Có nên quản lý thiết bị trường học bằng Excel không?

Có rất nhiều trường học lựa chọn Excel là công cụ để quản lý học sinh. Nguyên nhân sâu xa của lựa chọn này chính là họ không có đủ ngân sách, thời gian trong việc nghiên cứu một phần mềm chuyên sâu để hỗ trợ công việc chăm sóc hàng ngàn học viên. Tuy nhiên, công cụ này chỉ phù hợp ở giai đoạn đầu và những trường học quy mô nhỏ, số lượng học viên ít. Nếu trường học của bạn có xu hướng mở rộng quy mô, số lượng học sinh gia tăng nhanh thì có nên quản lý thiết bị trường học bằng Excel không? Cùng Mona Media đi tìm đáp án chính xác trong bài viết này nhé!

Phần mềm quản lý thiết bị bằng Excel là gì?

Cho những ai chưa biết thì phần mềm quản lý thiết bị bằng Excel được sử dụng phổ biến trong doanh nghiệp. Nó là công cụ chuyên dụng giúp theo dõi, kiểm kê máy móc, thiết bị và tài sản của doanh nghiệp. Quản lý thiết bị bằng Excel cho phép người dùng thực hiện các thao tác, lưu số liệu thiết bị chính xác, chi tiết và thông tin tài chính của thiết bị đó.

Cách quản lý thiết bị bằng Excel

Để có thể theo dõi, quản lý các thiết bị một cách hiệu quả trên Excel, mọi người cần trang bị cho bản thân mình những kiến thức cơ bản về nó. Trong đó, những vấn đề nổi bật là:

• Các thao tác trên công cụ Excel
• Những thao tác xử lý tập tin như: sao chép dữ liệu, chèn, xóa cột, đặt tên vùng dữ liệu, thiết lập giá trị…
• Thao tác xử lý in ấn, định dạng bảng tính

Một số hàm mà mọi người cần biết khi sử dụng Excel để quản lý thiết bị:

• Tính tổng (SUM)
• Hàm điều kiện (SUMIF)
• Hàm nhân (PRODUCT0)
• Tính giá trị trung bình (AVERAGE)
• Hàm lọc giá trị nhỏ nhất hoặc lớn nhất (MIN, MAX)

Ngoài những kiến thức, hiểu biết về Excel để quản lý các thiết bị một cách hiệu quả, các bạn cũng cần xây dựng những nội dung sau trong file:

• Thời gian
• Mã thiết bị
• Tên thiết bị
• Số lượng

Nhược điểm khi sử dụng ứng dụng quản lý thiết bị trường học bằng Excel

Việc sử dụng phần mềm quản lý thiết bị trường học bằng Excel đang rất phổ biến, tuy nhiên nó vẫn tồn tại những nhược điểm và doanh nghiệp đang tìm kiếm cách khắc phục. Việc tìm hiểu kỹ những nhược điểm này sẽ giúp mọi người hạn chế tối ưu những lỗi xảy ra trong suốt quá trình làm việc.

Khả năng quản lý thấp

Quản lý bảo trì là một trong số kế hoạch không thể thiếu của một doanh nghiệp. Dữ liệu được cập nhật liên tục sẽ giúp cho đội ngũ kỹ thuật viên đánh giá hệ thống máy móc một cách tốt hơn. Từ đây đưa ra các kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng một cách phù hợp.

Mặc dù vậy nhưng trong 1 file Excel số dòng bị giới hạn đến số 65.000. Điều này là một hạn chế đối với các trường học đông học sinh, doanh nghiệp lớn khi họ cập nhật các thông tin chi tiết của hệ thống máy móc, thiết bị.

Vì thế, đã có rất nhiều đơn vị lựa chọn việc tách thông tin rồi tạo thành các file khác nhau. Làm như thế giúp cho thông tin được chi tiết, chính xác hơn và lưu trữ thông tin được thuận tiện hơn. Trái lại, nó cũng gây khó khăn cho nhân sự trong việc quản lý dữ liệu. Lý do là vì việc tìm kiếm, thay đổi, cập nhật thông tin sẽ mất rất nhiều thời gian.

Độ bảo mật, an toàn thấp

Hiện nay, các trường học thường sử dụng công cụ Excel để quản lý thiết bị thường có hai dạng là quản lý phân tán, quản lý tập trung. Trong đó, quản lý phân tán sẽ được thực hiện riêng biệt. Mỗi người sẽ sử dụng 1 file Excel khác nhau rồi tổng hợp lại.

Cách làm này không đảm bảo về sự thống nhất, đồng bộ trong báo cáo. Không những vậy mà cách làm này còn rất tốn thời gian, thậm chí bảng theo dõi thông tin thiết bị cũng sẽ bị ảnh hưởng nếu không may xảy ra sự cố.

Bên cạnh đó là dạng quản lý tập trung. Quản lý tập trung tức là cả phòng sẽ sử dụng 1 file, file đó được đặt trong 1 thư mục đã được quy định. Điều này sẽ gây ra hạn chế khi có 2 người truy cập vào file để sửa thông tin. Nếu cả hai đều mở file để sửa những thông tin của máy A được lưu trước, máy B lưu sau thì file Excel sẽ chỉ lưu thay đổi ở máy A, không có ở máy B. Đây chính là nguyên nhân gây ra việc sai lệch thông tin.

Từ đây có thể thấy được việc bảo trì, quản lý tài sản bằng file Excel là không hề dễ dàng. Để làm tốt được điều này yêu cầu đội ngũ nhân sự phải hiểu rõ về phần mềm Excel, các thuật toán.

Dễ gặp phải sai sót khi xuất dữ liệu báo cáo

Trong quá trình xuất dữ liệu báo cáo, việc kiểm tra nhiều file thông tin cùng lúc cần đảm bảo độ chính xác cao. Nhân viên không am hiểu về Excel, không có đủ trình độ chuyên môn và file lưu trữ sẽ rất dễ dẫn tới tình trạng báo cáo bị sai.

Phần mềm quản lý thiết bị trường học bằng Excel đôi khi khiến cho người dùng cảm thấy đau đầu vì chứa quá nhiều số liệu thống kê. Nhất là những ngành kỹ thuật đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối về con số.

Những lợi ích khi ứng dụng phần mềm quản lý trường học thay thế Excel

Lợi ích mà nhà trường nhận được khi ứng dụng phần mềm quản lý thiết bị trường học thay thế Excel chính là:

• Lưu trữ đồng bộ danh sách thông tin chương trình học. Toàn bộ thông tin liên quan tới giáo viên/ học viên đều được tổng hợp tại một công cụ duy nhất, điều này khiến cho việc quản lý đạt hiệu quả cao hơn, tránh việc mất mát dữ liệu.
• Phần mềm quản lý tạo ra quy trình làm việc mượt mà, giúp cho cán bộ và giáo viên nắm rõ nhiệm vụ của mình. Điều này giúp tránh được những sai sót không đáng có trong quá trình triển khai.
• Với phần mềm quản lý, nhà trường có thể theo sát tiến độ làm việc của giáo viên, nắm bắt được trình độ của học sinh, sinh viên để đưa ra các phương pháp giáo dục phù hợp, nâng cao chất lượng ngành giáo dục.
• Phần mềm quản lý còn hướng mọi người tới một môi trường làm việc đầy tính chuyên nghiệp, tiết kiệm nhân lực lẫn thời gian trong quá trình vận hành.
• Mọi dữ liệu đều được bảo mật an toàn trong phần mềm quản lý trường học.

Phần mềm quản lý thiết bị trường học – MONA EduCenter

Việc sử dụng phần mềm quản lý thiết bị trường học đem lại nhiều lợi ích đáng kể như: giúp cho việc quản lý trở nên dễ dàng, giảm thiểu thất thoát gây tốn kém kinh phí cũng như hạn chế sai sót. Dù vậy nhưng không phải bất cứ phần mềm nào cũng đều đảm bảo chất lượng, đáp ứng tốt yêu cầu từ phía trường học.

Phía nhà trường có thể tham khảo phần mềm giáo dục MONA EduCenter – nó như một giải pháp hàng đầu trong việc quản lý đồng bộ hoạt động giáo dục của trường học. Những ưu điểm nổi bật mà phần mềm quản lý MONA EduCenter mang lại là:

• Chỉ sử dụng duy nhất một hệ thống nhưng nó quản lý tốt mọi nghiệp vụ của trường học, bao gồm: quản lý học viên, giáo viên, quản lý thiết bị giáo dục, thi cử, tài chính, học trực tuyến, thu chi…
• MONA EduCenter giúp quản lý hiệu quả, tối ưu các loại chi phí.
• Đặc biệt, nó được trang bị đầy đủ tính năng quản lý thiết bị dạy học riêng biệt cần thiết. Những tính năng này có thể được thiết kế, điều chỉnh theo yêu cầu, phù hợp với mô hình giáo dục của từng trường học.

Những ưu điểm mà phần mềm MONA EduCenter có được sẽ giúp trường học đạt hiệu quả cao trong việc khai thác, sử dụng phần mềm. Đồng thời tránh khỏi việc phần mềm tốt, có nhiều tính năng nhưng lại không thể sử dụng được.

MONA EduCenter thích hợp với nhiều mô hình trường học, cơ sở, trung tâm giáo dục khác nhau. Hệ thống sở hữu hơn 1000 tính năng và 50 cấu hình đã được tích hợp sẵn. Tính bảo mật dữ liệu của phần mềm này cũng được đảm bảo một cách tốt nhất.

Hy vọng với những thông tin mà Mona Media cung cấp ở bài viết trên. Bạn có thể có đáp án về sự cần thiết của phần mềm quản lý, từ đó giải đáp được thắc mắc của bạn: Có nên quản lý thiết bị trường học bằng Excel không?