AI agent cho công ty phân phối: bịt 4 chỗ tiền rò mỗi tháng

Anh chị làm phân phối thì biết cảm giác này: doanh thu tháng nào cũng tăng, nhưng lợi nhuận thì cứ mỏng dần, và ngồi rà cả buổi vẫn không chỉ ra được tiền đi đâu. Nó không đi một cục. Nó đi từng chút một qua những chỗ mà bảng cân đối kế toán không có dòng riêng để ghi: một mã hàng gõ nhầm, một chi nhánh ôm tồn kho mà chi nhánh bên cạnh lại hết hàng, một mã khuyến mãi bị dùng lại ba lần, một khoản công nợ quá hạn 60 ngày mà chưa ai gọi. Bài này tụi em bóc đúng bốn chỗ đó, chỉ rõ chỗ nào AI agent cho công ty phân phối gánh được, chỗ nào phải sửa quy trình trước rồi mới nói tới phần mềm.

Bốn chỗ tiền rò trong công ty phân phối mà báo cáo cuối tháng không chỉ ra

Tụi em đi khảo sát quy trình cho khá nhiều công ty phân phối, từ dược phẩm, vật liệu xây dựng tới thiết bị công nghiệp và hàng tiêu dùng. Bốn chỗ dưới đây lặp lại gần như ở mọi nơi, khác nhau chỉ ở mức độ.

Nhập liệu bằng tay, và cái giá của một ký tự gõ nhầm

Đơn hàng đổ về từ Zalo, điện thoại, thư điện tử, đôi khi là ảnh chụp một tờ giấy viết tay. Có người ngồi đọc rồi gõ lại vào hệ thống. Gõ nhầm một chữ số trong mã hàng thì hàng đi sai, xe chạy lại, kho nhận trả về, kế toán mở phiếu điều chỉnh, và nhân viên chăm sóc khách xin lỗi. Một lần như vậy tốn nhiều hơn khoản chênh lệch trên hoá đơn rất nhiều.

Chuyện dữ liệu bẩn tốn tiền tới đâu thì Harvard Business Review đã tính riêng một bài: nhân sự văn phòng mất khoảng một nửa thời gian làm việc để đi tìm dữ liệu, dò lỗi và sửa lỗi do người khác nhập sai, và tỉ lệ dữ liệu đạt chuẩn cơ bản thấp tới mức khó tin. Anh chị cứ lấy con số một nửa đó nhân với bảng lương khối văn phòng của mình rồi tự nhìn.

Tồn kho lệch giữa các chi nhánh

Đây là chỗ đau nhất khi công ty vượt qua mốc mười mấy chi nhánh. Chi nhánh miền Tây ôm 400 thùng một mã hàng bán chậm, trong khi chi nhánh Đà Nẵng hết mã đó ba tuần và mất đơn. Không ai cố ý. Chỉ là mỗi chi nhánh nhìn được tồn của mình, còn cái nhìn toàn hệ thống thì phải chờ báo cáo tổng hợp cuối tuần.

Tiền rò ở đây có hai đầu: hàng nằm chết vốn ở một nơi, và đơn mất ở một nơi khác. Cộng lại thường lớn hơn cả khoản anh chị đang cố tiết kiệm ở chi phí vận chuyển.

Chiết khấu và khuyến mãi chạy xong không ai đối soát

Chương trình mua 5 tặng 1 chạy trong tháng, các chi nhánh áp dụng theo cách hiểu của mình, một số đại lý xin thêm, một số mã giảm giá bị dùng lại. Cuối chương trình, kế toán ngồi gom số từ nhiều nguồn để tính xem chương trình đó lời hay lỗ. Gom xong thì đã sang tháng sau, và câu trả lời thường là “chắc là có hiệu quả”.

Tụi em gặp một chuỗi phân phối hàng tiêu dùng mà sau ba chương trình liên tiếp vẫn chưa ai tính ra được biên lợi nhuận thật của từng chương trình. Họ vẫn chạy tiếp, vì đối thủ cũng chạy. Đó là kiểu đốt tiền có tổ chức.

Công nợ để trôi vì chẳng ai muốn làm người gọi đòi

Đội kế toán biết ai đang quá hạn, nhưng gọi đòi là việc không ai thích, và nó luôn bị đẩy xuống cuối danh sách việc trong ngày. Nợ 30 ngày thành 60, rồi thành 90. Vốn lưu động của anh chị nằm ngoài đường trong khi anh chị đi vay để nhập lô kế tiếp.

AI agent cho công ty phân phối bịt được ba chỗ, chỗ thứ tư thì không

Tới đoạn này tụi em nói thẳng, kể cả khi nó làm hợp đồng của MONA nhỏ đi.

Ba chỗ đầu, gồm nhập liệu, tồn kho và đối soát chiết khấu, đều có chung một đặc điểm: câu trả lời đúng đã nằm sẵn trong dữ liệu, chỉ là chưa ai ghép lại đủ nhanh. Đây đúng là việc của máy. Một AI agent đọc được đơn từ nhiều kênh, đối chiếu danh mục hàng đang hiệu lực, tra tồn theo thời gian thực và tự đối soát điều kiện khuyến mãi thì làm mấy việc đó chính xác hơn người, và làm suốt đêm.

Chỗ thứ tư khác hẳn. Máy nhắc được, soạn được thư nhắc nợ, bày sẵn hồ sơ đối chiếu, xếp được danh sách theo mức rủi ro. Nhưng cuộc gọi quyết định, chuyện thương lượng gia hạn hay siết hạn mức, thì vẫn là người. Bên nào hứa với anh chị rằng phần mềm sẽ tự thu hồi công nợ thì anh chị nên hỏi lại rất kỹ.

Một điều kiện mà tụi em không nhân nhượng

Agent phải đọc thẳng ERP và hệ thống kho. Không có kết nối đó thì nó chỉ đoán, và đoán sai trong ngành phân phối thì hậu quả đi thẳng ra kho. Nếu dữ liệu tồn kho của anh chị hiện đang nằm rải rác trên nhiều bảng tính, việc đầu tiên phải làm là gom về một nguồn, chứ chưa phải mua phần mềm. Tụi em thường mất vài tuần đầu dự án chỉ để làm đúng việc dọn này, và luôn nói trước để anh chị tính vào lịch.

Ba luồng tụi em hay dựng đầu tiên cho một công ty phân phối

Không dựng hết một lượt. Chọn luồng đau nhất, cho chạy, đo, rồi mở tiếp. Thứ tự dưới đây là thứ tự tụi em hay dùng, vì nó thu hồi vốn nhanh nhất.

Luồng 1: đơn hàng vào thẳng hệ thống, bỏ hẳn khâu gõ lại

• Agent đọc đơn đến từ Zalo, thư điện tử và cổng đặt hàng của đại lý, kể cả đơn viết tay chụp lại, bằng nhận dạng ký tự.
• Bóc mã hàng, số lượng, địa chỉ giao, rồi đối chiếu ngược với danh mục còn hiệu lực để chặn mã đã ngừng kinh doanh.
• Kiểm tồn tại chi nhánh gần điểm giao nhất, đề xuất tách đơn nếu một kho không đủ hàng.
• Sinh lệnh xuất kho, đẩy cho kho vận, đồng thời gửi xác nhận về cho đại lý kèm thời gian giao dự kiến.
• Đơn nào lệch quy tắc, ví dụ khách xin giá ngoài khung hợp đồng, thì dừng lại và chuyển cho người duyệt.

Một chuỗi phân phối dược phẩm 18 chi nhánh mà MONA làm năm ngoái từng có 30 người chuyên ngồi nhập liệu, tiêu khoảng 70% thời gian mỗi ngày cho đúng việc đó. Sau khi luồng này chạy, khâu nhập liệu tay biến mất khỏi quy trình, và nhóm nhân sự ấy được chuyển sang chăm sóc tuyến nhà thuốc, là mảng công ty đang thiếu người.

Luồng 2: tồn kho nhìn toàn hệ thống, tự đề xuất điều chuyển

Agent đọc lịch sử bán của từng chi nhánh, tính tốc độ bán theo mã và theo mùa, rồi mỗi sáng đẩy ra hai danh sách: mã nào sắp hết ở đâu cần nhập, mã nào đang nằm chết chỗ nào nên điều chuyển sang chi nhánh đang bán được. Quản lý vùng chỉ việc duyệt hoặc bỏ qua, không phải tự ngồi so bảng.

Một chuỗi siêu thị mini 28 cửa hàng tại TP.HCM chạy luồng này và cắt được khoảng 18% lượng hàng tồn không cần thiết trong hai quý. Cái được lớn hơn con số đó là quản lý vùng của họ thôi phải dành sáng thứ hai để ghép bảng tính từ 28 nơi.

Luồng 3: đối soát chiết khấu và công nợ, máy bày sẵn hồ sơ cho người

Agent gắn từng đơn với đúng chương trình khuyến mãi đang áp, chặn mã dùng quá số lần cho phép, và tính biên lợi nhuận thật của chương trình ngay khi nó còn đang chạy chứ không đợi tổng kết. Phần đối soát này nằm chung nhóm việc với kế toán, anh chị xem thêm ở bài ứng dụng AI cho phòng kế toán. Với công nợ, nó xếp danh sách theo số ngày quá hạn và giá trị, soạn sẵn thư nhắc với bảng đối chiếu chi tiết đính kèm, rồi đặt lịch nhắc cho đúng người phụ trách tuyến đó.

Một công ty phân phối vật liệu xây dựng hoạt động ở 5 tỉnh phía Nam dùng luồng này để rút ngắn chu kỳ thu tiền. Phần máy làm chỉ là nhắc và bày hồ sơ. Nhưng vì hồ sơ đã sẵn nên cuộc gọi đòi nợ diễn ra sớm hơn nhiều so với trước, và gọi sớm thì dễ đòi hơn hẳn.

Vì sao mấy luồng tự lắp thường chạy tốt được vài tháng rồi đứng

Tụi em không chê công cụ kéo thả. Với một công ty phân phối mới vài chi nhánh, dựng tạm một luồng trên n8n hay công cụ tương tự để nối Zalo với bảng tính là hợp lý, và tụi em có hẳn bộ bài hướng dẫn n8n cho anh chị nào muốn tự làm.

Chỗ gãy nằm ở phần bảo trì. Mỗi lần nhà cung cấp đổi giao diện lập trình, mỗi lần công ty thêm một mã hàng có quy tắc chiết khấu riêng, mỗi lần mở thêm chi nhánh, là luồng phải sửa. Người dựng luồng ban đầu thường là một em giỏi công nghệ trong đội marketing hoặc kế toán. Em đó nghỉ việc thì không ai biết luồng chạy ra sao. Càng nhiều luồng thì khoản bảo trì càng lớn, và nó lớn theo cấp số chứ không theo cấp cộng. Mấy cái bẫy của cách làm rẻ này tụi em đã bóc riêng ở bài 5 sai lầm khi tự động hoá giá rẻ. So sánh chi tiết hai cách làm nằm ở bài workflow tự động hoá khác n8n và Zapier ở đâu.

Với vận hành phân phối thật, nơi một lỗi luồng nghĩa là một chuyến xe đi sai kho, tụi em khuyên viết riêng. Không phải vì viết riêng sang hơn, mà vì nó có nhật ký, có phân quyền, có người trực và có đường lùi khi máy đoán sai.

MONA dựng theo nghiệp vụ của từng công ty, không bán bản đóng gói

Mỗi công ty phân phối có mấy cái riêng mà phần mềm đóng gói không đỡ nổi: cách tính chiết khấu theo sản lượng luỹ kế, quy tắc ưu tiên xuất hàng cận hạn sử dụng, cách chia tuyến giao, mức hạn mức công nợ theo hạng đại lý. Ép quy trình của anh chị vào một bản có sẵn thì hoặc là anh chị phải đổi cách làm, hoặc là nhân viên lại mở bảng tính ra làm song song. Cả hai đều tệ.

Phần tích hợp mới là phần quyết định

Đội kỹ sư của tụi em nối agent vào ERP, hệ thống kho, CRM, website đặt hàng cho đại lý và các kênh chat như Zalo, Messenger. Mục tiêu là mọi nơi cùng đọc một nguồn số. Khi tồn kho, công nợ và trạng thái đơn cùng nhìn về một chỗ, phần lớn tranh cãi nội bộ giữa kho, kinh doanh và kế toán tự biến mất, vì không còn hai bảng số để cãi nhau.

Với một chuỗi phân phối dược phẩm ở miền Tây có quy trình kiểm hạn sử dụng rất chặt, tụi em dựng riêng một agent theo dõi vòng đời từng lô, cảnh báo lô cận hạn trước 60 ngày và đề xuất thứ tự ưu tiên xuất hàng. Hệ thống đóng gói mà họ mua trước đó làm được phần tồn kho nhưng không hiểu khái niệm lô cận hạn, nên toàn bộ phần đó vẫn phải theo dõi bằng bảng tính.

Bàn giao mã nguồn, và có người trực sau khi bàn giao

MONA bàn giao mã nguồn để hệ thống là tài sản của anh chị, không phải khoản thuê bao mà ngừng trả là mất. Nhưng bàn giao xong không có nghĩa là tụi em rút. Phần dễ hỏng nhất của một hệ thống tự động là quãng ba tháng đầu sau khi lên chạy thật, lúc dữ liệu thực tế bắt đầu lòi ra những trường hợp mà lúc khảo sát không ai nghĩ tới. Tụi em ở lại quãng đó.

MONA làm phần mềm từ năm 2016, đã đi qua hơn 14.000 dự án, và 85% khách quay lại làm tiếp. Con số retention đó là thứ tụi em nhìn để tự nhắc mình đừng bán bản demo, vì bán demo thì không ai quay lại lần hai.

Ba kết quả thật từ khách phân phối MONA đã làm

Tụi em xin phép giấu tên theo thoả thuận, nhưng số thì giữ nguyên.

Chuỗi siêu thị 40 chi nhánh tại TP.HCM: sai sót đơn hàng giảm 15%

Lỗi của họ đến từ hai chỗ: nhập liệu tay và kiểm đếm không khớp giữa điểm bán với kho tổng. Hệ quả thì lằng nhằng hơn con số: hàng bị trả về, chi phí vận chuyển phát sinh, và mất uy tín với chính khách sỉ của họ. Tụi em dựng hệ thống quản lý đơn nối thẳng từ điểm bán tới kho tổng, ghi nhận giao dịch tức thì và cài sẵn các bước kiểm tra chéo về số lượng và chủng loại. Sau ba tháng, tổng số sai sót đơn hàng giảm 15%.

Chuỗi cửa hàng tiện lợi 25 điểm bán: tồn kho tính theo từng cửa hàng

Trước đó họ đặt hàng theo cảm giác của quản lý cửa hàng, mà cảm giác thì mỗi người một kiểu. Phần mềm tụi em dựng đọc lịch sử bán của riêng từng điểm, cộng thêm yếu tố mùa vụ và các đợt sự kiện quanh khu vực, rồi đề xuất lượng nhập và lượng điều chuyển. Quản lý vẫn là người bấm duyệt. Cái đổi lớn nhất là họ bấm duyệt dựa trên số, chứ không dựa trên trí nhớ.

Công ty vật liệu xây dựng 5 tỉnh: chu kỳ công nợ ngắn lại

Kế toán của họ trước đây mỗi tuần mất gần hai ngày chỉ để theo dõi, đối chiếu và soạn thư nhắc. Hệ thống nối vào ERP sẵn có, tự gửi nhắc theo lịch, và dựng báo cáo công nợ tức thì để ban giám đốc mở ra là thấy. Phần đòi nợ vẫn là người, nhưng người bắt đầu gọi sớm hơn nhiều, và số ngày thu tiền trung bình rút xuống rõ rệt.

Lõi này dùng lại được cho ngành nào

Phần lõi của cả ba luồng ở trên là đọc dữ liệu, đối chiếu quy tắc, rồi hoặc tự xử hoặc bày sẵn cho người. Lớp nghiệp vụ bên ngoài thay đổi thì bài toán vẫn vậy.

• Bán lẻ và chuỗi cửa hàng. Dự báo bán theo từng điểm, đồng bộ tồn giữa kênh trực tuyến và cửa hàng để hết cảnh bán đơn ảo. Nối thẳng vào website thương mại điện tử đang chạy.
• Logistics và vận tải. Cập nhật trạng thái vận đơn cho khách doanh nghiệp, cảnh báo trễ tuyến, gom tra cứu về một chỗ. Đọc thêm AI trong logistics.
• Nhà hàng và chuỗi F&B. Tồn nguyên liệu theo ngày, đặt hàng nhà cung cấp theo mức bán thật, giảm hao hụt thực phẩm. Chi tiết ở tự động hoá vận hành nhà hàng chuỗi.
• Spa, salon và nail. Quản mỹ phẩm tồn theo liệu trình, cảnh báo hàng cận hạn, đặt hàng lại đúng nhịp. Xem 8 việc trong quy trình spa nên giao cho phần mềm.
• Sản xuất. Theo dõi tiến độ theo lệnh sản xuất, cảnh báo thiếu nguyên vật liệu trước khi dây chuyền phải dừng.

Bắt đầu thế nào nếu anh chị muốn chạy thử trong quý này

Buổi đầu tiên tụi em không mang bản chào giá. Tụi em mang một tờ giấy và ngồi cùng đội kho, đội kinh doanh và kế toán của anh chị để vẽ lại đường đi của một đơn hàng, từ lúc đại lý nhắn tin cho tới lúc tiền về tài khoản. Vẽ xong là thấy ngay chỗ nào đang có người ngồi gõ lại thứ máy đọc được, chỗ nào đang chờ báo cáo cuối tuần mới biết, chỗ nào đang không ai chịu trách nhiệm.

Từ bản vẽ đó, anh chị sẽ chọn một luồng để làm trước. Thường là luồng đơn hàng, vì nó đo được sau đúng một tháng và ai trong công ty cũng cảm nhận được thay đổi. Làm xong luồng đó, nếu số không đẹp như tụi em nói, anh chị dừng lại được mà không mất gì nhiều.

Câu hỏi thường gặp