Thiết kế phần mềm quản lý khách sạn, hotel, homestay và khu nghỉ dưỡng, resort

Trong thời đại công nghệ 4.0 với khoa học kĩ thuật tiến tiến, áp dụng phần mềm quản lý khách sạn vào hoạt động kinh doanh là vô cùng quan trọng, cấp thiết và lại vô cùng dễ dàng. Với dịch vụ du lịch ngày càng phát triển thì các chuỗi khách sạn cũng không ngoại lệ trong việc ứng dụng công nghệ, đặc biệt là trong công tác quản lý. Thực tế cho thấy, đã có rất nhiều khách sạn áp dụng thành công công nghệ trong công tác điều hành quản lý từ xa và thu được hiệu quả trên cả mong đợi. Tuy nhiên, bên cạnh đó, vẫn còn khá nhiều khách sạn, resort chưa áp dụng các công nghệ này mà vẫn làm thủ công hoặc chưa thể vận hành 1 cách hiệu quả. Vậy phần mềm quản lý khách sạn, resort là gì? Hiệu quả, lợi ích nó mang lại ra sao và đâu là nhà cung cấp uy tín? Hãy cùng theo dõi bài viết ngay sau đây để làm rõ nhé!

Phần mềm/ web app quản lý khách sạn – nhà nghỉ là gì?

Phần mềm quản lý khách sạn PMS là còn được gọi với tên tiếng Anh là Property Managmement System. Thực tế, có nhiều định nghĩa theo cách hiểu mỗi người cho công cụ này. Chúng ta có thể hiểu đơn giản rằng đây là một phần mềm được sử dụng trong hoạt động quản lý, điều hành và kinh doanh của khách sạn. Các tính năng cơ bản mà ứng dụng này mang lại như: quản lý quầy lễ tân, quản lý phòng ốc, quản lý báo cáo, quản lý thông tin khách hàng đặt phòng – quản lý nhân viên khách sạn, quản lý từ xa, kết nối các khóa từ, quản lý các kênh phân phối – hợp tác… Có nhiều cách để phân chia các loại phần mềm quản lý Hotel. Tuy nhiên, dựa trên các yếu tố về công nghệ, người ta chia phần mềm quản lý khách sạn thành hai dạng chính như sau:

• Phần mềm quản lý khách sạn truyền thống: Đây là dạng phần mềm mà mọi dữ liệu thông tin sẽ được cấp về hệ thống máy chủ lưu trữ dữ liệu cục bộ tại ngay khách sạn. Để duy trì và quản lý, vận hành đúng hệ thống này thì các khách sạn chọn dạng phần mềm truyền thống bắt buộc phải thuê riêng một đội ngũ nhân viên IT có chuyên môn. Bên cạnh đó, khách sạn dĩ nhiên sẽ phải đầu tư thêm máy chủ để lưu dữ liệu.
• Phần mềm quản lý khách sạn ứng dụng công nghệ điện toán đám mây (cloud): Đây là dạng phần mềm mới, ứng dụng công nghệ điện toán đám mây. Dữ liệu của khách sạn sẽ không lưu trữ cục bộ tại khách sạn nữa mà sẽ được gửi và lưu trữ tại máy chủ của nhà cung cấp. Vì vậy, khách sạn khi lựa chọn công cụ này cũng không cần đầu tư máy chủ riêng hay thuê thêm đội ngũ nhân viên IT nữa. Bên cạnh đó, nhờ ứng dụng công nghệ mới là điện toán đám mây nên nhà quản lý hoàn toàn có thể truy cập phần mềm ở bất kì đâu, ở bất kì khi nào. Tất cả công việc cần là nhà quản lý có thiết bị thông minh và kết nối được internet. Đây chính là điểm cộng lớn cho phần mềm tiên tiến này.

Hiệu quả của việc đầu tư thiết kế phần mềm quản lý khách sạn có thật sự hiệu quả?

Nhiều nhà kinh doanh, chủ khách sạn sau khi tìm hiểu về quản lý khách sạn đã đặt ra câu hỏi rằng: “Liệu phần mềm quản lý resort – khách sạn có thực sự hiệu quả không?”. Câu trả lời là có. Bởi thực sự thì hơn 80% các khách sạn đã chọn sử dụng các phần mềm này đều mong muốn được nâng cấp thêm phần mềm để mở rộng quản lý, mở rộng mô hình kinh doanh hiện tại. Và theo khảo sát, có tới hơn 90% các khách sạn sử dụng công cụ quản lý khách sạn có doanh thu tăng đều theo các thời kỳ. Chỉ một số rất ít là chưa hiệu quả bởi các lí do như: chưa thực sự sử dụng phần mềm tốt, cơ sở vật chất khách sạn chưa đáp ứng nhu cầu khách hàng… Thực tế, việc sử dụng phần mềm quản lý khách sạn mang lại rất nhiều lợi ích cho khách sạn từ doanh thu, quản lý, thời gian, nhân lực như:

• Tiết kiệm số lượng lớn thời gian trong thời gian dài liên tục và chi phí quản lý
• Tăng doanh thu đều cho khách sạn
• Các thủ tục, dịch vụ tại khách sạn được phục vụ nhanh chóng
• Báo cáo đầy đủ, tránh rủi ro…
• Quản lý sơ đồ khách sạn hiệu quả

Ngoài ra, còn rất nhiều các tiện ích khác mà công cụ quản lý khách sạn – condotel mang lại. Hãy tiếp tục theo dõi phần dưới đây để tìm hiểu sâu hơn các lợi ích mà sử dụng phần mềm quản lý hotel này mang lại.

Lợi ích khi viết phần mềm quản lý khách sạn hotel – hostel – resort theo yêu cầu

1. Dễ dàng kiểm soát, quản lý và tiết kiệm thời gian:

Số lượng thông tin khách hàng check-in, check-out hay các công việc dịch vụ mỗi ngày đối với mỗi khách sạn rất nhiều, việc tạo lập báo cáo mỗi ngày thủ công cũng đủ khiến các nhân viên hay quản lý mệt mỏi. Hơn nữa, công đoạn tổng hợp thủ công này rất dễ xảy ra sai sót số liệu. Với phần mềm quản lý hotel và hostel, mọi số liệu nhập, xuất sẽ được lưu ngay tại cổng máy chủ và tự động tạo báo cáo mỗi hóa đơn hoặc theo giờ – buổi – ngày để bạn dễ dàng tổng hợp và kiểm soát rất hiệu quả, đơn giản. Bên cạnh đó, phần mềm quản lý doanh nghiệp giúp bạn tiết kiệm tối đa thời gian làm việc ở nhiều mảng. Ví dụ ở mảng dọn vệ sinh phòng – mảng rất quan trọng và bắt buộc bởi khách hàng chắc chắn sẽ muốn phòng ốc được sạch tinh như mới. Tuy nhiên theo một khảo sát thì các nhân viên mất tới 15% thời gian để tìm phòng dọn. Với phần mềm quản lý, thao tác tìm phòng và ghép nhân viên dọn dẹp sẽ được diễn ra ngay trên hệ thống và báo trực tiếp cho nhân viên, họ chỉ cần tới thẳng phòng thông báo và làm việc. Tiết kiệm thời gian cũng chính là tiết  kiệm công sức làm việc của các nhân viên.

2. Giảm rủi ro cho doanh nghiệp

Giảm rủi ro là một trong những điểm cộng rất lớn của phần mềm khách sạn bởi trong kinh doanh ai cũng lo vấn đề rủi ro, thất thoát – nhất là ngành dịch vụ. Rủi ro thất thoát là bài toán khá đau đầu dành cho các nhà kinh doanh. Tuy nhiên, với công cụ quản lý khách sạn, ngoài việc thủ tục check-in, check-out nhanh chóng thì việc kết nối sử dụng khóa từ của phòng cũng rất thuận tiện. Chức năng hoạt động của khóa từ là nếu bạn không có mã phòng đã nhận khi check in và nhập khóa từ thì bạn sẽ không thể vào phòng. Mỗi khách tới nhận phòng sẽ được tạo mã khóa mới. Điều này khiến cho hiện tượng mất đồ, thất thoát, trộm cắp… được giảm thiểu tối đa. Khách hàng cũng sẽ yên tâm hơn về việc nhân viên không làm đúng giá phòng hoặc sợ mất mát đồ đạc. Nhân viên cũng sẽ đỡ đi một bước trong quản lý an ninh khách sạn.

3. Đẩy mạnh khả năng cạnh tranh

Khi sử dụng phần mềm quản lý khách sạn chuyên nghiệp với nhiều tính năng tiện lợi như vậy thì khách sạn của bạn đương nhiên sẽ được khách hàng chú tâm và chọn lựa nhiều hơn. Một so sánh đơn giản là chắc chắn khách hàng sẽ chọn lựa một khách sạn có check-in bằng phần mềm nhanh chóng hơn là chọn một nơi phải ghi chép, kí tên, làm giấy tờ thủ tục mất cả nửa tiếng trước khi nhận phòng. Bởi tâm lí người đi thuê phòng homestay luôn là sau một hành trình trên xe mệt mỏi, họ chỉ muốn nhanh chóng được nhận phòng và nghỉ ngơi. Do đó, nếu khách sạn của bạn có sử dụng phần mềm quản lý, đương nhiên sẽ tạo ra sức cạnh tranh lớn hơn với các khách sạn chưa sử dụng.

4. Doanh thu tăng mạnh với phần mềm quản lý khách sạn – resort

Việc tiện lợi trong công tác phục vụ khách hàng cũng như kiểm soát các mảng an ninh, dịch vụ, vệ sinh, phòng ốc, check-in, check-out,… sẽ giúp khách sạn của bạn thu hút được nhiều khách hàng hơn. Bởi thời gian giao dịch các dịch vụ thu hẹp lại, giúp khách sạn phục vụ được nhiều khách hàng hơn. Nhờ đó mà lượng doanh thu cũng sẽ được nâng cao đáng kể theo từng thời kì.

5. Phần mềm quản lý khách sạn giúp giảm chi phí nhân sự giúp tăng doanh thu

Nếu không có ứng dụng công nghệ phần mềm trong quản lý, ắt hẳn khách sạn sẽ phải thuê thêm một lượng kha khá nhân sự cho các bộ phận từ bảo vệ, lễ tân, trưởng quầy, vệ sinh, an ninh hay quản lý các mảng phòng ban. Lí do là nếu không có phần mềm quản lý khách sạn, mọi thao tác mà bạn cần xử lí đều sẽ được làm thủ công, ghi chép từ người này chuyền sang người kia. Mà khối lượng công việc nhiều nên bắt buộc bạn cần có nhiều nhân sự hơn. Do đó, việc tích hợp công cụ quản lý khách sạn giúp bạn cắt giảm được kha khá nhân sự và tiết kiệm được một khoản dành cho việc chi trả nhân viên.

6. Hỗ trợ quản lý khách sạn, hotel từ xa hoặc trên thiết bị di động

Bạn muốn quản lý sát sao khách sạn của mình. Tuy nhiên, bạn không thể lúc nào cũng 24/24 ở khách sạn và tổng hợp các báo cáo để theo dõi được nhưng lại muốn đảm bảo kinh doanh vẫn diễn ra suôn sẻ. Với phần mềm quản lý khách sạn, bạn vẫn có thể theo dõi, kiểm soát công việc ngay cả khi đang đi công tác hay đi nghỉ dưỡng cùng gia đình. Phần mềm có cho phép quản lý từ xa sẽ giúp bạn ở công đoạn này. Tất cả những gì bạn cần làm là có một thiết bị thông minh (laptop, ipad, smartphone, tablet…) và kết nối được internet. Quá tiện dụng phải không!

Dịch vụ tư vấn – lập trình phần mềm quản lý khách sạn theo yêu cầu – MONA Media

MONA Media là một trong những công ty đi đầu trong lĩnh vực thiết kế website, web-app tại TP.HCM. Với kinh nghiệm gần 10 năm thành lập và phát triển, MONA Media đã đạt được nhiều thành công trong lĩnh vực này. Hơn 1300 dự án lớn nhỏ trong và ngoài nước với nhiều đối tác lớn từ các quốc gia phát triển như: Hoa Kỳ, Nhật Bản, Singapore, Trung Quốc, Hàn Quốc… Ngay cả những khách hàng khó tính nhất đến từ Nhật Bản cũng đã hài lòng với các sản phẩm cung cấp từ Mona Media. Không chỉ riêng các loại phần mềm khác mà MONA Media còn tạo ra phần mềm quản lý khách sạn tốt nhất, và thiết kế website khách sạn được thực hiện rất nghiêm túc và chuyên nghiệp, Mona còn phát triển phần mềm theo nhiều quy mô từ quản lý nhà nghỉ, phòng trọ, chung cư cho đến quản lý resort – bungalow, khách sạn cao cấp, khu nghỉ dưỡng,… Có nhiều lí do để bạn “chọn mặt gửi vàng” khi chọn một nhà cung cấp phần mềm hiệu quả. Đối với MONA Media, có ba tiêu chí chính để bạn xem xét và lựa chọn.

1. Đảm bảo độ chính xác của tiến độ công việc:

Trước khi nhận thực hiện một dự án, MONA Media luôn có các mục riêng cho từng quá trình làm việc hay còn gọi là quy trình triển khai dự án: Bước 1: Tiếp nhận, lắng nghe và phân tích cùng khách hàng Bước 2: Lập kế hoạch cụ thể cho dự án Bước 3: Triển khai kế hoạch, bắt tay thiết kế Bước 4: Lập trình đầy đủ các tính năng cần thiết Bước 5: Lập trình giao diện chính Bước 6: Chạy bản demo, kiểm tra thử và sửa đổi Bước 7: Hoàn thành, bàn giao thành phẩm và hướng dẫn sử dụng cho khách hàng. Trên đây là 7 bước cơ bản trong mọi quy trình làm việc của MONA Media. Mỗi một bước trong quy trình đều được đặt ra tiến độ cụ thể và hoàn thành đúng hạn, không chậm trễ. Hơn nữa, MONA Media luôn lắng nghe phản hồi từ khách hàng mọi lúc và sẵn sàng sửa đổi hợp lí để hài lòng khách hàng mà vẫn đảm bảo tiến độ, chất lượng công việc. Bên cạnh đó, MONA Media sẵn sàng cam kết nếu sai tiến độ công việc và có bảo trì, bảo hành cho khách hàng.

2. Đội ngũ lập trình viên chuyên nghiệp – tận tâm:

Tại MONA Media, bên cạnh đội ngũ nhân viên dày dặn tuổi nghề với kinh nghiệm chuyên môn cao là đội ngũ nhân viên trẻ năng động, sáng tạo. Đội ngũ nhân viên chuyên môn của Mona Media gồm tất cả các mảng: SEO, Front-end, PHP hay .NET developer, nhân sự, designer… Bên cạnh đó, đội ngũ nhân viên trẻ nhưng cũng có học vấn cao trong lĩnh vực, luôn sáng tạo, học hỏi không ngừng và có những ý tưởng hết sức độc đáo.

3.  Thiết kế phần mềm quản lý khách sạn theo yêu cầu – code tính năng thêm

MONA Media không thực hiện thiết kế phần mềm theo một khuôn mẫu nào trước mà điểm đặc biệt khiến MONA Media khác với các nhà cung cấp dịch vụ khác đó là thực hiện dự án hoàn toàn dựa trên mong muốn và yêu cầu từ phía khách hàng. Mọi sản phẩm từ MONA Media đều đảm bảo độ unique cao, không sao chép từ bất kì sản phẩm nào đi trước hay sản phẩm khác. Mọi thông tin, hình thức, cho tới nội dung sản phẩm đều được lên kế hoạch dựa trên mong muốn từ khách hàng. Bên cạnh đó, team hỗ trợ tư vấn từ các chuyên gia của MONA Media sẽ tiến hành phân tích cho khách hàng để lựa chọn ra hình thức phù hợp và hiệu quả nhất cho sản phẩm và dự án. Đối với mảng khách sạn – nhà hàng hay ngành Hospitality Industry, chúng tôi đã thiết kế phần mềm quản lý cho nhiều đơn vị và mô hình như:

• Phần mềm quản lý Hotel – Hostel – Motel – Boutique Hotel – Commerce Hotel.
• Phần mềm quản lý homestay, chỗ ở, nhà nghỉ.
• Ứng dụng quản lý Horeca, Condotel.
• Phần mềm quản lý Resort, khu nghỉ dưỡng, quản lý phòng Bungalow…
• Quản lý dịch vụ catering
• Quản lý check out và nhân viên dọn phòng Housekeeping
• Phần mềm quản lý khách sạn trên Airbnb
• Phần mềm quản lý khách sạn theo yêu cầu

Thiết kế phần mềm theo yêu cầu mang lại cho khách hàng những dịch vụ tốt nhất và giúp cho khách hàng có những phần mềm tốt nhất và phù hợp nhất với mô hình kinh doanh của mình. Việc sử dụng thiết kế phần mềm theo yêu cầu còn giúp cho doanh nghiệp có một phần mềm quản lý motel tối ưu tốt nhất và dễ dàng sử dụng. Ngoài ra, chúng tôi đã, đang và không ngững mang đến các giải pháp về phần mềm giải pháp cho khách hàng của chúng tôi như: phần mềm quản lý nhà trọ, phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ, phần mềm quản lý du lịch,… Chúng tôi hoàn toàn có thể đáp ứng yêu cầu và mang lại phần mềm khách sạn hiệu quả nhất cho doanh nghiệp của bạn.

4. Đa nền tảng web-app, app IOS/Android, desktop

Phần mềm quản lý khách sạn được tạo ra tích hợp được trên mọi nền tảng và mọi hệ điều hành phổ biến hiện nay như IOS/Android. Khả năng thích ứng và tốc độ xử lý của phần mềm luôn được tốt nhất

5. Công nghệ cập nhật liên tục

Chúng tôi luôn mang đến những phần mềm mới nhất, những tính năng vượt trội cho quý khách hàng, doanh nghiệp. Những phần mềm mà chúng tôi tạo ra luôn được cập nhật và phát triển liên tục.

6. Tiện lợi, nghiên cứu UX cho người dùng

Một phần mềm tạo ra không chỉ có tính năng, mà nó còn có cả những giao diện và chuẩn UX cho người dùng dễ dàng sử dụng. MONA Media là công ty chuyên thiết kế phần mềm theo tiêu chuẩn mới nhất và đáp ứng tốt sự trải nghiệm của người dùng hiện nay.

7. Phần mềm chuẩn thuần Việt

Phần mềm được tạo ra phù hợp với hoạt động kinh doanh của người Việt, đặc biệt không sao chép bất kỳ phần mềm nào trước đây. Với những tính năng thú vị và đáp ứng tốt cho người Việt.

Thông tin liên hệ thiết kế và xem demo phần mềm quản lý khách sạn

Đội ngũ tư vấn viên tại MONA Media luôn sẵn sàng lắng nghe thắc mắc từ phía khách hàng 24/24 và đưa ra tư vấn cùng giải pháp phù hợp. Hãy nhanh tay liên hệ với MONA Media qua các kênh liên lạc dưới đây, để giải pháp hay lập trình website không còn là nỗi lo của bạn. Hotline: 1900 636 648 – Bấm 109 – Phòng kinh doanh – Bấm 103 – Phòng kỹ thuật Email: info@themona.global Địa chỉ: 1073/23 Cách Mạng Tháng 8, P.7, Q.Tân Bình, TP.HCM