Tự động hóa quy trình mua hàng: khi 1000 tờ trình duyệt chỉ còn 1 cú click

Mỗi CEO đều trằn trọc khi thấy các tờ trình mua hàng chất đống, chờ ký duyệt cả tuần lễ. Chi phí thì cứ âm thầm thất thoát qua những đơn hàng gấp, những nhà cung cấp không tối ưu. Đó là cái giá phải trả cho sự quan liêu giấy tờ. Tụi em ở MONA hiểu rằng, vấn đề không nằm ở nhân viên, mà ở hệ thống. Bài viết này sẽ chia sẻ cách tụi em đã giúp các chuỗi bán lẻ, F&B và sản xuất triển khai hệ thống tự động hóa quy trình mua hàng, biến hàng ngàn bước thủ công thành một luồng chạy số hoàn toàn.

Mỗi tờ trình ký vội là một rủi ro thất thoát 5-10% chi phí

Mỗi chữ ký của anh chị trên một tờ trình mua hàng đều có thể làm thất thoát tiền của doanh nghiệp. Tụi em không nói đến những hợp đồng lớn vài tỷ đồng. Tụi em đang nói về những khoản rò rỉ 5-10% qua hàng trăm yêu cầu mua sắm vật tư, văn phòng phẩm, hay thiết bị nhỏ lẻ mỗi tháng.

Đó là cái giá của quy trình thủ công. Nó đến từ sự vội vã, từ lòng tin đặt không đúng chỗ, và từ việc thiếu dữ liệu ngay tại thời điểm ra quyết định. Một cái gật đầu vội. Một chữ ký nhanh. Và tiền cứ thế chảy ra.

Sếp ký duyệt theo… cảm tính, không có dữ liệu đối chứng

Cuối ngày. Chồng giấy tờ cao ngất trên bàn. Nhân viên mua hàng trình một báo giá máy in mới, nói rằng đây là giá tốt nhất họ tìm được. Anh chị đang bận trăm công nghìn việc, nhìn lướt qua rồi ký. Anh chị tin nhân viên mình.

Nhưng không có cách nào để anh chị biết ngay lập tức rằng: tháng trước một chi nhánh khác đã mua đúng model này với giá rẻ hơn 8%. Hoặc nhà cung cấp này từng giao hàng trễ hẹn 3 lần. Mọi quyết định đều dựa trên “cảm giác” và sự tin tưởng, thay vì dữ liệu đối chứng lịch sử. Mỗi chữ ký như vậy là một lần đặt cược.

Nhân viên ‘lách luật’ qua mặt cấp trên

Thất thoát không phải lúc nào cũng do nhầm lẫn. Nó đến từ những kẽ hở rất nhỏ trong quy trình. Một nhân viên có thể chia một đơn hàng 45 triệu thành hai đơn 22,5 triệu để nằm dưới ngưỡng phải trình ký lên giám đốc. Họ chọn nhà cung cấp là người quen, với giá cao hơn một chút nhưng lại có “hoa hồng” riêng.

Những khoản nhỏ này rất khó phát hiện. Chúng giống như những vết nứt li ti trên một con đê, cứ âm thầm rỉ nước mỗi ngày. Khi anh chị cộng dồn hàng trăm, hàng nghìn giao dịch như vậy trong một năm, con số thất thoát sẽ khiến chúng ta giật mình.

Thất lạc giấy tờ và ‘cái giá’ của việc tìm lại

Một tờ trình mua hàng bị thất lạc đâu đó giữa phòng mua hàng và phòng kế toán. Một hóa đơn gốc bị bỏ quên trong ngăn kéo. Chuyện gì xảy ra tiếp theo? Kế toán phải gọi điện hối thúc. Nhân viên mua hàng phải lục tung cả văn phòng để tìm lại. Thời gian của hai, ba nhân sự bị lãng phí chỉ để tìm một mẩu giấy.

Tụi em đã chứng kiến cảnh này ở nhiều doanh nghiệp. Với một chuỗi bán lẻ 32 siêu thị tại miền Nam, doanh thu hơn 90 tỷ/tháng, họ từng mất trung bình 300 giờ làm việc mỗi tháng chỉ cho việc xử lý và đối soát giấy tờ mua hàng thủ công. Tụi em đã cùng họ xây dựng một hệ thống duyệt chi tự động, nơi mọi yêu cầu, báo giá, lịch sử nhà cung cấp đều được số hóa và truy vết được.

Kết quả là toàn bộ quy trình từ lúc tạo yêu cầu đến khi duyệt chi cuối cùng chỉ còn vài cú nhấp chuột. Hệ thống tự động hóa của MONA giúp họ giảm 7% chi phí mua hàng vật tư tiêu hao và loại bỏ hoàn toàn tình trạng thất lạc chứng từ. Đó không phải là phép màu, đó là sức mạnh của việc loại bỏ giấy tờ và các bước thừa thãi.

Phòng mua hàng 8 người, nhưng chỉ 2 người thực sự tạo ra giá trị

Mỗi tháng, anh chị trả lương cho 8 nhân sự phòng mua hàng. Một chi phí không hề nhỏ. Nhưng có lẽ chỉ 2 người trong số đó dành phần lớn thời gian để làm việc cốt lõi: đàm phán giá tốt và tìm kiếm nhà cung cấp chiến lược. 6 người còn lại đang làm gì? Họ đang chìm trong giấy tờ.

Khi 80% thời gian chỉ để chạy giấy và đối soát thủ công

Chúng ta hãy hình dung một ngày điển hình của họ. In tờ trình. Chạy đi xin chữ ký. Scan lại. Gửi email. Rồi lại chờ. Trưởng phòng duyệt xong lại phải trình lên kế toán trưởng, rồi tới giám đốc. Một yêu cầu mua vài thùng giấy in thôi cũng mất 3 ngày để qua hết các cửa. Công việc lặp đi lặp lại.

Mỗi bước đều có rủi ro sai sót con người. Nhập sai một con số trên bảng tính, đối soát thiếu một dòng trên hóa đơn, thất lạc một tờ trình đã ký. Tất cả đều khiến quy trình phải làm lại từ đầu. Nhân sự không sai. Quy trình đã cũ.

Chi phí cơ hội: lẽ ra họ có thể đi tìm nhà cung cấp tốt hơn

Đây mới là thiệt hại lớn nhất mà nhiều anh chị CEO chưa nhìn ra. Chi phí lương cho 6 nhân sự kia chỉ là phần nổi của tảng băng chìm. Phần chìm là hàng tỷ đồng mỗi năm anh chị có thể tiết kiệm được nếu họ làm đúng việc.

Lẽ ra họ có thể đi đàm phán để giảm 5% giá nguyên vật liệu đầu vào. Lẽ ra họ có thể tìm được một nhà cung cấp mới với chất lượng tương đương nhưng giao hàng nhanh hơn hai ngày. Đó mới là giá trị thật. Nhưng họ không có thời gian, vì còn bận đối soát một chồng hóa đơn dày cộp.

Sự quan liêu làm chậm cả bộ máy

Hậu quả rất rõ. Phòng sản xuất cần vật tư gấp nhưng phải chờ phòng mua hàng hoàn tất thủ tục. Phòng marketing muốn triển khai chương trình khuyến mãi nhưng quà tặng chưa được duyệt mua. Mọi thứ đều chậm. Tắc nghẽn ở một khâu gây ảnh hưởng đến toàn bộ chuỗi giá trị của doanh nghiệp.

Tụi em đã gặp một trường hợp tương tự với khách hàng là một chuỗi F&B có 28 chi nhánh. Phòng mua hàng 8 người của họ mất trung bình 4 ngày để xử lý một yêu cầu từ chi nhánh. Việc này đã kết thúc. MONA đã xây dựng cho họ một hệ thống quản lý mua hàng tập trung. Mọi yêu cầu, báo giá, xét duyệt đều thực hiện trên một nền tảng duy nhất, có thể truy cập qua điện thoại.

Kết quả rất đáng kể. Thời gian duyệt một yêu cầu giảm từ 4 ngày xuống còn trung bình 3 giờ. Phòng mua hàng tinh gọn còn 3 người. 5 nhân sự còn lại được điều chuyển sang bộ phận phát triển sản phẩm và đối tác, nơi họ tạo ra giá trị cao hơn. Quan trọng nhất, 3 người ở lại giờ dành 90% thời gian để tìm nguồn cung ứng và đàm phán, giúp chuỗi tiết kiệm hơn 800 triệu đồng chi phí nguyên vật liệu mỗi tháng. Tất cả chỉ bằng một cú nhấp chuột.

MONA đã giúp một chuỗi bán lẻ 32 chi nhánh tiết kiệm 780 triệu/tháng tiền mua hàng như thế nào

Dòng tiền mua hàng là một trong những khoản chi khó kiểm soát nhất. Thật sự.

Tụi em đã làm việc với một CEO chuỗi bán lẻ 32 chi nhánh tại Hà Nội và TP.HCM. Anh ấy chia sẻ rằng mình thường phải ký duyệt các đề xuất mua hàng mà không chắc nó đúng hay sai. Mọi thứ chỉ dựa vào cảm tính. Đó là cảm giác mất kiểm soát hoàn toàn.

Trước khi tự động hóa: 2 tuần cho một đơn hàng lớn và 10% sai sót

Mỗi đề xuất mua hàng lớn đều là một cơn ác mộng. Một quy trình thật sự cồng kềnh.

Nhân viên kho tạo đề xuất. Quản lý chi nhánh ký. Kế toán rà soát. Giám đốc vùng duyệt. Cuối cùng mới đến CEO. Giấy tờ chạy qua nhiều phòng ban, mất trung bình hai tuần. Thất lạc là chuyện thường.

Hệ quả là 10% đơn hàng bị mua sai. Sai số lượng, sai thời điểm. Hoặc mua thừa hàng bán chậm, hoặc thiếu hàng bán chạy. Tiền cứ trôi đi. Không ai chịu trách nhiệm cụ thể.

Hệ thống của MONA: mọi đề xuất đều gắn với tồn kho và dự báo bán hàng

Tụi em không chỉ số hóa tờ trình. Đó không phải là gốc rễ vấn đề.

MONA đã xây dựng một hệ thống đặt hàng tự động. Phần mềm này kết nối trực tiếp với dữ liệu tồn kho và doanh số bán hàng theo thời gian thực của từng chi nhánh. Nó tự động tính toán chính xác.

Khi một mặt hàng sắp hết, hệ thống sẽ tự tạo đề xuất mua hàng. Đề xuất này dựa trên tốc độ bán ra và dự báo nhu cầu sắp tới. Không còn chuyện đoán mò. Mọi con số đều có cơ sở.

Sau 3 tháng: CEO nhìn thấy dòng tiền mua hàng theo thời gian thực

Mọi thứ thay đổi rõ rệt. Rất nhanh.

Quy trình duyệt một đơn hàng lớn từ hai tuần nay chỉ còn vài giờ. Mọi thứ diễn ra trên một màn hình duy nhất. CEO có thể thấy lý do của mọi đề xuất, từ dữ liệu tồn kho đến dự báo doanh thu. Anh ấy đã lấy lại được quyền kiểm soát.

Kết quả thật sự ấn tượng. Tỷ lệ mua hàng sai sót giảm từ 10% xuống gần như bằng không. Quan trọng hơn, chuỗi bán lẻ này đã tiết kiệm được trung bình 780 triệu đồng mỗi tháng. Con số này đến từ việc tối ưu tồn kho và tránh lãng phí vốn.

Bốn bước triệt tiêu ‘điểm mù’ trong quy trình mua hàng tự động

Nhiều anh chị CEO nghe về tự động hóa và thấy nó thật xa vời. Nghe như một thứ gì đó phức tạp, tốn kém, chỉ dành cho các tập đoàn công nghệ lớn. Tụi em hoàn toàn hiểu cảm giác đó. Mọi người lo rằng việc áp dụng một hệ thống mới sẽ làm xáo trộn bộ máy đang vận hành, dù nó còn nhiều chỗ thủ công.

Sự thật không phải vậy. Tự động hóa không phải là thay thế toàn bộ. Nó là việc sắp xếp lại các mắt xích rời rạc thành một cỗ máy trơn tru. Tại MONA, tụi em đã giúp hàng chục doanh nghiệp có quy mô từ 15 đến 30 chi nhánh làm được điều này. Họ không cần phải vứt bỏ quy trình cũ, mà chỉ cần cải tiến nó qua 4 bước đơn giản.

Bắt đầu thôi.

Bước 1: Số hóa toàn bộ yêu cầu, tạm biệt giấy in

Mọi rắc rốirối thường bắt đầu từ tờ giấy. Một tờ trình mua hàng bị thất lạc. Một chữ ký chờ sếp đi công tác về. Kế toán phải gọi điện hỏi đi hỏi lại vì nhân viên viết sai mã vật tư. Mỗi tuần, phòng mua hàng có thể lãng phí hàng chục giờ chỉ để xử lý những việc không tên này. Tiền bạc đang bốc hơi từ đây.

Thay vào đó, tụi em xây dựng một biểu mẫu đề xuất duy nhất trên hệ thống. Mọi nhân viên từ mọi chi nhánh đều truy cập và điền thông tin tại một nơi. Chỉ cần chọn mã hàng, số lượng, hệ thống sẽ tự động điền đơn giá và nhà cung cấp mặc định. Không còn sai sót. Toàn bộ quy trình tạo đề xuất giảm từ 15 phút loay hoay với giấy tờ xuống còn chưa đầy 2 phút trên phần mềm.

Bước 2: Thiết lập luồng duyệt tự động theo cấp bậc và ngân sách

Nỗi đau lớn thứ hai là sự chờ đợi. Đơn hàng gấp nhưng trưởng phòng đang họp. Giám đốc chưa xem tin nhắn Zalo. Hàng hóa không về kịp, cơ hội kinh doanh trôi qua. Sự quan liêu vô hình này đang làm doanh nghiệp chảy máu từng ngày. Rất nguy hiểm.

Hệ thống của MONA giải quyết triệt để vấn đề này. Tụi em thiết lập các luồng duyệt thông minh dựa trên quy tắc anh chị đặt ra. Ví dụ, đề xuất dưới 5 triệu đồng, trưởng bộ phận tự duyệt. Từ 5 đến 50 triệu, cần thêm giám đốc chi nhánh. Trên 50 triệu, thông báo sẽ được gửi thẳng đến CEO. Với một chuỗi F&B 25 nhà hàng, tụi em đã giúp họ giảm thời gian duyệt trung bình từ 2 ngày xuống còn 3 giờ làm việc. Gần như tức thì.

Bước 3: Tích hợp với nhà cung cấp qua cổng thông tin hoặc email tự động

Duyệt xong không có nghĩa là xong việc. Nhân viên mua hàng lại phải sao chép thông tin, soạn email, gọi điện xác nhận với nhà cung cấp. Một sai sót nhỏ trong lúc nhập liệu có thể dẫn đến việc giao sai hàng, sai giá. Lại mất thời gian xử lý. Lại tốn chi phí.

Với phần mềm của MONA, ngay khi đề xuất được duyệt ở bước cuối cùng, hệ thống sẽ tự động tạo đơn đặt hàng (PO) và gửi đi. Tùy vào mức độ công nghệ của nhà cung cấp, đơn hàng có thể được gửi qua email với định dạng chuẩn hoặc đẩy thẳng vào hệ thống của họ qua API. Một khách hàng trong ngành bán lẻ của tụi em đã giảm tỷ lệ đặt hàng sai từ 4% xuống gần như bằng 0, chỉ sau 3 tháng áp dụng.

Bước 4: Đối soát và nhập kho chỉ bằng một lần quét mã

Đây là chặng cuối cùng và cũng là nơi dễ xảy ra thất thoát nhất. Hàng về kho. Nhân viên phải cầm tờ giấy in đi đối chiếu, đếm số lượng thủ công rồi nhập tay vào Excel. Sai một con số là sai cả hệ thống. Cuối tháng kiểm kê lại thấy thiếu hụt hàng trăm triệu mà không rõ nguyên nhân.

Tụi em giải quyết việc này bằng mã vạch hoặc mã QR. Khi nhà cung cấp giao hàng, thủ kho chỉ cần dùng một chiếc điện thoại để quét mã trên phiếu giao. Hệ thống sẽ ngay lập tức đối chiếu với đơn hàng gốc. Đúng mã, đủ số lượng, chỉ một cú nhấp chuột là hàng hóa được ghi nhận vào kho. Một công ty phân phối hàng tiêu dùng với 3 kho lớn đã cắt giảm 70% thời gian nhập hàng và giảm thất thoát không rõ nguyên nhân xuống dưới 0.1% nhờ quy trình này.

Quy trình này cũng đang vận hành trong các chuỗi F&B, spa, và sản xuất

Câu chuyện duyệt mua không phải của riêng ngành bán lẻ. Nó là nỗi đau âm ỉ ở mọi doanh nghiệp có chuỗi cung ứng. Có thể anh chị đang nghĩ quy trình của mình đặc thù. Không giống ai cả. Nhưng tụi em nhận thấy một sự thật. Về bản chất, tiền vẫn đang chảy ra ở những kẽ hở giống nhau.

Đối thủ trong ngành của anh chị có thể không nói ra. Nhưng họ đang âm thầm tối ưu. Rất nhanh.

Chuỗi F&B: Chấm dứt cảnh bếp trưởng gọi hàng theo cảm tính

Một chuỗi nhà hàng 22 chi nhánh tại Sài Gòn tìm đến MONA. Nỗi đau của họ rất quen thuộc. Bếp trưởng mỗi nơi đặt hàng theo kinh nghiệm. Lúc thừa, lúc thiếu. Nguyên liệu tươi sống thì hỏng, gây lãng phí trực tiếp. Hàng khô thì chiếm diện tích kho. Mọi thứ đều là chi phí.

Tụi em đã xây dựng cho họ một mô-đun quản lý kho và mua hàng tự động. Rất đơn giản. Phần mềm quét tồn kho theo thời gian thực. Cứ dưới ngưỡng an toàn là tự động tạo phiếu đề xuất. Giám đốc chuỗi chỉ cần một cú click duyệt trên điện thoại. Không còn thất thoát. Không còn lãng phí.

Kết quả, chuỗi nhà hàng này giảm được 32% chi phí nguyên vật liệu hỏng mỗi tháng. Con số này tương đương hơn 680 triệu đồng tiền mặt. Độ chính xác tồn kho chạm ngưỡng 99.7%.

Chuỗi spa và salon: Không còn cảnh “cháy hàng” giữa liệu trình

Với ngành làm đẹp, mỹ phẩm là tài sản cốt lõi. Một chuỗi spa 35 chi nhánh khắp cả nước chia sẻ với tụi em. Họ liên tục gặp cảnh một chi nhánh hết sạch sản phẩm chủ lực. Trong khi chi nhánh khác lại tồn kho quá nhiều. Việc điều chuyển vừa tốn thời gian, vừa tốn chi phí vận hành. Mất khách là điều tệ nhất.

Phần mềm quản lý MONA phát triển cho họ đã giải quyết gốc rễ vấn đề. Hệ thống tự động cảnh báo và đề xuất nhập hàng cho từng chi nhánh. Nó dựa trên lịch sử tiêu hao sản phẩm thực tế. Ban lãnh đạo có một bức tranh tổng thể. Họ biết chính xác nơi nào cần hàng, cần bao nhiêu.

Chỉ sau 3 tháng triển khai, tỷ lệ “cháy hàng” đột ngột giảm 95%. Doanh thu của chuỗi tăng 18% vì không còn từ chối khách do thiếu sản phẩm. Mọi thứ thật sự trong tầm kiểm soát.

Nhà máy sản xuất: Nguyên vật liệu về đúng ngày, đúng số lượng

Trong sản xuất, chỉ một mắt xích cung ứng sai lệch là cả dây chuyền phải dừng. Một đối tác của MONA, nhà máy sản xuất linh kiện với 3 phân xưởng lớn, từng đối mặt với việc này. Phòng mua hàng của họ có 25 nhân sự. Nhưng sai sót vẫn xảy ra. Nhầm lẫn giữa đơn đặt hàng và báo giá của nhà cung cấp gây thiệt hại hàng tỷ đồng.

Giải pháp của tụi em là một hệ thống khép kín. Từ việc tạo yêu cầu vật tư, gửi báo giá cho nhiều nhà cung cấp, so sánh giá tự động, đến tạo đơn hàng và theo dõi tiến độ. Mọi thông tin đều được lưu lại. Không thể nhầm lẫn. Không thể gian lận.

Hệ thống giúp họ giảm 80% thời gian xử lý một đơn hàng. Quan trọng hơn, nó loại bỏ hoàn toàn sai sót do con người. Tiết kiệm cho doanh nghiệp trung bình 1.2 tỷ đồng mỗi quý từ việc tránh đặt hàng sai và có giá tốt hơn.

Dòng tiền mua hàng đang thất thoát. Tụi em biết nó ở đâu.

Mỗi Giám đốc Tài chính, mỗi CEO đều đau đầu với những con số này. Nhân viên mua gấp, giá cao hơn thị trường 15%. Tờ trình duyệt giá nằm trên bàn sếp cả tuần. Hàng về kho rồi mới phát hiện mua sai mã, sai quy cách. Cuối tháng đối soát, hóa đơn vênh nhau vài chục triệu đồng.

Tiền cứ thế chảy ra. Âm thầm.

Chúng ta đều hiểu rằng không thể đổ lỗi hoàn toàn cho nhân sự. Gốc rễ của vấn đề nằm ở quy trình thủ công, thiếu kiểm soát và không có dữ liệu để đối chiếu tức thì. Đó là những “lỗ hổng” vô hình đang bào mòn lợi nhuận của doanh nghiệp mỗi ngày.

Những ‘cống ngầm’ rút ruột ngân sách mua hàng

Thất thoát không chỉ là những khoản tiền lớn dễ thấy. Nó đến từ hàng trăm sai sót nhỏ, lặp đi lặp lại trong một quy trình thiếu hệ thống. Anh chị có thấy những việc này quen thuộc không?

• Quy trình duyệt thủ công: Một yêu cầu mua hàng phải đi qua 3-4 cấp duyệt bằng giấy hoặc email. Chỉ cần một quản lý đi công tác, cả chuỗi cung ứng có thể bị đình trệ. Chi nhánh A hết nguyên liệu, phải chờ sếp ký duyệt từ xa. Cơ hội kinh doanh trôi qua.
• Thiếu đối soát giá tự động: Phòng mua hàng gọi 3 nhà cung cấp. Ai đảm bảo đó là giá tốt nhất tại thời điểm đó? Việc so sánh giá thủ công vừa tốn thời gian, vừa dễ bỏ sót, vừa có thể phát sinh tiêu cực.
• Phân mảnh dữ liệu: Yêu cầu mua hàng gửi qua Zalo, báo giá nhận qua email, duyệt trên giấy, theo dõi bằng file Excel. Mỗi bộ phận một file. Không một ai trong ban lãnh đạo có bức tranh tổng thể về chi phí mua hàng theo thời gian thực.

MONA đã bít ‘lỗ hổng’ 500 triệu/tháng cho một chuỗi F&B như thế nào?

Tụi em không bán một phần mềm đóng gói. Tụi em ngồi lại với đội ngũ của một chuỗi nhà hàng 32 chi nhánh tại Sài Gòn và Hà Nội, lắng nghe từng nút thắt của họ.

Sau đó, MONA xây dựng một hệ thống quản lý mua hàng tập trung, được tùy chỉnh riêng. Mọi yêu cầu từ chi nhánh đều đổ về một nơi. Hệ thống tự động so sánh giá từ các nhà cung cấp đã được duyệt trong hệ thống. Giám đốc chỉ cần mở ứng dụng di động, xem báo cáo so sánh và nhấn ‘Duyệt’. Toàn bộ luồng đi của yêu cầu, từ lúc tạo đến lúc nhập kho, đều được ghi nhận.

Kết quả sau 6 tháng triển khai: họ tiết kiệm trung bình 517 triệu đồng mỗi tháng. Con số này đến từ việc chống thất thoát, mua được giá tốt hơn 5-7%, và giảm 80% thời gian xử lý thủ tục hành chính cho cả phòng mua hàng lẫn kế toán.

Để MONA soi chiếu quy trình cho anh chị

Những gì tụi em đã làm cho chuỗi F&B trên hoàn toàn có thể áp dụng cho doanh nghiệp của anh chị. Mỗi doanh nghiệp có một dòng chảy riêng. Việc của tụi em là tìm ra những điểm rò rỉ và xây dựng một “đường ống” vững chắc hơn.

Tuần này, anh chị có sẵn lòng dành 30 phút để đội ngũ MONA lắng nghe và phân tích quy trình mua hàng hiện tại không? Tụi em sẽ cho anh chị thấy tiền đang thất thoát ở đâu và một quy trình tự động sẽ trông như thế nào. Hoàn toàn không ràng buộc.