S&OP là gì? Tại sao cần lập kế hoạch bán hàng và hoạt động?

Trước khi đi vào hoạt động, doanh nghiệp nào cũng cần thiết phải thực hiện S&OP, cũng như các phân tích kinh doanh khác. Vậy S&OP là gì và có tầm ảnh hưởng như thế nào đối với doanh thu và sự thành công của doanh nghiệp? Bài viết sau đây Mona Media đi sâu vào vấn đề S&OP, vai trò cũng như từng bước chi tiết để tiến hành hoạch định chiến lược cho doanh nghiệp của bạn.

Định nghĩa S&OP là gì?

S&OP (S and OP process), cụ thể tiếng anh là Sale & Operation Planning, là công tác hoạch định chiến lược sản xuất, bán hàng và điều hành công ty. Có thể xem S&OP là bước lên kế hoạch trước khi triển khai mọi hoạt động của doanh nghiệp. Quá trình S&OP sẽ đưa ra những chiến lược tổng thể, áp dụng trên quy mô toàn doanh nghiệp và ở tất cả các khâu của chuỗi cung ứng. Do đó, bắt buộc phải có sự tham gia của tất cả phòng ban hoặc lãnh đạo các phòng ban trong công ty. Tất nhiên, trong đó người điều hành cuộc họp nên là CEO, giám đốc điều hành của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, các giám đốc cấp cao, nhân viên quản lý, leader các nhóm nhỏ lẻ,… cũng cần phải có mặt và đóng góp. Ở S&OP, tất cả thành viên phải đi đến thống nhất cuối cùng về cách thức hoạt động của doanh nghiệp trong thời gian sắp tới. Có thể tiến hành định kế hoạch cho từng quãng thời gian nhất định, 3 tháng, 6 tháng, hoặc 1 năm. Mục đích cuối cùng của S&OP là đưa ra được một lịch trình hợp lý và các bộ phận trong công ty đều nắm rõ mình cần làm gì và vào thời điểm nào. Có như vậy, chuỗi cung ứng của sản phẩm mới không bị ngắt quãng, giảm tải lượng hàng tồn kho và duy trì hoạt động doanh nghiệp một cách ổn định. Tham khảo: Sử dụng Data Driven để phân tích và đưa ra chiến lược doanh nghiệp

Tầm quan trọng của S&OP đối với doanh nghiệp

1. Liên kết giữa các bộ phận trong công ty

Lợi ích nổi bật nhất của S&OP là gì? Đó là tăng cường tính xuyên suốt, đảm bảo toàn bộ doanh nghiệp vận hành đồng bộ như một cỗ máy. Các bộ phận của công ty đề sẽ tham gia và việc sản xuất, không còn tình trạng mỗi nơi làm một kiểu, một công suất riêng của mình để rồi ảnh hưởng tới những team khác. Bạn cũng sẽ giảm thiểu được việc chất lượng sản phẩm không đồng đều giữa các khâu trong dây chuyền sản xuất làm ảnh hưởng đến sản phẩm cuối cùng. S&OP giúp đặt ra những tiêu chuẩn về chất lượng và thời gian, giúp các phòng ban có thể bắt nhịp mặc cho yêu cầu công việc không giống nhau.

2. Giảm tồn kho

Việc hoạch định S&OP một cách rõ ràng giúp bạn dự báo nhu cầu thị trường và khả năng cung ứng của doanh nghiệp một cách chính xác. Từ đó, bạn có thể cắt giảm lượng sản phẩm và nguyên liệu tồn kho mà không cần lo lắng sẽ ảnh hưởng đến dây chuyền sản xuất hay chuỗi cung ứng của mình. Bớt đi lượng hàng tồn kho đồng nghĩa bạn sẽ trút bỏ bớt gánh nặng về chi phí tồn kho, sân bãi, chi phí neo đậu container hay giá mặt bằng. Lượng tiền tiết kiệm được sẽ góp phần làm tăng lợi nhuận bạn nhận được một cách đáng kể.

3. Cắt giảm giá thành

Chi phí sản xuất và tồn kho cũng góp phần không nhỏ vào giá thành của sản phẩm. Nếu như có thể cắt giảm được phí tồn kho, bạn sẽ hạ được giá bán ra của sản phẩm, khiến nó trở nên hấp dẫn hơn đối với khách hàng. Bên cạnh đó, ít tích trữ nguyên liệu, hàng hóa cũng làm giảm nguy cơ hư hỏng, mất mát. Điều này đặc biệt quan trọng đối với những nguyên liệu tươi, mau hết “đát” như đồ ăn, thức uống, hoặc những chất liệu dễ thu hút côn trùng, gặm nhấm. Đối với những nguyên liệu đó bạn cần có một phương pháp bảo quản phức tạp và tốn kém. Và nó lại càng đẩy giá thành sản phẩm lên cao hơn nữa, khiến việc bán ra và thu lời cũng khó khăn hơn. Tham khảo: Giải pháp và các kỹ năng quản lý kho hàng hiệu quả nhất

4. Đảm bảo tiến độ sản xuất, tăng trải nghiệm khách hàng

S&OP dự đoán và tính toán chi tiết nhu cầu và nguồn cung nguyên liệu ở các khâu của dây chuyền sản xuất, đảm bảo sản phẩm được hoàn thành đúng chất lượng, đúng thời hạn. Việc chuỗi cung ứng được duy trì giúp đưa sản phẩm vào lưu thông trên thị trường một cách đúng lúc. Người dùng sẽ không âm vào tình trạng khan hiếm hàng hóa và doanh nghiệp sẽ có được doanh thu ổn định hơn. Bên cạnh đó, việc đáp ứng được nhu cầu và xu hướng của thị trường cũng gián tiếp cải thiện trải nghiệm khách hàng (User Experience). Trải nghiệm tiêu dùng là yếu tố cực kỳ quan trọng, trải nghiệm tốt khiến khách hàng muốn quay lại mua hàng, gắn bó lâu dài và trở thành khách hàng thân thiết của thương hiệu bạn.

5. Ổn định năng suất làm việc

Ngoài ra, S&OP còn có lợi ích giúp ổn định năng suất làm việc giữa các bộ phận trong công ty. Lý do là bởi mọi thứ đã được lên kế hoạch chính xác về chất lượng, khối lượng và thời gian. Sẽ không có tình trạng một phòng ban phải làm nhiều và nhanh hơn những nơi còn lại để bắt kịp tiến độ. Không còn cảnh lúc thì bận không kịp thở, lúc thì lại ngồi chơi vì không có gì để làm. Bên cạnh giúp dây chuyền sản xuất trơn tru và mượt mà hơn, ổn định năng suất còn góp phần tạo ra môi trường làm việc lành mạnh cho người lao động. Họ sẽ có được số lượng giờ lao động tối ưu, có thể cân bằng giữa làm việc và nghỉ ngơi, thư giãn, và có thời gian riêng dành cho bản thân và gia đình. Người lao động hay nhân viên là nguồn lực cốt lõi, quan trọng hàng đầu để xây dựng doanh nghiệp. Biết cách xây dựng môi trường làm việc lành mạnh, lý tưởng sẽ thu hút được nhiều nhân tài để phát triển công ty của bạn.

6. Đưa ra quyết định nhanh chóng, chính xác và linh hoạt

Cuối cùng, S&OP giúp người quản lý chính xác và linh hoạt hơn trong việc đưa ra các quyết định. Bởi vì quá trình S&OP đã làm rõ các thông tin, kế hoạch, và chi tiết liên quan tới chuỗi cung ứng hay dây chuyền sản xuất. Bạn cũng sẽ nắm được tầm quan trọng, ý nghĩa và mối liên kết giữa các bước trong chuỗi cung ứng. Nếu có vấn đề bất ngờ xảy đến, bạn hoàn toàn có thể linh hoạt tùy chỉnh kế hoạch của mình. Khả năng ứng biến của bạn sẽ giúp duy trì hoạt động của doanh nghiệp và chuỗi cung ứng để doanh thu không bị ảnh hưởng, ngắt quãng.

5 bước thực hiện S&OP hiệu quả

1. Dự báo nhu cầu

Bước đầu tiên và cốt lõi của S&OP chính là dự báo nhu cầu của thị trường trong tương lai. Dự báo cho bạn biết được sức mua tương đương của người tiêu dùng để từ đó mới biết nên cung ứng như thế nào cho hợp lý, không được thiếu nhưng cũng không được quá nhiều, dẫn đến tồn kho, doanh thu giảm. Để có được những dự báo chính xác nhất, tất nhiên doanh nghiệp phải thực hiện công tác nghiên cứu thị trường. Có rất nhiều phương pháp và công cụ để làm việc này như các công cụ phân tích (Google analytics, Ahrefs, SEMRush), khảo sát ý kiến, phỏng vấn người tiêu dùng, công cụ theo dõi và phân tích hành vi tiêu dùng (tracking tools), v.v. Customer insights, bên cạnh đó, cũng là một khía cạnh cần được đầu tư nghiên cứu. Insights tốt cho bạn biết động cơ thật sự ẩn sau những quyết định mua hàng (hoặc không mua hàng) của người dùng, rất hiệu quả trong việc “điều khiển” hành vi của khách hàng. Tất nhiên, cũng cần nhiều công sức và ngân sách để nghiên cứu. Dự báo nhu cầu, chưa hết, còn phải tính toán tới cả những tác nhân từ môi trường. Thời tiết có thể tác động đáng kể để đến kế hoạch của bạn bởi nhu cầu thị trường có thể thay đổi theo mùa. Ngoài ra, các sự kiện lớn, cả địa phương (Tết, Trung Thu) lẫn quốc tế (Giáng sinh, Valentine) cũng có vai trò định hướng thị trường.

2. Hoạch định nhu cầu

Bước dự báo chỉ là thu thập số liệu để ước tính nhu cầu trong tương lai. Tiếp đến, doanh nghiệp cần phải, từ những báo cáo, thống kê có được, định nhu cầu. Bạn cần phải xác định sẽ phục vụ bao nhiêu phần trăm của thị trường, nhu cầu cụ thể của nhóm đối tượng mục tiêu của bạn trong một khoảng thời gian cho trước là bao nhiêu. Quãng thời gian cần phải xem xét cả trong quãng thời gian ngắn và dài. Ngắn là vào khoảng 3 đến 6 tháng, còn dài là 1 năm hoặc hơn. Hoạch định nhu cầu cần phối hợp với bước sau, để tính toán khả năng cung ứng của doanh nghiệp liệu có đủ để đáp ứng nhu cầu của thị trường không. Nếu không đủ, liệu có thể nâng công suất, thuê thêm nhân công ngoài (outsource) hoặc liên kết với các bên sản xuất khác không? Tham khảo: Ứng dụng tháp nhu cầu Maslow vào nghiên cứu nhu cầu khách hàng

3. Pre-S&OP

Trước khi bắt tay vào việc lên kế hoạch, bạn cần phải “khởi động” bằng một số chuẩn bị. Pre-S&OP sẽ xem xét các rào cản, thiếu sót mà doanh nghiệp đang sở hữu. Liệu bạn có đủ nhân lực để đạt được mục tiêu đã hoạch định? Tài nguyên, nguyên liệu và các điều kiện nào bạn còn thiếu? Hãy tham khảo số liệu báo cáo và đặc biệt là feedbacks từ các phòng ban để xem họ nghĩ thế nào về tình hình của mỗi bộ phận.

4. Kế hoạch cung ứng

Hoàn tất khâu chuẩn bị, doanh nghiệp cần thực hiện định kế hoạch cung ứng của mình. Kế hoạch chuỗi cung ứng bao gồm kế hoạch phân phối, sản xuất, vật tư và sửa chữa bảo trì. Cần vạch ra cụ thể yêu cầu cụ thể của từng bước, phối hợp với đối tác nào để triển khai hoàn thiện từng khâu và toàn bộ chuỗi.

5. Điều hành S&OP

Tiếp đến, bắt đầu tổ chức cuộc họp S&OP với sự tham gia của mọi thành viên ban điều hành, quản lý các bộ phận, leader các nhóm làm việc, v.v. Với S&OP, các thành viên sẽ hội ý, thảo luận và đưa ra 1 kế hoạch vận hành áp dụng cho toàn bộ doanh nghiệp. Bạn phải xem xét tất cả những kịch bản có thể xảy ra dựa theo dự báo và định về nhu cầu, cũng như khả năng đáp ứng của doanh nghiệp. Kế hoạch S&OP phải phù hợp và cần được tất cả bộ phận (hoặc lãnh đạo từng bộ phận) thống nhất. Mỗi phòng ban sẽ cam kết với những nhiệm vụ được giao mà không có bất kỳ phàn nàn gì, thực hiện một cách có trách nhiệm, chăm chỉ và hài hòa với nhau.

6. Thực hiện & Đánh giá

Sau khi đã đi đến kết luận với một bản kế hoạch chi tiết cuối cùng, việc cuối cùng chính là thực hiện nó. Tuy nhiên, trong quá trình vận hành doanh nghiệp cũng cần theo dõi và đánh giá hiệu quả của kế hoạch một cách toàn diện và chính xác. Dựa vào kết quả đánh giá có thể biết được kế hoạch đã đi đúng hướng hay chưa và cần điều chỉnh ở những bước nào. Các tiêu chí để đánh giá hiệu quả S&OP bao gồm:

• Phần trăm chính xác của dự báo(%)
• Tỷ lệ giao hàng đúng và đủ (%)
• Tỷ lệ đơn hàng tồn đọng (%)
• Tỷ lệ giao hàng đúng và đủ do thiếu hàng tồn kho (%)
• Tỷ lệ giao hàng chính xác về chủng loại và địa điểm (%)
• Tỷ lệ hữu dụng sản xuất (%)
• Tỷ lệ hữu dụng kho bãi (%)
• Lượng hàng tồn kho thành phẩm theo giá trị (ngày)
• Lượng hàng tồn kho nguyên vật liệu theo giá trị (ngày)
• Chi phí vận chuyển (đồng/sản phẩm)
• …

Có thể thấy S&OP là một giai đoạn cần được thực hiện trước khi muốn vận hành một hệ thống kinh doanh. Thông qua bài viết trên, Mona Media hy vọng độc giả có thể hiểu được S&OP là gì và 5 bước để thực hiện nó. Từ đó có thể áp dụng và mang lại sự phát triển ổn định và doanh thu cải thiện theo thời gian cho doanh nghiệp của mình. Có thể bạn quan tâm: Các chỉ số đánh giá thương hiệu quan trọng cần biết