Phần Mềm CRM Là Gì? Tổng Quan Về Phần Mềm Quản Lý Khách Hàng CRM

Phần mềm CRM đã được ra đời với sứ mệnh giải quyết các vấn đề nan giải và khó khăn trong quản lý quan hệ khách hàng cho doanh nghiệp. Phần mềm mang tính công nghệ cao này không chỉ đơn thuần là công cụ ghi nhận thông tin khách hàng, mà còn bao gồm cả một hệ thống giúp các nhà quản trị theo dõi được toàn bộ quá trình kinh doanh của doanh nghiệp và nâng cao hiệu quả chăm sóc khách hàng. Ở bài viết dưới đây, MONA Media sẽ giúp bạn giải đáp câu hỏi phần mềm CRM là gì? Và các chức năng và lợi ích thiết thực của phần mềm này đối với doanh nghiệp!

Phần mềm CRM là gì?

Phần mềm CRM (Customer Relationship Management) là một dạng phần mềm dùng để quản lý quan hệ khách hàng. Khái niệm về thuật ngữ CRM được các nhà nghiên cứu tại Mỹ đưa ra từ những năm 1990, khi mà các doanh nghiệp đồng thời quan tâm và chú trọng hơn từ khâu sản phẩm sang phân khúc chăm sóc khách hàng. Qua nhiều năm cải tiến và phát triển, CRM ngày nay đã dần trở thành một hệ thống quản lý khách hàng vô cùng hiệu quả đối với mỗi doanh nghiệp.

Thật vậy, ứng dụng CRM được xem là chiến lược giúp doanh nghiệp xây dựng và phát triển mối quan hệ gắn bó với khách hàng thông qua việc nghiên cứu, tổng hợp và nắm bắt những nhu cầu, mong muốn của họ dựa trên thói quen, sở thích tiêu dùng,… Để từ đó thiết lập nên một hệ thống quản lý các thông tin khách hàng (như tài khoản, thông tin liên lạc, nhu cầu thiết yếu,…) một cách bài bản, nhằm mục đích mang đến hiệu quả chăm sóc khách hàng tốt nhất.

Các chức năng cơ bản của phần mềm quản lý khách hàng CRM

Phần mềm quản lý khách hàng CRM bao gồm tập hợp các chức năng kinh doanh quan trọng và đa dạng, cho phép hỗ trợ và tự động hóa quản lý tối ưu các hoạt động kinh doanh, nhằm phục vụ trong việc chăm sóc khách hàng được hiệu quả nhất. Ba chức năng quan trọng điển hình kể đến như: Quản lý Marketing (tự động hóa tiếp thị), Quản lý bán hàng (tự động hóa bán hàng), các dịch vụ và hỗ trợ khách hàng. Về chi tiết, hãy cùng MONA tham khảo các thông tin dưới đây:

Tự động hóa tiếp thị

Hệ thống tự động hóa tiếp thị cho phép sàng lọc các đầu mối cho lực lượng khách hàng, giúp doanh nghiệp xác định mục tiêu và nhắm đến các đối tượng khách hàng tốt nhất. Trong đó, một chức năng quan trọng của việc tự động hóa tiếp thị là quản lý và đo lường hiệu quả các chiến dịch tiếp thị thông qua email, telemarketing, thư tín và cả cách thức chào mời bán cá nhân trực tiếp,…Tự động hóa giúp quản lý chặt chẽ hơn, sàng lọc, bổ sung và nâng cao chất lượng khách hàng tiềm năng trong cơ sở dữ liệu.

Tự động hóa bán hàng

Tự động hóa bán hàng là hệ thống sẽ cung cấp một bộ công cụ quản lý quá trình theo các giai đoạn cũng như các hoạt động của nhân viên bán hàng. Qua đó cho phép doanh nghiệp theo dõi sát sao và ghi chép lại mọi giai đoạn trong suốt quá trình bán hàng cho từng vị khách tiêu dùng tiềm năng, từ khi bắt đầu tiếp xúc cho đến khi kết thúc thương vụ. Theo đó, tự động hóa sẽ bao gồm các tính năng như: quản lý cơ hội, tạo lệnh bán, kết xuất báo giá, kết xuất hóa đơn, dự báo bán hàng, tự động hóa quy trình làm việc cụ thể và quản lý, thống kê kho bán hàng.

Dịch vụ hỗ trợ khách hàng

Dịch vụ hỗ trợ khách hàng là hệ thống có tính năng theo dõi và quản lý các hoạt động dịch vụ khách hàng và các vấn đề cần hỗ trợ. Đây cũng là chức năng tạo nên sự khác biệt quan trọng giữa các doanh nghiệp! Hệ thống ứng dụng quản lý khách hàng CRM sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao và cải tiến kinh nghiệm phục vụ khách hàng, nâng cao hiệu quả và giảm thiểu chi phí tối đa.

Phần mềm cũng cung cấp các công cụ hỗ trợ khi có các vấn đề phát sinh của khách hàng, cung cấp kiến thức cơ sở để giúp khách hàng có thể tự phục vụ khi cần và giúp nhân viên có thể phục vụ, đáp ứng các yêu cầu khách hàng cách nhanh chóng.

Các chức năng khác

Hệ thống ứng dụng CRM sẽ đưa cho bạn một loạt các công cụ liên quan và các chức năng như quản lý kho (giúp doanh nghiệp có thể quản lý và kiểm soát hàng tồn trong kho, đảm bảo chất lượng hàng hóa khi giao hàng cho khách ), quản lý lịch làm việc, điện thoại, thư tín, email, hóa đơn, báo giá,… đảm bảo tính năng bảo mật cao và là công cụ hữu ích phổ biến cho các doanh nghiệp.

Những lợi ích mà phần mềm CRM mang lại cho doanh nghiệp

Lưu trữ và quản lý dữ liệu khách hàng hiệu quả

Lưu trữ và quản lý dữ liệu khách hàng hiệu quả chính là ưu điểm hàng đầu của phần mềm CRM. Không chỉ có thể định lượng và phân loại dữ liệu chính xác nhằm mục đích tham khảo mà  phần mềm này còn có thể cung cấp một hệ thống dữ liệu qua các bộ phận khác. Theo đó, CRM cho phép bạn lưu trữ một lượng lớn danh sách khách hàng kèm theo bất kì thông tin quan trọng nào liên quan đến họ. Toàn bộ các thông tin của phía khách sẽ được lưu trữ theo các trường dữ liệu, giúp doanh nghiệp quản lý và phân loại hiệu quả, từ đó cũng giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn từng nhóm khách hàng của mình.

Nâng cao khả năng giao tiếp và tương tác với khách hàng.

Như MONA đã được đề cập ở trên, phần mềm CRM giúp các nhân viên có thể cung cấp dịch vụ chăm sóc khách hàng tốt hơn, nhờ vào việc được quyền truy cập cùng vào một nguồn dữ liệu khách hàng chung.

Ví dụ như khách hàng đã từng làm việc với một nhân viên sale trước đó và sau đó nhân viên ấy nghỉ việc thì khách hàng buộc lòng sẽ phải làm việc với một nhân viên khác. Khi đó, nhiều khách hàng sẽ phải đối mặt với tình trạng phải bắt đầu lại từ đầu với một người không hiểu gì về mình. Nhưng khi sở hữu app CRM, bạn sẽ không cần phải lo lắng về mối bận tâm này nữa! Bằng hệ thống lưu trữ và truy cập thông tin chi tiết về khách hàng, các nhân viên mới cũng có thể phục vụ nhu cầu bạn tốt nhất.

Dịch vụ chăm sóc khách hàng được cải thiện

“Thời gian là vàng bạc” là câu nói truyền miệng rất nổi tiếng. Thời gian của bạn và của khách hàng cũng vậy, đều rất có giá trị. Nếu khách hàng của bạn gặp phải sự cố cần được giải quyết, họ sẽ hoàn toàn không hài lòng nếu không được xử lý kịp thời.

Với phần mềm chăm sóc khách hàng CRM, ngay khi khách hàng có vấn đề cần liên hệ với phía công ty của bạn, người đại diện sẽ có thể dễ dàng truy xuất tất cả các hoạt động có sẵn và liên quan đến giao dịch mua bán của khách hàng, từ đó hỗ trợ cho quá trình tìm giải pháp ứng biến. Trong nhiều trường hợp, nếu người quản lý giàu kinh nghiệm thì sẽ có thể tìm ngay ra đáp án giải quyết chỉ trong vài phút nhờ vào cơ sở dữ liệu có thể truy cập được về các vấn đề tiềm ẩn.

CRM cải thiện dữ liệu phân tích và báo cáo

Các hệ thống CRM được lưu trữ tại một nơi dẫn đến việc phân tích các dữ liệu được cải thiện mọi mặt. Hệ thống tích hợp các chức năng báo cáo tự động để tối đa hóa thời gian. Đồng thời cá nhân hóa chế độ xem bảng điều khiển của bạn để xác định vị trí thông tin cần thiết một cách nhanh chóng như thông tin khách hàng, đối tượng mua hàng và báo cáo, đo lường hiệu suất để đạt được các cơ hội chưa được khai thác.

Với dữ liệu báo cáo đầy đủ tốt hơn, bạn có thể đưa ra các chiến dịch marketing ưu việt ,đúng đắn, những quyết định sáng suốt mang đến hiệu quả cao trong công việc và giữ được niềm tin cậy nơi khách hàng, đó chính là khoản lợi nhuận dài hạn.

Đánh giá mục tiêu bán hàng của nhân viên

Giao diện trực quan cùng các bảng biểu chi tiết sẽ giúp người quản lý có thể theo dõi tiến độ và đo lường năng suất làm việc hiệu quả của từng nhân viên chỉ với vài cú nhấp chuột bất cứ lúc nào. Sẽ không tốn thời gian để chờ đợi bản tổng kết báo cáo với khả năng sai sót và nhầm số cao hơn. Từ đó, người quản lý có thể đưa ra được các phương án giải quyết phù hợp ,nhanh chóng.

Ngoài ra, phần mềm CRM cũng đi kèm tính năng nhắc nhở nhân viên theo thời gian, giúp nhân viên sẽ không để lỡ sót bất kì một hợp đồng, giao dịch hay lịch hẹn gặp khách hàng. Qua đó giúp đẩy mạnh các chiến dịch của doanh nghiệp đi vào quỹ đạo, thực hiện đúng tiến độ.

Gia tăng lợi nhuận

Xét trên mặt bằng chung, hầu như tất cả doanh nghiệp đã và đang sử dụng CRM đều có những bước cải tiến đột phá, lợi nhuận gia tăng chỉ sau khoảng 3-6 tháng. Trong nhiều trường hợp, thời gian còn có thể được rút ngắn hơn với các con số ấn tượng như:

• Doanh số cải thiện hiệu quả từ 20 – 30%
• Lợi nhuận tăng đến 25%
• Tỉ lệ chuyển đổi khách hàng (CTR) lên tới 30%
• Mức độ hài lòng của khách hàng tăng từ 30 – 35%
• Năng suất bán hàng tăng từ 20 – 25%
• Tỷ lệ gia tăng đơn hàng thành công lên đến 30%

Phần mềm CRM là xu thế quản trị tương lai

Hiện nay trên thị trường, hai ngành dịch vụ tài chính và viễn thống đang dẫn đầu trong việc ứng dụng app quản lý khách hàng CRM trong khâu quản lý. Theo sau là các công ty bên lĩnh vực sản xuất hàng tiêu dùng và bán lẻ.

Và theo Gartner – hãng tư vấn doanh nghiệp hàng đầu thế giới, thì đến khoảng năm 2021, CRM đã là phần mềm cán mốc dẫn đầu về doanh thu lớn nhất trong chi tiêu về phần mềm doanh nghiệp. Với tư duy kinh doanh vượt trội, CRM được dự đoán sẽ là nền tảng cho các chiến lược với những ứng dụng công nghệ hiện hành nhất như: Email Marketing, SMS Marketing, tích hợp Mobile CRM, Facebook, Social CRM,…

Đặc biệt, cơ hội bán hàng sẽ đến nhiều và nhanh hơn khi doanh nghiệp có được tầm nhìn xa trông rộng, một cái nhìn tổng quát nhất. App CRM sẽ hỗ trợ doanh nghiệp bạn trong việc mang đến cho khách hàng niềm tin tưởng và sự hài lòng tuyệt đối đối với sản phẩm. Cũng vì thế mà doanh nghiệp có thể vừa tiết kiệm chi phí vừa gia tăng doanh thu lợi nhuận.

Dịch vụ lập trình phần mềm CRM theo yêu cầu tại MONA Media

Phần mềm quản lý khách hàng CRM của MONA Media đã được nghiên cứu và phát triển bởi đội ngũ nhân lực giàu kinh nghiệm và trình độ chuyên môn cao, nhằm đem đến cho khách hàng một ứng dụng quản lý chất lượng nhất.

Khi lựa chọn phần mềm CRM tại MONA, bạn sẽ nhận được những lợi ích sau:

• Lưu trữ và quản lý dữ liệu khách hàng theo hệ thống logic
• Hỗ trợ nâng cấp quy trình chăm sóc khách hàng
• Tự động hóa quy trình bán hàng
• Tích hợp Marketing Automation như Email marketing, SMS marketing… một cách chuyên nghiệp
• Quản lý báo giá, đề xuất cho từng nhóm khách hàng

Đặc biệt, hiểu được nhu cầu về phần mềm của mỗi công ty, đơn vị, doanh nghiệp sẽ khác nhau, tùy vào mô hình hoạt động và kinh doanh, nên MONA luôn sẵn sàng tích hợp hoặc phát triển thêm các tính năng riêng thông qua lập trình phần mềm theo yêu cầu. Nhằm giúp doanh nghiệp sở hữu được một phần mềm, ứng dụng giúp phát huy tối đa hiệu quả, phù hợp với nhu cầu riêng của doanh nghiệp bạn.

Mọi thông tin chi tiết về dịch vụ thiết kế phần mềm CRM theo yêu cầu, hãy LIÊN HỆ NGAY với chúng tôi qua hotline 1900 636 648 để được tư vấn nhanh chóng và chi tiết nhé!

Trên đây là thông tin chi tiết về phần mềm CRM và những chức năng, lợi ích của phần mềm này đối với doanh nghiệp. Có thể thấy, việc ứng dụng phần mềm quản lý khách hàng CRM sẽ giúp doanh nghiệp quản lý thông tin khách hàng dễ dàng hơn, đồng thời cũng giúp cải thiện được hiệu quả của dịch vụ chăm sóc khách hàng tốt hơn. Nếu bạn là một người chủ doanh nghiệp, còn chần chờ gì nữa mà không sở hữu ngay cho doanh nghiệp một công cụ hữu ích hiện đại này! Hy vọng những thông tin mới được MONA chia sẻ trên đây sẽ hữu ích tới bạn.