PO là gì? Những quy tắc quản lý PO bắt buộc cần nhớ

PO là thuật ngữ phổ biến thường được dùng lĩnh vực kinh doanh, đặc biệt là các doanh nghiệp làm về xuất nhập khẩu, thương mại quốc tế. Nếu bạn đang quan tâm đến PO là gì thì đừng bỏ lỡ những thông tin dưới đây. Bài viết này Mona Media sẽ giới thiệu tiết về những nội dung cơ bản của PO và hướng dẫn cách sử dụng PO chi tiết tới bạn.

Mẫu xác nhận đặt hàng PO là gì?

PO là viết tắt của Purchase Order, đây là một loại giấy xác nhận đơn đặt hàng dựa trên thỏa thuận của bên mua và bên bán. Mục đích sử dụng của Purchase Order là bảo đảm quyền lợi, nghĩa vụ của hai bên mua bán. Khi bên mua và bên bán đạt được thỏa thuận về giao dịch thì người mua hàng sẽ tiến hành cung cấp mẫu xác nhận đặt hàng PO. Giấy PO chỉ có hiệu lực sau khi đã được doanh nghiệp hoặc cá nhân bên mua xác nhận dưới hình thức ký xác nhận, đóng dấu.

Sau khi nhận được giấy đặt hàng PO thì bên bán có nghĩa vụ chuẩn bị hàng hóa theo chất lượng và số lượng của đơn đặt hàng. Bên mua cần có trách nhiệm nhận hàng và thanh toán đầy đủ cho bên bán. Giấy xác nhận đặt hàng PO có vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu. Đặc biệt với các đơn đặt hàng thiết bị công nghệ kỹ thuật, thông số cơ bản của thiết bị đều hiển thị trên PO để bên bán có thể chuẩn bị hàng chính xác và bên mua có thể đối soát dễ dàng hơn.

Nội dung cơ bản của PO

Các nội dung của mẫu xác nhận đặt hàng PO là gì cũng là vấn đề được nhiều người quan tâm. Dưới đây những nội dung đơn cơ bản của Purchase Order.

Tiêu mục	Nội dung
Thông tin của bên mua và bên bán	Tên công ty, doanh nghiệp, cá nhân Địa chỉ, số điện thoại Email và mã số thuế
Thông tin thanh toán	Tổng số tiền người mua cần thanh toán, thời gian và hình thức thanh toán.
Thông tin về đơn đặt hàng	Tên sản phẩm, đặc điểm về số lượng, chất lượng, thông số kỹ thuật.
Thông tin giao hàng	Địa điểm giao hàng, thời gian nhận hàng và hình thức nhận hàng.
Xác nhận của bên mua và bên bán	Xác nhận bằng chữ ký và đóng dấu của cả bên đặt hàng và bên cấp hàng.

Tác dụng của PO đối với doanh nghiệp

Tác dụng lớn nhất của mẫu xác nhận đặt hàng Purchase Order là đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ của người mua hàng và người bán hàng trong quá trình thực hiện giao dịch kinh doanh. Purchase Order được xem là giấy tờ có tác dụng ràng buộc bên mua, bên bán thực hiện đúng thỏa thuận.

PO là một loại chứng từ giúp bên mua kiểm soát, quản lý được hoạt động mua hàng hóa bên ngoài. Đồng thời còn dùng để hỗ trợ quản lý tài chính đối với các khoản công nợ cần thanh toán cho bên bán. Đây cũng là cơ sở pháp lý nên bên bán không cung cấp đủ số lượng hàng với chất lượng như thỏa thuận trong mẫu xác nhận đặt hàng. Nếu điều này ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của bên mua thì PO là một chứng cứ giúp bên mua kiện tụng với bên bán.

Đồng thời, Purchase Order cũng là giấy tờ để bảo vệ quyền lợi của bên bán hàng khi bên mua hàng không nhận hàng hoặc không thanh toán đầy đủ. Về cơ bản, tác dụng của PO đối với doanh nghiệp là giúp hoạt động mua bán hàng hóa diễn ra thuận lợi và đảm bảo uy tín hơn. Chính vì những lý do trên mà Purchase Order đã trở thành chứng từ quan trọng được nhiều doanh nghiệp ưu tiên xử lý.

Phân loại mẫu xác nhận đặt hàng PO

Mẫu xác nhận đặt hàng PO trên thị trường hiện nay có thể chia thành 2 loại. Đó là mẫu đặt hàng điện tử và mẫu đặt hàng phi điện tử.

Mẫu đặt hàng điện tử: Đây là đơn xác nhận đặt hàng được xây dựng và phát triển trên mạng lưới Internet. Các PO điện tử có thể dùng để mua hàng hóa, dịch vụ của bất cứ doanh nghiệp nào. Mẫu đơn này còn được biết với tên gọi mua hàng điện tử, mua sắm điện từ.

Tham khảo: Kiến thức để bạn kinh doanh online thành công

Mẫu đặt hàng phi điện tử: Đây là hình thức truyền thống, mẫu PO sẽ được in ra giấy sau đó chuyển phát nhanh cho bên bán hàng. Hình thức này không phổ biến như mẫu đặt hàng điện tử nhưng vẫn được sử dụng trong việc lưu trữ tài liệu ở một số doanh nghiệp.

Quy tắc cần nhớ giúp quản lý PO rõ ràng

Po là một trong những loại giấy tờ vô cùng quan trọng của các công ty, doanh nghiệp kinh doanh. Chính vì vậy, quản lý đơn xác nhận đặt hàng PO đúng cách sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế được tối đa rủi ro trong quá trình thực hiện giao dịch. Hồ sơ của nhà cung cấp cần đảm bảo được tính xác và rõ ràng các thông tin liên quan đến giao dịch. Điều này cũng giúp việc tìm kiếm PO nhanh chóng, dễ dàng hơn.

Doanh nghiệp nên triển khai một hệ thống giúp kiểm soát vấn đề chi phí, tránh tình trạng quản lý tài chính yếu kém. Việc triển khai này sẽ loại bỏ được các đơn hàng không đạt yêu cầu hay tránh làm mẫu PO cho cùng một đơn hàng. Tốt nhất là hãy đưa ra những đề mục giúp kiểm tra, đánh giá lại dễ dàng để duy trì dữ liệu một cách chính xác.

Quản lý PO cũng là một cách quản lý hồ sơ tài liệu giúp ích cho quá trình kiểm toán. Hồ sơ cần được lưu trữ đúng cách, đảm bảo tính bảo mật cho các thông tin giao dịch. Khi đơn PO bị hủy phải có văn bản liên quan và sự đồng thuận từ bên mua và bên bán.

Hướng dẫn sử dụng PO chi tiết

Tùy thuộc vào tình hình thực tế của doanh nghiệp mà quy trình sử dụng PO có thể khác nhau. Dưới đây là các bước hướng dẫn chi tiết cách sử dụng Purchase Order cơ bản.

• Bước 1: Bên mua hàng tìm hiểu về các đơn vị cung cấp hàng hóa và quyết định chọn một doanh nghiệp uy tín để đặt đơn.
• Bước 2: Bên mua hàng điền đầy đủ thông tin trên mẫu xác nhận đặt hàng PO để bên bán tiến hành quá trình chuẩn bị hàng.
• Bước 3: Bên bán nhận được Purchase Order và sẽ xác nhận lại thông tin và các yêu cầu của đơn hàng với phía bên mua. Sau khi hai bên đồng nhất với các thỏa thuận thì sẽ tiếp tục giao dịch, nếu bên bán không đáp ứng được nhu cầu của bên mua thì đơn đặt hàng PO sẽ bị hủy.
• Bước 4: Bên bán tiến hành chuẩn bị đơn hàng dựa trên yêu cầu bên mua đã ghi trong Purchase Order.
• Bước 5: Sau khi chuẩn bị đủ số lượng như đơn hàng yêu cầu thì bên bán tiến hành vận chuyển đến bên mua, đồng thời lập hóa đơn cho đơn hàng. Hóa đơn sẽ căn cứ vào các thông tin trên đơn đặt hàng PO.
• Bước 6: Phía bên mua nhận đơn và kiểm tra hàng hóa, sau đó thanh toán cho bên mua là hoàn thành giao dịch.

Trên đây là những nội dung cơ bản về PO là gì bài viết đã chia sẻ đến bạn. Chứng từ Purchase Order luôn có vai trò quan trọng trong cả hoạt động kinh doanh offline và kinh doanh online của doanh nghiệp. Vậy nên hiểu hơn về PO sẽ giúp bạn kiểm soát, quản lý các giao dịch mua bán dễ dàng hơn rất nhiều!

Tham khảo: Lưu ý khi kinh doanh trên sàn thương mại điện tử