Inventory là gì và các lợi ích của Inventory mang lại

Inventory (hàng tồn kho) là thuật ngữ thường gặp trong doanh nghiệp. Vậy Inventory là gì? Nó mang lại lợi ích gì? Hãy cùng MONA Media tìm hiểu bao quát hơn về khái niệm này trong bài viết dưới đây nhé!

Inventory là gì?

Inventory có nghĩa tiếng Việt là hàng tồn kho. Nó dùng để chỉ các tài sản được doanh nghiệp dự trữ và lưu lại trong kho với mục đích để phục vụ cho việc sản xuất hoặc buôn bán sau này.

Hàng tồn kho sẽ bao gồm những gì?

Hàng tồn kho được chia làm 3 loại khác nhau tùy theo vai trò cụ thể:

• Nguyên vật liệu (Material): Đây là những vật đầu tư tồn kho phục vụ cho sản xuất sau này.
• Bán thành phẩm: Chính là những vật phẩm được lưu kho khi đang trong quá trình sản xuất và chuẩn bị bán ra thị trường.
• Sản phẩm: đây là những mặt hàng đã hoàn thiện, nó sẵn sàng phục vụ cho mục đích kinh doanh. Nhưng, nó vẫn đang được lưu kho và chưa bán ra thị trường.
• Các thành phẩm chưa nhập kho: Đây là các sản phẩm được sản xuất hoàn thiện nhưng vì một số lý do nào đó nên chưa được làm thủ tục nhập. Nó cũng sẽ được tính như là hàng tồn kho.

Vì sao doanh nghiệp phải giữ hàng tồn kho?

Mặc dù, khái niệm hàng tồn kho thường không mấy tích cực với người làm kinh doanh. Dù thế thì trên thực tế, dự trữ hàng tồn kho chính là một trong các hoạt động không thể thiếu của doanh nghiệp ở quá trình kinh doanh sản xuất. Bởi vì các lý do dưới đây.

Tránh những rủi ro về thiếu hụt hàng hóa, nguyên liệu

Nó giúp doanh nghiệp đảm bảo an toàn và vận hành trơn tru trong quá trình sản xuất. Tránh rủi ro xảy ra từ những tình huống xấu như: nguyên vật liệu trở nên khan hiếm, biến động thị trường về giá cả của vật tư, nhu cầu đột biến của người tiêu dùng về sản phẩm, nguồn cung nguyên vật liệu đã có nhưng bị thiếu hụt bởi ảnh hưởng của thiên tai, dịch bệnh..v.v

Giúp giao dịch đảm bảo được thuận lợi

Một trong những lý do khiến các doanh nghiệp luôn phải dự trữ một lượng hàng hóa và vật liệu nhất định là dự phòng cho những tắc nghẽn hay gián đoạn trong quá trình sản xuất gây ảnh hưởng nặng nề doanh số và cả uy tín thương hiệu. Qua đó nhằm đảm bảo quá trình sản xuất và sale được diễn ra đều đặn ngay cả khi thị trường có những tác động xấu.

Bên cạnh đó, nó cũng giúp doanh nghiệp có sự chủ động trong giao dịch hàng hóa, ngăn chặn ép giá hay tăng giá và kéo giá từ phía đối tác cũng như người mua hàng.

Đầu cơ sản phẩm

Lý do cuối cùng là đầu cơ hàng hóa. Nó sẽ giúp doanh nghiệp:

• Hạn chế thua lỗ trong kinh doanh xảy ra khi không có sẵn nguồn hàng mới để cung ứng đủ nhu cầu của người tiêu dùng ở thời điểm nhất định.
• Giúp giảm thiểu chi phí phát sinh trong hệ thống, đặt hàng hay quá trình phê duyệt đơn hàng bán lẻ số lượng nhỏ.
• Cuối cùng là hạn chế nguy cơ thiếu hụt nguyên vật liệu phát sinh bởi nhu cầu sử dụng và gây gián đoạn sản xuất.

Điểm qua lợi ích của hệ thống quản lý tồn kho

Quản lý tồn kho hiệu quả sẽ đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Ngày nay, nhiều doanh nghiệp chọn phương pháp như kiểm kê định kỳ bằng cách thủ công – khiến cho doanh nghiệp mất rất nhiều thời gian và công sức. Bên cạnh đó, một số doanh nghiệp áp dụng các app quản lý kho, tuy nhiên, hầu hết phần mềm này chỉ phù hợp với những doanh nghiệp tầm cỡ lớn.

Nắm được tình hình đó, một giải pháp thật sự hữu hiệu cho các cửa hàng bán lẻ chính là lựa chọn các app bán hàng hiện đại, có bao gồm cả tính năng quản lý tồn kho. Sự kết hợp này sẽ giúp cho chủ cửa hàng có được cái nhìn tổng thể nhất về các loại hàng hóa, bên cạnh đó là tình hình chung của toàn cửa hàng.

Quản lý nhà kho là một phần của quản lý kho. Công việc này sẽ bao gồm tất cả những hoạt động liên quan mật thiết đến xuất nhập, bảo quản, cũng như thống kê lưu trữ… hàng hóa tại kho hàng. Khi quản lý hàng tồn kho được hiệu quả, thì nó chính là nhân tố quan trọng giúp tạo nên thành công cho doanh nghiệp. Phía dưới đây là những lợi ích từ quản lý tồn kho hiệu quả sẽ mang lại cho doanh nghiệp, cụ thể là:

Giúp cân bằng lượng hàng tồn kho

Điều này sẽ xảy ra khi bạn quản lý tốt số lượng hàng tồn kho. Giúp bạn biết rõ lượng hàng tránh việc lượng hàng còn quá ít hoặc quá nhiều đối với yêu cầu thực tế.

Giúp quay vòng tồn kho inventory

Giúp bạn có thể căn đối khi nắm được lượng hàng tồn kho, từ đó giữ tỉ lệ quay vòng hàng tồn kho cao, và tránh tình trạng hàng hỏng hay quá hạn sử dụng hoặc nó đang đọng vốn quá lâu.

Giúp giữ chân khách hàng

Cách giữ chân khách hàng tuyệt vời nhất là luôn đáp ứng những sản phẩm mà khách hàng cần. Thông qua quản lý rõ lượng hàng tồn kho, giúp bạn tránh khỏi “cháy hàng’, và khách hàng không thể tìm thấy sản phẩm họ cần ở bạn.

Hỗ trợ lập kế hoạch chính xác

Quản lý hàng tồn kho tốt chính là quản lý lịch sử tồn kho, nhằm dễ dàng dự đoán nhu cầu của khách hàng. Từ đó, giữ được lượng hàng tồn kho vừa đủ cũng như phù hợp với từng giai đoạn.

Tiến hành đặt hàng

Tiếp đến là nó sẽ giúp bạn có thể đưa ra quyết định đặt hàng nhanh chóng và chính xác. Có thể thông qua các phần mềm quản lý hàng tồn kho chuyên nghiệp, sử dụng đơn giản như Mona Media  giúp bạn nhanh chóng hoàn thành đặt hàng.

Theo dõi hàng tồn kho

Việc quản lý hàng tồn kho sẽ còn trở nên quan trọng hơn nếu doanh nghiệp hay cửa hàng của bạn có nhiều chi nhánh. Bởi vì bạn cần cân đối lượng hàng hóa ở các chi nhánh, sắp xếp theo số lượng hàng hóa phù hợp với các địa điểm, tại những thời điểm khác nhau, phù hợp với nhu cầu thực tế của khách hàng.

Giúp tiết kiệm thời gian và chi phí với hệ thống quản lý bán hàng chuyên nghiệp

Quản lý tồn kho của doanh nghiệp trên hệ thống là một công cụ tuyệt vời phù hợp đối với bạn, giúp bạn tiết kiệm thời gian. Do đó, việc đầu tư cho một hệ thống quản lý là rất cần thiết. Bạn có thể tìm hiểu sâu hơn về hệ thống quản lý bán hàng này tại Mona Media qua HOTLINE 1900 636 648. Thông qua  dõi số lượng hàng hóa cũng như đặt hàng trên hệ thống, giúp tiết kiệm thời gian quý giá và tránh các sai sót trong kiểm kê, tính toán so với cách thủ công.

Bên cạnh đó chính là tiết kiệm chi phí. Thông qua các số liệu tồn kho, biết được mặt hàng nào bán chậm, quá hạn tồn đọng vốn. Qua đó, đưa hàng hóa này ra khỏi danh sách giúp bạn có thể tiết kiệm chi phí và dành cho đầu tư vào các mặt hàng có lợi ích cao hơn.

Tham khảo: Dịch vụ thiết kế phần mềm quản lý bán hàng theo yêu cầu tại Mona Media

Chi phí lưu trữ hàng tồn kho

Chi phí lưu trữ hàng tồn kho thường sẽ bao gồm:

• Chi phí cho nguyên liệu: Chính là chi phí dùng để chi cho những hoạt động như: thu và mua nguyên vật liệu, chi phí đầu tư cho việc thuê mặt bằng, văn phòng phẩm, thuê nhân viên thực hiện quản lý kho… Chi phí này tỉ lệ thuận với số lượng bán sản phẩm.
• Chi phí cho thực hiện: Các khoản chi phí này doanh nghiệp dùng cho việc lưu trữ, vận chuyển những mặt hàng tồn kho. Bên cạnh đó, nó bao gồm chi phí đề phòng các rủi ro như chi phí bảo hiểm, khấu hao tài sản và các phát sinh trong tổn thất hàng hóa như thiên tai, mất trộm, hỏa hoạn.

Thực tế, bên cạnh những giá trị tích cực mang lại từ việc lưu trữ Inventory, thì khi không có kế hoạch tính toán chi phí cụ thể, doanh nghiệp có thể sẽ phải trả giá rất đắt cho những chi phí được phát sinh ngoài tầm kiểm soát.

Cách tính chi phí giá trị hàng tồn kho

Có 2 phương pháp dùng để tính toán chi phí giá trị của hàng tồn kho như sau.

Phương pháp kê khai thường xuyên

Chính là phương pháp hạch toán tổng hợp các nguyên vật liệu bằng việc thường xuyên theo dõi sự biến động trong quá trình xuất hay nhập vật liệu ở sổ kế toán. Phương pháp này sẽ giúp doanh nghiệp có thể dễ dàng tính toán cũng như tổng hợp trị giá vật tư nhập, xuất, tồn kho ở bất kỳ thời gian.

Với cách tính như sau:

Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ = Trị giá hàng tồn kho đầu kỳ + Trị giá  hàng tồn kho nhập trong kỳ – Trị giá hàng tồn kho xuất trong kỳ.

Trong cách kê khai này, sẽ phản ánh đúng nội dung tài sản sẵn có của doanh nghiệp. Phương pháp này thường áp dụng cho các doanh nghiệp sản xuất có khối lượng nguyên vật liệu giá trị lớn.

Phương pháp kiểm kê định kỳ

Đây là phương pháp kiểm kê hàng tồn một cách thực tế phản ánh giá trị hàng tồn kho cuối kỳ ở sổ kế toán. Qua đó, sẽ tính được trị giá vật tư cũng như hàng hóa xuất, không cần phải theo dõi hay cập nhật thường xuyên trong suốt cả kỳ dài. Tuy nhiên, những số liệu chỉ phản ánh giá trị hàng tồn của đầu kỳ và cuối kỳ.

Với cách tính như sau:

Trị giá vật tư xuất kho = Trị giá vật tư tồn đầu kỳ + Tổng giá vật tư mua vào trong kỳ – Trị giá vật tư tồn cuối kỳ

Phương pháp tính này được áp dụng ở những doanh nghiệp xuất nhập hàng nhiều chủng loại vật tư và giá trị sản phẩm không quá cao thường xuyên.

Hi vọng những thông tin này đã giúp bạn hiểu rõ hơn về Inventory là gì, cũng như những lợi ích và cách thức tính chi phí hàng tồn kho hiệu quả. Từ đó MONA Media mong rằng bạn sẽ có những kế hoạch lưu trữ hàng tồn kho một cách khoa học nhằm phục vụ quá trình kinh doanh, sản xuất của doanh nghiệp được thuận lợi và tối ưu nhất.