Cách Quản Lý Khách Hàng Tiềm Năng Trong Trung Tâm Giáo Dục

Khách hàng tiềm năng là một trong những yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp nói chung và trung tâm giáo dục nói riêng có thể duy trì và phát triển. Tuy nhiên, để khách hàng đăng ký khóa học tại trung tâm, bạn phải tìm hiểu nhu cầu, tư vấn thông tin chi tiết. Vậy để quản lý khách hàng tiềm năng hiệu quả thì các trung tâm giáo dục nên bắt đầu từ đâu? Bài viết dưới đây chúng tôi sẽ đưa ra câu trả lời chi tiết, giúp trung tâm bạn chuyển đổi khách hàng tiềm năng trở thành khách hàng thật sự. Cùng theo dõi ngay nhé!

Vai trò của khách hàng tiềm năng đối với các trung tâm giáo dục

Đối với những trung tâm giáo dục, cơ sở đào tạo hiện nay, công việc tìm kiếm và quản lý nguồn khách hàng tiềm năng là vô cùng quan trọng. Vì một số lý do sau:

• Nguồn khách hàng chính, tạo doanh thu cho trung tâm: Đây là lượng khách hàng có tỷ lệ chuyển đổi cao. Điều này có nghĩa là họ sẽ trực tiếp là người “chốt đơn” để trải nghiệm những khóa học của trung tâm bạn.
• Kênh Marketing 0 đồng: Khi bạn đã có lượng khách hàng tiềm năng thì việc chuyển đổi sang khách hàng trung thành sẽ đơn giản hơn rất nhiều. Từ đó, khách hàng tiềm năng sẽ trở thành kênh marketing hoàn toàn miễn phí và hiệu quả đối với mọi trung tâm giáo dục.
• Cung cấp thông tin về thị trường: Thông qua nghiên cứu khách hàng tiềm năng, các trung tâm có thể hiểu rõ hơn về nhu cầu của thị trường, từ đó phác thảo bản kế hoạch kinh doanh trung tâm phù hợp.
• Giúp trung tâm cải thiện chất lượng dịch vụ: Từ thông tin phản hồi của khách hàng, trung tâm sẽ có cơ sở phát hiện và cải thiện để đáp ứng tốt hơn những điểm chưa tốt về chất lượng phục vụ, quy trình quản lý khách hàng,…

Cách quản lý khách hàng tiềm năng hiệu quả cho trung tâm đào tạo

Vừa rồi chúng ta vừa tìm hiểu những vai trò quan trọng của khách hàng tiềm năng đối với những cơ sở đào tạo, trung tâm giáo dục. Do đó thực hiện quản lý lượng khách hàng tiềm năng là công việc “bắt buộc”.

Bởi vì, nếu không quản lý khách hàng tiềm năng trong trung tâm đúng thì có rất nhiều rủi ro như sau:

• Nguồn data khách hàng đến từ nhiều kênh như website, facebook, phát tờ rơi hay học sinh truyền miệng với nhau,… Khó quản lý, thống kê và rất dễ xảy ra sai sót thông tin, quên tư vấn khách hàng, nhầm lẫn dữ liệu khách hàng của nhau.
• Tư vấn viên yếu nghiệp vụ tư vấn, không biết cách lấy thông tin khách hàng, không biết cách xoa dịu khách hàng khi họ cảm thấy bực mình, hỏi các câu hỏi khó trả lời thậm chí tệ hơn là không biết cách trả lời, cung cấp thông tin về trung tâm, khóa học cho khách hàng, không có trách nhiệm, làm việc hời hợt làm ảnh hưởng tới hình ảnh trung tâm
• Các đội ngũ tư vấn không đồng nhất, ví dụ nhân viên telesales và nhân viên sales cung cấp các thông tin khác nhau với cùng 1 khách hàng gây sự khó hiểu cho khách hàng, hoặc khi 1 nhân viên nghỉ việc thì toàn bộ trao đổi trước đó mất đi. Do đó các trung tâm nên bố trí mỗi học viên chỉ nên được chăm sóc bởi 1 tư vấn viên.
• Tần suất chăm sóc khách hàng không đủ vì nhiều dữ liệu, không có công cụ nhắc tự động dẫn tới nhân viên quên lịch chăm sóc khách hàng, giảm tỷ lệ chuyển đổi.
• Không có quy trình quản lý nên khi có vấn đề thì người quản lý không biết sai ở đâu, sai điều gì, sửa như thế nào, khắc phục triệt để ra sao dẫn tới không tận dụng được dữ liệu khách hàng, giảm doanh số ảnh hưởng việc kinh doanh.
• Nếu trung tâm không chủ động bảo mật thông tin sẽ dễ dàng dẫn tới bị rò rỉ thông tin ra bên ngoài, tệ hơn là bị rơi vào tay chính đối thủ cạnh tranh
• Không thể làm báo cáo để biết được tình hình hoạt động của trung tâm có hiệu quả hay không, có thể tự động hóa nhằm tối ưu chi phí ở khâu nào không, khó đảm bảo trung tâm có thể mở rộng thêm chi nhánh với cùng mô hình đang hoạt động.
• Không tận dụng dữ liệu đã có để thực hiện các chiến dịch Marketing trong tương lai hiệu quả được.

Do đó, nếu trung tâm giáo dục không sử dụng một công cụ (tối thiểu là Excel với những trung tâm quy mô nhỏ) hoặc phần mềm để lưu trữ thông tin khách hàng thì trung tâm không thể quản lý nguồn data một cách hiệu quả.

Một trong những phần mềm hỗ trợ quản lý nghiệp vụ cho trung tâm chất lượng hàng đầu hiện nay được nhiều tổ chức giáo dục tin tưởng lựa chọn, phải kể đến là MONA EduCenter. Khi quản lý khách hàng tiềm năng trên phần mềm quản lý trung tâm – MONA EduCenter, bạn sẽ nhận được những ưu điểm sau: Thông tin của khách hàng: Các thông tin cá nhân, email, sđt, sở thích, nhu cầu học để triển khai chiến lược Marketing, cách tư vấn học viên phù hợp. Phân quyền dữ liệu: mỗi học viên sẽ được chỉ định chăm sóc bởi 1 tư vấn viên, thông tin học viên chỉ có người tư vấn này và quản lý có thể xem. Phân loại khách hàng: Nhân viên sẽ tư vấn cho từng khách hàng. Các trường hợp có thể xảy ra như: Khách hàng hẹn kiểm tra năng lực. Thông tin liên hệ của khách hàng không chính xác. Khách hàng không có nhu cầu. Khách hàng chỉ hỏi giá. Khách hàng đã đến trung tâm. … Từ việc phân loại chi tiết học viên, trung tâm sẽ đánh giá được data khách hàng có chất lượng hay không, đội ngũ tư vấn viên có làm tốt hay không, hay nguyên nhân gì học viên không đăng ký khóa học. Những thông tin đó sẽ giúp trung tâm đưa ra phương án giải quyết vấn đề phù hợp nhất. Đặc biệt dựa vào việc tổng hợp các báo cáo như liệt kê dưới đây sẽ giúp trung tâm biết rõ khi tư vấn khâu nào đang có vấn đề cần xử lý. Số lượng khách hàng. Tỷ lệ chuyển đổi khách hàng. Tỷ lệ chuyển đổi giữa từng trạng thái khách hàng. Tỷ lệ chuyển đổi trung bình của trung tâm. Tỷ lệ chuyển đổi của từng tư vấn viên. Nếu không nhận thấy điều gì bất thường trung tâm có thể thử tăng số lượng khách hàng tiềm năng bằng các phương thức Ads để có được nhiều dữ liệu hơn, từ đó có được nhận định chính xác nhất. * Ví dụ trường hợp 1: Khách hàng đã liên hệ thành công nhưng không hẹn khách hàng lên trung tâm để kiểm tra năng lực và tư vấn trực tiếp được. Lúc này trung tâm cần phải xác định nguyên nhân vì sao khách hàng không thể lên trung tâm: nhà ở quá xa, khách hàng có lịch trình quá bận rộn, khách hàng chưa hứng thú lên trung tâm. Sau đó, trung tâm cần phải đưa ra các giải pháp cho khách hàng chẳng hạn như: chuyển sang kiểm tra năng lực trực tuyến, sắp xếp nhân sự chăm sóc riêng khách hàng đó vào khung giờ mà khách có thể tranh thủ thời gian, hẹn tư vấn lại vào 1 ngày khác với kịch bản khuyến mãi, quà tặng mới. * Ví dụ trường hợp 2: Khách hàng đã lên trung tâm kiểm tra trình độ nhưng sau đó không thể chốt sales được ngay. Trung tâm cần xác định nguyên nhân tại sao khách hàng không đồng ý học: là do chương trình học chưa phù hợp, chưa tin tưởng trung tâm có thể đảm bảo đầu ra như mong muốn, chưa quá cần thiết phải đi học ngay mà còn so sánh với các trung tâm khác, chi phí học cao, … Sau khi xác định được nguyên nhân sẽ giải quyết bằng cách tư vấn thêm về lợi ích học tập, có thể ký hợp đồng cam kết, nếu ra lợi thế cạnh tranh của trung tâm, đưa ra các khuyến mãi phù hợp,… Toàn bộ quá trình tư vấn, phản ứng và tình trạng khách hàng,… đều là các thông tin rất cần thiết mà trung tâm có thể tận dụng nếu thu thập chuẩn xác. Ngoài ra, phần mềm quản lý trung tâm giáo dục MONA EduCenter cũng hỗ trợ tính năng đồng bộ dữ liệu tư vấn khách hàng. Sau mỗi lần tư vấn đến học viên, thông tin cần được note và cập nhật liên tục. Điều này sẽ giúp quản lý số liệu convert trong quá trình Marketing hiệu quả hơn. Đồng thời cũng là cách tránh những trường hợp tư vấn viên nghỉ gây mất lịch sử trò chuyện khách hàng, trung tâm không tốn thời gian hỏi lại những vấn đề đã từng nắm thông tin. Còn chần chừ gì nữa mà bạn không LIÊN HỆ NGAY tới MONA để được tư vấn giải pháp quản lý hiệu quả cho trung tâm! Thông tin liên hệ: Hotline: 1900 636 648 Email: info@themona.global Địa chỉ: 1073/23 Cách Mạng Tháng 8, Phường 7, Quận Tân Bình, TP.HCM

Bài viết trên đây chúng tôi chia sẻ về cách quản lý khách hàng tiềm năng các trung tâm giáo dục, hy vọng sẽ đem đến những thông tin cần thiết đến bạn. Thông qua quy trình quản lý hiện đại và tối ưu công việc tư vấn khách hàng là cách các trung tâm nên áp dụng để tiết kiệm chi phí, chăm sóc khách hàng tốt hơn và nhanh chóng đưa ra những điều chỉnh quản lý phù hợp. Chúc bạn thành công!