Các kỹ năng quản lý kho hàng cần có của nhân viên kho hàng

Nhân viên quản lý kho hàng là một người có vai trò rất quan trọng trong việc nhập và xuất kho cũng như kiểm soát tốt tình trạng đơn hàng. Một nhân viên kho hàng sẽ cần đến rất nhiều kỹ năng để điều tiết và lưu thông, kiểm kê hàng hóa. Bài viết này MONA Media xin chia sẻ các kỹ năng mà một nhân viên quản lý kho hàng cần có để hoạt động kiểm kho, xuất nhập hàng và kiểm soát lượng hàng hóa tốt nhất.

Những công việc quản lý kho hàng cần thực hiện

Một nhân viên quản lý kho hàng sẽ cần đến rất nhiều kỹ năng cơ bản lẫn kỹ năng mềm. Hoạt động này khá phức tạp và đòi hỏi sự kết hợp cao của nhiều kỹ năng. Cụ thể, một nhân viên quản lý kho hàng sẽ cần đạt được các kỹ năng như:

• Sắp xếp hàng hóa có trong kho có trật tự, khoa học để quy trình kiểm hàng và xuất kho được diễn ra nhanh chóng.
• Luôn luôn đảm bảo kiểm tra tốt hàng hóa và bảo quản hàng hóa theo tiêu chuẩn tốt nhất.
• Hiểu rõ các tác vụ xuất nhập hàng hóa vào kho và cất giữ giấy tờ, thủ tục đúng quy trình.
• Nhanh chóng trong việc tiếp nhận và kiểm tra chính xác các chứng từ xuất nhập khẩu quan trọng.
• Nắm rõ lượng hàng hóa xuất nhập kho, ghi phiếu và theo dõi lượng hàng hóa trong kho.
• Hỗ trợ và chỉ đạo các nhân viên khác trong quá trình nhập kho, xuất kho và kiểm kho.

Các kỹ năng quản lý kho hàng cần có của nhân viên kho

Ngoài kỹ năng tổ chức và quản lý nhân sự kho cũng như  đảm bảo hệ thống hóa sổ sách kho thì một nhân viên quản lý kho phải đảm bảo được các kỹ năng như:

Kỹ năng đánh dấu hàng hóa

Một kho hàng sẽ có đến hàng trăm, hàng nghìn mặt hàng khác nhau. Một quản lý kho chuyên nghiệp phải biết cách mã hóa, đánh dấu các mặt hàng một cách khoa học. Mỗi mã hàng, số lượng hàng hóa phải được đánh dấu số ngày nhập kho, hạn sử dụng, trend, màu sắc… Người quản kho cũng cần phải biết hàng có thể lưu kho bao nhiêu lâu để tính thời gian xuất hàng, kiểm kho và kiểm soát chất lượng kho hàng tốt nhất.

Sắp xếp kho hàng chuyên nghiệp, khoa học, logic

Dù quản lý kho bằng ứng dụng hay phương pháp thủ công thì khả năng sắp xếp hệ thống kho hàng đều là điều rất quan trọng. Người quản lý kho hàng phải có kỹ năng quan sát, sắp xếp hàng hóa khoa học và có trật tự logic. Chỉ có khi ngăn nắp, gọn gàng và có hệ thống thì hàng hóa trong kho với được kiểm tra tốt và tránh tình trạng tồn kho vì không thể kiểm chứng được hàng hóa.

Một số nhân viên quản lý kho hàng chuyên nghiệp, có nhiều kỹ năng mềm còn vẽ sơ đồ kho hàng, cập nhật hàng hóa và mã vạch để có thể sắp xếp khoa học và giúp nhân viên kiểm hàng nhập hàng và kiểm hàng, xuất kho nhanh chóng.

Kiểm tra hàng hóa, lập phiếu nhập kho và xuất kho

Phiếu nhập kho, xuất kho và các chứng từ xuất nhập khẩu rất quan trọng. Người quản lý kho hàng phải kiểm soát số lượng đơn hàng lớn nên mọi giấy tờ, chứng nhận đều phải nắm rõ và thực hiện các tác vụ một cách nhanh chóng.

Những sai sót trong các loại giấy tờ xuất nhập kho, kiểm tra chứng từ nhập khẩu… có thể dẫn đến những thiệt hại rất lớn. Ngày nay, người quản lý kho không chỉ dùng excel mà còn dùng nhiều ứng dụng quản lý kho nên công tác quản lý cũng bớt phức tạp và được hỗ trợ nhiều tác vụ hơn.

Kiểm kho nhanh chóng và chính xác

Số lượng hàng hóa trong kho khá lớn, không phải ai cũng có thể kiểm tra nhanh chóng và chính xác. Nhân viên quản lý kho hàng với kinh nghiệm, kỹ năng và thời gian làm việc lâu năm sẽ phải có khả năng kiểm tra kho nhanh và chính xác. Các thông tin về hàng hóa phải được kiểm tra theo định kỳ và làm báo cáo để những người quản lý có thể nắm bắt lượng hàng hóa một cách chính xác nhất. Chỉ khi người kiểm kho làm tốt công tác điều phối thì việc kinh doanh, nhập thêm hàng mới diễn ra thuận lợi và phù hợp.

Có các kỹ năng mềm cần thiết đối với quản lý kho hàng

Công việc kiểm kho mất nhiều thời gian và công sức. Người quản lý kho hàng phải biết cách tích lũy và rèn luyện kỹ năng trao đổi, giám sát và điều động nhân viên. Phải đảm bảo được không để xảy ra các tình trạng xung đột, mâu thuẫn giữa các nhân viên. Kỹ năng lãnh đạo là kỹ năng mềm quan trọng nhất mà một quản lý kho hàng nhất định phải có.

Kỹ năng quản lý nhân sự số lượng lớn với những kho hàng quy mô rộng. Những kho hàng này sẽ có đến hàng chục hoặc hàng trăm nhân viên, quy mô kho hàng rộng và cần có sự kiểm tra, chỉ đạo công việc tốt. Quản lý kho sẽ phải giỏi tác vụ phân chia nhân sự đến các vị trí, loại hàng của kho hàng để kiểm tra đúng kỷ luật và tránh thất thoát tốt nhất cho các kho hàng.

Am hiểu các phần mềm quản lý kho hàng, có thể sử dụng mọi phần mềm được công ty cài đặt để quản lý kho hàng. Trong thời kỳ hiện đại, công nghệ phát triển như hiện nay thì mọi ứng dụng đều được các công ty phần mềm cung cấp. Hãy tìm hiểu phần mềm quản lý kho hàng mà công ty đang sử dụng, hiểu rõ mọi tính năng và tìm cách sử dụng thành thạo ứng dụng đó cho việc quản lý kho hàng của mình.

Như vậy có thể thấy việc trang bị cho nhân viên kho những kỹ năng nghiệp vụ như sắp xếp, kiểm đếm, vận hành kho là vô cùng quan trọng. Tuy nhiên, trong bối cảnh thị trường yêu cầu tốc độ và độ chính xác tuyệt đối, câu hỏi đặt ra là: Liệu chỉ kỹ năng của nhân viên có đủ để đảm bảo quy trình quản lý kho vận tối ưu?

Thực tế cho thấy, ngay cả khi nhân viên có kỹ năng tốt, việc bắt họ thực hiện các tác vụ lặp đi lặp lại bằng công cụ thủ công như ghi chép sổ sách, tính toán Excel,… là nguồn cơn của hàng loạt rủi ro. Bởi con người rất dễ gặp phải sai sót khi mệt mỏi hoặc quá tải và một hệ thống không được tự động hoá chính là điểm nghẽn kìm hãm sự phát triển của doanh nghiệp.

Nếu bạn đang vận hành một kho hàng và nhận thấy doanh nghiệp mình có những dấu hiệu sau, đây chính là lúc cần một sự thay đổi:

• Quá trình nhập, xuất hàng thủ công: Tốn quá nhiều thời gian và nhân lực cho việc kiểm đếm, đối chiếu chứng từ, dễ dàng sai sót và gây chậm trễ trong việc cập nhật số lượng hàng hóa thực tế lên hệ thống.
• Không kiểm soát được tồn kho: Không biết chính xác hàng đang nằm ở đâu, khi nào hết hạn, dẫn đến tồn kho quá mức gây đọng vốn, hoặc hết hàng đột ngột mà không biết.
• Quản lý không gian kho không hiệu quả: Khó khăn trong việc sắp xếp layout, không biết vị trí chính xác của từng mã hàng hoá, việc này khiến công đoạn tìm kiếm và soạn hàng mất rất nhiều thời gian, giảm hiệu suất lấy hàng.
• Sai sót nghiệp vụ nghiêm trọng: Nhầm lẫn trong việc soạn hàng, xuất sai mã, sai số lượng, sai lô/date… Hậu quả là khách hàng trả hàng, doanh nghiệp tốn thêm chi phí xử lý và uy tín bị sụt giảm nghiêm trọng.
• Thiếu kết nối đồng bộ: Dữ liệu kho bị tách biệt, không có sự kết nối thông suốt với bộ phận mua hàng, bán hàng và đặc biệt là bộ phận vận tải. Điều này khiến việc điều phối xe đi giao hàng trở nên bị động, dẫn đến tình trạng xe phải chờ đợi lâu hoặc không tối ưu được tải trọng.
• Không có khả năng truy xuất: Gặp khó khăn lớn khi cần truy xuất nguồn gốc lô hàng, ngày hết hạn và hoàn toàn không thể theo dõi trạng thái đơn hàng sau khi đã rời khỏi kho.

Nhận thức rõ khó khăn trong công tác vận hành kho hàng, đội ngũ kỹ sư của MONA đã phát triển phần mềm quản lý kho MONA TMS với các tính năng vượt trội, giúp doanh nghiệp tự động hóa các tác vụ nhập kho, lưu kho, xuất kho một cách chính xác, góp phần xây dựng một chuỗi cung ứng thông minh, liền mạch và tiết kiệm chi phí.

Các tính năng của phần mềm quản lý kho hàng MONA TMS:

• Tự động hóa nhập kho, xuất kho: Hệ thống cho phép nhập, xuất kho hàng loạt bằng mã vạch barcode hoặc QR code, tự động đối chiếu với đơn hàng  và cập nhật số liệu ngay lập tức, loại bỏ các sai sót thủ công.
• Quản lý vị trí và layout kho thông minh: Phần mềm cho phép sắp xếp và quản lý vị trí hàng hóa một cách khoa học theo từng khu, kệ, vị trí, lô, hoặc hạn sử dụng, giúp tối ưu hóa không gian lưu trữ và rút ngắn thời gian lấy hàng.
• Kiểm soát tồn kho theo thời gian thực: Giúp nắm rõ 100% số lượng hàng hóa hiện có và vị trí chính xác của chúng, điều này giúp ngăn ngừa tình trạng thiếu hàng, đồng thời chủ động điều phối hàng cho các chuyến xe giao ngay khi cần.
• Theo dõi và truy xuất nguồn gốc: Dễ dàng theo dõi và quản lý hàng hóa theo Lô và hạn sử dụng, đảm bảo khả năng truy xuất nguồn gốc tuyệt đối khi cần thiết và tự động cảnh báo hàng sắp hết hạn.
• Giám sát trung chuyển nội bộ: Đảm bảo quy trình trung chuyển hàng hóa giữa các kho hoặc từ kho sang khu vực chờ xuất hàng diễn ra minh bạch và chính xác.

Bên cạnh các tính năng quản lý kho hàng, phần mềm MONA TMS còn được tích hợp các tính năng khác như:

• Quản lý vận đơn và trạng thái: Theo dõi chi tiết hành trình của từng đơn hàng, tự động cập nhật trạng thái và bằng chứng giao hàng, giúp bộ phận CSKH và khách hàng luôn nắm bắt được thông tin.
• Tối ưu phương tiện và tài xế: Quản lý hồ sơ chi tiết về đội xe, tài xế, lịch bảo trì, giấy tờ và kiểm soát định mức nhiên liệu, giúp tối ưu hóa chi phí và hiệu suất của đội xe.
• Theo dõi hành trình và xử lý sự cố: Hệ thống cho phép cảnh báo và xử lý kịp thời mọi sự cố phát sinh trên đường, đảm bảo thời gian giao hàng cam kết, đồng thời giám sát lộ trình di chuyển của xe qua GPS theo thời gian thực.
• Báo cáo phân tích dữ liệu chuyên sâu: Cung cấp các báo cáo trực quan, đa chiều (từ chi phí kho, tỷ lệ lấp đầy, đến chi phí/km vận tải…), hỗ trợ ban lãnh đạo đánh giá hiệu quả toàn bộ chuỗi cung ứng và ra quyết định dựa trên dữ liệu.

MONA TMS chính là giải pháp tổng thể giúp doanh nghiệp logistics giảm thiểu chi phí quản lý kho, tối ưu hóa lộ trình giao hàng và nâng cao trải nghiệm khách hàng trong một nền tảng duy nhất. Liên hệ ngay HOTLINE 1900 636 648 để nhận được tư vấn chi tiết từ đội ngũ chuyên gia của MONA!

Xem thêm:

• Giải pháp quản lý đơn hàng hiệu quả cao
• Top 7 website check mã vạch online, check code sản phẩm online
• Tìm hiểu hệ thống quản lý bán hàng Point of Sale