Nhân viên cũ phản kháng ERP: MONA giúp 80% áp dụng thành công

Mỗi CEO, GĐKD đều trăn trở khi triển khai hệ thống ERP mới. Anh chị có thấy nhân sự lâu năm dường như ‘ngại’ thay đổi, thậm chí công khai phản kháng ERP, khiến dự án chậm tiến độ, tốn kém chi phí? Đây không phải là vấn đề của riêng doanh nghiệp anh chị. Thực tế cho thấy, sự phản đối từ nhân viên cũ phản kháng ERP là rào cản lớn nhất. Tụi em tại MONA hiểu rõ nỗi lo này. Sau nhiều dự án tự động hóa quy mô lớn, tụi em đã đúc kết được những kinh nghiệm quý báu. Bài viết này, MONA sẽ chia sẻ cách chúng ta có thể cùng nhau vượt qua thách thức, giúp đội ngũ của anh chị thích nghi và làm chủ hệ thống mới một cách hiệu quả nhất.

Vì sao nhân viên cũ lại khó chấp nhận hệ thống mới?

Anh chị đã dồn cả trăm triệu, thậm chí cả tỷ bạc vào hệ thống ERP mới. Mọi thứ đã sẵn sàng. Nhưng rồi phòng kế toán vẫn lén dùng file Excel cũ, còn đội kho thì vẫn gọi Zalo thay vì nhập liệu lên phần mềm. Tiền đã chi, nhưng hiệu suất không thấy đâu. Chỉ thấy sự im lặng và chống đối ngầm.

Nhiều CEO nghĩ đây là vấn đề công nghệ. Nhưng không. Đây là vấn đề tâm lý con người. Tụi em đã chứng kiến điều này ở hàng chục dự án chuyển đổi số lớn nhỏ. Nguyên nhân sâu xa không nằm ở phần mềm, mà nằm ở chính những người đã gắn bó với doanh nghiệp lâu năm.

Thói quen cũ bám rễ, sợ thay đổi quy trình

Một nhân viên kỳ cựu đã làm một công việc theo một cách suốt 5 năm, 10 năm. Mọi thao tác đã trở thành phản xạ. Họ nhắm mắt cũng có thể xuất báo cáo từ file Excel quen thuộc. Nó nhanh. Nó dễ chịu. Bây giờ anh chị đưa cho họ một hệ thống mới, với giao diện và luồng xử lý hoàn toàn khác. Mọi thứ bỗng chậm lại. Họ phải học lại từ đầu.

Cảm giác này rất khó chịu. Giống như bị buộc phải viết bằng tay không thuận. Nghiên cứu của McKinsey chỉ ra gần 70% các dự án chuyển đổi số thất bại, phần lớn do sự chống lại từ chính nhân sự. Đây không phải lỗi của họ. Đó là phản ứng tự nhiên của bộ não trước sự thay đổi đột ngột.

Khi làm việc với một chuỗi bán lẻ 32 chi nhánh, tụi em thấy rõ điều này. Đội ngũ kế toán của họ có hơn 15 người, tất cả đều trên 8 năm kinh nghiệm. Họ từ chối dùng hệ thống mới vì cho rằng nó “làm chậm” công việc cuối tháng. MONA đã không ép buộc. Thay vào đó, tụi em ngồi cùng họ, “dịch” từng bước trong quy trình Excel cũ sang thao tác trên phần mềm mới. Khi họ thấy hệ thống tự động đối soát và giảm 90% sai sót thủ công, họ mới dần mở lòng.

Lo ngại mất việc hay mất quyền lực cá nhân

Đây là nỗi sợ có thật và là rào cản lớn nhất. Một trưởng phòng kinh doanh quen với việc là người duy nhất nắm toàn bộ dữ liệu khách hàng quan trọng. Một kế toán trưởng có giá trị vì chỉ mình chị ấy biết cách tổng hợp báo cáo từ 10 file lộn xộn. Hệ thống ERP mới làm mọi thứ trở nên minh bạch. Ai cũng có thể xem báo cáo. Dữ liệu không còn là “của riêng” của một cá nhân nào nữa.

Họ mất đi quyền lực mềm. Họ lo sợ giá trị của mình trong công ty sẽ giảm sút. Tệ hơn, họ sợ tự động hoá sẽ thay thế chính công việc của mình. Theo một khảo sát của VINASA năm 2023, 42% người lao động tại các doanh nghiệp Việt lo ngại AI và tự động hoá sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến vị trí của họ trong 5 năm tới. Nỗi sợ này là động lực chính cho sự phản kháng.

Một hệ thống giáo dục với hơn 40.000 học viên đã gặp phải vấn đề tương tự. Đội ngũ giáo vụ kỳ cựu phản đối kịch liệt hệ thống MONA EduCenter vì nó tự động hoá việc xếp lịch, báo bài, vốn là “quyền lực” của họ. Tụi em đã chứng minh rằng, khi máy móc lo việc tay chân, họ sẽ có thời gian để làm những việc giá trị hơn như chăm sóc học viên, tư vấn phụ huynh. Kết quả, tỷ lệ tái đăng ký khoá học tăng 18% trong 6 tháng. Họ đã từ người phản đối trở thành người ủng hộ nhiệt thành nhất.

Thiếu thông tin, không thấy lợi ích rõ ràng

Nhiều khi, ban lãnh đạo chỉ đơn giản là “ra lệnh” áp dụng phần mềm mới mà không giải thích cặn kẽ. Nhân viên không hiểu tại sao phải thay đổi. Họ chỉ thấy cái trước mắt: rắc rối hơn, tốn thời gian học hơn. Họ không thấy được lợi ích lâu dài cho bản thân hay cho cả công ty.

Sự mơ hồ này tạo ra tin đồn. “Công ty đang cắt giảm chi phí”, “Sếp muốn theo dõi mình chặt hơn”. Khi không có thông tin chính thức, những luồng suy nghĩ tiêu cực sẽ lấp vào khoảng trống. Một báo cáo của B-Company cho thấy các dự án có truyền thông nội bộ rõ ràng về mục tiêu và lợi ích có tỷ lệ nhân viên ủng hộ cao hơn 65% so với các dự án chỉ triển khai mệnh lệnh từ trên xuống.

Với mọi dự án, MONA luôn yêu cầu một buổi họp khởi động với toàn bộ nhân sự sẽ sử dụng hệ thống. Trong buổi đó, tụi em không chỉ đào tạo. Tụi em trình bày rõ: hệ thống này sẽ giúp anh chị giảm 2 giờ làm việc thủ công mỗii ngày như thế nào, nó sẽ giúp phòng sale tăng hoa hồng ra sao, nó sẽ giúp công ty tăng trưởng và đảm bảo công việc cho mọi người thế nào. Khi mỗii người đều thấy “cái lợi của mình trong đó”, sự phản kháng tự khắc biến mất.

Khi hàng tỷ đồng đầu tư bị ‘đóng băng’ vì sự chống đối nội bộ

Mỗi CEO đều trằn trọc khi thấy khoản đầu tư công nghệ hàng tỷ đồng không sinh lời. Nó nằm đó, như một khối băng. Tiền đã chi, nhưng hiệu quả vận hành không thấy đâu, thậm chí còn tệ hơn trước. Đó không chỉ là mất tiền, mà còn là mất đi kỳ vọng vào một bước chuyển mình của cả doanh nghiệp.

Tụi em đã chứng kiến nhiều anh chị rơi vào tình thế này. Cảm giác bất lực khi chính nhân sự cốt cán của mình lại là rào cản lớn nhất cho sự phát triển.

Chi phí đào tạo lãng phí, hệ thống không phát huy tác dụng

Anh chị bỏ ra hàng trăm triệu, thậm chí cả tỷ đồng cho các buổi đào tạo. Chuyên gia được mời về, nhân sự tạm ngưng công việc để tham dự. Nhưng rồi sau vài tuần, mọi thứ quay về như cũ. Nhân viên vẫn dùng Zalo, vẫn dùng Excel, còn phần mềm mới thì bị bỏ xó.

Mọi chi phí đó trở thành con số không. Theo một khảo sát của B-Company, gần 64% các dự án chuyển đổi số thất bại do thiếu sự chấp nhận từ người dùng cuối. Toàn bộ tiền bạc và thời gian đào tạo bỗng chốc trở thành một khoản lỗ thực tế trong báo cáo tài chính.

Với một chuỗi F&B 45 nhà hàng, MONA đã chứng kiến họ lãng phí gần 800 triệu đồng cho ba đợt đào tạo mà tỷ lệ nhân viên sử dụng phần mềm chỉ đạt 15%. Tiền mất, mà quy trình vẫn rối như cũ. Tụi em hiểu, đó là một nỗi đau rất thật.

Dữ liệu sai lệch, quy trình tắc nghẽn, hiệu suất giảm sút

Khi nhân viên không tuân thủ, họ sẽ nhập liệu cho có. Sai sót. Thiếu sót. Thậm chí là không nhập liệu. Toàn bộ hệ thống báo cáo, thứ mà anh chị kỳ vọng sẽ cho mình một cái nhìn tổng quan theo thời gian thực, giờ đây lại trả về những con số không đáng tin cậy. Sai từ gốc.

Một tập đoàn giáo dục với hơn 40,000 học viên đã từng phải đối mặt với tình trạng này. Phòng kinh doanh báo cáo trên file Excel riêng, phòng học vụ dùng phần mềm cũ, kế toán lại có một hệ thống khác. CEO không thể biết chính xác doanh thu thực trong ngày là bao nhiêu nếu không có ba nhân sự ngồi đối soát thủ công mỗii cuối chiều.

Khi MONA vào cuộc và xây dựng hệ thống tự động hóa tùy chỉnh cho họ, một trong những việc đầu tiên là hợp nhất luồng dữ liệu. Chỉ riêng việc này đã giúp giảm 92% sai sót nhập liệu và tiết kiệm hơn 250 giờ công mỗii tháng cho việc đối soát. Hiệu suất tăng lên không phải vì máy móc làm nhanh hơn, mà vì con người không còn phải xử lý những mớ dữ liệu hỗn loạn.

Mất mát niềm tin và động lực của đội ngũ

Đây là chi phí ẩn nhưng nguy hiểm nhất. Khi một dự án lớn thất bại, niềm tin của nhân viên vào quyết định của ban lãnh đạo sẽ lung lay. Họ sẽ nghĩ rằng “sếp chỉ vẽ vời”, “công ty lại đổi nữa rồi”. Những nhân sự giỏi, những người thực sự muốn cống hiến, sẽ cảm thấy chán nản.

Ngược lại, nhóm chống đối sẽ cảm thấy họ đã “thắng”. Văn hóa ì trệ, ngại thay đổi sẽ càng có cớ để bám rễ sâu hơn. Theo một báo cáo từ McKinsey, các doanh nghiệp có chỉ số sức khỏe tổ chức yếu (bao gồm cả động lực và niềm tin) có hiệu suất tài chính thấp hơn 25% so với các doanh nghiệp lành mạnh. Sự phản kháng không chỉ làm hỏng một phần mềm. Nó đang bào mòn chính nền tảng văn hóa mà anh chị dày công xây dựng.

MONA đã giúp chuỗi bán lẻ 35 chi nhánh chuyển đổi thành công như thế nào?

Cảm giác bất lực là có thật. Anh chị đầu tư hàng tỷ đồng vào một hệ thống ERP, mong muốn kiểm soát dòng tiền, tồn kho, và hiệu suất từng nhân sự. Nhưng rồi chính những nhân viên kỳ cựu lại phớt lờ. Họ vẫn dùng Excel, vẫn báo cáo miệng. Tiền đã chi, hệ thống đã mua, nhưng quyền kiểm soát lại trôi tuột khỏi tay.

Một khách hàng của MONA, chủ chuỗi bán lẻ 35 chi nhánh, đã từng ở trong tình thế đó. Anh chia sẻ với tụi em rằng, anh cảm thấy như đang “đánh trận” với chính người nhà của mình. Tụi em hiểu sâu sắc nỗi đau này. Đây là lúc công nghệ không chỉ là dòng code, mà phải là sự thấu cảm.

Lắng nghe và cá nhân hóa trải nghiệm người dùng

Bước đầu tiên của tụi em không phải là triển khai. Mà là lắng nghe. Đội ngũ MONA đã xuống tận từng chi nhánh, ngồi cùng chị kế toán, anh quản lý kho và các bạn bán hàng. Tụi em không hỏi “họ muốn gì”, mà quan sát “họ làm gì” mỗii ngày.

Phần mềm ERP được tinh chỉnh lại từ những quan sát đó. Giao diện cho nhân viên bán hàng được đơn giản hóa, chỉ giữ lại 3 nút chính họ cần. Quy trình nhập kho được thiết kế lại để khớp với cách làm việc quen thuộc của họ. Hệ thống phải phục vụ con người, không phải bắt con người phục vụ hệ thống.

Đào tạo sâu sát, đồng hành cùng từng nhân sự

Một buổi đào tạo tập trung cho 80 người chắc chắn sẽ thất bại. Thay vào đó, tụi em chia nhỏ các nhóm, đào tạo theo từng bộ phận. Quan trọng hơn, MONA cử nhân sự túc trực tại văn phòng và một vài chi nhánh lớn trong 2 tuần đầu tiên. Vướng ở đâu, có người của tụi em gỡ rối ngay tại đó.

Sự đồng hành này trấn an được nỗi sợ “công nghệ phức tạp” của đội ngũ nhân sự lớn tuổi. Họ thấy rằng mình không bị bỏ lại phía sau. Họ có người hỗ trợ thực tế, không phải những tài liệu khô khan.

Phản hồi liên tục, cải tiến linh hoạt để thích nghi

Tụi em thiết lập một kênh góp ý đơn giản qua Zalo và một nút bấm ngay trên phần mềm. Mọi phàn nàn, dù là nhỏ nhất như “cái nút này màu khó nhìn”, đều được ghi nhận. Mỗi cuối tuần, đội dự án sẽ tổng hợp và gửi báo cáo cho ban lãnh đạo.

Những lỗi nhỏ được khắc phục trong 48 giờ. Những đề xuất hợp lý được đưa vào lộ trình nâng cấp. Khi nhân viên thấy ý kiến của họ thực sự làm thay đổi phần mềm, họ từ người phản kháng trở thành người đóng góp. Chính họ đang cùng MONA xây dựng công cụ cho chính mình. Kết quả, sau 3 tháng, 80% nhân sự đã tự nguyện sử dụng hệ thống hàng ngày, chấm dứt tình trạng dữ liệu phân mảnh.

Đạt 80% tỷ lệ áp dụng thành công: Con số nói lên hiệu quả

Nỗi đau lớn nhất khi triển khai phần mềm mới không nằm ở công nghệ. Nó nằm ở con người. Cụ thể là những nhân sự lâu năm, những người anh chị tin tưởng nhất, lại là rào cản lớn nhất. Họ ngấm ngầm chống đối. Họ chê bai hệ thống mới rườm rà. Họ viện cớ để quay về dùng Zalo, dùng Excel. Thật sự rất mệt mỏi.

Tụi em hiểu cảm giác đó của anh chị. Nó không chỉ là mất tiền đầu tư. Nó là sự bất lực khi thấy chính nhân viên mình trả lương lại đang phá hoại công cuộc chuyển đổi của công ty. Đây chính là vấn đề “người cắn chủ” mà nhiều doanh nghiệp gặp phải. Mọi nỗ lực đổ sông đổ bể.

Tại MONA, tụi em không chỉ xây dựng phần mềm. Tụi em xây dựng một quy trình chuyển đổi toàn diện, tập trung vào việc thay đổi thói quen của người dùng cuối. Kết quả là hơn 80% nhân sự tại các doanh nghiệp đối tác đã chủ động sử dụng hệ thống. Con số này không phải may mắn. Nó đến từ việc thiết kế phần mềm bám sát nghiệp vụ và một kế hoạch triển khai chi tiết. Khi nhân sự đã dùng, hiệu quả tự nó sẽ đến.

Tiết kiệm chi phí vận hành hơn 800 triệu/tháng

Anh chị có thấy chi phí vật tư, nguyên liệu cứ thất thoát không rõ lý do? Đó là vì quy trình cũ quá nhiều kẽ hở cho sự lãng phí và cả tiêu cực. Nhân sự cũ quen với việc đó. Họ không muốn thay đổi.

Tụi em đã làm việc với một chuỗi F&B có hơn 30 chi nhánh toàn quốc. Trước đây, mỗii chi nhánh đặt hàng theo “cảm tính”. Lãng phí rất lớn. Phần mềm quản lý chuỗi cung ứng của MONA đã giải quyết việc này. Hệ thống tự động tính toán định lượng, đặt hàng tập trung và kiểm soát tồn kho chéo. Ban đầu, các quản lý chi nhánh phản kháng kịch liệt vì mất đi “quyền” của mình. Nhưng những con số minh bạch đã buộc họ phải tuân thủ. Kết quả thật ấn tượng. Chỉ sau 6 tháng, toàn chuỗi tiết kiệm hơn 800 triệu đồng mỗii tháng. Không còn thất thoát vô lý nữa.

Nâng cao công suất xử lý đơn hàng lên 30%

Phòng kinh doanh luôn miệng kêu ca phần mềm mới làm họ chậm lại. Họ nói rằng gõ một đơn hàng trên hệ thống ERP mới lâu hơn việc nhắn tin qua Zalo. Đây là một kiểu phản kháng rất phổ biến. Họ chỉ thấy cái lợi trước mắt của cá nhân. Họ không thấy lợi ích chung.

Một công ty phân phối hàng tiêu dùng với 25 kho hàng trên cả nước cũng gặp tình trạng tương tự. Đội sale chỉ muốn bán thật nhanh, còn việc xử lý đơn hàng phía sau thì mặc kệ. MONA đã xây dựng một hệ thống tự động hóa. Khi nhân viên kinh doanh chốt đơn trên ứng dụng, hệ thống sẽ tự động tìm kho gần nhất, kiểm tra tồn kho, tạo lệnh xuất và gửi cho đội vận chuyển. Mọi thứ diễn ra trong vài giây. Không cần con người can thiệp. Công suất xử lý đơn hàng của toàn hệ thống tăng 30% dù không cần thêm nhân sự. Doanh thu tăng. Lợi nhuận cũng tăng theo.

Cải thiện sự gắn kết, chủ động của đội ngũ

Sự phản kháng thường đến từ nỗi sợ. Sợ không làm được. Sợ mất việc. Sợ bị kiểm soát. Khi nhân viên không hiểu “tại sao”, họ sẽ chống lại. Họ sẽ mặc định rằng công ty đang tìm cách để “bóc lột” hoặc thay thế họ.

Tụi em nhận ra gốc rễ vấn đề là truyền thông nội bộ. Vì vậy, trong mọi dự án, MONA luôn đồng hành cùng ban lãnh đạo để xây dựng một câu chuyện thuyết phục. Tụi em giúp giải thích rõ ràng cho nhân viên: tự động hóa không phải để thay thế họ. Tự động hóa là để giải phóng họ khỏi những việc lặp đi lặp lại. Họ sẽ có thời gian để làm những việc có giá trị hơn. Khi nhân sự hiểu và tin, họ sẽ tự giác hợp tác. Họ còn chủ động đề xuất cải tiến quy trình. Từ chống đối, họ trở thành những người ủng hộ nhiệt thành nhất. Đó mới là thành công bền vững.

Phần mềm tự động hóa của MONA cũng áp dụng cho các ngành nào?

Nhiều chủ doanh nghiệp trăn trở. Họ thấy đối thủ cùng ngành đang tự động hoá. Rất âm thầm. Anh chị lo rằng quy trình cũ của mình sẽ trở nên lạc hậu. Tụi em hiểu cảm giác đó.

Thực tế, nỗi đau về nhân sự kháng cự thay đổi không của riêng ai. Một chuỗi phòng khám nha khoa 18 chi nhánh từng chia sẻ với MONA. Họ mất gần một năm chỉ để thuyết phục đội ngũ bác sĩ và lễ tân dùng phần mềm CRM mới. Kết quả gần như bằng không. Tiền vẫn chảy ra đều đặn.

Logic tự động hóa mà MONA xây dựng không giới hạn trong một khuôn khổ. Nó là tư duy giải quyết bài toán vận hành bằng công nghệ, bằng mã lệnh. Tụi em đã triển khai thành công cho rất nhiều lĩnh vực khác nhau.

Từ sản xuất, bán lẻ đến giáo dục và y tế

Bản chất của vấn đề vẫn là con người và quy trình. Đây là cách MONA tùy biến các mô-đun tự động cho từng bài toán đặc thù:

• Chuỗi bán lẻ & F&B: Một hệ thống 32 cửa hàng trà sữa tại Sài Gòn đã dùng phần mềm của MONA. Tụi em tự động hóa chuỗi cung ứng nguyên vật liệu. Hệ thống tự cảnh báo khi kho sắp hết trân châu hoặc si-rô. Nó cũng tự đề xuất đơn hàng cho nhà cung cấp. Việc này giảm 40% thời gian quản lý kho và thất thoát.
• Sản xuất & Gia công: MONA đã làm việc với một xưởng may mặc xuất khẩu có hơn 200 công nhân. Tụi em xây dựng hệ thống theo dõi tiến độ sản xuất theo thời gian thực. Mỗi công đoạn được ghi nhận tự động. Ban giám đốc không cần đi hỏi từng quản đốc nữa. Họ tiết kiệm được 2 giờ họp mỗii ngày.
• Giáo dục & Đào tạo: Với một trung tâm Anh ngữ quy mô 40.000 học viên, MONA đã triển khai hệ thống LMS tự động. Hệ thống tự động xếp lớp, chấm bài trắc nghiệm, gửi báo cáo học tập cho phụ huynh. Nó giải phóng 80% công việc thủ công cho đội ngũ trợ giảng. Anh chị có thể tham khảo thêm các dự án về phần mềm giáo dục MONA đã làm.
• Y tế & Chăm sóc sức khỏe: Một chuỗi spa 28 chi nhánh tại ba thành phố lớn đã loại bỏ hoàn toàn sổ giấy. Phần mềm của MONA tự động nhắc lịch hẹn khách hàng qua Zalo. Nó cũng phân tích lịch sử liệu trình để gợi ý gói dịch vụ phù hợp. Tỷ lệ khách quay lại tăng 15% chỉ sau 6 tháng.
• Dịch vụ & Vận tải: Tụi em cũng xây dựng phần mềm quản lý cho một công ty logistics có 50 đầu xe. Hệ thống tự động tối ưu hóa tuyến đường giao hàng. Nó giúp tiết kiệm 20% chi phí nhiên liệu mỗii tháng. Con số này tương đương hơn 500 triệu đồng.

Vấn đề cốt lõi không nằm ở ngành nghề. Nó nằm ở các quy trình lặp đi lặp lại đang làm lãng phí nguồn lực của anh chị. Và đó là nơi phần mềm tự động hóa của MONA phát huy giá trị.

Đừng để nỗi sợ thay đổi làm chậm bước doanh nghiệp anh chị

Mỗi CEO đều có một nỗi sợ thầm kín. Đó là dự án chuyển đổi số nghìn đô la thất bại. Anh chị đứng ra công bố một tầm nhìn lớn. Nhưng rồi nhân sự không hợp tác. Mọi thứ trì trệ. Uy tín của người lãnh đạo bị lung lay. Tụi em gọi đó là “mất mặt” với chính đội ngũ mình dày công xây dựng.

Nỗi sợ này có thật. Nó khiến nhiều quyết định đúng đắn bị hoãn lại 6 tháng, 1 năm, thậm chí 3 năm. Nhưng thị trường không chờ ai. Chậm một bước là mất đi lợi thế cạnh tranh.

Đánh giá lại sự sẵn sàng của đội ngũ

Đánh giá sai lầm về nội bộ còn nguy hiểm hơn cả sai lầm về thị trường. Anh chị có thể nghĩ đội ngũ đã sẵn sàng. Nhưng thực tế, có đến 70% các dự án ERP thất bại vì sự phản kháng của người dùng cuối. Con số này được ghi nhận bởi các đơn vị tư vấn lớn.

MONA không bắt đầu bằng việc viết code. Tụi em bắt đầu bằng bộ 25 câu hỏi khảo sát mức độ sẵn sàng thay đổi. Nó đã được áp dụng cho hơn 15 doanh nghiệp F&B và bán lẻ. Kết quả thường rất rõ ràng. Chỉ khoảng 30% nhân sự thực sự hào hứng. 50% lưỡng lự. 20% còn lại sẽ chống đối ngầm. Biết con số này trước khi bắt đầu giúp anh chị chuẩn bị kịch bản, thay vì bị động.

Một con số. Rất quan trọng.

Chọn đối tác am hiểu tâm lý người dùng

Nhiều đơn vị phần mềm chỉ giao code. Họ không giao sự thành công. Anh chị sẽ phải tự mình xử lý những lời xì xầm, những cái lắc đầu, những lần nhân viên “quên” nhập liệu. Tụi em hiểu cảm giác đơn độc đó. Vì tụi em đã chứng kiến nó ở hàng chục doanh nghiệp trước khi hợp tác.

MONA có một quy trình 6 bước triển khai. Trong đó có 2 bước dành riêng cho việc đào tạo và xử lý phản kháng. Tụi em có hơn 20 chuyên gia tư vấn quy trình, không chỉ là lập trình viên. Với một chuỗi bán lẻ 32 chi nhánh, tụi em đã tăng tỷ lệ nhân viên sử dụng hệ thống mới từ 15% lên 85% trong vòng 3 tháng. Con số này không đến từ ép buộc. Nó đến từ việc lắng nghe.

Họ cần được lắng nghe.

Bắt đầu với một dự án thí điểm nhỏ

Không ai muốn đặt cược cả cơ nghiệp vào một canh bạc lớn. Đặc biệt là khi rủi ro đến từ chính nội bộ. Cách tiếp cận “big bang”, triển khai đồng loạt cho 20 chi nhánh, thường có tỷ lệ thất bại trên 60%. Cái giá phải trả không chỉ là tiền bạc, mà còn là niềm tin của cả một tập thể.

Tụi em luôn đề xuất phương pháp thí điểm. Bắt đầu với một phòng ban. Hoặc 2-3 chi nhánh. Ví dụ, chỉ tự động hóa quy trình duyệt chi cho phòng kế toán 15 người. Một dự án thí điểm thường chỉ chiếm 10-15% tổng ngân sách. Nhưng nó mang lại 80% dữ liệu về các điểm nghẽn và rào cản tâm lý. Anh chị có một “chiến thắng nhỏ” để ăn mừng. Và đó là động lực tốt nhất để nhân rộng ra toàn hệ thống.