AI giảm chi phí logistics: cắt 15% lãng phí lộ trình giao hàng

Chi phí vận tải tăng vọt vì lộ trình xếp bằng cảm tính

Mỗi tháng, bảng chi phí vận hành lại dày thêm. Anh chị thấy rõ tiền xăng, phí cầu đường, lương tài xế đang bào mòn lợi nhuận. Nhưng có một khoản chảy ra rất lặng: phần quãng đường thừa mà không ai ghi vào sổ nào cả.

Với một doanh nghiệp có 30 xe tải, khoản thừa đó có thể lên tới hàng trăm triệu đồng mỗi tháng. Nó là tiền thật, chỉ có điều nó không nằm trên một dòng chi phí riêng nên rất khó nhìn ra.

Chi phí ẩn khi chia tuyến bằng kinh nghiệm

Anh chị tin đội điều phối của mình, và đội đó xứng đáng được tin, họ là những người kỳ cựu. Nhưng ngay cả người giỏi nhất cũng chỉ là con người, không ai tính nổi mọi biến số cùng lúc trong thời gian thực: kẹt xe, đường cấm theo giờ, trọng tải cầu, thời gian giao hàng đã cam kết với khách.

Mỗi quyết định dựa trên kinh nghiệm đều có rủi ro. Vài cây số đi đường vòng. Mười lăm phút chờ ở một ngã tư. Chúng cộng dồn. Rồi thành khoản chi phí ẩn mà không ai nhận ra cho tới cuối kỳ báo cáo.

Nhiên liệu và hao mòn xe: khoản tiếp theo bị bỏ quên

Lãng phí không dừng ở quãng đường thừa. Nó là tiền xăng đốt vô ích mỗi ngày, là lốp mòn nhanh hơn dự kiến, là chi phí bảo dưỡng tới sớm hơn lịch, là giờ làm của tài xế bị kéo dài không cần thiết.

Tụi em từng làm với một đối tác phân phối hàng tiêu dùng có 28 chi nhánh và đội xe 80 chiếc. Bài toán của họ giống hệt: mọi thứ đều chạy được, chỉ là chạy tốn. Sau khi thay cách xếp tuyến bằng hệ thống hoạch định lộ trình tự động, hệ thống tự tính hàng nghìn phương án rồi chọn tuyến tối ưu dựa trên dữ liệu giao thông, chi phí và thời gian thực. Quý đầu tiên họ cắt được 13% chi phí vận hành đội xe, tương đương hơn 580 triệu đồng giữ lại được.

Phòng điều phối bận rộn nhưng công suất đội xe vẫn thấp

Mỗi tháng anh chị đều ký duyệt bảng lương cho phòng điều phối, con số không hề nhỏ. Nhưng kết quả nhận lại là những chuyến xe trống một nửa quay về, những tuyến đường chồng chéo lên nhau, chi phí nhiên liệu và khấu hao cứ thế đội lên.

Đó là cái đau âm ỉ: lương trả cao mà hiệu suất thấp. Nhân viên điều phối trông rất bận, cặm cụi trên màn hình cả ngày, nhưng công suất toàn đội vẫn không nhích.

Giới hạn của con người khi phải xếp hàng nghìn điểm giao

Vấn đề không nằm ở sự chăm chỉ, nó nằm ở giới hạn tự nhiên của bộ não. Một điều phối viên kinh nghiệm nhất cũng không thể xếp tối ưu cho 500 điểm giao cùng lúc, nói gì tới 2.000 điểm mỗi ngày với hàng chục ràng buộc kèm theo. Họ buộc phải làm theo cảm tính và kinh nghiệm cũ, và sai sót là chuyện đương nhiên.

Qua các đợt khảo sát tụi em làm cho doanh nghiệp logistics cỡ vừa, phần lãng phí do xếp tuyến thủ công thường rơi vào khoảng 15 đến 22% chi phí vận hành đội xe. Con số này khác nhau tuỳ mật độ điểm giao và độ phức tạp của ràng buộc, nhưng chưa gặp trường hợp nào nó về dưới 10%.

Hệ quả kéo theo ở phía khách hàng

Lộ trình không tối ưu dẫn tới một chuỗi hệ quả rất dễ đoán. Tài xế đi xa hơn. Hàng đến muộn hơn. Khách phàn nàn. Rồi anh chị mất khách, mất luôn uy tín, tất cả chỉ vì một khâu điều phối.

Với một chuỗi cung ứng 42 kho hàng tại miền Nam, tụi em triển khai một mô-đun phân tuyến tự động trong hệ thống quản lý vận tải. Hệ thống xử lý 18.000 đơn hàng mỗi ngày, tự gộp đơn và chia tài cho 250 xe tải. Thời gian một chuyến giao giảm trung bình 35 phút, tỷ lệ giao đúng hẹn tăng từ 89% lên 97,8% sau 3 tháng.

AI giảm chi phí logistics bằng phần mềm xếp tuyến viết riêng

Thị trường nói quá nhiều về AI. AI tạo sinh, AI phân tích, AI dự báo. Giám đốc vận hành nào tụi em gặp cũng đã nghe những lời hứa đó, rồi thử vài công cụ có sẵn và nhận ra chúng không chạm được vào bài toán thật của mình.

Bài toán của anh chị cụ thể hơn nhiều: làm sao để 120 xe tải giao hàng tới 1.800 điểm nhận tại 15 tỉnh mỗi ngày mà không phí một lít dầu, và làm sao để tài xế không chạy lòng vòng 2 tiếng chỉ vì hệ thống chỉ đường không biết con hẻm đó cấm tải.

Một chuỗi phân phối hàng tiêu dùng từng đốt hơn 800 triệu đồng mỗi tháng cho phần chi phí vận hành dư thừa. Họ có 5 nhân sự phòng điều phối, mỗi sáng dành 4 giờ chỉ để chia tuyến thủ công. Với họ, chữ AI nghe vừa xa vừa rủi ro, và tụi em thấy phản ứng đó là hợp lý.

Nên tụi em không bán chữ AI. Tụi em viết phần mềm tự động hoá nghiệp vụ, trong đó phần tính tuyến chỉ là một mô-đun nằm bên trong, phục vụ đúng bài toán của doanh nghiệp.

Mã hoá từng ràng buộc thật vào phần mềm

Mỗi doanh nghiệp có một cách vận hành riêng, nên tụi em không áp một công thức chung. Việc đầu tiên là ngồi lại với đội điều phối để ghi ra từng ràng buộc thật, chi tiết tới mức khô khan. Ví dụ hệ thống phải biết:

• Khung giờ cấm tải trên các tuyến đường tại TP.HCM và Hà Nội.
• Tải trọng tối đa của từng loại xe, từ 1,9 tấn, 3,5 tấn cho tới 8 tấn.
• Khung giờ nhận hàng của hơn 2.000 khách sỉ, mỗi khách một kiểu.
• Điều kiện đặc thù như điểm giao cần xe thùng đông lạnh, hoặc tài xế phải có chứng chỉ an toàn riêng.

Sau khi nạp đủ 74 ràng buộc đặc thù của doanh nghiệp đó, mô-đun tính tuyến mới bắt đầu chạy hàng triệu kịch bản. Kết quả trả về là phương án cân được cả chi phí lẫn thời gian, chứ không đơn thuần là con đường ngắn nhất trên bản đồ.

Với chuỗi phân phối nói trên, hệ thống xếp xong lộ trình cho 85 xe tải tới 1.200 điểm giao trong chưa đầy 15 phút, thay cho công việc trước đây cần 5 người làm suốt nửa buổi sáng. Tổng quãng đường của cả đội xe giảm 18% ngay trong tháng đầu.

Nối vào hệ thống kho và đơn hàng đang chạy

Một phần mềm xếp tuyến tốt không thể đứng một mình, nó phải là một mắt xích trong chuỗi. Tụi em hiểu anh chị đã đầu tư vào hệ thống quản trị, quản lý khách hàng hoặc phần mềm quản lý kho bãi từ trước, nên việc của tụi em là nối chúng lại chứ không bắt anh chị thay hết.

Cách làm là dựng các cổng kết nối riêng để dữ liệu đơn hàng từ hệ thống bán hàng tự chảy về phần mềm định tuyến, không cần nhập tay. Riêng việc bỏ được khâu nhập tay đã cắt phần lớn lỗi kiểu nhập sai địa chỉ hay sai số lượng hàng.

Khi lộ trình được xếp xong, thông tin đẩy tự động xuống ứng dụng trên điện thoại của tài xế và về hệ thống kho. Kho biết chính xác cần soạn đơn nào cho xe nào, tài xế biết thứ tự giao và thông tin liên hệ từng điểm. Không còn cảnh gọi điện hỏi nhau giữa đường.

Chuỗi phân phối 25 chi nhánh giữ lại 1,2 tỷ đồng mỗi tháng

Tiền xăng đội lên vô lý. Tài xế báo kẹt xe, nhưng định vị lại hiện ở một cung đường lạ. Hàng tới trễ. Khách phàn nàn. Đó là cảm giác mất kiểm soát chi phí mà nhiều anh chị chủ doanh nghiệp phân phối gặp mỗi ngày.

Tụi em hiểu cảm giác đó, và nó không chỉ là chuyện tiền. Nó là sự bất lực khi bộ máy của mình có những vùng tối không đo được. Một chuỗi phân phối hàng tiêu dùng nhanh với 25 chi nhánh đã gỡ đúng chỗ đó bằng hệ thống hoạch định lộ trình tự động.

Nhiên liệu và bảo trì giảm 18%

Chi phí xăng dầu và hao mòn xe là con số biết nói, nó phản ánh thẳng hiệu quả của đội giao vận. Trước đây đội tài xế của họ tự quyết lộ trình theo kinh nghiệm, dẫn tới nhiều cung đường dài không cần thiết và thời gian chạy không tải lớn.

Sau khi chuyển sang xếp tuyến tự động theo dữ liệu giao thông thực tế, số điểm giao và tải trọng xe, chi phí nhiên liệu giảm 18%. Xe chạy ít hơn nên bảo trì cũng thưa hơn. Riêng khoản này đã giữ lại hơn 550 triệu đồng mỗi tháng.

Công suất giao hàng giờ cao điểm tăng 25%

Giờ cao điểm là lúc mọi thứ dễ hỏng nhất. Một chuyến xe trễ kéo theo cả chuỗi phản ứng: điều phối căng thẳng, khách sốt ruột, doanh thu bị đe doạ.

Hệ thống không chỉ vạch đường đi, nó còn phân đơn cho tài xế đang ở vị trí thuận lợi nhất. Nhờ vậy, cùng đội xe đó và cùng số tài xế đó, công suất giao trong khung 9 tới 11 giờ sáng và 2 tới 4 giờ chiều tăng 25%. Hàng tới tay khách nhanh hơn và đúng hẹn hơn.

Cách xếp tuyến này dùng lại được cho nhiều ngành khác

Nhiều anh chị nghĩ tối ưu lộ trình chỉ dành cho xe container và xe tải lớn. Suy nghĩ đó dễ hiểu nhưng không còn đúng. Bất kỳ doanh nghiệp nào có nhân sự di chuyển bên ngoài đều gặp đúng bài toán này, nên cách AI giảm chi phí logistics làm ở đội xe tải cũng áp được nguyên vẹn.

Dịch vụ lắp đặt và bảo trì kỹ thuật

Mỗi ngày đội kỹ thuật của anh chị tốn bao nhiêu thời gian chỉ để di chuyển. Khách ở quận 2 chờ từ sáng tới chiều, trong khi một kỹ thuật viên khác chạy từ quận 9 về Gò Vấp, đi ngang ngay qua quận 2. Lãng phí, tốn xăng, mất uy tín.

Với một chuỗi điện máy 32 cửa hàng, tụi em dựng phần mềm tự điều phối: hệ thống gom các lịch hẹn trong cùng khu vực rồi vẽ tuyến tối ưu cho từng nhân viên mỗi sáng. Họ giảm 22% quãng đường thừa và tăng 15% số lượt hỗ trợ khách mỗi ngày mà không cần thêm người.

Chuỗi nhà thuốc và siêu thị mini

Xe tải nhỏ mỗi ngày phải giao cho hàng chục chi nhánh, lộ trình phụ thuộc hoàn toàn vào tài xế. Có khi đi qua quận 7 rồi mới nhớ còn một điểm giao ở quận 4, lại phải quay đầu. Hàng tới trễ, chi nhánh bị động, tiền xăng cứ thế chảy ra.

Ở một hệ thống 45 siêu thị mini, phần mềm điều phối được nối thẳng vào hệ thống quản lý kho, tự lên lịch trình và tuyến giao dựa trên đơn đặt của các chi nhánh. Thời gian giao hàng nội bộ rút ngắn 30%, và họ giữ lại hơn 300 triệu đồng mỗi tháng chỉ từ phần tối ưu đội xe này.

Thu gom rác thải và xử lý môi trường

Ngành này có đặc thù riêng: xe chạy theo tuyến cố định rất cứng. Nhiều điểm rác chưa đầy nhưng xe vẫn phải tới theo lịch, trong khi khu vực khác phát sinh đột xuất thì không ai biết. Nhân lực và nhiên liệu bị đổ vào những chuyến đi không cần thiết.

Cách gỡ là gắn cảm biến báo đầy vào các thùng chứa công nghiệp, dữ liệu đẩy về hệ thống trung tâm, rồi phần mềm vẽ lại lộ trình thu gom mỗi ngày, ưu tiên điểm đã đầy hoặc sắp đầy. Riêng việc đó cắt được 18% số chuyến xe.

Chuyển phát nhanh và giao đồ ăn

Riêng nhóm việc chăm khách doanh nghiệp đi kèm đơn hàng thì nằm ở nhánh khác, anh chị xem AI agent thay thế CSKH B2B.

Với ngành này tốc độ là tất cả, cạnh tranh từng phút. Tài xế nhận nhiều đơn cùng lúc và phải tự ước lượng đường đi, hậu quả là giao trễ, đồ ăn nguội, khách huỷ đơn. Mỗi đơn bị huỷ là một lần mất tiền và mất khách.

Mô-đun gom đơn và tính lại tuyến theo thời gian thực xử lý đúng chỗ này: hệ thống nhóm các đơn ở gần nhau cho một tài xế và liên tục cập nhật tuyến theo tình hình giao thông. Một đối tác giao nhận thực phẩm giảm 25% thời gian giao trung bình mỗi đơn, tỷ lệ huỷ vì giao trễ từ 7% xuống dưới 2%.

Khi nào chưa nên đầu tư phần mềm xếp tuyến

Tụi em nói thẳng phần này để anh chị đỡ mất tiền oan, vì phần lớn tiền mất oan trong tự động hoá đến từ việc mua sớm hơn nhu cầu, mấy kiểu mất tiền đó tụi em đã kể ở bài 5 sai lầm khi tự động hoá giá rẻ. Có ba trường hợp phần mềm xếp tuyến chưa đáng làm.

Một là đội xe dưới 8 tới 10 chiếc và số điểm giao mỗi ngày dưới 60. Ở quy mô đó, một điều phối viên có nghề vẫn xếp gần tối ưu, phần máy cải thiện thêm không đủ bù chi phí phần mềm.

Hai là dữ liệu địa chỉ khách còn quá bẩn. Nếu hơn một phần ba địa chỉ trong hệ thống chưa chuẩn hoá, chưa có toạ độ, thì việc cần làm trước là dọn dữ liệu chứ không phải mua phần mềm. Máy tính tuyến trên địa chỉ sai thì kết quả cũng sai.

Ba là khi tuyến giao gần như cố định và ít thay đổi, ví dụ mỗi ngày đúng 12 điểm, cùng thứ tự, cùng khung giờ. Trường hợp này chỉ cần chuẩn hoá lại lịch một lần là xong, không cần hệ thống tính tuyến động.

AI giảm chi phí logistics: tuần này anh chị làm được gì

Anh chị nhìn lại các con số trong bài: 15 đến 22% chi phí vận hành rơi vào phần xếp tuyến thủ công, 5 người mất 4 giờ mỗi sáng để chia tuyến, hơn 800 triệu mỗi tháng chi phí dư thừa ở một chuỗi phân phối, và 550 triệu giữ lại được mỗi tháng chỉ riêng phần nhiên liệu ở chuỗi 25 chi nhánh.

Anh chị đã bỏ công tìm cách rồi, tụi em biết: thêm người cho phòng điều phối, mua thiết bị định vị gắn lên xe, ép tài xế báo tuyến trước mỗi sáng, chấm công theo ki-lô-mét, thậm chí thuê ngoài một phần đội xe. Cái đáng trọng là anh chị chủ động đi tìm chứ không ngồi chịu. Nhưng mấy cách đó đều đụng cùng một bức tường: người vẫn phải tự xếp tuyến, mà số ràng buộc thì vượt quá cái một cái đầu ôm nổi trong một buổi sáng.

Chỗ AI giảm chi phí logistics làm tốt hơn người rất rõ ràng, đó là chạy hết mọi phương án rồi mới chọn, còn người thì chỉ kịp chọn phương án đầu tiên nghe hợp lý. Việc còn lại là mã hoá đúng ràng buộc của công ty anh chị vào phần mềm, và phần đó phải ngồi cùng đội điều phối mới ra.

Câu hỏi thường gặp về AI giảm chi phí logistics