Lợi ích khi sử dụng phần mềm vào sắp xếp lịch học là gì?

Với xu hướng kinh doanh giáo dục ngày càng phát triển như hiện nay, các trung tâm giáo dục chính là mô hình kinh doanh đáng để đầu tư. Tuy nhiên, việc vận hành một trung tâm đòi hỏi nhà đầu tư cần có những lựa chọn thông minh trong quản lý và đào tạo để tiết kiệm thời gian và việc sắp xếp lịch học cũng không phải là ngoại lệ. Vậy ứng dụng phần mềm quản lý lớp học vào việc sắp xếp lịch học có phải là một bước đầu tư thông minh? Đâu là những lợi ích khi sử dụng phần mềm vào sắp xếp lịch học? MONA sẽ chia sẻ chi tiết ở bài viết này!

Tiết kiệm thời gian

Việc sắp xếp lịch học hàng ngày, hàng tuần cho các giảng viên là việc tiên quyết tại các trung tâm giáo dục.

Quá trình này thường sẽ mất khá nhiều thời gian, bởi khi sắp xếp lịch học, trung tâm phải tìm lịch trống của tất cả giáo viên fulltime, giáo viên parttime,… trên rất nhiều file thông tin, để tổng hợp lại và lên được lịch dạy học hợp lý.

* Ví dụ:

Trung tâm có 100 học viên và 10 giáo viên, thì cần phải biết được 10 giáo viên đó có lịch dạy như thế nào, dạy vào ngày giờ nào. Trường hợp giáo viên dạy part time thì phải biết được giáo viên bận ngày nào, trống lịch nào,… để sắp xếp lịch học phù hợp.

Khi sắp lịch học thì không chỉ xếp lịch 1 tuần mà phải sắp xếp cho cả khóa học (tránh trường hợp sắp lịch học 1 tuần, rồi sang tuần mới có khóa học mới thì xếp lịch học của khóa mới đè lên khóa học cũ)

Nếu không có phần mềm quản lý lớp học thì trung tâm phải có file Excel để check lịch dạy của giáo viên. Tuy nhiên, hãy tưởng tượng trường hợp:

• 1 giáo viên 1 ngày có 10 lịch học.
• 1 lớp học có khoảng 25 buổi.

Lúc này, trung tâm phải xem lịch dạy của giáo viên ít nhất 2 tháng để sắp xếp lịch học phù hợp cho khóa học 25 buổi học này. Và File Excel cần lọc thông tin lên đến 100 dòng, thậm chí thời gian trống của giáo viên sát nhau, nhân viên tìm kiếm lịch trống của giáo viên cần ít nhất 2 tiếng để lọc thông tin.

Do đó, lợi ích khi sử dụng phần mềm vào sắp xếp lịch học sẽ giúp trung tâm tiết kiệm rất nhiều thời gian. Tại đây, chỉ với vài thao tác lọc thông tin đơn giản, bạn đã có thể dễ dàng lên được một lịch học chi tiết và hợp lý một cách nhanh chóng, hỗ trợ giải quyết vấn đề thời gian vô cùng hiệu quả.

Tối ưu nguồn nhân lực

Ngoài vấn đề về thời gian, thì nhân lực cũng là một trong những yếu tố mà các trung tâm cần quan tâm khi sắp xếp lịch học, đặc biệt là với những trung tâm sử dụng Excel như một công cụ chính để lên lịch học.

Việc sử dụng phần mềm trong trung tâm không chỉ giảm thời gian cho trung tâm, mà còn giảm công sức cho trung tâm. Bởi họ phải thuê 2-3 người để kiểm tra và lọc thông tin của giáo viên.

Thậm chí nếu giáo viên dạy offline thì phải kiểm tra phòng học (tránh trường hợp 2 lớp đến 1 phòng cùng lúc). Do đó, khối lượng công việc xếp lịch học cho dạy offline sẽ gấp đôi so với dạy online.

* Ví dụ trường hợp dạy theo mô hình 1 kèm 1:

Lúc này giáo viên lên đến vài trăm, ngồi xếp lịch học cho vài trăm giáo viên phải mất 3-4 người thực hiện. Tuy nhiên, các trung tâm hoàn toàn giảm thiểu và tiết kiệm được chi phí thuê nhân lực trong khâu sắp xếp lịch học này, chỉ với một phần mềm quản lý.

Và với phần chi phí tiết kiệm được từ việc giảm nhân lực này, các trung tâm có thể tận dụng để cải thiện và nâng cao chất lượng giảng dạy và phát triển trung tâm hơn.

Trên đây là những lợi ích sử dụng phần mềm vào sắp xếp lịch học tại các trung tâm đào tạo. Thay vì phải tốn thêm nhân lực và thời gian nhưng vẫn có thể có sai sót, bạn có thể chọn lựa phần mềm quản lý để tiết kiệm đến 80% thời gian lên lịch dạy học và đạt được hiệu quả tốt nhất nhé. Hy vọng những thông tin trên đây sẽ hữu ích tới quý bạn đọc.