Phần mềm quản lý hệ thống đại lý: Giành lại 100% kiểm soát, chặn mọi thất thoát

Mỗi CEO ngành bán sỉ đều trằn trọc khi nhìn vào file Excel công nợ dày đặc, không biết chính xác đại lý nào đang ôm hàng, đại lý nào gối đầu công nợ quá hạn. Thất thoát hàng tồn kho, sai sót chiết khấu, nhân viên kinh doanh đi tuyến không hiệu quả là những khoản tiền vô hình đang chảy khỏi túi anh chị mỗi ngày. Tụi em ở MONA hiểu rằng, khi hệ thống phình to ra 20-30 nhà phân phối, việc quản lý thủ công không chỉ cồng kềnh mà còn là rủi ro. Đây là lúc cần một **phần mềm quản lý hệ thống đại lý** được đo ni đóng giày, giúp anh chị giành lại quyền kiểm soát.

Mất control kênh phân phối: Tiền vẫn chảy đi đâu khi báo cáo luôn đẹp?

Mỗi tháng, đội kinh doanh gửi về những con số rất đẹp. Doanh thu tăng trưởng, độ phủ thị trường mở rộng. Nhưng khi anh chị nhìn vào dòng tiền thực tế, một cảm giác bất an len lỏi. Lợi nhuận không tương xứng. Chi phí ẩn phình to. Tiền đang thất thoát ở đâu đó trong chính hệ thống mình xây dựng.

Đó không phải cảm giác của riêng anh chị. Đó là thực tế nhức nhối ở mọi doanh nghiệp B2B vận hành kênh phân phối theo cách thủ công.

Báo cáo excel, Zalo nhóm: ‘Hộp đen’ che mắt CEO

Mọi thông tin từ thị trường đều đổ về qua file excel và hàng trăm nhóm Zalo. Con số trong file excel có thể được “tô vẽ” trước khi đến tay ban lãnh đạo. Các trao đổi trong nhóm chat thì rời rạc, trôi đi mỗi ngày và không thể tổng hợp để ra quyết định.

Kết quả là anh chị đang điều hành một cỗ máy lớn dựa trên những thông tin đã qua nhiều lớp “bộ lọc”. Dữ liệu không còn là sự thật. Nó là một phiên bản của sự thật mà nhân viên muốn anh chị thấy.

Khi nhân viên kinh doanh đi thị trường thành ‘vua một cõi’

Anh chị giao cho mỗi nhân viên kinh doanh một khu vực. Họ toàn quyền quyết định lộ trình, thời gian viếng thăm, cách chăm sóc đại lý. Họ nắm giữ mọi mối quan hệ. Dần dần, họ trở thành ‘vua một cõi’ trên chính lãnh thổ của công ty.

Họ có thật sự đi hết tuyến? Họ có ghé thăm đúng điểm bán không? Họ báo cáo một đơn hàng bị từ chối, nhưng thực tế là gì? Không ai kiểm chứng được. Đại lý trung thành với nhân viên kinh doanh, chứ không phải với thương hiệu của anh chị. Đây là một rủi ro khổng lồ.

Công nợ gối đầu và những khoản chiết khấu không thể kiểm chứng

Công nợ là điểm thất thoát tiền lớn nhất. Nhân viên kinh doanh có thể tự ý nới lỏng công nợ cho đại lý thân thiết, gây rủi ro cho dòng tiền của công ty. Các chương trình khuyến mãi, chiết khấu cũng là một lỗ hổng khác. Một báo cáo chiết khấu 15% được gửi về, nhưng có chắc 100% số tiền đó đã đến tay đại lý?

Tụi em đã làm việc với một doanh nghiệp ngành hàng tiêu dùng nhanh. Họ có hệ thống 45 nhà phân phối và hơn 200 nhân viên kinh doanh trên toàn quốc. Doanh thu hàng tháng hơn 80 tỷ nhưng lợi nhuận rất mỏng. Tụi em phát hiện ra, chỉ riêng việc áp dụng sai chính sách chiết khấu đã làm họ thất thoát trung bình 700 triệu đồng mỗi tháng.

Sau khi MONA triển khai hệ thống quản lý phân phối, mọi thứ thay đổi. Mỗi đơn hàng, mỗi chương trình chiết khấu đều phải được tạo và duyệt trên phần mềm theo quy tắc định sẵn. Nhân viên không thể can thiệp thủ công. Ngay tháng đầu tiên, khoản thất thoát 700 triệu kia đã biến mất hoàn toàn. Dòng tiền của họ đã được bảo vệ.

Nuôi một đội sale 80 người chỉ để đi ghi đơn và đòi nợ

Nhiều anh chị GĐKD trăn trở về một nghịch lý. Phòng kinh doanh phình to, nhưng đơn hàng lại xử lý ì ạch. Tụi em đã gặp một khách hàng lớn ngành FMCG trong tình trạng y hệt.

Họ có một đội quân hùng hậu. Nhưng họ không bán hàng. Họ chỉ đi làm giấy tờ.

Bài toán 1,2 tỷ/tháng tiền lương chỉ để xử lý giấy tờ

Trước khi làm việc với MONA, khách hàng này duy trì đội ngũ 80 nhân viên kinh doanh thị trường. Công việc chính của họ là đến từng đại lý, ghi đơn hàng vào sổ hoặc gõ vào file Excel. Sau đó gửi Zalo về cho kế toán và quản lý vùng.

Mỗi tháng, quỹ lương hơn 1,2 tỷ đồng chảy ra chỉ để đổi lấy những quy trình thủ công. Đơn hàng sai sót liên tục. Chính sách chiết khấu áp dụng nhầm. Kế toán phải gọi điện xác nhận từng đơn. Tiền vẫn chảy ra đều đặn. Còn hiệu suất thì không thấy đâu.

Anh chị CEO chia sẻ với tụi em, cảm giác bất lực nhất là khi có dữ liệu trong tay nhưng không tin được. Mọi báo cáo đều có độ trễ. Mọi con số đều cần kiểm tra lại. Cả một bộ máy cồng kềnh chỉ vận hành dựa trên niềm tin và sự may rủi.

MONA đã tự động hoá chuỗi đặt hàng – duyệt chiết khấu – giao vận ra sao?

Tụi em không đến và nói họ cần sa thải nhân viên. Thay vào đó, MONA xây dựng một hệ thống phần mềm quản lý đại lý tập trung. Hệ thống này được may đo riêng để giải quyết từng nút thắt của họ. Mọi thứ vận hành tự động.

• Đặt hàng: Đại lý tự chủ động đặt hàng 24/7 qua một cổng thông tin web hoặc ứng dụng di động. Tồn kho được cập nhật theo thời gian thực. Không còn cảnh sale phải gọi về kho hỏi hàng.
• Duyệt chiết khấu: Phần mềm tự động tính toán và áp dụng đúng chính sách giá, chiết khấu cho từng cấp đại lý, từng chương trình khuyến mãi. Quản lý cấp cao chỉ cần duyệt các trường hợp đặc biệt ngay trên hệ thống. Chỉ bằng một cú nhấp chuột.
• Giao vận: Ngay khi đơn hàng được duyệt, một lệnh tự động được bắn về kho gần nhất. Hệ thống kết nối API với các đơn vị vận chuyển, tự động tạo vận đơn và theo dõi hành trình. Cả đại lý và công ty đều biết đơn hàng đang ở đâu.

Công việc của con người giờ đây là giám sát và ra quyết định, không phải nhập liệu.

Kết quả: Giảm 60% nhân sự kinh doanh, tăng 35% tốc độ xử lý đơn hàng

Những con số không biết nói dối. Sau 6 tháng triển khai toàn diện, hệ thống của MONA đã thay đổi hoàn toàn bộ mặt phòng kinh doanh của khách hàng.

Đội ngũ 80 nhân viên kinh doanh giờ chỉ còn 32 người. Họ là những người giỏi nhất, tập trung vào việc phát triển thị trường và chăm sóc các đại lý lớn. 48 vị trí còn lại không cần tuyển mới nữa. Máy móc đã thay thế họ làm những việc lặp đi lặp lại.

Thời gian trung bình từ lúc đại lý đặt hàng đến lúc kho xuất hàng giảm 35%. Tỷ lệ sai sót đơn hàng gần như bằng không. Quan trọng hơn, ban lãnh đạo lần đầu tiên có một bảng điều khiển duy nhất. Họ thấy được dòng tiền và hàng hóa theo thời gian thực. Họ đã giành lại 100% quyền kiểm soát.

Con số biết nói: Giảm 28% thất thoát tồn kho chỉ sau 3 tháng

Tiền cứ chảy ra mà không rõ lý do. Mỗi CEO quản lý hệ thống đại lý đều trằn trọc vì điều này. Báo cáo Excel từ các chi nhánh không khớp nhau. Con số trên giấy tờ và thực tế luôn có một khoảng vênh khó tả. Đó là thất thoát.

Tụi em hiểu cảm giác đó. Cảm giác bất lực khi tiền của mình cứ nhỏ giọt ra ngoài mỗi ngày. Với một khách hàng trong ngành hàng tiêu dùng nhanh, MONA đã cùng họ giải quyết bài toán này. Họ có hơn 40 đại lý cấp 1 và mạng lưới gần 1.000 điểm bán lẻ. Con số thất thoát trước đây là một ẩn số đau đầu.

Sau khi triển khai phần mềm quản lý hệ thống đại lý do MONA viết riêng, mọi thứ đã thay đổi. Chỉ sau một quý, hệ thống ghi nhận mức thất thoát tồn kho giảm chính xác 28%. Con số này không đến từ cảm tính. Nó đến từ việc giành lại quyền kiểm soát tuyệt đối.

Tồn kho real-time: Chặn đứng mọi hành vi ‘xé rào’ bán phá giá

Nỗi ám ảnh lớn nhất của anh chị là đại lý bán phá giá. Họ tự ý hạ giá để đẩy hàng, làm loạn cả thị trường và bào mòn giá trị thương hiệu. Lý do thường là “tồn kho nhiều quá, cần giải phóng”. Nhưng thực hư thế nào thì chỉ có họ mới biết.

Phần mềm của MONA giải quyết gốc rễ vấn đề này. Tụi em xây dựng một hệ thống tồn kho tập trung, cập nhật theo thời gian thực. Mỗi sản phẩm xuất ra hay bán đi đều được ghi nhận ngay lập tức trên toàn hệ thống. Anh chị ngồi tại văn phòng tổng vẫn thấy được kho của đại lý ở Cà Mau còn bao nhiêu hàng.

Khi có dữ liệu thật, mọi hành vi “xé rào” đều bị chặn lại. Hệ thống có thể tự động khóa không cho xuất đơn hàng nếu giá bán thấp hơn giá niêm yết. Không còn cửa cho việc bán phá giá nữa.

Tự động tính chiết khấu theo cấp bậc, doanh số, ngành hàng

Phòng kế toán của anh chị có đang mất cả tuần cuối tháng chỉ để tính chiết khấu không? Hàng chục file Excel, hàng trăm công thức phức tạp. Chỉ cần một sai sót nhỏ, công ty có thể mất hàng chục, thậm chí hàng trăm triệu. Hoặc tệ hơn, tính sai cho đại lý, gây mất lòng tin.

Đó là một lỗ hổng thất thoát tiền bạc nghiêm trọng. Tụi em đã tự động hóa hoàn toàn quy trình này. Anh chị chỉ cần thiết lập bộ quy tắc một lần duy nhất. Chiết khấu cho đại lý cấp 1, cấp 2, thưởng doanh số tháng, thưởng quý, thưởng theo dòng sản phẩm… Mọi thứ được phần mềm tính toán chính xác đến từng đồng cho mỗi đơn hàng. Không sai sót. Không chậm trễ.

Theo dấu từng sản phẩm từ tổng kho đến tay đại lý cấp cuối

Một thùng hàng “bốc hơi” trên đường vận chuyển. Vài sản phẩm bị tráo đổi. Khi sự cố xảy ra, việc truy cứu trách nhiệm gần như là không thể. “Cha chung không ai khóc”. Cuối cùng, công ty của anh chị là người chịu thiệt hại.

Để giành lại 100% quyền kiểm soát, mỗi sản phẩm cần được định danh. Tụi em đã triển khai hệ thống mã vạch và QR code cho từng đơn vị sản phẩm hoặc thùng hàng. Lịch trình của chúng được quét và ghi lại ở mỗi chặng. Từ lúc rời kho tổng, đến khi nhập kho đại lý cấp 1, rồi chuyển giao cho các cấp sau.

Giờ đây, anh chị có thể truy vết được chính xác sản phẩm đó đang ở đâu, ai đang chịu trách nhiệm. Mọi thất thoát đều có thể quy về một cá nhân hoặc một khâu cụ thể. Sự minh bạch này chính là chìa khóa giúp giảm 28% thất thoát tồn kho đã đề cập.

Phần mềm quản lý hệ thống đại lý không chỉ dành cho ngành hàng tiêu dùng

Nhiều anh chị vẫn nghĩ phần mềm này chỉ dành cho ngành tiêu dùng nhanh. Một rào cản vô hình. Nó khiến doanh nghiệp mất đi lợi thế cạnh tranh ngay trên sân nhà. Anh chị nhìn sang một chuỗi ngành khác, thấy họ vận hành trơn tru, mở rộng thần tốc. Trong khi đó, chúng ta vẫn đang loay hoay với Excel, Zalo, và những cuộc gọi đòi công nợ mỗi cuối tháng.

Cảm giác đó thực sự rất khó chịu. Tiền của mình. Công sức của mình. Nhưng dòng chảy của nó lại phụ thuộc vào vài nhân viên kinh doanh hay một file tính lỗi. Tụi em hiểu rằng mỗi ngành có một đặc thù riêng. Nhưng cốt lõi của việc quản lý hệ thống phân phối đều giống nhau. Đó là chính sách giá, công nợ, tồn kho, và chiết khấu. MONA đã triển khai nền tảng này cho nhiều lĩnh vực, và kết quả luôn vượt mong đợi.

Vật liệu xây dựng: Quản lý công nợ và chính sách giá cho từng công trình

Ngành này có đặc thù công nợ gối đầu cực lớn. Mỗi đại lý, mỗi công trình lại có một mức giá và chiết khấu khác nhau. Chỉ cần một nhân viên kinh doanh nghỉ việc, anh chị có thể mất trắng vài trăm triệu tiền nợ không đòi được. Một sự thật phũ phàng.

Tụi em đã làm việc với một nhà phân phối thép có 32 đại lý cấp một tại miền Nam. Doanh thu hàng tháng hơn 80 tỷ nhưng lợi nhuận rất mỏng vì thất thoát công nợ. MONA đã xây dựng một hệ thống gán chính sách giá và hạn mức công nợ tự động cho từng đại lý. Mọi đơn hàng vượt mức đều cần CEO duyệt trực tiếp trên app. Sau 6 tháng, tỷ lệ nợ xấu của họ giảm từ 18% xuống còn dưới 2%. Con số biết nói.

Dược phẩm & mỹ phẩm: Kiểm soát date sản phẩm, chống bán lấn tuyến

Một lô hàng hết hạn sử dụng có thể thổi bay lợi nhuận cả quý. Một đại lý bán phá giá, lấn tuyến có thể làm sụp đổ cả hệ thống. Đó là nỗi đau âm ỉ mà nhiều CEO ngành dược phẩm, mỹ phẩm phải đối mặt hàng ngày. Anh chị có thấy quen không?

Với một chuỗi phân phối mỹ phẩm 45 chi nhánh, tụi em đã tích hợp QR code để theo dõi từng sản phẩm. Hệ thống sẽ tự động cảnh báo hàng sắp hết hạn trước 90 ngày để có kế hoạch đẩy hàng. Mọi hoạt động quét mã của đại lý đều được ghi nhận vị trí. Chỉ cần một sản phẩm bán sai tuyến, hệ thống sẽ khoá quyền đặt hàng của đại lý đó ngay lập tức. Họ đã cắt giảm được 100% tình trạng bán lấn tuyến.

Nông sản & thực phẩm: Truy xuất nguồn gốc, quản lý chuỗi cung ứng lạnh

Uy tín trong ngành này được xây bằng vàng. Chỉ một sự cố về an toàn thực phẩm là mất tất cả. Việc truy xuất nguồn gốc và đảm bảo chuỗi cung ứng lạnh không bị đứt gãy là sống còn. Nhưng làm thủ công thì quá nhiều rủi ro.

MONA đã giúp một doanh nghiệp xuất khẩu trái cây với 25 vùng trồng liên kết xây dựng hệ thống truy xuất nguồn gốc bằng blockchain. Mỗi thùng hàng đều có mã QR riêng, ghi lại toàn bộ nhật ký từ lúc thu hoạch, đóng gói, đến khi lên container. Hệ thống cũng tích hợp cảm biến nhiệt độ trong kho và xe vận chuyển. Nhờ đó, họ đã đáp ứng tiêu chuẩn xuất khẩu sang Nhật và tăng giá trị đơn hàng lên 35%.

Thời trang & phụ kiện: Luân chuyển hàng tồn kho giữa các đại lý

Hàng thời trang tồn kho chỉ sau một mùa là mất giá trị. Chi nhánh này cháy hàng một mẫu hot, trong khi chi nhánh kia lại chôn vốn với chính mẫu đó. Việc luân chuyển hàng tồn giữa các đại lý là bài toán cực kỳ đau đầu. Sai một ly, đi một dặm.

Giải pháp của tụi em cho một thương hiệu thời trang có 60 cửa hàng toàn quốc là một hệ thống quản lý tồn kho tập trung. Giám đốc vận hành có thể thấy lượng tồn của từng mã sản phẩm ở mỗi cửa hàng theo thời gian thực. Hệ thống tự động gợi ý các lệnh điều chuyển hàng thông minh dựa trên dữ liệu bán hàng. Kết quả là họ đã giảm 40% lượng hàng tồn kho quá 3 tháng, giải phóng được hơn 12 tỷ đồng tiền vốn.

Phụ tùng ô tô, xe máy: Cập nhật mã sản phẩm và giá niêm yết đồng bộ

Một con ốc sai mã. Một bảng giá lỗi thời. Hậu quả là khách hàng phàn nàn, gara trả hàng, và uy tín của nhà phân phối sụt giảm. Với hàng chục ngàn mã sản phẩm thay đổi liên tục, việc cập nhật thủ công cho hàng trăm đại lý là không thể. Nó chắc chắn sẽ sai sót.

Tụi em đã xây dựng cổng thông tin đại lý cho một nhà nhập khẩu phụ tùng lớn. Chỉ cần đội ngũ sản phẩm cập nhật giá và mã mới trên hệ thống, toàn bộ 150 đại lý trên cả nước sẽ nhận được thông báo và bảng giá mới ngay lập tức. Việc này đã loại bỏ hoàn toàn các cuộc gọi hỏi giá, gửi email báo giá thủ công. Nó giúp tiết kiệm hơn 300 giờ làm việc mỗi tháng cho bộ phận kinh doanh và hỗ trợ.

Những sai lầm khiến 90% doanh nghiệp triển khai DMS thất bại

Triển khai một hệ thống quản lý phân phối (DMS) là một khoản đầu tư lớn. Nhưng thực tế phũ phàng là nhiều dự án không mang lại kết quả như kỳ vọng. Con số của Gartner cho thấy tỷ lệ thất bại của các dự án ERP và phần mềm quản trị nói chung có thể lên tới 75%. Tiền đã chi. Thời gian đã mất. Nhưng hệ thống vẫn nằm đó, còn nhân viên thì quay lại với Excel và Zalo.

MONA đã đồng hành với hàng chục doanh nghiệp mid-market và nhận ra ba cái bẫy phổ biến nhất. Tụi em chia sẻ lại ở đây, để anh chị không vấp phải những sai lầm tốn kém này.

Mua phần mềm đóng gói: Tính năng thừa mứa nhưng nghiệp vụ cốt lõi lại thiếu

Nhiều anh chị bị thuyết phục bởi những lời quảng cáo về các phần mềm DMS đóng gói. Họ có hàng trăm tính năng hoành tráng. Nhưng khi áp dụng vào thực tế, bi kịch xảy ra. Phòng kinh doanh cần một quy trình duyệt chiết khấu 3 cấp đặc thù. Kế toán cần báo cáo công nợ theo kênh GT và MT tách biệt. Phần mềm đóng gói không làm được.

Nó giống như mặc một bộ vest may sẵn. Rất đẹp trên ma-nơ-canh, nhưng mặc vào lại chật vai, thừa tay. Anh chị trả tiền cho cả trăm tính năng không bao giờ dùng tới, trong khi nghiệp vụ cốt lõi nhất lại không được đáp ứng. Theo một báo cáo của Standish Group, chỉ có khoảng 20% tính năng trong các phần mềm doanh nghiệp được sử dụng thường xuyên. 80% còn lại là lãng phí.

Với MONA, tụi em không xây dựng như vậy. Tụi em bắt đầu từ việc “đo ni đóng giày”. Như khi làm việc với một tập đoàn hàng tiêu dùng nhanh có 450 nhà phân phối, tụi em đã dành 3 tuần đầu tiên chỉ để ngồi với đội ngũ bán hàng và kế toán của họ. Tụi em vẽ lại chính xác từng bước trong quy trình đặt hàng, duyệt khuyến mãi, và đối soát công nợ. Hệ thống cuối cùng chỉ có những gì họ cần. Không một nút bấm thừa.

Giao cho đội sale tự nhập liệu: Dữ liệu rác và sự chống đối ngầm

Đây là sai lầm chết người thứ hai. Anh chị tin tưởng giao việc cập nhật dữ liệu cho đội ngũ bán hàng. Kết quả là một mớ hỗn độn. Doanh số ảo. Tồn kho sai lệch. Thông tin khách hàng thiếu trước hụt sau. Mỗi nhân viên nhập một kiểu. Thậm chí tệ hơn, họ xem đó là gánh nặng và bắt đầu chống đối ngầm. Họ không nhập, hoặc nhập cho có.

Sự chống đối này là có thật. Một nghiên cứu của McKinsey chỉ ra rằng 70% các chương trình chuyển đổi số thất bại do sự phản kháng từ nhân viên. Anh chị không thể có một hệ thống DMS đúng nghĩa nếu dữ liệu đầu vào là rác.

Giải pháp của MONA là tự động hóa tối đa việc nhập liệu. Ví dụ, với một chuỗi phân phối mỹ phẩm hơn 800 đại lý, tụi em đã tích hợp DMS trực tiếp với Zalo OA và các sàn thương mại điện tử. Đơn hàng từ đại lý tự động nhảy vào hệ thống. Không cần một nhân viên sale nào phải gõ tay. Điều này loại bỏ 95% sai sót do nhập liệu thủ công và giải phóng cho đội sale thời gian để bán hàng, thay vì làm admin.

Thiếu lộ trình tích hợp với ERP, kế toán và vận chuyển

Một hệ thống DMS không thể sống một mình. Nó phải giao tiếp được với các phần mềm khác. Nhiều doanh nghiệp khi triển khai chỉ nghĩ đến DMS, mà quên mất nó cần kết nối với phần mềm ERP, phần mềm kế toán, và hệ thống của các đơn vị vận chuyển. Hậu quả là dữ liệu bị phân mảnh. Kế toán phải xuất file Excel từ DMS rồi nhập tay lại vào MISA. Kho phải copy-paste từng mã vận đơn. Mọi thứ rời rạc.

Sự thiếu tích hợp này tạo ra các “ốc đảo dữ liệu”, làm giảm 20-30% hiệu quả hoạt động theo ghi nhận của Forrester. Tụi em hiểu nỗi đau này. Vì vậy, mọi hệ thống MONA xây dựng đều có kiến trúc mở, sẵn sàng kết nối qua API. Khi tụi em triển khai DMS cho một công ty phân phối thiết bị công nghiệp với 22 chi nhánh, việc đầu tiên là đảm bảo luồng dữ liệu thông suốt. Đơn hàng từ DMS tự động tạo phiếu xuất kho trong hệ thống CRM và đồng bộ công nợ với phần mềm kế toán Fast. Chỉ một luồng duy nhất. Không sai sót. Không chậm trễ.

Tuần này, anh chị có thể bắt đầu giành lại control từ đâu?

Mỗi CEO đều trằn trọc khi quyền lực của mình bị xói mòn. Ngay trong chính hệ thống mình gầy dựng. Cảm giác mất mặt khi số liệu tồn kho, công nợ vênh nhau ngay trong cuộc họp. Khi chính sách mình ban hành bị đại lý lớn phớt lờ. Đó là một sự thật.

Nó không chỉ là tiền bạc. Nó là uy tín. Thay vì một cuộc cải tổ lớn lao, chúng ta có thể bắt đầu bằng ba bước nhỏ. Rất cụ thể. Để giành lại thế chủ động ngay tuần này.

Bước 1: Chọn một đại lý lớn nhất để kiểm toán chéo tồn kho và công nợ

Hãy bắt đầu với đại lý số một. Đại lý mang lại 20% doanh thu. Đây là nơi rủi ro thất thoát và sai lệch số liệu cao nhất. Một hệ thống phân phối dược phẩm với 48 đại lý từng phát hiện sai lệch công nợ lên đến 2.1 tỷ đồng chỉ ở một đại lý lớn nhất của họ.

Hành động này không phải để “vạch lá tìm sâu”. Đây là bước đầu tiên để xác thực dữ liệu. Để mọi con số phải khớp 100%. Không có chỗ cho cảm tính.

Bước 2: Vẽ lại quy trình đặt hàng hiện tại trên một trang giấy

Anh chị hãy cùng kế toán và trưởng phòng kinh doanh ngồi lại. Lấy một tờ giấy A3. Vẽ lại chính xác từng bước một đại lý đặt hàng, từ lúc họ gọi điện hay gửi Zalo, cho đến khi hàng tới kho và công nợ được ghi nhận. Tụi em cam đoan, anh chị sẽ thấy ít nhất 3-5 điểm nghẽn, nơi thông tin có thể “tam sao thất bản”.

Chỉ riêng việc này đã là một bước tiến. Một sơ đồ đơn giản. Nhưng nó phơi bày toàn bộ lỗ hổng mà tiền đang chảy ra mỗi ngày.

Bước 3: Gửi quy trình đó cho MONA để nhận tư vấn miễn phí

Anh chị không cần cam kết bất cứ điều gì. Chỉ cần chụp lại sơ đồ quy trình vừa vẽ. Gửi nó cho đội ngũ của tụi em. Với kinh nghiệm triển khai phần mềm tự động hóa cho các chuỗi có quy mô từ 15 đến 60 chi nhánh, tụi em sẽ chỉ ra chính xác điểm nào có thể tự động hóa ngay lập tức.

Tụi em sẽ cho anh chị thấy một quy trình tương tự đã giúp một hệ thống 32 đại lý F&B giảm 98% sai lệch công nợ sau 3 tháng như thế nào. Hoàn toàn miễn phí. Đây là lúc để hành động.