Tự động hoá báo giá: 5 phút có đơn, thay 80% việc của sale admin

Mỗi CEO ngành phân phối đều trằn trọc khi thấy báo giá gửi đi chậm một giờ là mất đơn vào tay đối thủ. Sai một con số trên bảng báo giá có thể khiến lợi nhuận cả lô hàng bốc hơi. Chúng ta đều thấm thía cái giá của quy trình thủ công: chi phí nhân sự cồng kềnh, sai sót triền miên và tốc độ phản hồi không bao giờ đủ nhanh. MONA đã cùng nhiều anh chị triển khai hệ thống tự động hoá báo giá và đặt hàng. Phần mềm này không chỉ là một công cụ, nó là một nhân viên mẫn cán, báo giá chính xác 24/7, giúp chốt đơn ngay khi khách còn “nóng”.

Mỗi báo giá chậm một giờ, anh chị mất một khách hàng tiềm năng

Thị trường bây giờ là một cuộc đua về tốc độ. Ai trả lời trước, người đó có lợi thế. Mỗi yêu cầu báo giá nằm chờ trong inbox là một cơ hội đang vuột khỏi tay anh chị. Tiền không tự nhiên mất đi. Nó chỉ chảy từ túi người chậm sang túi người nhanh hơn.

Tụi em hiểu cảm giác đó. Cái cảm giác nhìn thấy doanh thu tiềm năng rơi rụng chỉ vì quy trình nội bộ quá rườm rà. Đó không phải lỗi của nhân viên. Đó là cái giá của việc xử lý thủ công.

Nhân viên trả lời Zalo, email, Messenger không xuể

Anh chị thử ghé qua phòng kinh doanh mà xem. Một nhân viên phải mở cùng lúc 5-7 tab. Tin nhắn tới tấp. Từ Zalo. Từ Messenger. Từ email nữa.

Mỗi tin nhắn là một yêu cầu khác nhau. Khách A hỏi mã này. Khách B cần báo giá 10 sản phẩm. Khách C lại đòi chiết khấu riêng. Nhân viên phải liên tục tra cứu file Excel, hỏi quản lý, rồi soạn lại nội dung. Quy trình đó tốn quá nhiều thời gian. Và chắc chắn có sai sót.

Báo giá sai một số 0, đi tong lợi nhuận cả tuần

Đây là nỗi đau mà nhiều chủ doanh nghiệp từng nếm trải. Chỉ một phút lơ là, nhân viên gõ nhầm một con số. Báo giá 100 triệu thành 10 triệu. Khách hàng chốt đơn ngay lập tức.

Đến khi phát hiện thì đã muộn. Hủy đơn thì mất uy tín. Giao hàng thì lỗ nặng, có khi mất trắng lợi nhuận cả tuần gầy dựng. Chỉ một lỗi nhỏ. Hậu quả lại quá lớn. Niềm tin vào đội ngũ cũng vì thế mà lung lay.

Khách hàng không đợi được và đi tìm đối thủ

Điều tệ nhất chính là sự im lặng. Khách hàng hỏi báo giá và không bao giờ phản hồi lại nữa. Họ không đợi. Họ mở một tab khác, tìm một nhà cung cấp khác và nhận được câu trả lời chỉ sau vài phút.

Với một nhà cung cấp thiết bị công nghiệp B2B có 3500 mã hàng, câu chuyện này diễn ra hàng ngày. Sáu nhân viên sale admin của họ mất trung bình 2-4 giờ để hoàn thành một báo giá phức tạp. Tỷ lệ chốt đơn rất thấp.

Tụi em đã vào cuộc. MONA xây dựng cho họ một hệ thống ERP tích hợp module báo giá tự động. Hệ thống này kết nối trực tiếp với Zalo OA và CRM. Nhân viên chỉ cần chọn mã sản phẩm và số lượng. Hệ thống tự động tính giá, áp chiết khấu, tạo file PDF chuyên nghiệp và gửi cho khách hàng.

Kết quả thật sự rõ rệt. Thời gian tạo báo giá giảm từ 4 giờ xuống còn dưới 5 phút. Hệ thống đã thay thế 80% công việc thủ công của đội sale admin, giúp họ có thời gian chăm sóc các khách hàng giá trị cao. Tốc độ gửi báo giá tăng, kéo theo tỷ lệ chuyển đổi cũng tăng hơn 30% trong quý đầu tiên áp dụng.

Phòng kinh doanh 20 người, nhưng chỉ 5 người thật sự đi bán hàng?

Mỗi CEO đều trằn trọc khi nhìn vào bảng lương phòng kinh doanh và đối chiếu với doanh thu thực tế. Con số trên giấy là 20 nhân sự. Nhưng khi quan sát kỹ, anh chị sẽ thấy chỉ có khoảng 5 người đang thực sự làm việc của một người bán hàng: tìm kiếm khách, tư vấn sâu và chốt đơn.

Số còn lại đang ở đâu? Họ đang sa lầy vào những công việc hành chính không tên. Sao chép, dán, chỉnh sửa file báo giá. Gửi email qua lại để xác nhận một mã hàng. Chờ kế toán duyệt một mức chiết khấu. Tiền lương vẫn trả đều. Nhưng doanh thu không đến từ những việc đó.

Chi phí ẩn của việc soạn báo giá thủ công

Chúng ta thường chỉ tính lương cứng và hoa hồng cho một nhân viên kinh doanh. Nhưng chi phí thực sự còn lớn hơn nhiều. Đó là chi phí cơ hội bị đánh mất trong từng giờ làm việc. Một báo giá phức tạp mất 45 phút để hoàn thành. Một ngày, một nhân viên giỏi chỉ kịp gửi đi 5-7 báo giá như vậy.

Thời gian đó lẽ ra phải dành để gọi thêm cho 10 khách hàng tiềm năng. Hoặc để chăm sóc lại 3 khách hàng cũ. Sai sót từ việc nhập liệu thủ công còn dẫn đến những cuộc khủng hoảng không đáng có. Một con số 0 bị gõ nhầm có thể khiến công ty mất trắng lợi nhuận, hoặc tệ hơn là mất luôn khách hàng.

Khi sale admin bận rộn nhưng không tạo ra doanh thu

Nhân sự sale admin được tuyển vào để hỗ trợ. Nhưng với quy trình thủ công, họ lại vô tình trở thành nút thắt cổ chai. Họ luôn tay luôn chân. In giấy tờ, đối chiếu thông tin, trình ký. Trông có vẻ rất hiệu quả.

Sự thật là, sự bận rộn của họ không trực tiếp tạo ra đồng doanh thu nào. Ngược lại, nó còn làm chậm tốc độ của cả đội ngũ bán hàng. Nhân viên kinh doanh phải xếp hàng chờ đợi. Khách hàng cũng phải chờ. Và trong kinh doanh, chờ đợi đồng nghĩa với việc mở cửa cho đối thủ nhảy vào.

Sự thật về các chỉ số hiệu suất ‘ảo’

Nhiều doanh nghiệp đo lường hiệu suất bằng “số lượng báo giá đã gửi”. Đây là một chỉ số nguy hiểm. Nó tạo ra một cảm giác an toàn giả tạo. Anh chị thấy báo cáo hàng trăm báo giá được gửi đi mỗi tuần và nghĩ rằng mọi thứ vẫn ổn. Nhưng thực tế thì sao?

Tụi em đã chứng kiến điều này ở một đối tác, một tập đoàn phân phối thiết bị công nghiệp với 32 chi nhánh toàn quốc. Phòng kinh doanh của họ có 25 người, gửi đi gần 200 báo giá mỗi ngày. Nhưng tỷ lệ chốt đơn chỉ lẹt đẹt ở mức 5%. Nhân viên tập trung vào số lượng để đạt chỉ số, thay vì tập trung vào chất lượng tư vấn để chốt hợp đồng.

Sau khi MONA triển khai hệ thống tự động hóa báo giá, mọi chuyện đã thay đổi. Hệ thống tự động lấy thông tin khách từ CRM, lấy sản phẩm và giá từ ERP, rồi xuất ra file PDF chuyên nghiệp chỉ trong 5 phút. Nhân viên kinh doanh chỉ cần chọn đúng sản phẩm và bấm gửi.

• Thời gian tạo một báo giá giảm từ 45 phút xuống còn dưới 5 phút.
• Sai sót trong báo giá giảm về 0%.
• 15 nhân sự admin trước đây chỉ làm báo giá được giải phóng, chuyển sang các vị trí chăm sóc khách hàng sau bán hàng, giúp tăng tỷ lệ mua lại lên 18%.
• Quan trọng nhất, 25 nhân viên kinh doanh giờ đây có trọn vẹn 8 tiếng mỗi ngày để làm đúng một việc. Đó là bán hàng.

MONA đã giúp một chuỗi phân phối dược phẩm cắt 80% thời gian chờ báo giá như thế nào

Nói về tự động hoá, nhiều anh chị vẫn còn hoài nghi. Tụi em hiểu. Thị trường có quá nhiều lời hứa hẹn về AI. Nhưng lời hứa không tạo ra doanh thu. Kết quả thực tế mới quan trọng.

Câu chuyện của một đối tác, chuỗi phân phối dược phẩm với 32 chi nhánh toàn quốc, là minh chứng rõ nhất. Họ đã từng mất kiểm soát quy trình báo giá. Và tụi em đã cùng họ lấy lại thế chủ động.

Trước khi tự động hoá: 30 phút chờ, 15% sai sót

Mỗi yêu cầu báo giá từ đại lý là một cuộc chạy đua. Nhân viên kinh doanh phải gọi cho admin. Admin lại phải mở phần mềm ERP để kiểm tra tồn kho, khuyến mãi. Sau đó, họ nhập tay từng dòng vào file Excel.

Quy trình này mất trung bình 30 phút. Rất chậm. Tỷ lệ sai sót lên đến 15% do nhầm mã thuốc, sai giá, sai chính sách chiết khấu. Mỗi báo giá sai là một lần mất uy tín. Mỗi lần chờ đợi là một cơ hội cho đối thủ.

Anh CEO chia sẻ với tụi em, cảm giác bất lực khi tiền cứ rơi rụng vì những lỗi không đáng có. Đó là mất kiểm soát.

Hệ thống AI Agent của MONA: quét yêu cầu, check kho, tạo báo giá trong 2 phút

Tụi em không bán một phần mềm đóng gói. Tụi em xây dựng một hệ thống tích hợp sâu vào quy trình hiện có của doanh nghiệp. Một AI Agent được huấn luyện riêng cho ngành dược.

Hệ thống này làm ba việc chính:

• Tự động quét yêu cầu báo giá từ Zalo, Email của nhân viên kinh doanh.
• Truy xuất API trực tiếp vào hệ thống ERP và CRM để kiểm tra tồn kho, giá bán, và chương trình khuyến mãi theo thời gian thực.
• Tự động tạo file báo giá PDF chuẩn thương hiệu và gửi lại cho nhân viên kinh doanh.

Toàn bộ quá trình chỉ mất dưới 2 phút. Không cần người can thiệp. Chính xác tuyệt đối.

Kết quả: tăng 25% tỷ lệ chốt đơn, giảm 4 nhân sự admin

Con số không nói dối. Sau ba tháng triển khai, chuỗi phân phối dược phẩm này đã ghi nhận kết quả rõ rệt. Tốc độ báo giá nhanh gấp 15 lần. Tỷ lệ sai sót về 0.

Quan trọng hơn, tỷ lệ chốt đơn thành công tăng 25% vì họ luôn là người gửi báo giá đầu tiên. Doanh nghiệp cũng tinh gọn được 4 nhân sự admin báo giá. Họ được chuyển sang các vị trí chăm sóc khách hàng chuyên sâu hơn. Đây chính là sức mạnh của tự động hoá khi được áp dụng đúng chỗ.

Cấu trúc của một hệ thống tự động hoá báo giá production-grade

Nhiều anh chị đã thử dùng AI và thấy nó không như lời đồn. Anh chị cài một chatbot Zalo, nó trả lời ngô nghê. Anh chị dùng một công cụ tạo form, nó chỉ biết gửi email thông báo. Kết quả là anh chị vừa tốn tiền, vừa tốn thời gian, lại thêm bực mình và mất niềm tin vào tự động hoá. Đây là sự vênh nhau rất lớn giữa quảng cáo và thực tế.

Tụi em hoàn toàn hiểu cảm giác đó. Chắp vá vài công cụ rời rạc không bao giờ tạo ra một cỗ máy vận hành trơn tru. Nó chỉ tạo ra một mớ hỗn độn, nhiều bước thủ công hơn và làm nhân viên thêm việc. Một hệ thống production-grade được MONA xây dựng thì khác. Nó là một khối thống nhất, được thiết kế có chủ đích để xử lý logic nghiệp vụ phức tạp của doanh nghiệp.

Nó không phải phép màu. Nó là kỹ thuật.

Mô-đun 1: Tiếp nhận yêu cầu đa kênh (Zalo, Email, Form web)

Yêu cầu báo giá của khách hàng đến từ khắp nơi. Một tin nhắn Zalo. Một email gửi vào hòm thư kinh doanh. Một biểu mẫu điền trên website. Nhân sự của anh chị phải liên tục kiểm tra nhiều nơi, sao chép thông tin thủ công vào một file Excel. Việc này tốn thời gian, dễ bỏ sót và sai lỗi chính tả. Lead rơi rụng ngay từ bước đầu tiên.

Thay vì vậy, hệ thống của MONA xây dựng một cổng tiếp nhận tập trung. Mọi yêu cầu từ Zalo Official Account, Messenger, email công ty hay bất kỳ form nào trên hệ thống website của anh chị đều được hút về một nơi duy nhất. Dữ liệu được chuẩn hoá ngay lập tức. Với một chuỗi bán lẻ thiết bị điện tử có 35 cửa hàng, giải pháp này đã giảm 90% thời gian tổng hợp yêu cầu. Phòng kinh doanh từ 4 nhân viên chỉ làm việc này, giờ chỉ cần 1 người giám sát chung.

Mô-đun 2: AI Agent xử lý ngôn ngữ tự nhiên và bóc tách yêu cầu

Đây là lúc khác biệt giữa AI “đồ chơi” và AI “làm được việc” thể hiện rõ nhất. Khách hàng nhắn rất tự nhiên: “Bên mình báo cho anh 15 cái máy lọc không khí Sharp mã FP-J40E-W, giao về kho ở KCN Sóng Thần 2, xuất VAT nhé”. Một chatbot thông thường sẽ không hiểu. Nó sẽ hỏi lại những câu vô nghĩa, hoặc đẩy cho nhân viên xử lý.

Tụi em không dùng chatbot đóng hộp. Tụi em xây dựng và huấn luyện một AI Agent trên chính dữ liệu sản phẩm, thuật ngữ và các yêu cầu cũ của anh chị. Nó hiểu được mã sản phẩm, nhận diện được địa chỉ, bóc tách chính xác từng hạng mục: tên hàng, số lượng, yêu cầu đặc biệt (xuất hoá đơn đỏ). Với một nhà phân phối dược phẩm có danh mục hơn 8.000 sản phẩm, AI Agent do MONA phát triển đạt độ chính xác 97% khi bóc tách đơn hàng từ email. Con số này cao hơn 25% so với một nhân viên mới sau 3 tháng đào tạo.

Mô-đun 3: Tích hợp ERP/kho để kiểm tra tồn kho và giá tức thì

Nhân viên nhận yêu cầu xong, lại phải mở một phần mềm khác để kiểm tra tồn kho. Hoặc tệ hơn là gọi điện xuống cho thủ kho. Quá trình này mất 15-30 phút. Khách hàng phải chờ. Rủi ro lớn nhất là báo giá một món hàng đã hết, gây mất uy tín nghiêm trọng và có thể mất luôn đơn hàng.

Một hệ thống tự động hoá thực thụ không thể đứng một mình. Tụi em kết nối trực tiếp phần mềm báo giá với hệ thống ERP, phần mềm quản lý kho, hoặc các nền tảng như KiotViet của anh chị thông qua API. Ngay khi AI Agent bóc tách được mã sản phẩm, nó sẽ gửi một truy vấn trong chưa đầy một giây để kiểm tra số lượng tồn kho và giá bán cập nhật nhất. Một doanh nghiệp F&B cung cấp suất ăn cho 25 khu công nghiệp đã giảm thời gian kiểm tra nguyên vật liệu từ 20 phút xuống còn dưới 3 giây. Không còn sai sót.

Mô-đun 4: Engine tạo báo giá PDF/link theo template thương hiệu

Sau khi có đủ dữ liệu, bước cuối cùng là tạo ra một báo giá chuyên nghiệp. Nhân viên làm thủ công trên Word hay Excel rất mất thời gian. Mỗi người làm một kiểu, font chữ khác nhau, logo cũ, thông tin thanh toán sai. Trông rất thiếu nhất quán và làm giảm giá trị thương hiệu.

Engine tạo báo giá của MONA giải quyết triệt để vấn đề này. Dữ liệu từ các bước trên được tự động điền vào một template báo giá chuẩn. Mẫu này được thiết kế một lần duy nhất theo đúng nhận diện thương hiệu của anh chị. Hệ thống có thể xuất ra file PDF sắc nét đính kèm email, hoặc tạo một đường dẫn web riêng tư để khách hàng xem và bấm nút “đồng ý” trực tiếp. Một chuỗi spa 28 chi nhánh tụi em từng hợp tác đã giảm thời gian tạo một báo giá gói liệu trình doanh nghiệp từ 45 phút xuống còn 3 phút. Tỉ lệ chốt đơn từ các báo giá tạo bởi hệ thống tăng 18% chỉ nhờ tốc độ và sự chuyên nghiệp.

Logic tương tự cũng áp dụng cho các ngành cần báo giá liên tục

Nhiều anh chị nghĩ ngành mình đặc thù. Sản phẩm phức tạp. Không thể tự động được. Tụi em hiểu điều đó. Nhưng gốc rễ vấn đề vẫn là một. Đó là tốc độ và sự chính xác.

Khi đối thủ của anh chị đã gửi báo giá chi tiết trong 5 phút, đội ngũ của mình vẫn đang loay hoay với file Excel. Chậm một nhịp. Mất một hợp đồng lớn. Nỗi đau này không của riêng ai. Nguyên tắc tự động hoá mà MONA xây dựng có thể nhân rộng cho rất nhiều lĩnh vực.

Vật liệu xây dựng và nội thất

Một công ty phân phối thép có hơn 2.000 mã sản phẩm. Giá thay đổi mỗi ngày theo thị trường. Trước đây, 15 nhân viên kinh doanh phải gọi cho kế toán kho liên tục chỉ để hỏi giá và tồn kho. Sai một con số. Lỗ cả đơn hàng.

Tụi em đã xây dựng cho họ một hệ thống. Phần mềm tự động cập nhật giá vốn và tồn kho mỗi giờ. Nhân viên kinh doanh chỉ cần chọn mã hàng và khối lượng trên điện thoại. Hệ thống tự tính toán giá bán, chiết khấu, và gửi báo giá PDF chuyên nghiệp cho khách chỉ trong 3 phút. Sai sót về giá gần như bằng không.

Phân phối linh kiện điện tử, máy móc công nghiệp

Ngành này có hàng chục ngàn linh kiện. Thông số kỹ thuật phức tạp. Một báo giá sai có thể khiến cả dây chuyền sản xuất của khách hàng ngừng hoạt động. Áp lực cho nhân viên kinh doanh là rất lớn.

MONA đã triển khai một giải pháp cho một nhà phân phối máy công nghiệp 22 chi nhánh. Hệ thống của tụi em tích hợp dữ liệu từ hãng. Nhân viên kinh doanh nhập yêu cầu của khách. Phần mềm tự động đề xuất các linh kiện tương thích, kiểm tra tồn kho toàn quốc và tạo báo giá chuẩn xác. Thời gian chờ của khách hàng giảm từ 2 ngày xuống còn 15 phút.

Nguyên liệu F&B cho chuỗi nhà hàng

Một nhà cung cấp nguyên liệu cho hơn 100 điểm F&B từng có 10 nhân viên chỉ để nhận đơn và báo giá qua Zalo. Nhầm lẫn giữa “thịt bò Úc” và “thịt bò Mỹ” xảy ra thường xuyên. Thất thoát không thể kiểm soát.

Hệ thống tự động hoá của MONA giúp họ giải quyết triệt để. Khách hàng chuỗi tự đặt hàng qua một cổng thông tin riêng. Giá và chương trình khuyến mãi được áp dụng tự động theo hợp đồng. Không cần sale admin can thiệp. Việc báo giá cho khách hàng mới cũng chỉ là vài cú nhấp chuột.

Thiết bị y tế và vật tư tiêu hao

Báo giá cho bệnh viện và phòng khám đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối. Mỗi thiết bị có hàng trăm phụ kiện đi kèm. Giấy tờ, chứng nhận chất lượng phải đầy đủ. Một quy trình thủ công có thể mất cả tuần.

Tụi em đã giúp một doanh nghiệp trong ngành này. Phần mềm quản lý tập trung toàn bộ thông tin sản phẩm, giá, và giấy phép. Khi có yêu cầu, hệ thống tự động soạn một bộ hồ sơ báo giá hoàn chỉnh. Bao gồm cả thông số kỹ thuật và các chứng nhận liên quan. Họ đã giảm được 80% thời gian chuẩn bị và thắng thầu nhiều hơn.

Dịch vụ in ấn, quảng cáo, tổ chức sự kiện

Mỗi sự kiện là một bài toán riêng. Mỗi ấn phẩm có một quy cách khác nhau. Chi phí phụ thuộc vào hàng chục yếu tố. Nhân viên kinh doanh thường xuyên tính giá theo cảm tính. Lợi nhuận mỏng đi mà không rõ lý do.

Với một công ty tổ chức sự kiện có doanh thu 60 tỷ/năm, tụi em đã xây dựng một mô-đun báo giá thông minh. Nhân viên chỉ cần nhập các hạng mục khách yêu cầu. Hệ thống sẽ tự động tính toán chi phí dựa trên định mức đã cài đặt và đề xuất giá bán để đảm bảo lợi nhuận. Việc thất thoát do báo giá sai đã chấm dứt hoàn toàn.

Bắt đầu từ đâu để tự động hoá quy trình báo giá?

Nhiều anh chị chủ doanh nghiệp nghe về tự động hoá thì thấy rất hứng thú, nhưng khi bắt tay vào lại không biết nên làm gì trước. Mọi thứ có vẻ quá lớn, quá phức tạp. Tụi em hoàn toàn thấu hiểu cảm giác này, vì đây là điểm xuất phát của hầu hết các đối tác mà MONA đã đồng hành.

Thực tế, việc này không cần phải quá to tát ngay từ đầu. Thay vì nhảy ngay vào việc xây dựng phần mềm, tụi em đề xuất anh chị bắt đầu bằng 3 bước chuẩn bị nội bộ. Rất đơn giản. Chỉ cần một buổi làm việc tập trung là đủ.

Bước 1: Audit lại quy trình báo giá hiện tại của anh chị

Mọi sự cải tiến đều bắt đầu từ việc nhìn lại thực trạng. Chúng ta không thể sửa một thứ mà chúng ta không hiểu rõ. Anh chị hãy thử cùng đội ngũ kinh doanh và kế toán trả lời 8 câu hỏi dưới đây. Rất thẳng thắn. Không né tránh.

• Ai là người thường xuyên tạo báo giá nhất?
• Một báo giá mất trung bình bao lâu để từ lúc yêu cầu đến lúc gửi cho khách?
• Dữ liệu sản phẩm, giá bán, chiết khấu đang được lưu ở đâu? (Excel, Google Sheet, phần mềm CRM, hay trong đầu nhân viên?)
• Quy trình duyệt một chiết khấu đặc biệt diễn ra như thế nào? Cần ai ký duyệt?
• Nhân viên sale mới mất bao lâu để có thể tự tạo báo giá một cách chính xác?
• Tỷ lệ báo giá sai (giá, mã sản phẩm, chiết khấu) đang là bao nhiêu?
• Làm sao để anh chị biết một báo giá đã được gửi đi hay chưa, khách đã xem hay chưa?
• Điểm nào trong cả quy trình đang gây chậm trễ nhiều nhất?

Khi có câu trả lời rõ ràng cho 8 điểm này, anh chị đã nắm được 50% vấn đề trong tay. Đây chính là cơ sở để biết cần tự động hoá khâu nào trước tiên.

Bước 2: Chuẩn hoá dữ liệu sản phẩm và chính sách giá

Phần mềm tự động hoá không thể hoạt động trên một nền tảng dữ liệu hỗn loạn. Máy móc cần sự nhất quán. Đây là bước quan trọng thứ hai mà anh chị cần làm.

Hãy tưởng tượng, nếu mỗi nhân viên kinh doanh có một file Excel giá riêng, chính sách chiết khấu thì “tuỳ cảm tính”, chương trình khuyến mãi mỗi nơi áp dụng một kiểu. Tự động hoá lúc này sẽ chỉ làm mớ hỗn độn đó chạy nhanh hơn. Tụi em đã thấy điều này ở một chuỗi bán lẻ 32 chi nhánh, nơi 5 trưởng phòng kinh doanh vùng có 5 bảng giá khác nhau cho cùng một sản phẩm.

Việc cần làm là tạo ra một “nguồn sự thật duy nhất”. Một nơi tập trung toàn bộ mã sản phẩm, mô tả, giá niêm yết, các bậc chiết khấu theo số lượng, chính sách cho đại lý cấp 1, cấp 2. Mọi thứ phải được quy định rõ ràng bằng con số. Hệ thống của MONA sau này sẽ kết nối trực tiếp vào nguồn dữ liệu chuẩn này, đảm bảo mọi báo giá được xuất ra đều chính xác 100%.

Bước 3: Trao đổi với đội ngũ của MONA để nhận demo thực tế

Sau khi anh chị đã có cái nhìn sơ bộ về quy trình và dữ liệu của mình, đây là lúc tụi em có thể tham gia. Buổi trao đổi này không phải để bán hàng. Mục tiêu của nó là để anh chị thấy tận mắt một quy trình báo giá tự động chạy trên dữ liệu thật sẽ trông như thế nào.

Tụi em sẽ dùng chính một vài sản phẩm và chính sách giá của anh chị để cài đặt demo. Anh chị sẽ thấy một nhân viên chỉ cần chọn sản phẩm, nhập số lượng, hệ thống sẽ tự động tính giá, áp chiết khấu, tạo file PDF có nhận diện thương hiệu và gửi email cho khách. Tất cả chỉ trong vài cú nhấp chuột.

Đây là cách tốt nhất để từ lý thuyết chuyển sang thực tế. Hoàn toàn không tốn chi phí. Anh chị chỉ cần dành ra 60 phút để cùng MONA khám phá tiềm năng của chính doanh nghiệp mình.