Quản lý đơn hàng: Khái niệm, quy trình, giải pháp phần mềm

Quản lý đơn hàng là yếu tố quan trọng hàng đầu của cửa hàng hay kinh doanh online, quản lý đơn mua hàng không chỉ ảnh hưởng đến trải nghiệm mua sắm của khách hàng mà còn ảnh hưởng đến toàn bộ hệ thống quản lý của cửa hàng đó. Quá trình này gắn liền với các hoạt động cung ứng, tác động trực tiếp đến doanh thu kinh doanh, chi phí vận hành, quản lý.

Vậy quản lý đơn hàng là gì? MONA Media sẽ giúp bạn tìm hiểu về quản lý đơn bán hàng và các nguyên tắc, quy trình quản lý đơn hàng hiệu quả.

Quản lý đơn hàng là gì?

Quản lý đơn hàng là quy trình liên quan đến các công việc theo dõi tình trạng đơn hàng và xử lý tất cả các công đoạn để hoàn tất đơn hàng bao gồm những công việc như: lấy hàng, đóng gói, vận chuyển và xử lý sau bán hàng.

Mỗi doanh nghiệp sẽ lựa chọn hình thức quản lý đơn mua hàng khác nhau tuỳ thuộc vào quy mô và tính chất hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp/cửa hàng. Có 4 hình thức quản lý đơn hàng bao gồm:

• Quản lý trực tiếp: hình thức chia nhân viên thành những nhóm nhỏ phụ trách các đơn hàng của khách dưới sự giám sát của trưởng nhóm.
• Quản lý theo chức năng: hình thức phân chia nhân viên theo bộ phận chức năng phụ thuộc vào tính chất tổ chức.
• Quản lý theo sản phẩm: hình thức quản lý theo nhóm sản phẩm được phân loại.
• Quản lý theo địa lý: hình thức quản lý chia khách hàng thành nhóm theo từng khu vực để đưa ra phương pháp quản lý phù hợp nhất.

Quản lý bán hàng tốt hay không liên quan mật thiết không chỉ về nguồn lực, cơ sơ vật chất của cửa hàng mà còn liên quan đến nhà cung cấp và chăm sóc khách hàng trước và sau bán hàng.

Quản lý đơn hàng online/offline hiệu quả giúp cửa hàng/doanh nghiệp kiểm soát được toàn bộ quy trình bán hàng. Từ đó, giúp nhà quản lý phân loại yêu cầu của khách hàng và lên kế hoạch giao hàng đúng thời gian. Nhà cung cấp sẽ tiến hành xử lý đơn hàng bằng cách sản xuất mới hoặc dùng hàng tồn kho.

Các bước quy trình quản lý đơn hàng chuẩn

Tuỳ thuộc vào quy mô mà mỗi cửa hàng/doanh nghiệp sẽ có quy trình quản lý đơn bán hàng khác nhau. Tuy nhiên, nhìn chung đều gồm 3 bước cơ bản: tiếp nhận đơn hàng, xử lý đơn hàng và xử lý yêu cầu, chăm sóc khách hàng sau bán hàng.

Bước 1: Tiếp nhận đơn hàng

Việc tiếp nhận đơn hàng online ngày càng phổ biến và chiếm đa số trên tổng số đơn được đặt. Có 4 loại đơn hàng trong ngành thương mại điện tử, bao gồm:

• Đặt hàng trước (Preorder): là loại đơn hàng được đặt khi sản phẩm sắp được cho ra mắt trên thị trường thường phải đặt tiền hàng trước cho nhà cung cấp. Loại hình này được áp dụng để kích thích sự tò mò, gây tiếng vang trên thị trường để mang lại khởi đầu tốt trước khi ra mắt.
• Đặt hàng lại (Backorder): là loại đơn hàng dành cho những sản phẩm đã hết hàng được các nhà cung cấp nhỏ lẻ tiếp nhận. Sau đó, họ sẽ liên hệ với nhà cung cấp chính hãng để kịp thời đáp ứng nhu cầu mua sắm của khách hàng.
• Hàng order: là hình thức khách hàng đặt hàng mà hàng hoá có thể có ở kho của người bán hoặc không. Trong trường hợp nếu sản phẩm không có sẵn, người bán sẽ đóng vai trò trung gian nhập hàng về và bán lại cho khách hàng.
• Purchase order: là đơn đặt hàng với các nhà cung cấp mà cửa hàng/công ty sẽ mua từ họ những nguyên vật liệu hoặc sản phẩm hoàn thiện.

Hiểu rõ từng loại đơn hàng sẽ giúp việc quản lý, giám sát và theo dõi đơn hàng phù hợp hơn. Tuy nhiên, đối với trường hợp số lượng đơn hàng là rất lớn bạn nên cân nhắc thêm những vấn đề sau:

• Lựa chọn hệ thống thanh toán uy tín, có độ an toàn bảo mật cao nhằm đảm bảo không bị sót đơn chưa thanh toán đầy đủ gây ảnh hưởng xấu đến doanh số bán hàng.
• Đánh dấu đơn hàng quan trọng cần sự giám sát chặt chẽ về quy trình xử lý đơn hàng và thời gian giao nhận hàng.
• Dùng phần mềm quản lý bán hàng, hệ thống quản lý đơn hàng thông minh để tiến hành lọc và thống kê đơn hàng từ nhiều kênh bán hàng khác nhau giúp tăng hiệu quả quản lý và doanh thu bán hàng tổng thể

→ Tham khảo thêm: Bí quyết bán hàng order thu lợi nhuận cao

Bước 2: Xử lý đơn hàng

Xử lý đơn bán hàng là bước quan trọng liên quan đến chất lượng hàng hoá được đóng gói có đáp ứng được nhu cầu từ phía khách hàng và các tiêu chí kiểm định hàng hoá hay không. Các yêu tố quan trọng cần lưu ý khi xử lý đơn hàng chính là tốc độ và chính xác trong quy trình xử lý đơn hàng.

Tuỳ thuộc vào quy mô và nhu cầu thực tế của công ty sẽ có 3 cách quản lý và xử lý đơn hàng bao gồm:

• Warehouse fulfillment: đây là hình thức mà doanh nghiệp có sở hữu kho hàng riêng, tự mình quản lý toàn bộ hoạt động liên quan đến hoàn tất đơn hàng. Hình thức này phù hợp với 2 loại công ty là công ty có quy mô lớn và công ty mới kinh doanh có thể tự xử lý hoạt động quản lý kho bãi.
• Dropshipping: là hình thức cửa hàng hay người bán không sở hữu sản phẩm mà sẽ liên hệ với các nhà cung cấp chuyển hàng trực tiếp đến người mua. Đây là hình thức được áp dụng phổ biến trên các kênh thương mại điện tử
• Third – party fulfillment: là hình thức thuê dịch vụ bên ngoài thực hiện các hoạt động trong quá trình xử lý đơn hàng. Giải pháp này đặc biệt phù hợp đối với những doanh nghiệp vừa và nhỏ

Và dù là hình thức nào, quy trình xử lý và quản lý đơn hàng đều trải qua 3 bước: lấy hàng, đóng gói sản phẩm và vận chuyển hàng đến khách hàng.

Lấy hàng

Lấy đúng hàng từ kho là công việc đầu tiên cần thực hiện. Tuy nhiên, với số lượng đơn hàng khổng lồ mỗi ngày cùng nhiều mẫu mã, chủng loại hàng khác nhau, việc tìm kiếm và lấy đúng hàng sẽ gặp khó khăn. Có 4 lựa chọn để giải quyết vấn đề này mà bạn có thể áp dụng bao gồm:

• Lấy từng cái một (Single order): đây là cách chọn một đơn hàng tại một thời điểm trước khi chuyển qua lấy đơn hàng tiếp theo. Cách này được sử dụng phổ biến đối với các nhà bán lẻ mới hoạt động hoặc doanh nghiệp có quy mô nhỏ với số lượng đơn hàng mỗi ngày ít (dưới 20 đơn hàng/ngày)
• Chọn theo nhóm (Batch picking): nhóm nhiều đơn hàng thành một nhóm, mỗi một nhân viên sẽ phụ trách một nhóm và tiến hành lấy hàng trong một lần. Cách này được áp dụng khi số lượng hàng mỗi ngày cao với ít sản phẩm hoặc sản phẩm đơn lẻ.
• Chọn theo khu vực (Zone picking): các nhân viên được chỉ định phụ trách theo từng khu vực riêng tại kho hàng, mỗi đơn hàng sẽ được luân chuyển qua các khu vực tương ứng cho đến khi hoàn thiện đơn hàng. Cách này thích hợp với các nhà bán lẻ có số lượng đơn lớn với nhiều sản phẩm.
• Chọn theo từng đợt (Wave picking): mỗi một nhân viên được bố trí phụ trách một khu vực trong kho và thực hiện công việc chọn các mặt hàng tại khu vực của mình và chuyển đến khu vực đóng gói, bộ phận đóng gói sẽ tổng hợp những sản phẩm này thành một đơn hàng hoàn chỉnh. Cách thức này phù hợp với những nhà bán lẻ cần phải vận chuyển khối lượng lớn đơn hàng với nhiều mặt hàng.

Doanh nghiệp nên dựa vào quy mô và tính chất hoạt động kinh doanh của mình mà lựa chọn cách thức phù hợp nhất để việc lấy hàng diễn ra thuận lợi theo quy trình hiệu quả.

Đóng gói hàng

Đóng gói hàng hoá là công việc để giúp phân biệt hàng hoá dễ dàng, bảo quan tình trạng hàng hoá và tạo điều kiện để vận chuyển hàng đến tay khách thuận lợi nhất.

* Quy trình đóng gói đơn hàng bao gồm những công việc:

• Chọn vật liệu bao bì đóng gói với kích thước phù hợp.
• Cân hàng hoá.
• Dán nhãn mác vào phiếu đóng gói (bao gồm các thông tin về trọng lượng, kích thước, số lượng, chi tiết sản phẩm và số SKU).

Giao hàng

Giao hàng là bước cuối cùng cần thực hiện trong quá trình xử lý đơn hàng. Để thực hiện giao hàng thành công bạn cần làm những công việc như:

• In nhãn vận chuyển và hoá đơn kèm theo.
• Đánh dấu đơn hàng trong kênh bán hàng hoặc phần mềm quản lý đơn hàng.
• Gửi email xác nhận giao hàng và tình trạng đơn hàng để khách hàng dễ dàng quản lý và theo dõi đơn hàng của mình.

Bước 3: Giải quyết yêu cầu sau bán hàng

Để mang lại trải nghiệm mua sắm tốt nhất cho khách hàng cũng như tăng lòng trung thành của họ và giúp nâng cao uy tín, độ tín cậy của thương hiệu, bạn cần phải xử lý những vấn đề phát sinh sau khi khách hàng đã nhận hàng thành công.

Bạn cần lắng nghe những phản hồi từ phía khách hàng, hiểu rõ vấn đề mà khách hàng gặp phải như giao nhầm hàng, thời gian giao hàng lâu, sản phẩm giao kém chất lượng không đúng như hình, giao thiếu hàng…

Sau đó đưa ra các giải pháp để kịp thời xử lý nhằm xoa dịu khách hàng bao gồm chính sách hoàn tiền, đổi trả hàng, tặng các voucher khuyến mãi, giảm giá sản phẩm…

Phương pháp quản lý đơn hàng hiệu quả

Dưới đây là các cách quản lý đơn bán hàng phổ biến giúp gia tăng hiệu suất trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mà bạn cần nắm.

Quản lý tồn kho

Quản lý hàng tồn kho là một trong những yếu tố quan trọng trong quá trình quản lý đơn mua hàng. Bạn có thể hiểu rằng, tồn kho sẽ quyết định khả năng bán hàng hay tạo đơn mới. Sai lệch về tồn kho sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của bạn.

Đây là vấn đề thường gặp phải nếu như việc cân đối kho giữ kinh doanh trực tuyến và kinh doanh tại cửa hàng chưa có sự đồng bồ và chưa được quản lý chặt chẽ.

Vì thế, kiểm hàng thường xuyên và quản lý hàng hoá bằng hệ thống quản lý hàng tồn kho thông minh là yếu tố cần thiết để đảm bảo quá trình lệch kho không xảy ra nữa. Bên cạnh đó có thể đồng bộ tồn kho giữa các kênh bán hàng khác nhau để tránh tình trạng hết hàng mà không biết.

Phân loại đơn hàng

Phân loại tình trạng đơn hàng là việc làm cần thiết để đảm bảo tiến độ xử lý đơn hàng. Phân loại đơn hàng nhằm đảm bảo quy trình đẩy đơn và vận chuyển hàng đến tay khách hàng là yếu tố bắt buộc trong quy trình quản lý đơn hàng vì khách hàng sẽ không chấp nhận các lý do bạn đưa ra vì sự chậm trễ của bạn.

Quản lý vận chuyển

Khi đã xác nhận xong đơn hàng, người bán bắt đầu quá trình đóng gói và giao cho các bên vận chuyển để tiếp nhận đơn hàng và chuyển đến tay khách. Trong quá trình này, người bạn cần xác nhận rõ ràng các thông tin quan trọng như thời gian giao nhận hàng, khách hàng có thể nhận hàng vào thời điểm nào, ngày nào.

Bên cạnh đó, cửa hàng cần theo dõi tình trạng đơn hàng để đảm bảo không bị thất lạc đơn hàng hay quá trình giao hàng bị chậm trễ so với thời gian đã hẹn.

Giải quyết trả hàng

Trong một số trường hợp, khi khách hàng từ chối nhận hàng, trả lại hàng làm cho quá trình giao hàng không thuận lợi với các lý do đưa ra như: Hàng giao không đúng như mẫu, hàng bị lỗi/ hỏng hóc trong quá trình vận chuyển… Lúc này, chủ kinh doanh cần quản lý giải quyết trả hàng rõ ràng để xử lý vấn đề phát sinh nhanh chóng hơn.

→ Có thể bạn quan tâm:

• 8+ Bí quyết gia tăng doanh số bán hàng nhanh chóng
• Hướng dẫn xây dựng phễu bán hàng

Những rủi ro thường gặp khi quản lý đơn hàng

Hệ thống quản lý đơn hàng hiệu quả là yếu tố sống còn đối với bất kỳ doanh nghiệp nào, đặc biệt là trong bối cảnh thương mại điện tử bùng nổ. Khi hoạt động kinh doanh mở rộng, việc xử lý hàng trăm, thậm chí hàng nghìn đơn hàng mỗi ngày, trở thành một thách thức lớn. Quá trình này đòi hỏi sự chính xác cao ở từng khâu, từ tiếp nhận đơn, quản lý kho, xử lý đóng gói đến vận chuyển và chăm sóc khách hàng sau bán hàng.

Các vấn đề thường gặp khi quản lý đơn hàng bằng phương pháp thủ công có thể kể đến như:

• Sai sót đơn hàng: Nhầm lẫn về sản phẩm, số lượng, hoặc thông tin khách hàng.
• Tồn kho không chính xác: Dẫn đến tình trạng bán thiếu hoặc tồn đọng hàng.
• Giao hàng chậm trễ: Gây ảnh hưởng tiêu cực đến trải nghiệm khách hàng và uy tín thương hiệu.
• Khó khăn trong quản lý đa kênh: Không thể theo dõi, tổng hợp và phân tích dữ liệu từ nhiều kênh bán hàng khác nhau.

Việc nhập hàng từ Trung Quốc cũng đặt ra thêm nhiều thách thức, bởi quy trình này phức tạp hơn so với nhập hàng trong nước. Bạn phải xử lý nhiều đơn hàng nhỏ lẻ từ các nhà cung cấp khác nhau, theo dõi tình trạng vận chuyển quốc tế và quản lý tồn kho ngay khi hàng về đến Việt Nam. Nếu không có một hệ thống quản lý chặt chẽ, bạn sẽ dễ dàng mất kiểm soát, dẫn đến sai sót, thất thoát và lãng phí thời gian, chi phí.

Để giải quyết triệt để những khó khăn đó, MONA Media đã phát triển Hệ thống nhập hàng Trung Quốc MONA NHTQ – một giải pháp toàn diện từ website nhập hàng Trung Quốc, phần mềm quản lý, app đặt hàng Trung Quốc, extensions,….giúp doanh nghiệp của bạn giải quyết triệt để các vấn đề trong quy trình nhập hàng và quản lý đơn hàng.

MONA NHTQ không chỉ là công cụ nhập hàng đơn thuần mà còn tích hợp nhiều tính năng mạnh mẽ để giúp bạn quản lý đơn hàng chặt chẽ ngay từ khi bắt đầu. Với hệ thống này, bạn có thể:

• Quản lý đơn hàng hiệu quả: Tất cả các đơn hàng từ khi khởi tạo, đang xử lý, hay đã hoàn thành đều được cập nhật trạng thái rõ ràng, giúp bạn dễ dàng theo dõi và kiểm soát.
• Kiểm soát tồn kho chính xác: Hệ thống tự động đồng bộ tồn kho ngay sau khi nhập hàng, giúp bạn nắm bắt số lượng sản phẩm có sẵn, tránh tình trạng bán thiếu hoặc tồn đọng hàng.
• Theo dõi và báo cáo chi tiết: MONA NHTQ cung cấp các báo cáo trực quan về tình hình kinh doanh, doanh thu và chi phí, giúp bạn đưa ra quyết định kinh doanh kịp thời và chính xác.

Ngoài tính năng quản lý đơn hàng Trung Việt hiệu quả, hệ thống Nhập hàng Trung Quốc của MONA còn tính hợp nhiều tính năng khác như: hỗ trợ đặt hàng, theo dõi vận đơn, quản lý hàng tồn kho, tính giá vận chuyển cực kỳ chi tiết, bài bản. MONA NHTQ không ngừng cập nhật thêm tính năng ưu việt nhất thị trường. Trải qua 7 lần Update MONA NHTQ hiện đã đáp ứng lên đến 99% nhu cầu nghiệp vụ “khó nhằn” của các doanh nghiệp nhập hàng Trung Quốc.

Xem ngay VIDEO sau để hiểu rõ MONA NHTQ Verson 7.0 có gì nhé!

Hãy để MONA NHTQ trở thành “cánh tay phải” đắc lực, giúp doanh nghiệp của bạn hoạt động trơn tru và chuyên nghiệp hơn.

Mọi thông tin về Hệ thống phần mềm Nhập hàng Trung Quốc – MONA NHTQ quý khách xin vui lòng liên hệ:

• Địa chỉ: 1073/23 Cách Mạng Tháng 8, phường Tân Sơn Nhất, TP.HCM
• Hotline: 1900 636 648
• Email: info@themona.global