5 Bước lập kế hoạch truyền thông, sự kiện hiệu quả cho doanh nghiệp

Sự kiện truyền thông và các event thành công phụ thuộc rất nhiều đến kế hoạch được nghiên cứu và sắp xếp trước đó. Để có thể lập kế hoạch truyền thông và sự kiện thành công cần có năng lực, nguồn lực về tài chính và con người. Một kế hoạch truyền thông, sự kiện muốn thành công cần phải thực hiện theo các bước đi một cách khoa học và có chuẩn bị chi tiết từ trước. Mona Media sẽ chia sẻ các bước lập kế hoạch cho truyền thông sự kiện chuyên nghiệp để tăng khả năng thành công cao hơn cho bạn ở nội dung bên dưới.

Kế hoạch truyền thông, sự kiện là gì?

Kế hoạch truyền thông là một bản kế hoạch chi tiết, chuyên nghiệp được tạo ra từ nghiên cứu thực trạng, nhân lực, tài chính, thị trường để tìm hiểu về đối tượng, mục tiêu và đưa ra các phương thức truyền thông thích hợp. Chiến lược này sẽ được vạch ra theo từng giai đoạn, hạng mục khác nhau và tiến hành thực hiện dựa trên những giám sát, thực hiện có quy mô, đảm bảo tính chuyên nghiệp cao.

Tại sao nên lập kế hoạch truyền thông, sự kiện

Khi lập kế hoạch truyền thông và sự kiện hoàn hảo bạn sẽ thu về nhiều lợi ích như:

• Tạo sự thành công nhất định, tránh được các sự cố và lường trước được mọi tình huống có thể xảy ra. Đặc biệt là sẽ tránh được sự lãng phí về tài chính, nhân lực khi có sự sắp xếp và lên kế hoạch khoa học.
• Trong quá trình lập kế hoạch và thực hiện thì người thực hiện có thể đánh giá được mức độ thành công, rút kinh nghiệm và có những bước thay đổi chuyên nghiệp hơn cho những lần tiếp theo.
• Trong quá trình lập kế hoạch truyền thông thì người thực hiện cũng thường lên các tình huống và các biện pháp ứng phó tốt khi có sự cố xảy ra.

Truyền thông và Marketing online ảnh hưởng rất nhiều đến các chính sách tiếp cận đối tác, khách hàng. Lên kế hoạch càng cụ thể, tìm hiểu càng chi tiết thì cơ hội thành công để thu hút các nhóm đối tượng sẽ càng cao.

Các bước lập kế hoạch truyền thông, sự kiện

Một chiến lược truyền thông sự kiện thành công sẽ phụ thuộc vào các yếu tố chính như:

• Chiến lược về thông điệp truyền thông với các slogan ấn tượng: Message strategy.
• Các ý tưởng sáng tạo để xây dựng chiến lược độc đáo: Creative strategy.
• Nguồn phát thông điệp hay còn gọi là phương thức và kênh truyền thông sẽ lựa chọn: Message source.

1. Xác định mục tiêu, đối tượng của truyền thông cho sự kiện sắp tới

Tất cả các sự kiện truyền thông đều có đối tượng cụ thể. Bạn cần phải đo lường mức độ liên quan, đối tượng cần hướng đến để có mức thời gian, chi phí cũng như định hướng chiến lược phù hợp với đối tượng đó. Các yếu tố như độ tuổi, vị trí xã hội, sở thích, nhu cầu của khách hàng cần được nắm rõ. Khi xây dựng được chân dung khách hàng bạn sẽ xác định được mục tiêu mà mình cần hướng đến để tạo sự hài lòng và thu hút, kích thích mong muốn của khách hàng để chuyển đổi hành động là gì.

2. Xác định các kênh truyền thông bạn sẽ sử dụng

Hiện nay có rất nhiều kênh truyền thông để tổ chức sự kiện. Các hoạt động diễn ra vào thời điểm nào, đối tượng mà bạn hướng đến thường theo dõi kênh truyền thông nào để thực hiện cho phù hợp. Hiện nay hầu hết khách hàng đều am hiểu về công nghệ, sử dụng nhiều thiết bị truy cập internet đa dạng và sở hữu mạng xã hội, biết về mọi kênh tin tức. Xác định được kênh truyền thông sẽ thực hiện kế hoạch truyền thông sự kiện sẽ mang lại hiệu quả cao nhất. Các kênh sự kiện được sử dụng nhiều nhất hiện nay là Youtube, Facebook, Zalo hoặc Instagram… Website là một trong những kênh thông tin quan trọng mà bạn không nên bỏ qua. Ngoài ra, có thể thực hiện truyền thông Offline thông qua các hình thức như tờ rơi, poster, standee…

3. Xây dựng 2 đến 3 phương án để thử nghiệm và lập báo cáo

Xác định Budget và chiến thuật truyền thông cần phải có nhiều phương án dự phòng. Không chỉ nên đầu tư vào 1 phương án. Cần có phương án A, B, C và thực hiện đo lường kết quả, xem mức độ hiệu quả để đưa phương án ưu tiên hàng đầu. Nếu kế hoạch có sự thay đổi vẫn có phương án dự phòng để giúp sự kiện diễn ra thông suốt.

4. Sáng tạo ý tưởng và thông điệp truyền thông

Ý tưởng cho các sự kiện truyền thông, đặc biệt là các thông điệp thông qua slogan rất quan trọng. Các thông điệp này thường là các nội dung chương trình, đặc biệt là lời kêu gọi hành động. Một số slogan gây ấn tượng mạnh tạo thành khẩu hiệu mà chỉ cần nghe đến khách hàng sẽ bị thu hút ngay. Yếu tố này vô cùng quan trọng trong việc lập kế hoạch truyền thông mà bạn cần đầu tư chi tiết, cẩn thận.

5. Dự tính kinh phí cho kế hoạch truyền thông, sự kiện

Kinh phí, nhân lực và khả năng rủi ro cần được rà soát chi tiết. Khi lập kế hoạch cần đảm bảo tốt về tài chính, nhân lực. Đặc biệt là cần tìm hiểu tốt về khả năng thành công cũng như ứng phó với mọi tình huống có thể xảy ra.

Mô hình SMCRFN

Mô hình SMCRFN đang được nhiều doanh nghiệp sử dụng để làm nền tảng khi xây dựng kế hoạch truyền thông sự kiện. Viết tắt của SMCRFN được tạo nên bởi các yếu tố như:

• S (Source – Nguồn) hay còn được biết đến trong lĩnh vực xây dựng truyền thông chính là cá nhân, tổ chức và đối tượng thực hiện kế hoạch để lan tỏa đến công chúng, khách hàng.
• M (Massage – Thông điệp) là phần nội dung chính, slogan, khẩu hiệu để khách hàng mục tiêu bị thu hút, lôi cuốn với kế hoạch và sự kiện.
• C (Channel- Kênh) tức là phương thức truyền đạt, kênh sẽ tổ chức sự kiện.
• R (Receiver – người nhận) tức là đối tượng khách hàng sẽ hướng đến.
• F (Feedback – Phản hồi) của khách hàng để doanh nghiệp đánh giá mức độ thành công, điểm còn hạn chế để định hướng và điều chỉnh kế hoạch tốt hơn cho lần sau.
• N (Noise – Nhiễu) là thuật ngữ dùng để nói về các yếu tố phát sinh ngoài mong muốn làm ảnh hưởng đến chất lượng của sự kiện.

Những công cụ hỗ trợ hoạch định kế hoạch truyền thông, sự kiện

​1. SWOT

SWOT là mô hình được viết tắt từ cụm từ tiếng Anh bao gồm các yếu tố:

• Strengths: Điểm mạnh của sự kiện truyền thông của ban.
• Weaknesses: Điểm hạn chế của sự kiện sắp tới. Chẳng hạn như: thực trạng, đối thủ, chất lượng dịch vụ…
• Opportunities: Nắm bắt các cơ hội để tạo nên sự thành công.
• Threats: Lường trước được các nguy cơ có thể xảy ra trong quá trình thực hiện sự kiện truyền thông.

Khi hiểu rõ về mô hình này sẽ dễ dàng nắm được các điểm mấu chốt để lập kế hoạch sự kiện hoàn hảo.

2. BCG

Khác với SWOT có xu hướng tìm hiểu thế mạnh, điểm yếu từ nội lực thì BCG lại tập trung vào những cơ hội bên ngoài. Thuật ngữ BCG là mô hình viết tắt của cụm từ tiếng Anh Boston Consulting Group. Nguồn lực cạnh tranh, lợi thế thị trường và các cơ hội bên ngoài sẽ được phân tích chi tiết để lập kế hoạch với nhiều cơ hội thành công hơn.

3. M.Porter

Mô hình “Năm lực lượng” M.Porter được tạo ra để xây dựng và đánh giá các mối quan hệ, đối thủ nặng ký khi thực hiện truyền thông, sự kiện. Các vấn đề về đối thủ cạnh tranh, lợi thế cạnh tranh sẽ được tìm hiểu kỹ. Từ chiến lược này, bạn có thể lên các chiến lược về giá, khả năng phục vụ, chất lượng cùng ý tưởng độc đáo để tạo nên sự kiện đặc biệt.

4. BSC

Cuối cùng là BSC được đánh giá là công cụ hướng đến sự phát triển cân bằng Balance Score Card. Với chiến lược BSC doanh nghiệp sẽ đánh giá sứ mệnh, tầm nhìn và nghiên cứu về con người, văn hóa để tổ chức sự kiện. Thế mạnh và điểm yếu của doanh nghiệp cũng được thông qua yếu tố tài chính và tìm hiểu về trở ngại tiếp cận khách hàng… Tiếp cận được các mô hình này sẽ giúp bạn đưa ra các bước lập kế hoạch truyền thông hoàn hảo và chuyên nghiệp hơn. Chúc doanh nghiệp thành công cho các kế hoạch truyền thông, sự kiện sắp tới!