PR là gì? Tất tần tận những kiến thức cần biết về PR trong Marketing

Với những người làm việc hoặc tiếp cận nhiều với lĩnh vực truyền thông, Marketing thì hẳn không còn xa lạ gì với thuật ngữ PR. Nhưng nếu bạn mới tìm hiểu về Marketing nói chung và PR nói riêng thì thuật ngữ này còn khá xa lạ. Public Relations thực sự là một ngành/hoạt động không thể thiếu của lĩnh vực truyền thông Marketing. Nội dung trong bài viết này, Mona Media sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về khái niệm PR là gì? Vai trò quan trọng của PR trong Marketing, các tools Public Relations và nhiều thông tin liên quan khác.

PR là gì?

PR là từ viết tắt của Public Relations, có nghĩa tiếng Việt là Quan hệ công chúng. Thuật ngữ này được xuất hiện đầu tiên vào năm 1807 bởi Thomas Jefferson (Tổng thống thứ 3 của Hoa Kỳ – khi viết vào Tuyên ngôn độc lập đầu tiên năm 1776). Vậy có nghĩa: Chính trị là lĩnh vực đầu tiên ứng dụng PR.

• Sau đó, năm 1877, PR trở thành một nghề nghiệp với nền móng đầu tiên nhờ Ivy Ledbetter Lee.
• Giai đoạn 1960 – 1970, các phương tiện truyền thông đại chúng phát triển đã hỗ trợ tích cực cho các hoạt động Public Relations.
• Tới cuối thế kỷ 20 thì PR đã được phát triển trên toàn thế giới, được ứng dụng trong nhiều lĩnh vực.

Nhìn chung, bản chất của PR ra đời là dựa trên quá trình củng cố, lan tỏa tầm nhìn và sứ mệnh của tổ chức, doanh nghiệp đến với nhân viên và công chúng; nhằm xây dựng, quảng bá và duy trì các mối quan hệ.

Trong Marketing, Public Relations là một khái niệm nói về quá trình phân tích xu hướng, dự đoán diễn biến, xây dựng chiến lược quản lý và phổ biến những thông tin của cá nhân/ tổ chức tới công chúng. Mục đích của PR là gì? đó là tạo dựng thương hiệu, mang ý nghĩa tích cực của tổ chức trong suy nghĩ/ nhận thức của công chúng và hướng tới mối quan hệ đôi bên cùng có lợi.

Những năm trở lại đây, cùng với sự phát triển mạnh của internet cũng như hội nhập quốc tế, Public Relations trở thành một trong những ngành hot, được nhiều người lựa chọn.

Vai trò của PR trong Marketing

Public Relations là một ngành/hoạt động không thể thiếu của lĩnh vực truyền thông. Tìm hiểu vai trò quan trọng của PR là gì trong Marketing ở các yếu tố được liệt kê dưới đây:

• Là công cụ đắc lực cho cá nhân, tổ chức trong việc xây dựng hình ảnh thương hiệu.
• Hỗ trợ quảng bá hình ảnh thương hiệu, sản phẩm/ dịch vụ của tổ chức, doanh nghiệp tới công chúng rộng rãi.
• Góp phần xây dựng, thiết lập lòng tin, tình cảm của công chúng với tổ chức; giải quyết các hiểu lầm, định kiến, dư luận bất lợi với tổ chức.
• Giúp xây dựng mối quan hệ tốt đẹp trong nội bộ tổ chức và tạo tình cảm tốt đẹp của dư luận xã hội qua các hoạt động quan hệ cộng đồng,…
• Hình thành nên văn hóa riêng của doanh nghiệp nhờ quá trình PR hiệu quả.
• Củng cố niềm tin, giữ gìn uy tín cho hoạt động của doanh nghiệp hiệu quả thông qua các hoạt động PR.
• Nâng cao giá trị thương hiệu cho doanh nghiệp, tăng khách hàng tiềm năng hiệu quả thông qua quá trình quảng bá rộng rãi.

Ưu và nhược điểm của Public Relations

Ngành quan hệ công chúng mặc dù khá phổ biến và được ưa chuộng trong Marketing, nhưng vẫn có 2 mặt ưu nhược điểm.

Ưu điểm của PR là gì?

Một số ưu điểm nổi bật của ngành quan hệ công chúng không thể không nhắc đến như:

• Có khả năng mang lại sự tin tưởng cao hơn do mức độ khách hàng của các chương trình truyền thông lớn.
• Chi phí đầu tư không cao nhưng mang lại nhiều hiệu quả.
• Là cách thức hoạt động hiệu quả hướng tới nhóm đối tượng công chúng mục tiêu.
• PR tác động tới nhận thức và hành vi của khách hàng hiệu quả.
• Khách hàng thường sẽ dễ đón nhận những tin tức thay vì là quảng cáo.
• Với quan hệ công chúng, bạn cũng có thể xây dựng được hình ảnh doanh nghiệp trong mắt khách hàng.

Nhược điểm của PR là gì?

Bên cạnh nhưng ưu điểm nổi bật của PR mang lại thì vẫn tồn tại các nhược điểm dưới đây:

• Nội dung thông điệp của PR không có sự thống nhất và đồng bộ liên kết.
• PR khó kiểm soát các phương tiện truyền thông.
• Khó đo lường mức độ hiệu quả của các hoạt động quan hệ công chúng.

Đối tượng mà PR hướng đến là ai?

Dù có một số hạn chế nhất định nhưng PR vẫn được coi là kênh truyền thông hiệu quả nếu bạn áp dụng một cách phù hợp.

Vậy đối tượng thường hướng đến của PR là gì?

Thông thường kênh truyền thông PR hướng đến 2 nhóm đối tượng chính:

1. Circle of Work (nhóm đối tượng bên ngoài công ty)

Đây là nhóm đối tượng có tác động mạnh tới các hoạt động của công ty và tác động chủ yếu tới nhóm đối tượng này sẽ thường là tài chính. Bao gồm:

• Người mua/người tiêu dùng trực tiếp sản phẩm/dịch vụ.
• Các cổ đông, nhà đầu tư.
• Các đối tác, supplier, vendor, distributor,…

Nhóm đối tượng này thường xuyên tương tác với bộ phận công ty như ban giám đốc, bộ phận Marketing, kinh doanh,… Đối với những người làm quan hệ công chúng thì các nhóm đối tượng này có sự liên kết chặt chẽ với công ty sẽ giúp hoạch định chiến lược dễ và hiệu quả hơn.

2. Circle of Trust (Nhóm công chúng mục tiêu bên ngoài công ty)

Là nhóm đối tượng công bố, chia sẻ thông tin của bạn đến với công chúng. Nhóm đối tượng này cũng được chú trọng hơn bởi sẽ mang đến những thông tin hữu ích, có thể củng cố tiếp niềm tin của công chúng tới công ty. Cụ thể:

• Nhà báo, kênh mạng xã hội
• Các cơ quan chức năng ban, ngành.
• Các chuyên gia, người có tầm ảnh hưởng, các tổ chức xã hội uy tín,…

Nhóm đối tượng này có sự ảnh hưởng lẫn nhau. Những chuyên gia sẽ cập nhật xu hướng từ báo đài và các tổ chức sẽ cần có những chuyên gia,…

Bên cạnh đó, nhóm đối tượng Circle of Trust cũng có thể tạo ảnh hưởng tới Circle of Work như các phân tích của chuyên gia ảnh hưởng tới cổ đông/đối tác, báo chí ảnh hưởng tới người tiêu dùng,…

Với các đối tượng PR đối ngoại, bạn còn có thể gặp đối tượng thuộc nhóm PR nội bộ. Đó có thể là cán bộ, công nhân viên của công ty. Các hoạt động Public Relations nội bộ thường sẽ giúp môi trường doanh nghiệp có sự gắn kết, tạo nên môi trường công sở đẹp, làm việc năng suất, hiệu quả hơn.

Nội dung của PR là gì?

Theo tiến trình phát triển của ngành Public Relations hiện nay tại Việt Nam, hoạt động của PR trong Marketing được tổng hợp với những nội dung cụ thể bao gồm:

• Hoạch định chiến lựợc: phân tích môi trường, những cơ hội, xác định mục tiêu của chiến lược Marketing, đồng thời phân tích đối thủ cạnh tranh.
• PR nội bộ: quan hệ công chúng nội bộ là những hoạt động nhằm xây dựng, thiết lập và duy trì các mối quan hệ tốt giữa các lãnh đạo và nhân viên trong công ty.
• Quan hệ truyền thông: Public Relations là những hoạt động/kế hoạch nhằm tạo dựng, duy trù mối quan hệ với các cơ quan báo chí.
  
   
• Tổ chức sự kiện: là tập hợp các công việc cần thực hiện để tổ chức một chương trình/ sự kiện sắp diễn ra. Được tính từ lúc hình thành ý tưởng đến khi kết thúc. Bao gồm việc lên ý tưởng, xây dựng kịch bản, thiết kế & thi công tổ chức sự kiện.
• Quản lý khủng hoảng truyền thông: doanh nghiệp cần lắng nghe những ý kiến/ phản hồi của khách hàng trên các nền tảng. Sau đó phối hợp với các ban truyền thông để xử lý các khủng hoảng truyền thông cho doanh nghiệp.
• Quan hệ cộng đồng: nhằm tạo ra những giá trị tích cực ảnh hưởng đến suy nghĩ/ nhận thức của cộng đồng. Thông qua các hoạt động như giúp đỡ cung cấp các trang thiết bị, bảo vệ môi trường,…

Các loại hình của Public Relations

Tùy vào từng giai đoạn và khả năng triển khai mà mỗi công ty sẽ tiến hành những hoạt động PR khác nhau. Tuy nhiên, ở bài viết này, Mona Media vẫn sẽ hệ thống lại 6 loại hình Public Relations tương ứng với nội dung của quan hệ công chúng để bạn theo dõi một cách chi tiết.

1. Hoạch định chiến lược

Là kế hoạch cụ thể về những mục tiêu mà tổ chức, doanh nghiệp muốn đạt được. Bao gồm những cách làm và nguồn lực cần phải có để thực hiện mục tiêu chiến lược. Cùng với đó, người làm PR cần thực hiện công việc như phân tích SWOT và SMART, xây dựng lộ trình, các bước triển khai từng nội dung, đánh giá rủi ro, đưa ra giải pháp và đo lường kết quả.

Việc hoạch định chiến lược Public Relations sẽ giúp doanh nghiệp:

• Tăng hiệu quả cho hoạt động PR, loại bỏ những công việc không cần thiết và tập trung vào công việc quan trọng.
• Giảm thiểu những rủi ro trong quá trình triển khai PR, dễ dàng xử lý những vấn đề phát sinh nhờ có kế hoạch tỉ mỉ, dự đoán chính xác cho mọi trường hợp có thể xảy ra.
• Đảm bảo việc phân phối ngân sách, nguồn lực hợp lý.
• Và là căn cứ để đánh giá hiệu quả chiến dịch PR sau khi triển khai.

2. PR nội bộ

Quan hệ công chúng nội bộ nhắm tới tất cả các đối tượng nhân viên của doanh nghiệp. Loại hình PR này được coi là cầu nối gắn kết, gia tăng hiểu biết giữa nhân sự công ty với nhau và giữa công ty với nhân viên.

Hoạt động Public Relations nội bộ sẽ bao gồm những công việc như:

• Sử dụng tối đa các kênh giao tiếp nội bộ
• Tổ chức sự kiện nội bộ

3. Tổ chức sự kiện

Mục tiêu của hoạt động tổ chức sự kiện là nhằm thu hút đông đảo người tham gia. Các sự kiện thường có quy mô rộng nhất định theo tính chất sự kiện như:

• Trung tâm hội nghị
• Khách sạn
• Sân vận động
• Các sân trường,…

Tùy vào từng loại sự kiện với mục đích khác nhau mà các đơn vị tổ chức – bộ phận quan hệ công chúng sẽ có kế hoạch triển khai cụ thể.

4. Quan hệ truyền thông

Là việc xây dựng và duy trì mối quan hệ với các cơ quan đoàn thể truyền thông, báo chí. Thông qua các tổ chức báo chí, doanh nghiệp có thể thông báo tới công chúng sứ mệnh tầm nhìn của công ty, ý nghĩa chương trình/ sự kiện nào đó một cách tích cực, chuyên nghiệp và nhất quán.

Bên cạnh đó, hiện nay người dùng có xu hướng sử dụng mạng xã hội ngày cáng nhiều, các doanh nghiệp đón đầu xu thế không thể không tận dụng việc quan hệ công chúng trên các kênh này. Doanh nghiệp có thể sử dụng các kênh để tạo các sự kiện ưu đãi, minigame nhằm tăng thu hút tới chương trình hoặc thuê KOLs, influencers, Blogger để thông báo tới đông đảo công chúng về sự kiện của bạn.

5. Quan hệ cộng đồng

Một tổ chức, doanh nghiệp sẽ có rất nhiều mối quan hệ cộng đồng như:

• Khách hàng
• Nhà cung cấp
• Nhà phân phối
• Nhà đầu tư
• Giới truyền thông
• Giới công quyền
• Hoạt động xã hội,…

Với từng mối quan hệ thì hoạt động của doanh nghiệp xây dựng sẽ khác nhau nhằm mục đích tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp và công luận tích cực. Từ đó, doanh nghiệp sẽ tranh thủ được tình cảm, tạo dựng hình tượng đẹp trong tâm trí mọi người và hướng tới mục tiêu cuối cùng của doanh nghiệp.

Quan hệ cộng đồng ngoài ra còn thể hiện qua hình thức tài trợ ở các cuộc thi, sự kiện. Bạn sẽ bắt gặp nhiều chương trình có để đơn vị tài trợ, đây cũng là cách giúp PR rộng rãi cho thương hiệu, doanh nghiệp.

6. Xử lý khủng hoảng truyền thông

Truyền thông luôn là con dao 2 lưỡi. Nó có thể đưa doanh nghiệp tới đỉnh cao nhưng cũng có thể đẩy bạn xuống vực thẳm. Chỉ một khủng hoảng diễn ra nếu không xử lý thông minh, rất có thể gây tổn hại cả một tổ chức/ doanh nghiệp, làm mất đi uy tín mà bấy lâu hoạt động doanh nghiệp xây dựng được.

Bởi vậy, người làm truyền thông công chúng cần luôn cẩn trọng trong từng bước đi, từng chiến dịch cũng như quá trình xây dựng hình ảnh doanh nghiệp. Đặc biệt, đội xử lý khủng hoảng cần phải khéo léo, trung thực nhằm điều phối cũng như hỗ trợ giải quyết khủng hoảng với ban lãnh đạo một cách nhanh chóng, hiệu quả.

-> Tham khảo thêm: Cách xử lý khủng hoảng truyền thông hiệu quả

Các công cụ hỗ trợ PR

Các tools hỗ trợ PR là gì, hiện nay có rất nhiều công cụ khác nhau bạn có thể sử dụng vào hoạt động Public Relations như:

• Tin tức: Một trong những công cụ chính mang để tạo ra những câu chuyện mang tin tức có lợi cho thương hiệu, sản phẩm hay con người.
• Những bài phát biểu: Chúng sẽ giúp nhiều người biết đến sản phẩm, dịch vụ hay tổ chức doanh nghiệp của bạn nhanh chóng. Đây thường là công cụ được các nhà quản trị sử dụng.
• Các sự kiện đặc biệt: Những sự kiện đặc biệt để quan hệ công chúng như tổ chức họp báo, tham quan báo chí, khai mạc, bắn pháo hoa, trình diễn ánh sáng, thuyết trình, chương trình giáo dục,… cũng là cách để bạn thu hút tiếp cận và tạo sự quan tâm lớn từ công chúng.
• Tài liệu văn bản: Những tài liệu văn bản có thể bao gồm báo cáo hàng năm, tài liệu quảng cáo, bản tin, báo chí, tạp chí công ty,…
• Tài liệu nghe nhìn: Bao gồm chương trình slide, các video trực tuyến, DVD,… đây cũng là PR tools đang ngày càng được sử dụng phổ biến.
• Bộ nhận diện thương hiệu: Được xem như một công cụ tạo ra bản sắc doanh nghiệp, hỗ trợ công chúng nhận diện nhanh và chính xác về thương hiệu. Nó bao gồm logo, tòa nhà, văn phòng phẩm, tài liệu quảng cáo, bảng hiệu, tài liệu bán hàng, các phương tiện, đồng phục,…
• Hoạt động dịch vụ công cộng: Được tổ chức nhằm xây dựng hình ảnh doanh nghiệp thân thiện, tốt trong mắt cộng đồng và tăng thiện cảm của công chúng với thương hiệu tốt hơn.
• Website: Đây là một công cụ không thể thiếu đối với PR hiện đại. Các website, blog, mạng xã hội,… sẽ mang đến những thông tin hữu ích, giúp đưa thông tin tới tiếp cận nhiều người mà không lo giới hạn không gian, thời gian.

Phân biệt PR và Quảng cáo

Khi chưa hiểu rõ về Public Relations, nhiều người thường dễ nhầm lẫn giữa PR và quảng cáo. Thực tế thì đây là 2 khái niệm và ngành khác hẳn nhau.

• PR: là hình thức tạo dựng mối quan hệ giữa tổ chức, doanh nghiệp với khách hàng, cộng đồng qua việc tìm kiếm, cộng hưởng các nhân tố và thành phần khác nhau. PR hoạt động theo nguyên tắc 2 bên cùng có lợi. Một số hình thức phổ biến của hình thức này như: hỗ trợ và chăm sóc khách hàng, xây dựng chiến lược phát triển thương hiệu qua các kênh báo chí,…
• Quảng cáo: là hình thức sử dụng các công cụ Marketing như email MKT, gọi điện trực tiếp, qua báo đài, quay TVC quảng cáo,… nhằm giới thiệu sản phẩm, dịch vụ tới gần hơn với khách hàng, thúc đẩy quyết định mua hàng diễn ra nhanh chóng hơn. Ngoài ra, hình thức quảng cáo lặp đi lặp lại cũng có thể tạo thói quen cho khách hàng ghi nhớ nhãn hiệu, giúp thương hiệu được lan tỏa rộng rãi hơn.

Các bước để có một kế hoạch PR hiệu quả

Nội dung phía trên đã giúp bạn hiểu rõ PR là gì? Vậy có các bước nào để có một kế hoạch quan hệ công chúng hiệu quả. Thì bạn có thể tham khảo quy trình triển khai như sau:

• Bước 1: Xác định mục tiêu PR
• Bước 2: Xác định đối tượng mục tiêu của chiến dịch quan hệ công chúng
• Bước 3: Tạo chiến lược cho mỗi mục tiêu cụ thể nhằm mang tới hiệu quả chính xác.
• Bước 4: Tạo chiến thuật cho chiến lược mục tiêu hay nói cách khác chính là cách sử dụng các nguồn nhân lực để thực hiện chiến lược của bạn.
• Bước 5: Thiết lập tài chính cụ thể cho từng chiến lược.
• Bước 6: Kế hoạch triển khai chiến lược.
• Bước 7: Đánh giá mục tiêu, kết quả triển khai và xem xét những phản hồi, ý kiến của mọi người sau chiến lược để có phương án cải thiện cho các chiến lược PR tiếp theo.

Case Study về chiến dịch PR thành công

Có rất nhiều chiến dịch Public Relations thành công mà bạn có thể tham khảo và học hỏi như:

1. Chiến dịch chống Ebola của Google

Sự kiện bùng phát virus Ebola năm 2014 gây ảnh hưởng nghiêm trọng tới nhiều quốc gia và cướp mất đi con số lớn sinh mạng của con người. Và lúc này, để giúp những người có nhu cầu về xây dựng thương hiệu tích cực, Google bắt đầu thực hiện một chiến dịch quyên góp. Họ cũng cam kết tặng 2 đô la cho mỗi 1 đô la quyên góp được cho sự kiện thông qua website của mình.

Và kết quả của chiến lược này đã thu hút được sự chú ý của đông đảo giới truyền thông và giúp Google huy động được hơn 7,5 triệu đô la.

2. Just Eat & A Sick Customer

Just Eat là một ứng dụng đặt đồ ăn trực tuyến cho phép bình luận vào đơn hàng của họ nhằm thông báo cho người giao hàng biết đúng địa chỉ hoặc để lại đơn hàng cho người quen.

Một khách hàng đã thử vận may xem liệu cô ấy có thể yêu cầu người giao hàng dừng chuyển và lấy cho cô ấy một loại thuốc này không bằng tính năng lời ghi chú đó. Và sau đó, sự kiện này đã giúp PR thành công cho thương hiệu Just Eat.

3. Facebook hỗ trợ lan toả về sự kiện thảm khốc tại Paris năm 2015

Vụ xả súng năm 2015 tại Paris đã khiến 129 người ra đi. Facebook đã thêm một bộ lọc cờ Pháp vào ứng dụng của họ nhằm giúp người dùng có thể áp dụng cho ảnh hồ sơ (avatar) để ủng hộ nước Pháp.

Hoạt động này đã thu hút hàng triệu người dùng hưởng ứng và đây cũng là một nỗ lực thành công của Facebook với chiến dịch mang tính nhân văn cao.

Một số câu hỏi thường gặp

1. PR viết tắt của từ gì?

PR được viết tắt của cụm từ tiếng Anh là “Public Relations”. Có nghĩa là quan hệ công chúng.

2. Vì sao mọi doanh nghiệp cần phải làm PR?

PR là việc xây dựng các thông điệp và duy trì các mối quan hệ với công chúng mà doanh nghiệp muốn hướng đến. Vì thế nếu doanh nghiệp sử dụng Public Relations vào trong hoạt động kinh doanh sẽ mang lại nhiều hiệu quả phát triển thương hiệu của mình, đồng thời các hoạt động PR thường được kéo dài lâu nếu nó thật sự hiệu quả.

3. Có cách nào để PR sản phẩm thành công cho mọi doanh nghiệp?

Để Public Relations cho một sản phẩm đạt được hiệu quả, bạn có thể sử dụng một số cách truyền thông sau:

• Tạo câu chuyện cho thương hiệu (Brand Storytelling)
• Viết bài PR báo chí
• PR sản phẩm kênh truyền thống
• Quan hệ công chúng cho sản phẩm qua các phương tiện truyền thông trực tuyến
• Tổ chức hội thảo, workshop, tư vấn miễn phí
• Kết nối với người nổi tiếng
• Tham gia hoạt động cộng đồng

4. Tiêu chuẩn của một bài viết PR là gì?

Bạn cần đảm bảo những tiêu chuẩn dưới đây để bài viết PR được hoàn chỉnh và mang lại nhiều hiệu quả cho chiến dịch Marketing.

• PR cần hướng đến cộng đồng, có tính chia sẻ rộng rãi
• Có tính sáng tạo, thu hút nhiều sự quan tâm đến công chúng
• Sử dụng ngôn từ phù hợp, có chiều sâu
• Cung cấp đầy đủ thông tin

Trên đây là một số chia sẻ của Mona Media về khái niệm PR là gì? Những vai trò quan trọng của PR trong Marketing. Hy vọng thông qua bài viết này, sẽ giúp bạn củng cố thêm kiến thức về quan hệ công chúng và có kế hoạch áp dụng loại hình truyền thông này hiệu quả cho doanh nghiệp của mình.

Nếu bạn đang băn khoăn không biết nên xây dựng chiến lược và triển khai Public Relations như thế nào hiệu quả, Mona Media có đội ngũ riêng hỗ trợ bạn công việc này. Hãy liên hệ với chúng tôi qua Hotline 1900 636 648 để được chúng tôi tư vấn chiến lược PR cụ thể phù hợp với ngành hàng, lĩnh vực của bạn.