo thời gian thực, tối ưu chi phí quản lý tồn kho, quản lý chặt chẽ giá trị hàng tồn kho và xây dựng quy trình vận hành kho hàng tinh gọn, hiệu quả. Đây chính là nền tảng để các doanh nghiệp bắt đầu chuyển đổi từ quản lý thủ công sang một hệ thống quản lý kho hàng thông minh, tự động và chuẩn hóa, sẵn sàng mở rộng cùng sự phát triển lớn mạnh của doanh nghiệp.

Các tính năng nổi bật của phần mềm quản lý kho hàng MONA TMS:

• Quản lý nhập, xuất kho chính xác: MONA TMS tự động hóa toàn bộ quy trình nhập – xuất – chuyển kho bằng mã vạch barcode hoặc QR code, giúp hạn chế tối đa sai sót do ghi chép thủ công. Mỗi giao dịch phát sinh đều được cập nhật tức thời, giúp số liệu hàng tồn kho luôn khớp với thực tế.
• Tối ưu layout và vị trí hàng hóa trong kho: Hệ thống quản lý vận tải TMS cho phép quản lý hàng hóa theo khu vực, kệ, ô, lô, hạn sử dụng… giúp bạn nắm rõ từng vị trí lưu trữ chỉ trong vài thao tác. Nhờ đó, thời gian tìm và lấy hàng được rút ngắn đáng kể, tối ưu không gian kho và tăng hiệu suất làm việc của nhân viên.
• Giám sát trung chuyển hàng hóa minh bạch: Mọi phiếu chuyển kho giữa các chi nhánh, điểm tập kết đều được ghi nhận, theo dõi trạng thái rõ ràng trên hệ thống. Nhờ đó doanh nghiệp dễ dàng đối chiếu số lượng đi – đến, hạn chế thất thoát hàng hoá và kiểm soát tốt giá trị hàng tồn kho trong toàn mạng lưới.

Ngoài các tính năng quản lý kho hiệu quả, phần mềm MONA TMS còn được tích hợp các tính năng ưu việt khác của một phần mềm vận tải logistics như:

• Quản lý vận đơn và trạng thái đơn hàng: MONA TMS theo dõi chi tiết từ lúc tạo vận đơn, lấy hàng, đang giao, giao thành công đến hoàn hàng trong một giao diện tập trung. Nhờ đó khách hàng và các bộ phận nội bộ đều có thể nắm bắt tình trạng đơn hàng kịp thời, tránh các nhầm lẫn không đáng có.
• Tối ưu quản lý phương tiện và tài xế: Hệ thống lưu trữ hồ sơ xe, tài xế, lịch sử chuyến đi, lịch bảo trì và định mức nhiên liệu cho từng phương tiện. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ chi phí vận hành, đồng thời đánh giá và tối ưu hiệu suất đội xe một cách khách quan.
• Theo dõi hành trình và xử lý sự cố theo thời gian thực: Tích hợp GPS cho phép giám sát lộ trình di chuyển của xe trên bản đồ, phát hiện sớm các trường hợp đi lệch tuyến, dừng lâu bất thường. Từ đó mà bộ phận điều hành sẽ dễ dàng can thiệp, điều chỉnh hoặc hỗ trợ tài xế kịp thời để đơn hàng được giao đúng cam kết.
• Báo cáo và phân tích dữ liệu chuyên sâu: MONA TMS cung cấp hệ thống báo cáo trực quan về tồn kho, luân chuyển hàng, chi phí vận hành và hiệu quả giao nhận. Dựa trên dữ liệu này, nhà quản lý có thể nhìn rõ bức tranh tổng thể, tối ưu inventory cost và đưa ra các quyết định nhanh, chính xác hơn.

MONA TMS là giải pháp phần mềm logistics chất lượng hàng đầu thị trường, giúp doanh nghiệp tối ưu vận hành, giảm chi phí và nâng cao trải nghiệm khách hàng. Liên hệ ngay HOTLINE 1900 636 648 để được đội ngũ chuyên gia MONA tư vấn giải pháp vận hành phù hợp nhất cho doanh nghiệp vận chuyển của bạn!

→ Xem thêm: Dịch vụ SEO Logistics, vận tải trọn gói, tăng thứ hạng nhanh

Thông tin liên hệ:

• Địa chỉ: 1073/23 Cách Mạng Tháng Tám, phường Tân Sơn Nhất, TPHCM
• Hotline: 1900 636 648
• Email: info@themona.global

Hiểu rõ Inventory là gì và nắm vững các phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả là chìa khóa để doanh nghiệp giảm inventory cost, nâng cao vòng quay hàng tồn kho và cải thiện dòng tiền. Quản lý thông minh không chỉ giúp duy trì sản lượng ổn định, ứng phó linh hoạt với biến động thị trường mà còn nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng và hiệu quả tài chính. Hơn hết, để đạt được lợi thế cạnh tranh bền vững, doanh nghiệp cần áp dụng các công cụ và phần mềm quản lý kho hiện đại, giúp giám sát tồn kho theo thời gian thực, dự báo nhu cầu chính xác và tối ưu hóa toàn bộ chuỗi cung ứng. Hãy thử áp dụng phần mềm MONA TMS vào quy trình vận hành của doanh nghiệp, bạn sẽ nhận thấy những thay đổi rõ rệt trong cách quản lý hàng tồn kho và vận tải.