Brief là gì? 7 Yếu tố tạo ra bản Brief hoàn chỉnh

Brief là chiến lược Marketing quan trọng giúp tính toán hiệu suất và đo lường kết quả tốt nhất hiện nay. Đặc biệt trong các dự án content, nó quyết định trên 50% sự thành công. Để hiểu thêm Brief là gì, cách viết bản Brief chuyên nghiệp thì hãy đọc ở nội dung bên dưới của MONA Media nhé.

Brief là gì?

Brief là văn bản thể hiện những thông tin ngắn gọn, súc tích và cô đọng những công việc cần thiết mà các khách hàng (Client) gửi cho các công ty dịch vụ Marketing (Agency). Những thông tin này được gửi nhằm mục đích hỗ trợ các công ty dịch vụ có thể hiểu được những yêu cầu của khách hàng một cách rõ ràng nhất.

Brief hay còn gọi là bản tóm tắt được áp dụng nhằm thiết lập nền tảng chung cho những chiến dịch hay hoạt động quảng cáo. Nó sẽ giúp bộ phận thực hiện công việc có thể thực thi những yêu cầu của client, nhằm đảm bảo chiến dịch thực hiện đúng thời hạn cũng như làm cơ sở để đánh giá kết quả làm được.

Tại sao Brief quan trọng với Marketing?

Bên cạnh câu hỏi Brief nghĩa là gì? Thì nhiều bạn còn thắc mắc Brief là gì mà lại quan trọng với Marketing. Brief được xem là một bản tóm tắt nội dung chiếm vị trí quan trọng trong các chiến lược Marketing. Với nền tảng này, các Marketer sẽ dễ dàng quảng cáo các dự án của mình cũng như mang về rất nhiều lợi ích thiết thực khác.

Chẳng hạn khi viết Brief Marketing bạn sẽ:

• Dễ dàng đặt ra các mục tiêu cho chiến lược tiếp thị thông qua nghiên cứu và tổng hợp thông tin từ bản Brief Marketing.
• Đặt các cột mốc rõ ràng để theo dõi, phân tích các biến động, kết quả trong quá trình thực hiện quy trình Marketing.
• Linh hoạt trong việc phân phó nhiệm vụ và theo dõi công việc của các thành viên cũng như các bên liên quan.
• Mô tả các chiến lược tiếp thị chuyên nghiệp.
• Phân tích và đánh giá sự thành công của chiến lược marketing dễ dàng.
• Dễ dàng nghiên cứu và phân tích đối tượng cần đặt mục tiêu trong các chiến lược.

Nhờ có bản phác thảo Brief Marketing chuyên nghiệp, các doanh nghiệp sẽ nắm được mục tiêu, chiến lược và định hướng rõ ràng trong các chiến dịch tiếp thị để tăng khả năng thành công lên cao hơn.

Hai loại Brief phổ biến hiện nay

Brief cần truyền đạt đầy đủ nội dung một cách ngắn gọn. Đặc biệt bản tóm tắt phải thể hiện được cảm hứng sáng tạo mới mẻ cho các công ty Agency. Hiện nay Brief được chia làm 2 loại chính đó là: Communication Brief (Bản tóm tắt nội dung ngắn gọn) và Creative Brief (Bản tóm tắt nội dung sáng tạo).

Creative Brief

Creative Brief là gì? Đây là dạng Brief được tạo ra và sử dụng trong nội bộ của Agency. Mục đích của dạng Brief này là phân phối các thông tin và truyền động lực để Creative Team tăng năng lực sáng tạo và làm việc.

Creative Brief thường bao gồm các nội dung như:

• Job Description: Với các thông tin mô tả công việc cụ thể.
• Target Audience: Định hướng các nội dung mà khách hàng mục tiêu cần.
• SMP (Single – Minded – Proposition): Những tác động quan trọng của sản phẩm, dịch vụ đối với khách hàng.
• Key Response: Mục tiêu cuối cùng hướng đến các hoạt động của khách hàng.
• Cuối cùng là Budget: Ngân sách cần cho các chiến lược Creative Brief.

Communication Brief

Vây còn bản Communication Brief là gì? Đây là phiên bản Brief chi tiết được các công ty Agency soạn thảo để cung cấp cho khách hàng. Thông thường Communication Brief sẽ được các Agency soạn thảo dưới dạng câu hỏi 5W1H ( What, Where, Why, Who, When, How). Các thông tin về thương hiệu, sản phẩm và dịch vụ sẽ dựa trên 5W1H để hiểu rõ về mục tiêu cần đạt được.

Một bản Communication Brief hoàn chỉnh thường bao gồm các yếu tố như:

• Project: Mục đích cần thực hiện dự án
• Client: Khách hàng
• Brand: các thông tin liên quan đến thương hiệu, sản phẩm…
• Project description: Mô tả các yêu cầu về công việc cần thực hiện
• Brand background: Các thông tin về đối thủ cạnh tranh và các nền tảng phát triển trên thị trường.
• Objectives: Mục tiêu tiếp thị của dự án.
• Target Audience: Các thông tin về mục tiêu khách hàng cần hướng đến.
• Coverage: Khoanh vùng địa điểm cần thực hiện.
• Budget: Ngân sách cho Communication Brief
• Timing: Phân chia thời gian thích hợp.

Thông thường Communication Brief sẽ quan trọng hơn Creative Brief. Cần đầu tư chuyên nghiệp và chi tiết cho các Communication Brief để truyền cảm hứng cho người thực hiện. Để có một bản Brief hoàn hảo nhất bạn cần thực hiện theo 7 tiêu chí mà MONA sẽ chia sẻ ngay dưới đây nhé.

7 Yếu tố tạo nên bản Brief chuyên nghiệp

Để có cách viết Brief hoàn chỉnh người thực hiện sẽ cần phải chú trọng đến 7 yếu tố cơ bản sau đây.

1. Đảm bảo Brief ngắn gọn, bao hàm ý chính quan trọng

Việc nhồi nhét quá nhiều thông tin vào một bản Brief là sự thiếu chuyên nghiệp. Điều này sẽ khiến người tiếp nhập bị rối loạn thông tin và rất khó để hoàn thành các yêu cầu, mục tiêu. Nên thiết kế nội dung và kết cấu của Brief ngắn gọn, xúc tích, chứa ý chính và mục tiêu rõ ràng.

Định hướng nội dung Brief rất quan trọng. Vì thế, nội dung nên xoay quanh về vấn đề cần giải quyết, mục tiêu thực hiện và những vấn đề liên quan đến thương hiệu, sản phẩm và dịch vụ.

2. Xác định rõ mục tiêu trong Brief

Sau khi đã nắm rõ được Brief là gì thì làm sao để xác định rõ mục tiêu trong bản Brief? Trước khi viết bản Brief, bạn cần phải tiến hành nghiên cứu và phân tích thị trường. Đảm bảo được xác định rõ mục tiêu cần đạt được để lập chỉ tiêu và có kế hoạch cụ thể.

Trong đó phải thể hiện được mục tiêu của dự án là gì, mong muốn đạt được kết quả như thế nào. Hoặc trả lời câu hỏi Brief được tạo ra dùng để làm gì, đo lường mức độ thành công ra sao. Thông qua các bản Brief có mục tiêu rõ ràng người thực hiện sẽ dễ bám sát theo hệ thống và thực hiện với hiệu quả tốt nhất.

3. Cung cấp đầy đủ thông tin về những bên liên quan

Brief cần phải liệt kê đầy đủ và chính xác các thông tin về các bên liên quan chính. Người thực hiện sẽ có các định hướng tốt hơn cũng như dễ dàng tìm kiếm các thông tin mà mình cần trong quá trình thực hiện. Cụ thể là thông tin sẽ được cung cấp rõ ràng cho bên phía Agency và phía Client. Khi thông tin được cung cấp đầy đủ và rõ ràng thì dự án sẽ được phát triển đúng hướng và dễ dàng thực hiện, kiểm soát mọi sự cố hơn.

• Về phía Agency: Tất cả những thông tin về bộ phận tham gia có liên quan cần được cung cấp đầy đủ và chi tiết. Từ người chịu trách nhiệm nội dung cho đến các bên chịu trách nhiệm về hình ảnh hay truyền thông cần được ghi chú rõ ràng. Điều này sẽ giúp người điều hành biết được ai là người quản lý, ai là người thực hiện để hoàn thành tốt dự án.
• Về phía Client: Brief phải chỉ ra được người chịu trách nhiệm cho dự án là ai. Và ai sẽ là người đứng ra giải quyết nếu dự án có vấn đề phát sinh.

4. Phân tích đối thủ cạnh tranh chi tiết

Nhiều người chỉ quan tâm vào việc chuẩn bị nội dung, chất lượng cho sản phẩm và hình ảnh mà quên đi đối thủ cạnh tranh của mình. Muốn chiến dịch thành công tốt đẹp thì cần đảm bảo vượt qua được đối thủ cạnh tranh. Do vậy, cần phân tích đối thủ cạnh tranh cùng lĩnh vực với mình để có thể làm rõ chiến lược của họ và đánh giá, phân tích để đưa ra các chiến lược tốt hơn.

5. Điều tiết thời gian thực hiện thích hợp

Thời gian quá ngắn hoặc quá dài cũng khiến các Brief thực hiện không chất lượng. Một người viết Brief chuyên nghiệp phải biết sắp xếp và phân phối thời gian hợp lý. Điều này ảnh hưởng đến tiến độ công việc, kết quả thực hiện và thúc đẩy hoàn thành dự án trong thời gian lý tưởng nhất.

6. Đảm bảo dự phòng ngân sách tốt

Ngân sách là điều rất quan trọng khi thực hiện mọi chiến lược khi viết Brief Marketing. Để phòng các trường hợp bất ngờ, người tạo bản Brief phải phòng cả các chỉ mục ngân sách có thể phát sinh. Điều này sẽ giúp khi có sự cố xảy ra thì chúng ta sẽ ứng phó tình huống nhanh và không làm ảnh hưởng đến tiến độ công việc.

7. Sử dụng các ứng dụng Briefing

Briefing là gì?

Ứng dụng Briefing là gì? Đây là một ứng dụng được tạo ra để hỗ trợ người dùng có thể tiếp cận các thông tin mới một cách nhanh nhất. Trước đây, Briefing không được nhiều người biết đến vì ứng dụng này chỉ hỗ trợ cho những ngôn ngữ của một số quốc gia.

Hiện nay Briefing được thịnh hành hơn và được nhiều người trẻ Việt Nam biết đến. Hầu hết các điện thoại của Samsung hiện nay đã tích hợp sẵn Briefing và hỗ trợ ngôn ngữ tiếng Việt để người dùng Việt có thể sử dụng Briefing linh hoạt. Về phía iOS thì ứng dụng tương đương với Briefing là Flipboard.

Cách bật/ tắt ứng dụng Briefing như sau:

• Nếu không muốn dùng Briefing người dùng hãy tiến hành chạm và giữ vào khoảng trống bất kỳ trên màn hình Android để sao cho nó hiển thị giao diện.
• Sau đó tiến hành vuốt sang bên phải để tìm ứng dụng Briefing.
• Khi đã thấy ứng dụng Briefing tiến hành tích chọn vào ô vuông bên trên Flipboard Briefing và thực hiện thao tác tắt ứng dụng là được.

Quy trình sử dụng bản Brief của Client với Agency

Quy trình dùng Brief là gì? Thông thường thì các client sẽ cần một Brief để làm việc với Agency. Quy trình triển khai bản Brief của Client với Agency thường bao gồm các bước như sau.

Bước 1: Cung cấp bản Brief

Sau khi đã nắm rõ Brief là gì thì ở bước đầu tiên Client sẽ cần cung cấp Brief đến các Agency với một nội dung đầy đủ, chi tiết có chứa các nội dung bên dưới:

• Bối cảnh của doanh nghiệp hiện tại.
• Đối tượng khách hàng mục tiêu của doanh nghiệp.
• Thông tin và hình ảnh liên quan đến sản phẩm và dịch vụ.
• Thông điệp và các slogan muốn truyền tải về sản phẩm và dịch vụ để lan tỏa thương hiệu.
• Mục tiêu của dự án là gì
• Các vấn đề mà doanh nghiệp đang phải đối mặt và đối thủ cạnh tranh của họ là ai.
• Những thông tin về ngân sách của dự án, các hoạt động phụ trợ…

Bước 2: Pitching

Sau khi nhận được bản Brief từ Client thì các Agency sẽ tham gia Pitching. Account và Planner sẽ lên một bản kế hoạch tổng quan cho chiến dịch gọi là Proposal và thuyết trình. Qua đó các Client sẽ chọn ra Agency phù hợp để thực hiện chiến dịch Marketing cho mình.

Bước 3: Planning

Từ bản Brief phía trên, bước tiếp theo cần làm là tiến hành lên các chiến lược thực hiện. Trong đó, cần đảm bảo các kế hoạch liên quan, quan trọng như:

• Big idea và Budget để đảm bảo có sự phù hợp trong ý tưởng, ngân sách cũng như cơ hội thành công cao khi thực hiện.
• Kế hoạch thực thi dự án chi tiết. Kế hoạch này sẽ phân theo từng bộ phận, nhiệm vụ và có thể chia theo từng giai đoạn ngắn dài khác nhau (theo từng giai đoạn, tuần, tháng…)

Bước 4: Production

Sau khi nắm rõ Brief chi tiết và đã được thông qua thì Agency sẽ tiến hành triển khai như kế hoạch. Xây dựng nội dung, thiết kế banner, chỉnh sửa ảnh, quay dựng video,… Các công đoạn này sẽ được hoàn thiện để đưa lên các kênh thông tin như đã xây dựng trong bản kế hoạch trước đó.

Bước 5: Advertising

Thực hiện các hoạt động Media theo kế hoạch để tăng cơ hội tiếp cận khách hàng mục tiêu cũng như đảm bảo hiệu quả quảng cáo thu về kết quả tốt nhất.

Trong đó, bạn hoàn toàn có thể lựa chọn hình thức quay TVC quảng cáo trong chiến lược quảng cáo của mình. Khi đó dựa trên bản Brief từ Client, Agency sẽ bắt đầu lên ý tưởng, xây dựng kịch bản, lựa chọn bối cảnh, diễn viên và triển khai quay TVC nhằm đảm bảo nội dung phù hợp với mục tiêu chiến dịch.

Việc sản xuất TVC không chỉ giúp tăng cơ hội tiếp cận khách hàng mục tiêu mà còn tối ưu hiệu quả quảng cáo thông qua video chuyên nghiệp, nội dung hấp dẫn và phù hợp với mọi nền tảng truyền thông.

Bước 6: Report & Payment

• Report sẽ đo lường hiệu quả chiến dịch và theo dõi tình hình để đánh giá và phân tích kết quả của dự án. Từ đó đưa ra các đề án và chiến dịch tốt hơn để cải thiện giúp tăng hiệu quả quảng cáo.
• Payment là giai đoạn cuối cùng trước khi kết thúc quảng cáo. Cả hai bên tiến hành thanh toán các khoản thực hiện quảng cáo đã được ký kết trong những hợp đồng trước đó.

Tham khảo một số Brief mẫu

Sau khi đã biết được Brief là gì thì tùy theo từng dịch vụ, ngành nghề mà Makerter sẽ có khung Brief mẫu khác nhau. Dưới đây là một số mẫu Brief được nhiều người sử dụng.

Mẫu Creative Brief

• Yêu Cầu Cần Thực Hiện/Campaign Requirement.
• Thông Tin Cơ Bản/Background của sản phẩm hoặc dịch vụ: Nội dung, thời gian của chiến lược. Mở rộng các thông tin về sản phẩm/dịch vụ.
• Tìm hiểu thông tin về thị trường và đối thủ cạnh tranh.
• Khách hàng mục tiêu và các mục tiêu về truyền thông, marketing.
• Thông điệp cần truyền tải và những dữ liệu liên quan.
• Những điều bắt buộc/Mandatories cần có trong dự án. Chẳng hạn như hình ảnh sản phẩm, slogan, tên chương trình…
• Thời gian thực hiện, kênh thông tin sẽ đăng bài viết,
• Các yêu cầu thêm (nếu có)
• Người liên lạc/Timeline để liên hệ khi có vấn đề cần trao đổi, giải quyết.

Mẫu Creative Brief chi tiết để bạn tham khảo

Mẫu Creative Brief của Colgate để bạn tham khảo

Tham khảo Creative Brief mẫu của PayPal

Mẫu Communication Brief

• Xác định mục tiêu quảng cáo chi tiết trong Brief.
• Xác định khách hàng của dự án là ai, tìm hiểu chân dung của khách hàng để hiểu rõ nhu cầu của khách hàng.
• Những điều cần ghi nhớ trong quá trình thực hiện dự án.
• Điều gì làm tăng sức thuyết phục để đảm bảo dự án quảng cáo sẽ thành công hơn các đối thủ cạnh tranh của mình.
• Trong quảng cáo cần có yếu tố bắt buộc nào, những thông tin chi tiết cần đưa vào quảng cáo.
• Điểm khác biệt của sản phẩm/dịch vụ và điểm nổi bật hơn các đối thủ cạnh tranh.
• Người thực hiện dự án này là ai?

Tham khảo mẫu Communication Brief của RedBull

Mẫu Project Brief

Tham khảo mẫu Brand Project Brief của Agency

Có nhiều mẫu Design Brief đang được chia sẻ trên nhiều nguồn thông tin của internet như là bản Brief Event mẫu, Brief Chat, Brief Study, Brief mẫu Marketing, Creative Brief mẫu, Brief thiết kế, Brief Meaning,… Tham khảo những mẫu này và kết hợp với đặc thù của sản phẩm/dịch vụ, doanh nghiệp, ngân sách cũng như thời điểm quảng cáo sẽ giúp bạn tạo nên các bản Brief chất lượng hơn.

Trên đây là toàn bộ thông tin về Brief là gì và những bước hướng dẫn viết Brief hoàn hảo nhất dành cho bạn. Đây là một trong những chiến lược quan trọng cần thiết cho sự thành công của mọi lĩnh vực. Hy vọng với những nội dung MONA vừa chia sẻ, bạn sẽ dễ dàng áp dụng Brief Marketing trong các chiến dịch truyền thông thành công nhé.