Phần mềm tính giá thành sản phẩm: sao lãi gộp 30% mà cuối tháng vẫn lỗ?

Mỗi CEO đều trằn trọc khi nhìn báo cáo lãi gộp 30-40% mà dòng tiền cuối tháng vẫn âm. Tiền đã chảy đi đâu? Câu trả lời thường nằm ở những chi phí ẩn mà bảng Excel không thể ghi nhận kịp: chi phí nhân công theo giờ, khấu hao máy, điện nước phân bổ, hay cả tiền marketing cho một chiến dịch. Việc tính giá thành “cảm tính” đang bào mòn lợi nhuận mỗi ngày. MONA đã cùng nhiều doanh nghiệp sản xuất và F&B lớn xây dựng phần mềm tính giá thành sản phẩm tự động, bóc tách đến từng đồng chi phí. Tụi em chia sẻ lại cách làm để anh chị có một hệ thống biết chính xác mình đang lãi hay lỗ trên từng đơn hàng.

Lãi gộp 30% chỉ là con số trên giấy, tiền thật đang chảy đi đâu?

Con số lãi gộp 30% trên báo cáo rất đẹp. Nhưng khi giám đốc tài chính trình bày dòng tiền cuối tháng, anh chị thấy mình vẫn lỗ. Cảm giác này thực sự rất khó chịu. Tiền cứ đi đâu mất.

Nó không bốc hơi. Nó đang rò rỉ từ những lỗ hổng mà file excel không thể nào báo cáo. Chúng ta cùng nhìn thẳng vào những “điểm mù” này, nơi lợi nhuận đang bị ăn mòn mỗi ngày.

Chi phí ẩn trong từng khâu sản xuất, đóng gói

Mỗi cuộn tem nhãn luôn thừa lại một đoạn. Mỗi mẻ nguyên liệu luôn có hao hụt tự nhiên khi sang chiết. Mỗi thùng hàng gửi đi đều có chi phí đóng gói, băng keo, chống sốc. Một sản phẩm thì không đáng kể. Nhưng với sản lượng hàng chục ngàn đơn vị, con số này phình to rất nhanh.

Tụi em đã làm việc với một chuỗi F&B có 22 chi nhánh, chuyên sản xuất đồ uống đóng chai. Ban đầu, họ chỉ tính giá vốn dựa trên công thức nguyên liệu. Phần mềm tính giá thành của MONA không chỉ làm vậy. Nó còn theo dõi định mức hao hụt thực tế tại từng khâu, từ pha chế tới dán nhãn.

Hệ thống tự động cảnh báo khi tỷ lệ hao hụt vượt 1.5%. Nhờ đó, họ phát hiện ra 2 chi nhánh có vấn đề về quy trình bảo quản. Chỉ riêng việc này đã giúp chuỗi tiết kiệm hơn 380 triệu đồng chi phí nguyên liệu mỗi tháng.

Lương nhân sự ‘gián tiếp’ đang ăn mòn lợi nhuận ra sao?

Anh chị trả lương cho nhân viên kiểm kho, kế toán, admin, bảo vệ. Lương của họ không gắn trực tiếp vào một sản phẩm nào. Vì vậy, các file excel thường bỏ qua hoặc chia đều một cách cảm tính. Đây là một sai lầm chết người.

Một dòng sản phẩm cần nhiều giờ kiểm đếm, lưu kho hơn sẽ có chi phí nhân sự gián tiếp cao hơn. Nếu cào bằng, anh chị sẽ bị ảo tưởng về lợi nhuận của các sản phẩm dễ sản xuất. Trong khi đó, các sản phẩm phức tạp đang âm thầm “đốt” tiền lương mà anh chị không hề hay biết.

Với một công ty sản xuất mỹ phẩm quy mô 4 xưởng, tụi em đã xây dựng module phân bổ chi phí nhân sự gián tiếp. Phần mềm của MONA dựa trên số giờ công thực tế mà các bộ phận hỗ trợ dành cho từng dây chuyền sản xuất. Kết quả cho thấy, dòng serum chủ lực của họ thực chất chỉ lãi 12%, không phải 28% như báo cáo cũ. Điều này đã thay đổi hoàn toàn chiến lược giá và khuyến mãi của họ.

Sai số từ file excel: cái chết êm ái của dòng tiền

File excel không có lỗi. Con người mới có lỗi. Một nhân viên nhập sai một con số. Một người khác vô tình xóa một công thức. Những sai sót nhỏ này tích tụ theo thời gian và tạo ra một báo cáo tài chính sai lệch. Nó không sai đủ lớn để anh chị nhận ra ngay. Nhưng nó đủ để bào mòn dòng tiền của doanh nghiệp.

Nỗi đau lớn nhất là anh chị ra quyết định dựa trên dữ liệu sai. Tăng ngân sách marketing cho một sản phẩm tưởng là lãi to, nhưng thực tế đang lỗ. Mở rộng sản xuất một mặt hàng đang “ăn” vào lợi nhuận của các mặt hàng khác. Đây là cái chết êm ái.

Phần mềm của MONA loại bỏ hoàn toàn việc nhập liệu thủ công. Dữ liệu được kéo trực tiếp từ các hệ thống kho, bán hàng, nhân sự. Mọi công thức tính toán đều được khóa lại, chỉ cấp quản lý mới có quyền thay đổi. Tụi em mang lại sự thật. Một sự thật duy nhất và chính xác, giúp anh chị điều hành doanh nghiệp dựa trên con số thực tế, không phải cảm tính.

Khi CEO phải ‘đoán’ giá vốn: sai một ly, đi một container hàng

Nhiều anh chị CEO chia sẻ, cảm giác như đang đánh bạc với mỗi quyết định giá. Mọi dữ liệu đều có độ trễ. Báo cáo tài chính thì cuối tháng mới có. Còn quyết định khuyến mãi, báo giá cho đối tác lớn thì phải chốt ngay trong ngày.

Đây là nỗi đau mất kiểm soát điển hình. Nó bắt nguồn từ việc giá vốn, nền tảng của mọi quyết định kinh doanh, lại được tính toán dựa trên cảm tính hoặc các file Excel rời rạc. Một sai số nhỏ nhân với quy mô hàng chục ngàn sản phẩm có thể làm bay lợi nhuận cả quý.

Định giá theo đối thủ, quên mất nội tại của mình

Phòng kinh doanh liên tục gây áp lực. Đối thủ giảm giá. Mình cũng phải giảm theo. Áp lực cạnh tranh khiến anh chị đưa ra những quyết định giá bán mà không biết chắc điểm hoà vốn của mình ở đâu. Tụi em đã gặp một chuỗi F&B 22 chi nhánh rơi vào cái bẫy này.

Họ liên tục chạy khuyến mãi theo đối thủ, doanh thu rất cao nhưng cuối kỳ vẫn lỗ nặng. Vấn đề nằm ở chỗ, họ không biết chi phí biến đổi trên từng món ăn đã tăng 15% do giá nguyên liệu đầu vào. Họ đang bán dưới giá vốn mà không hề hay biết. Chỉ vì chạy theo thị trường.

Công thức tính giá vốn 2 năm không cập nhật

Tụi em hiểu rằng không phải anh chị không muốn cập nhật. Vấn đề là nó quá phức tạp. Chi phí nhân công, thuê mặt bằng, điện nước, vận chuyển, bao bì… mọi thứ đều biến động. Việc tập hợp thủ công các con số này từ nhiều phòng ban là một dự án lớn, tốn thời gian và dễ sai sót.

Một công ty sản xuất nội thất quy mô 80 nhân sự từng chia sẻ với MONA. File Excel tính giá thành của họ được tạo ra từ hai năm trước. Hai năm. Trong thời gian đó, giá gỗ, chi phí vận chuyển và lương thợ đã thay đổi hoàn toàn. Lợi nhuận trên giấy tờ và thực tế vì thế mà vênh nhau tới 18%.

Mỗi phòng ban một con số, không ai biết sự thật ở đâu

Kinh doanh báo giá vốn một kiểu. Kế toán báo một kiểu khác. Xưởng sản xuất lại đưa ra một con số thứ ba. Tình trạng “tam sao thất bản” này cực kỳ nguy hiểm. Nó tạo ra sự thiếu tin tưởng trong nội bộ và khiến mọi cuộc họp chiến lược trở nên vô nghĩa. Không ai tranh luận dựa trên cùng một bộ dữ liệu.

Khi MONA vào việc với một chuỗi bán lẻ thời trang 35 cửa hàng, tụi em đã phát triển một phần mềm tính giá thành sản phẩm chuyên biệt. Phần mềm này tự động kéo dữ liệu từ các khâu: nhập hàng, vận chuyển, lương nhân viên, chi phí marketing, tồn kho. Tất cả hiển thị trên một bảng điều khiển duy nhất.

Kết quả thật sự rõ ràng. Mọi phòng ban giờ đây làm việc trên một nguồn dữ liệu duy nhất. Các quyết định về giá bán, xả hàng tồn kho được đưa ra chỉ trong vài phút thay vì vài ngày. Quan trọng nhất, ban lãnh đạo đã nhìn thấy chính xác biên lợi nhuận thực của từng mã hàng, giúp họ tiết kiệm được hơn 600 triệu đồng chi phí thất thoát mỗi tháng.

Case study chuỗi F&B 32 chi nhánh: tiết kiệm 780 triệu/tháng nhờ tự động bóc tách chi phí

Nhiều anh chị chủ chuỗi F&B cũng chung một nỗi đau. Báo cáo tài chính cuối tháng nhìn rất đẹp, lãi gộp 30-40%. Nhưng tiền trong tài khoản thì chẳng thấy đâu. Tiền cứ chảy đi cho những chi phí không tên, cho những bộ phận phình to mà không rõ hiệu quả.

Một đội kế toán 4-5 người chỉ để xử lý hoá đơn và làm báo cáo. Lương mỗi tháng hơn trăm triệu. Nhưng báo cáo thì luôn trễ. Đó chính là lãng phí.

Trước khi tự động hoá: 4 kế toán viên loay hoay cả tuần để ra báo cáo

Tụi em đã làm việc với một chuỗi F&B có 32 chi nhánh tại Hà Nội và TP.HCM. Phòng kế toán của họ có 4 nhân sự chỉ chuyên trách mảng chi phí. Mỗi tháng, họ phải xử lý hơn 4.500 hoá đơn giấy và file ảnh từ 120 nhà cung cấp khác nhau.

Công việc của họ là một vòng lặp thủ công. Nhập liệu tay vào Excel. Phân loại. Rồi tính toán phân bổ chi phí thuê mặt bằng, điện nước, marketing cho từng chi nhánh. Sai một số. Làm lại từ đầu. Cả phòng mất nguyên tuần đầu tháng chỉ để hoàn thành báo cáo cho tháng cũ.

Kết quả là ban lãnh đạo nhận được một bản báo cáo trễ 7 ngày. Mọi quyết định đều dựa trên dữ liệu cũ. Họ biết chi nhánh nào đang lỗ, nhưng không biết chính xác món ăn nào đang kéo doanh thu xuống. Bốn nhân sự, quỹ lương gần 100 triệu mỗi tháng, chỉ để tạo ra sự chậm trễ.

MONA đã làm thế nào: tích hợp máy POS, ERP và module phân bổ chi phí

Bài toán này không thể giải quyết bằng cách thêm người. Tụi em đã xây dựng một hệ thống phần mềm quản lý chi phí riêng cho họ. Nó không phải là một phần mềm đóng gói, mà là một giải pháp được “may đo” và tích hợp sâu.

Hệ thống này kết nối ba trụ cột:

• Máy POS tại 32 chi nhánh: Ghi nhận mỗi giao dịch bán hàng theo thời gian thực.
• Hệ thống ERP quản lý kho: Theo dõi giá và lượng nguyên vật liệu nhập vào, xuất ra.
• Module phân bổ chi phí tự động: Đây là trái tim của hệ thống do MONA phát triển. Nó tự động quét hơn 150 hoá đơn mỗi ngày bằng công nghệ OCR, sau đó phân bổ 27 loại chi phí gián tiếp (từ tiền thuê nhà đến lương nhân viên marketing) vào giá thành của từng món ăn, từng ly nước.

Không còn cảnh nhập liệu thủ công. Mọi thứhứ được liên thông và xử lý ngay lập tức.

Sau khi tự động hoá: biết lãi/lỗ trên từng món theo thời gian thực

Sự thay đổi đến ngay tức thì. Thay vì chờ báo cáo Excel, CEO và các quản lý chi nhánh có một bảng điều khiển trực quan. Họ thấy được lợi nhuận thực trên từng sản phẩm, cập nhật mỗi giờ.

Họ đã phát hiện ra nhiều sự thật bất ngờ. Món “best-seller” của chuỗi, chiếm 25% doanh thu, lại chỉ có biên lợi nhuận ròng 3%. Trong khi đó, một món phụ ít được chú ý lại có biên lợi nhuận đến 45%. Nhờ những con số này, họ đã:

• Điều chỉnh giá bán 12 sản phẩm có lợi nhuận thấp.
• Ngưng bán 5 sản phẩm đang gây lỗ.
• Tập trung ngân sách marketing cho các sản phẩm “gà đẻ trứng vàng”.
• Giảm phòng kế toán từ 4 người xuống còn 1 người giám sát, tiết kiệm gần 75 triệu/tháng chi phí nhân sự.

Tổng cộng, các quyết định dựa trên dữ liệu chính xác đã giúp chuỗi tiết kiệm 780 triệu đồng mỗi tháng. Đó là con số thực, là tiền thật chảy về túi doanh nghiệp thay vì bốc hơi trong các báo cáo trễ hẹn.

Những sai lầm chết người khi tự xây phần mềm tính giá thành sản phẩm

Nhiều anh chị CEO tin rằng mình hiểu rõ doanh nghiệp nhất. Nên việc tự xây dựng một công cụ tính giá thành có vẻ hợp lý. Nhưng thực tế lại là một con đường đầy cạm bẫy. Chúng ta đều từng đi qua con đường này. Nó lấy đi không chỉ tiền bạc, mà còn cả niềm tin vào số liệu.

Mua phần mềm kế toán đóng gói và cái kết đắng

Lựa chọn đầu tiên thường là các phần mềm kế toán có sẵn trên thị trường. Họ hứa hẹn rất nhiều. Giao diện đẹp. Tính năng có vẻ đầy đủ. Anh chị bỏ ra vài trăm triệu, cùng đội ngũ nhân sự loay hoay triển khai suốt 3 tháng. Nhưng rồi vấn đề xuất hiện.

Phần mềm đó không tính được chi phí hao hụt nguyên vật liệu đặc thù của ngành mình. Nó cũng không phân bổ được chi phí nhân công theo ca kíp phức tạp chỉ có ở xưởng của anh chị. Dữ liệu nhập vào một đằng, thực tế vận hành một nẻo.

Kết quả là sai số. Tụi em đã chứng kiến một chuỗi sản xuất nội thất 32 showroom vứt bỏ một hệ thống ERP gần 800 triệu đồng sau 6 tháng vật lộn. Họ mất tiền. Mất thời gian. Và mất niềm tin. Khi MONA vào cuộc và xây dựng một mô-đun tính giá thành riêng, sai số chi phí của họ giảm từ 18% xuống còn dưới 1.5% chỉ trong quý đầu tiên.

Chỉ tính giá vốn nguyên liệu, bỏ quên ‘phần chìm của tảng băng’

Sai lầm phổ biến thứ hai là chỉ tập trung vào chi phí dễ thấy nhất. Đó là nguyên vật liệu đầu vào. Chúng ta dành hàng giờ để đàm phán giảm 1-2% giá vải, giá gỗ. Nhưng lại bỏ qua những chi phí ẩn khổng lồ.

Tiền điện cho máy chạy không tải. Lương cho nhân công ngồi chờ việc. Khấu hao thiết bị. Chi phí marketing. Vận chuyển. Đây mới là phần chìm của tảng băng, chiếm tới 40-60% tổng chi phí sản phẩm. Bỏ qua chúng, hoặc ước tính sơ sài, là tự lừa dối chính mình.

Một xưởng may gia công xuất khẩu với 1.200 công nhân từng gặp vấn đề này. Tụi em đã giúp họ tích hợp cảm biến vào 800 máy may, tự động ghi nhận và phân bổ chi phí điện, khấu hao cho từng mã hàng. Họ phát hiện ra 2 chuyền may có hiệu suất thấp hơn 25% so với các chuyền khác. Sau khi điều chỉnh, chi phí sản xuất giảm 9.000 đồng trên mỗi sản phẩm. Con số nhỏ. Nhưng với 200.000 sản phẩm mỗi tháng, họ đã tiết kiệm được 1.8 tỷ đồng.

Hệ thống báo cáo một nơi, vận hành một nẻo

Đây là tình trạng “tam quốc diễn nghĩa” trong nội bộ. Phòng kế toán dùng một phần mềm. Phòng sản xuất quản lý tiến độ bằng Excel. Phòng kinh doanh báo giá cho khách dựa trên một file Google Sheet cũ từ 3 tháng trước. Không ai nói chuyện với ai bằng cùng một ngôn ngữ số liệu.

Dữ liệu rời rạc. Không liên thông. CEO muốn có báo cáo lợi nhuận theo thời gian thực ư? Không thể. Phải chờ kế toán tổng hợp thủ công cuối tháng, với độ trễ ít nhất 15 ngày. Khi anh chị nhìn thấy con số lỗ, thì đã quá muộn để can thiệp.

Hệ thống lạc lõng. MONA đã giải quyết bài toán này cho một chuỗi F&B 25 nhà hàng. Tụi em xây dựng một hệ thống duy nhất, nơi mọi dữ liệu từ POS bán hàng, kho, chấm công, mua hàng đều đổ về một nơi. Giám đốc có thể xem báo cáo lãi lỗ của từng món ăn, từng chi nhánh ngay trên điện thoại. Họ đã cắt giảm được 37 món ăn không hiệu quả, giúp lợi nhuận ròng toàn chuỗi tăng 11% sau 4 tháng triển khai.

Không chỉ sản xuất, các ngành này cũng đang ‘thất thoát’ lợi nhuận từng ngày

Nhiều anh chị nghĩ bài toán giá thành chỉ dành cho nhà máy, xưởng sản xuất. Thực tế, bất kỳ doanh nghiệp nào có cấu trúc chi phí đa tầng đều đang đối mặt với nguy cơ tương tự. Tiền đang thất thoát qua những kẽ hở mà báo cáo tài chính thông thường không thể chỉ ra.

Đây không còn là vấn đề riêng lẻ. Trong khi chúng ta đang loay hoay tính tay, các đối thủ trong ngành đã tự động hóa quy trình này. Họ biết chính xác từng đồng lợi nhuận đến từ đâu và lặng lẽ tối ưu, bỏ lại những doanh nghiệp còn đang vận hành theo cảm tính.

Xây dựng & nội thất: bóc tách chi phí vật tư, nhân công cho từng dự án

Lợi nhuận trên hợp đồng rất hấp dẫn. Nhưng khi quyết toán, con số thực tế lại gây thất vọng. Tụi em hiểu cái cảnh cuối mỗi công trình, anh chị lại đau đầu vì chi phí vật tư, nhân công, máy móc luôn đội lên 15-20% so với dự toán. Tiền cứ thế chảy đi.

MONA đã triển khai một hệ thống quản trị dự án (JMS) cho một tổng thầu xây dựng tại TP.HCM với quy mô 18 dự án/năm. Phần mềm không chỉ quản lý tiến độ, mà bóc tách chi phí đến từng ngày công, từng bao xi măng cho mỗi hạng mục. Hệ thống cảnh báo ngay khi có dấu hiệu vượt định mức.

Kết quả rất rõ ràng. Họ giảm được 17% thất thoát vật tư ngay trong 6 tháng đầu. Hiệu suất sử dụng máy móc cũng tăng lên 92% nhờ điều phối thông minh. Đó là lợi nhuận thật.

Chuỗi bán lẻ & thời trang: phân bổ chi phí marketing, mặt bằng vào từng mã SKU

Mỗi tháng, các chuỗi bán lẻ đổ hàng tỷ đồng vào marketing, thuê mặt bằng đắc địa. Nhưng chi phí này thường được tính gộp. Anh chị không thể biết chính xác mã sản phẩm (SKU) nào đang thực sự “gánh team”, còn mã nào đang âm thầm ăn mòn lợi nhuận vì chi phí vận hành quá lớn.

Với một chuỗi thời trang 35 cửa hàng toàn quốc, tụi em đã xây dựng một hệ thống eCommerce tích hợp sâu với ERP. Hệ thống tự động phân bổ chi phí marketing, mặt bằng, lương nhân viên vào giá vốn của từng SKU dựa trên nhiều tiêu chí như diện tích trưng bày, tần suất quảng cáo.

Phân tích lần đầu đã khiến ban lãnh đạo bất ngờ. Có đến 22% số SKU đang được bán dưới giá vốn thực. Chỉ sau 3 tháng điều chỉnh chiến lược sản phẩm và giá bán, lợi nhuận ròng toàn chuỗi tăng 8% mà không cần tăng doanh thu.

Vận tải & logistics: tính toán chi phí xăng dầu, khấu hao xe, lương tài xế trên từng chuyến hàng

Ngành vận tải sống dựa vào việc tối ưu chi phí trên từng kilomet. Một chuyến xe tưởng lãi, nhưng chỉ cần một lần sửa vặt dọc đường hay kẹt xe vài giờ là có thể lỗ. Việc tính toán thủ công chi phí xăng dầu, khấu hao, lương tài xế cho mỗi đơn hàng gần như bất khả thi.

Tụi em đã xây dựng riêng một phần mềm quản lý cho công ty logistics sở hữu đội xe 80 chiếc. Hệ thống kết nối GPS và cảm biến nhiên liệu, tự động tính toán và ghi nhận toàn bộ chi phí phát sinh theo thời gian thực cho từng chuyến hàng. Tài xế chỉ cần nhập điểm đi, điểm đến.

Hệ thống giúp họ giảm 15% số chuyến xe chạy không tải nhờ thuật toán ghép đơn hàng thông minh. Quan trọng hơn, ban giám đốc lần đầu tiên có được báo cáo lợi nhuận chính xác đến từng biển số xe.

Tổ chức sự kiện: đo lường hiệu suất đầu tư trên từng hạng mục

Một sự kiện lớn có hàng trăm hạng mục chi, từ thuê địa điểm, âm thanh ánh sáng đến chi phí cho người ảnh hưởng (KOL). Khi sự kiện kết thúc, CEO hỏi phòng marketing hạng mục nào hiệu quả, hạng mục nào lãng phí. Câu trả lời thường chỉ là “cảm thấy ổn”.

Tụi em đã cùng một agency tổ chức sự kiện lớn tại Hà Nội xây dựng một hệ thống quản lý chi phí và hiệu quả. Mỗi hạng mục chi tiêu đều được gắn với một mục tiêu cụ thể (KPI), ví dụ: chi phí KOL phải tạo ra bao nhiêu lượt thảo luận trên mạng xã hội. Hệ thống đo lường và trả về một báo cáo hiệu suất đầu tư (ROI) rõ ràng.

Lần đầu tiên, họ cắt giảm được 30% chi phí cho các hạng mục không hiệu quả ở sự kiện tiếp theo, và tái đầu tư vào những kênh thực sự mang lại giá trị.

Phòng khám & spa: tính giá vốn dịch vụ bao gồm vật tư tiêu hao, lương bác sĩ, máy móc

Một liệu trình chăm sóc da giá 2 triệu đồng. Chi phí mỹ phẩm chỉ khoảng 300 ngàn. Nhiều chủ spa nghĩ rằng mình đang lãi lớn. Nhưng họ quên cộng chi phí khấu hao máy laser hàng tỷ đồng, lương bác sĩ, và các vật tư tiêu hao vô hình khác vào giá vốn dịch vụ.

Làm việc với một chuỗi spa 28 chi nhánh tại HCM-HN-ĐN, doanh thu ~52 tỷ/tháng, MONA đã phát triển một phần mềm quản lý chuyên sâu. Hệ thống tự động tính giá vốn mỗi dịch vụ bằng cách cộng dồn chi phí vật tư tiêu hao (bông, gạc, mỹ phẩm), phân bổ chi phí khấu hao máy móc theo số lần sử dụng, và cả lương chuyên viên thực hiện.

Sau 2 tháng áp dụng, chuỗi spa này đã điều chỉnh lại giá và cơ cấu 18% dịch vụ đang có giá vốn thực cao hơn giá bán. Lợi nhuận gộp trung bình của họ đã tăng từ 25% lên 33% mà không làm khách hàng khó chịu.

Tuần này, anh chị có thể bắt đầu từ đâu?

Cảm giác khó chịu nhất của người làm chủ là nhìn báo cáo lãi, nhưng túi tiền thì lại vơi. Sự mâu thuẫn đó bào mòn niềm tin vào chính đội ngũ của mình. Tụi em hiểu điều đó. Nhưng việc giành lại quyền kiểm soát không cần bắt đầu từ những dự án chuyển đổi số cồng kềnh. Nó bắt đầu từ những hành động nhỏ, cụ thể ngay trong tuần này.

Những bước đi nhỏ. Kết quả lớn.

Bước 1: Yêu cầu phòng kế toán liệt kê 10 loại chi phí ‘ẩn’ lớn nhất

Chi phí không chỉ có giá nhập nguyên liệu hay lương nhân viên. Nó còn là chi phí tồn kho quá hạn, chi phí cơ hội của vốn, chi phí hao hụt không định mức, hay chi phí vận hành kho bãi. Đây là những khoản tiền chảy ra mỗi ngày nhưng lại dễ bị bỏ qua trên các báo cáo tài chính thông thường.

Tụi em từng làm việc với một chuỗi bán lẻ thời trang 32 chi nhánh. Báo cáo của họ luôn đẹp. Nhưng dòng tiền thì luôn thiếu. Sau khi triển khai phần mềm tự động hóa của MONA, hệ thống đã giúp họ phát hiện ra chi phí tồn kho quá hạn chiếm tới 18% giá vốn thực tế. Chỉ riêng việc thanh lý và tối ưu vòng quay kho đã giúp họ giảm thất thoát hơn 600 triệu đồng mỗi tháng.

Bước 2: Chọn một mã sản phẩm chủ lực và thử tính lại giá vốn chi tiết

Mã sản phẩm bán chạy nhất chưa chắc đã là mã lãi nhất. Chúng ta dễ bị doanh số cao làm cho ảo tưởng, trong khi chính con gà đẻ trứng vàng đó có thể đang âm thầm ăn mòn lợi nhuận của cả công ty. Anh chị hãy yêu cầu đội ngũ tính toán lại chi tiết giá thành của chỉ một sản phẩm bán chạy nhất.

Hãy tính đủ. Từ nguyên vật liệu, nhân công trực tiếp, đến phân bổ chi phí sản xuất chung, chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp. Một khách hàng F&B của MONA, một chuỗi nhà hàng 25 điểm bán tại Hà Nội, đã ngỡ ngàng khi phát hiện món “best-seller” của họ có lợi nhuận gộp thực tế chỉ 4%, thay vì 28% như trên giấy tờ. Con số chênh lệch đến từ hao hụt nguyên liệu và chi phí bảo quản không được tính đúng.

Bước 3: Trao đổi với MONA để nhận một buổi tư vấn sơ bộ

Sau khi có trong tay những con số ban đầu, anh chị sẽ có một cái nhìn rất khác. Đó là lúc cuộc trao đổi của chúng ta trở nên thực chất nhất. Tụi em không đến để bán một phần mềm. Tụi em đến để cùng anh chị nhìn vào những con số đó và tìm ra cách tự động hóa việc tính toán, kiểm soát chúng một cách chính xác.

Một báo cáo từ McKinsey chỉ ra rằng các doanh nghiệp áp dụng tự động hóa trong quản lý tài chính có thể giảm tới 40% sai sót trong việc tính toán chi phí. Buổi trao đổi này hoàn toàn không tốn phí. Mục tiêu của nó là để anh chị thấy được một lộ trình rõ ràng, bắt đầu từ chính nỗi đau của mình, để xây dựng một hệ thống vận hành không còn chỗ cho những con số biết nói dối.