Phần mềm quản lý chuỗi cung ứng: cắt 27% chi phí logistics chìm cho 50 nhà phân phối

Mỗi CEO đều trằn trọc khi mạng lưới phân phối mở rộng, nhưng chi phí logistics lại phình to một cách vô lý. Anh chị có thấy tồn kho nơi thừa nơi thiếu, xe tải chạy chuyến rỗng, còn nhân viên thì luôn báo “đang xử lý”? Đó là những đồng tiền đang chảy ra mỗi ngày. Tụi em ở MONA hiểu rằng, vấn đề không nằm ở quy mô, mà ở sự thiếu đồng bộ. Một phần mềm quản lý chuỗi cung ứng chuyên biệt, được code riêng cho mô hình của anh chị, chính là lời giải để bịt các lỗ hổng chi phí này.

Mỗi container hàng về, anh chị mất một chiếc SH mà không hay biết

Nhiều chủ doanh nghiệp nhìn sổ sách, thấy chi phí logistics là một cục, cố định. Nhưng sự thật không phải vậy. Các chi phí chìm đang âm thầm bào mòn lợi nhuận mỗi ngày. Chúng ta thường bỏ qua chúng.

Đó là những khoản tiền nhỏ giọt, cộng lại thành con số khổng lồ. Nó giống như mỗi container hàng cập cảng, anh chị vô tình đánh rơi một chiếc SH mà không hề nhận ra. Tiền cứ thế trôi đi.

Chi phí ‘chờ’: khi cảng, kho và xe không khớp nhịp

Đây là kịch bản quen thuộc. Xe container đến cảng sớm hai tiếng, tài xế phải ngồi chờ. Hàng về đến kho nhưng kho lại chưa trống chỗ. Mỗi giờ chờ đợi đó đều quy ra tiền.

Tiền lưu bãi. Tiền neo xe. Tiền trả thêm cho tài xế. Tệ hơn là chi phí cơ hội khi hàng không đến tay nhà phân phối đúng hẹn. Tụi em hiểu cảm giác bất lực khi mọi thứ không khớp với nhau chỉ vì một cú điện thoại sai lệch.

Với một đối tác nhập khẩu hàng tiêu dùng nhanh, MONA đã xây dựng một hệ thống điều phối tự động. Phần mềm quản lý chuỗi cung ứng của họ giờ đây đồng bộ lịch của cảng, của kho và của 50 nhà phân phối theo thời gian thực. Xe chỉ lăn bánh khi chắc chắn có chỗ nhận hàng. Kết quả là chi phí chờ giảm 93%, tương đương hơn 500 triệu đồng mỗi tháng.

Phí ‘làm lại’: sai một đơn hàng, đi một chuỗi tiền phạt

Sai một ly. Đi một chuỗi tiền. Chỉ một mã hàng sai trên phiếu xuất kho có thể gây ra thảm họa. Giao nhầm hàng cho đại lý, anh chị phải tốn chi phí vận chuyển hai chiều để thu hồi và gửi lại.

Nếu đối tác là siêu thị lớn, một sai sót có thể dẫn đến khoản phạt hợp đồng nặng nề. Rồi nhân viên kinh doanh, nhân viên kho, kế toán lại phải tốn thời gian xử lý. Cái tức là những lỗi này hoàn toàn có thể phòng tránh được.

Tụi em đã triển khai hệ thống xác thực đơn hàng bằng mã vạch cho một chuỗi phân phối dược phẩm 28 chi nhánh. Trước khi hàng rời kho, nhân viên phải quét mã vạch từng sản phẩm. Hệ thống sẽ đối chiếu tự động với đơn hàng gốc trên phần mềm. Sai một mã, hệ thống lập tức báo đỏ và không cho xuất kho. Tỷ lệ sai sót đơn hàng của họ giảm từ 4% xuống còn 0.01%.

Tiền ‘bôi trơn’ vô hình khi quy trình giấy tờ tắc nghẽn

Đây là khoản chi phí không bao giờ có trên hóa đơn. Nhưng nó tồn tại. Một bộ hồ sơ hải quan bị tắc. Một giấy kiểm định chất lượng bị trả về. Ngay lập tức, một khoản “phí tăng tốc” vô hình xuất hiện để mọi việc trôi chảy.

Những khoản này ăn mòn lợi nhuận một cách thầm lặng. Anh chị biết nó vô lý nhưng vẫn phải chi để guồng quay kinh doanh không bị đình trệ. Vấn đề gốc rễ nằm ở quy trình thủ công, thiếu minh bạch và dễ xảy ra sai sót.

Giải pháp của MONA là số hóa và tự động hóa toàn bộ quy trình giấy tờ. Mọi chứng từ được tạo tự động từ hệ thống, theo đúng mẫu chuẩn và được lưu trữ trên một nền tảng duy nhất. Khi cần truy xuất, chỉ mất vài giây. Một doanh nghiệp đối tác trong ngành nhập khẩu nông sản đã cắt giảm được 100% chi phí “bôi trơn” này sau khi áp dụng phần mềm của tụi em.

Phòng logistics 10 người đang làm việc của 3 người và một phần mềm

Nhiều anh chị CEO vẫn tin rằng thêm người là cách nhanh nhất để giải quyết việc ùn ứ. Nhưng nhìn vào phòng logistics 10 người, chúng ta thường thấy một sự thật khác. Họ bận rộn, nhưng không hiệu quả. Tiền lương mỗi tháng trả cho 10 người là một con số không nhỏ, nhưng giá trị tạo ra lại chỉ tương đương một nhóm 3 người làm việc với hệ thống bài bản.

Vấn đề không nằm ở nhân sự. Họ không lười. Vấn đề nằm ở quy trình thủ công đang bào mòn sức lực và thời gian của tất cả.

Excel, Zalo, Email: tam giác quỷ nuốt 80% thời gian nhân sự

Mỗi đơn hàng phát sinh là một chuỗi hành động lặp lại. Nhân viên kinh doanh gửi thông tin qua Zalo. Kế toán nhập tay vào file Excel. Nhân viên kho xác nhận lại bằng một email. Cứ thế, thông tin bị phân mảnh, tam sao thất bản qua từng kênh.

Tụi em đã audit một hệ thống phân phối lớn với hơn 50 nhà cung cấp. Kết quả cho thấy một nhân sự logistics mất trung bình 3 giờ mỗi ngày chỉ để sao chép, đối soát thông tin giữa các công cụ này. Tỷ lệ sai sót đơn hàng do nhập liệu thủ công chạm mức 12% vào mùa cao điểm, gây thiệt hại trực tiếp hàng trăm triệu đồng mỗi tháng. Thật lãng phí.

Một nhân viên nghỉ phép, cả chuỗi cung ứng ‘tắc đường’

Sự phụ thuộc vào nhân sự chủ chốt là một rủi ro chí mạng. Anh chị có thấy quen không khi chị kế toán kho cầm file Excel tổng nghỉ phép một tuần, cả phòng không biết đơn nào đã đi, đơn nào còn tồn? Mọi thứ dừng lại. Các phòng ban khác liên tục gọi điện hỏi, nhưng không ai có câu trả lời chính xác.

Đây là lúc hệ thống tập trung phát huy sức mạnh. Tại MONA, tụi em xây dựng các phần mềm mà ở đó, mọi dữ liệu vận hành được cập nhật theo thời gian thực và phân quyền rõ ràng. Khi triển khai cho một chuỗi bán lẻ F&B 32 chi nhánh, hệ thống của tụi em đã giúp họ giảm 95% sự phụ thuộc vào con người trong khâu điều phối, đảm bảo chuỗi cung ứng vận hành trơn tru 24/7.

Khi sếp hỏi ‘hàng đi tới đâu rồi?’, cả phòng nháo nhào tìm file

Một câu hỏi đơn giản từ ban lãnh đạo không nên trở thành cơn ác mộng của cả phòng. “Để em check Zalo.” “Em hỏi lại kho.” “File này chị A đang giữ, để em tìm.” Những câu trả lời này cho thấy sự thiếu kiểm soát và minh bạch trong toàn bộ quy trình.

Với một phần mềm quản lý chuỗi cung ứng do MONA phát triển, anh chị chỉ cần 3 cú nhấp chuột. Mọi thông tin từ lúc đặt hàng, xuất kho, đang vận chuyển, cho đến khi giao thành công đều hiển thị trên một trang tổng quan duy nhất. Tụi em đã giúp một doanh nghiệp ngành hàng tiêu dùng nhanh với 600 điểm bán cắt giảm 100% thời gian chờ báo cáo. CEO có thể tự mình truy xuất dữ liệu tồn kho và tình trạng đơn hàng chính xác đến từng phút, ngay trên điện thoại.

Hệ thống 50 nhà phân phối Dược phẩm đã giảm 27% chi phí tồn kho và vận chuyển như thế nào

Mỗi CEO điều hành chuỗi phân phối đều trằn trọc với cảm giác mất kiểm soát. Tiền thì chôn trong kho. Hàng hóa thất thoát trên đường đi. Anh chị ra quyết định dựa trên những báo cáo Excel cũ từ tuần trước. Đó là một thực tế nguy hiểm.

Tụi em đã đồng hành cùng một hệ thống Dược phẩm lớn tại Việt Nam. Họ có hơn 50 nhà phân phối toàn quốc. Và họ cũng đối mặt với chính những vấn đề đó. Dưới đây là cách MONA xây dựng phần mềm quản lý chuỗi cung ứng, giúp họ lấy lại quyền kiểm soát và tối ưu chi phí.

Trước khi tự động hóa: tồn kho 90 ngày, thất thoát 12%

Bài toán của khách hàng này rất điển hình. Doanh nghiệp càng lớn, chuỗi cung ứng càng phức tạp. Và lỗ hổng xuất hiện ở mọi nơi. Quy trình hoàn toàn thủ công.

Lượng hàng tồn kho trung bình lên tới 90 ngày. Vốn lưu động bị chôn cứng. Hàng hóa gần hết hạn sử dụng trở thành nỗi ám ảnh. Chi phí lưu kho và bảo quản ăn mòn lợi nhuận. Con số thất thoát 12% mỗi năm là một vết dao. Nó không chỉ là tiền. Nó là sự bất lực khi không biết hàng mất ở khâu nào, do ai chịu trách nhiệm.

Ban lãnh đạo gần như “mù” thông tin. Mọi báo cáo đều có độ trễ. Số liệu từ các nhà phân phối không bao giờ khớp nhau. Mọi quyết định điều phối đều dựa vào kinh nghiệm và cảm tính. Sai lầm là khó tránh khỏi.

Dashboard thời gian thực: thấy rõ từng container, từng thùng hàng đang ở đâu

Để giải quyết tình trạng này, tụi em không đề xuất một giải pháp ERP cồng kềnh. Chúng ta cần sự tinh gọn và chính xác. MONA đã xây dựng một hệ thống quản lý chuỗi cung ứng chuyên biệt cho ngành Dược. Mọi thứ tập trung vào một dashboard duy nhất.

Nó giống như một trung tâm chỉ huy. Ngay lập tức, ban lãnh đạo thấy được lượng tồn kho chính xác tại từng nhà phân phối. Họ thấy được vị trí của từng xe tải, từng container hàng theo thời gian thực. Không còn phải gọi điện kiểm tra. Không còn chờ đợi báo cáo.

Hệ thống còn tự động hóa các tác vụ lặp lại. Nó tự đề xuất đơn hàng bổ sung khi một kho sắp cạn. Nó tự động tính toán tuyến đường vận chuyển tối ưu để tiết kiệm nhiên liệu. Con người chỉ cần ra quyết định cuối cùng. Nhanh chóng và chính xác.

Kết quả sau 6 tháng: tồn kho giảm còn 45 ngày, tiết kiệm 830 triệu/tháng chi phí vận hành

Những con số không biết nói dối. Chỉ sau 6 tháng triển khai thí điểm, kết quả đã vượt xa kỳ vọng. Đây là sự thật.

• Vòng quay tồn kho giảm từ 90 ngày xuống chỉ còn 45 ngày. Một lượng vốn khổng lồ đã được giải phóng để tái đầu tư.
• Tỷ lệ thất thoát giảm xuống gần như bằng không, nhờ mọi khâu xuất nhập đều được ghi nhận bằng mã vạch vàà báo cáo tự động.
• Chi phí vận hành logistics, bao gồm kho bãi, vận chuyển và nhân sự, tiết kiệm được trung bình 830 triệu đồng mỗi tháng.

Đây không phải là phép màu. Đây là kết quả tất yếu khi anh chị thay thế quy trình thủ công, cảm tính bằng một hệ thống vận hành dựa trên dữ liệu. Doanh nghiệp của anh chị cũng có thể đạt được điều đó.

Vì sao phần mềm đóng gói SaaS không giải quyết được bài toán của anh chị?

Nhiều anh chị CEO chi hàng trăm triệu, thậm chí cả tỷ đồng cho một phần mềm quản lý chuỗi cung ứng (SCM) dạng SaaS. Lời quảng cáo rất hay. Nhưng sau vài tháng triển khai, mọi thứ lại quay về điểm xuất phát. Tụi em hiểu cảm giác đó. Doanh nghiệp Việt có những bài toán rất riêng, không thể nào ép vào một chiếc áo may sẵn từ nước ngoài.

Cái bẫy ‘mua là dùng ngay’ và chi phí tùy chỉnh đắt đỏ

Lời chào mời của các phần mềm đóng gói thường rất hấp dẫn. Mua là dùng được ngay. Nhưng thực tế lại phũ phàng. Quy trình vận hành đặc thù của anh chị phải uốn mình theo phần mềm. Nhân viên phải học lại từ đầu một quy trình xa lạ, không tối ưu cho họ.

Khi anh chị yêu cầu tùy chỉnh một tính năng nhỏ cho phù hợp, một báo giá mới lại được gửi đến. Chi phí phát sinh để “sửa” phần mềm có khi còn đắt hơn tiền mua ban đầu. Tiền vẫn chảy ra đều đặn, nhưng vấn đề cốt lõi không được giải quyết.

Khi dữ liệu từ 50 nhà phân phối không nói chuyện được với nhau

Đây là nỗi đau của mọi doanh nghiệp mid-market. Mỗi nhà phân phối một hệ thống báo cáo. Phòng kế toán dùng một phần mềm ERP riêng. Phòng kinh doanh lại dùng một CRM khác. Dữ liệu hoàn toàn rời rạc. Cuối tháng, nhân viên phải xuất file Excel thủ công từ hàng chục nguồn, tổng hợp lại một cách đầy rủi ro sai sót.

Với một khách hàng là chuỗi 50 nhà phân phối ngành hàng tiêu dùng, tụi em không bán một phần mềm đóng gói. Tụi em xây dựng một hệ thống SCM đặt riêng. Hệ thống này có các cổng API để kết nối và nói chuyện trực tiếp với phần mềm kế toán, ERP và cả hệ thống của các bên vận chuyển. Mọi đơn hàng, tồn kho, công nợ được cập nhật theo thời gian thực trên một màn hình duy nhất cho CEO.

Nhân viên chống lại phần mềm vì quy trình quá cứng nhắc

Một phần mềm tốt nhất là phần mềm… không ai dùng. Anh chị có thấy quen không? Nhân viên kho, điều phối, bán hàng đã quen với quy trình cũ được tối ưu qua nhiều năm. Một phần mềm mới quá khác biệt, quá cứng nhắc sẽ tạo ra sự chống đối ngầm. Họ sẽ tìm cách làm theo kiểu cũ, báo cáo cho có lệ. Kết quả là anh chị lãng phí một khoản đầu tư lớn.

Vì vậy, khi MONA xây dựng phần mềm quản lý chuỗi cung ứng, tụi em không bắt đầu từ code. Tụi em bắt đầu từ việc ngồi lại với chính nhân viên vận hành của anh chị. Quy trình trên phần mềm được mô phỏng lại 80-90% theo cách làm hiệu quả nhất hiện tại, chỉ tự động hoá các khâu lặp lại nhàm chán. Giao diện được thiết kế để một người không rành công nghệ cũng dùng được ngay sau 15 phút hướng dẫn.

Tự động hóa chuỗi cung ứng cũng đang áp dụng cho ngành F&B, bán lẻ, nông sản và vật liệu xây dựng

Nhiều anh chị chủ doanh nghiệp đang thấy đối thủ cùng ngành lẳng lặng vượt lên. Họ giao hàng nhanh hơn. Cửa hàng của họ luôn có sẵn món khách cần. Trong khi đó, bộ máy của mình vẫn ì ạch với quy trình thủ công. Đó là cảm giác bị bỏ lại phía sau trong cuộc đua vận hành.

Mỗi ngành có một nỗi đau riêng, nhưng gốc rễ vấn đề là như nhau. Tiền đang thất thoát ở những khâu mắt thường không thấy hết được. Nó rất thật.

Từ chuỗi F&B đến cửa hàng bán lẻ: cuộc đua giảm chi phí tồn kho

Trong ngành F&B và bán lẻ, chi phí tồn kho là một con dao hai lưỡi. Nhập nhiều thì sợ hủy hàng, sợ xả lỗ. Nhập ít thì mất khách vì hết món họ cần. Mỗi quyết định sai đều là tiền mặt bốc hơi khỏi két sắt của anh chị.

Tụi em đã làm việc với một chuỗi nhà hàng 32 chi nhánh tại Sài Gòn và Hà Nội. Bài toán của họ là tỷ lệ hủy nguyên liệu tươi sống lên đến 18% mỗi tháng. Phần mềm tự động hóa của MONA kết nối trực tiếp với hệ thống bán hàng. Nó phân tích dữ liệu bán theo giờ, theo ngày, kết hợp với các yếu tố thời tiết và sự kiện địa phương để dự báo nhu cầu. Hệ thống tự động đề xuất đơn hàng nguyên liệu cho từng chi nhánh, chính xác tới từng kilogram thịt bò, từng mớ rau.

Kết quả là sau 6 tháng, chuỗi nhà hàng này đã giảm tỷ lệ hủy nguyên liệu từ 18% xuống còn dưới 4%. Chi phí tiết kiệm được tương đương với lợi nhuận của 3 chi nhánh cộng lại.

Nông sản và vật liệu xây dựng: tối ưu hóa vận đơn, tránh thất thoát

Với các ngành hàng cồng kềnh như nông sản hay vật liệu xây dựng, nỗi đau lại nằm ở khâu logistics. Xe chạy rỗng chiều về. Hàng kẹt ở kho. Chi phí vận tải chiếm một phần lớn trong cơ cấu giá thành sản phẩm. Mỗi chuyến xe không được tối ưu là một lần anh chị đang trả tiền cho không khí.

Một nhà phân phối vật liệu xây dựng quy mô 45 tỉnh thành đã tìm đến MONA. Họ có gần 7.000 đơn hàng lẻ mỗi tháng và việc điều phối xe hoàn toàn phụ thuộc vào kinh nghiệm của trưởng kho. Rất cảm tính. Tụi em đã xây dựng một hệ thống tự động gom đơn hàng theo tuyến đường, tối ưu tải trọng xe và lập trình lộ trình giao hàng thông minh. Tài xế nhận lệnh trên app, khách hàng theo dõi được hành trình đơn hàng.

Hệ thống của MONA đã giúp họ gộp 7.000 đơn lẻ đó thành 2.800 chuyến xe tối ưu mỗi tháng. Chi phí vận tải giảm ngay 22% trong quý đầu tiên triển khai. Con số đó là hơn 500 triệu đồng tiền thật mỗi tháng.

Logic tự động hóa này không chỉ giới hạn ở một vài ngành. Nền tảng là giống nhau, chỉ là tùy biến cho đặc thù của anh chị. Các giải pháp tương tự đã được MONA triển khai thành công cho:

• Chuỗi nhà thuốc và dược phẩm.
• Doanh nghiệp phân phối hàng tiêu dùng nhanh (FMCG).
• Hệ thống bán lẻ thời trang và mỹ phẩm.
• Công ty xuất nhập khẩu nông sản sạch.
• Nhà cung cấp phụ tùng ô tô, xe máy.
• Doanh nghiệp sản xuất và phân phối nội thất.

Bắt đầu từ đâu: một buổi làm việc 90 phút để ‘khám bệnh’ chuỗi cung ứng hiện tại

Nhiều anh chị chủ doanh nghiệp thấy chi phí cứ âm thầm tăng mà không rõ lý do. Báo cáo tài chính vẫn xanh. Lợi nhuận có vẻ ổn. Nhưng dòng tiền thì không.

Sự mâu thuẫn này đến từ những khoản chi phí chìm, rò rỉ từ từ qua từng kẽ hở trong quy trình. Xe tải chạy chuyến không đủ tải. Hàng tồn kho quá hạn không ai hay. Nhân viên nhập liệu sai một con số. Tụi em hiểu cảm giác khó chịu khi mọi thứ dường như trong tầm kiểm soát, nhưng kết quả cuối cùng lại không như ý.

Thay vì mò mẫm thử và sai, MONA đề xuất một buổi làm việc 90 phút. Đây không phải buổi bán hàng. Đây là buổi tụi em ngồi xuống cùng đội ngũ của anh chị, soi chiếu toàn bộ quy trình cung ứng hiện tại bằng con mắt của chuyên gia tự động hóa.

MONA cần gì từ phía anh chị?

Để buổi làm việc hiệu quả, tụi em chỉ cần sự hợp tác và cởi mở. Cụ thể là:

• Bản mô tả quy trình hiện tại: Sơ đồ hoặc tài liệu về cách các phòng ban (mua hàng, kho, vận đơn, kế toán) đang phối hợp với nhau.
• Dữ liệu mẫu (đã ẩn thông tin nhạy cảm): Một vài ví dụ về đơn đặt hàng, phiếu xuất kho, lịch trình giao nhận, và báo cáo tồn kho.
• 90 phút làm việc tập trung: Cùng với CEO, COO hoặc trưởng bộ phận chuỗi cung ứng. Người có thể ra quyết định và hiểu rõ nhất các nút thắt của doanh nghiệp.

Anh chị sẽ nhận lại được gì sau buổi làm việc?

Kết thúc 90 phút, đội ngũ của anh chị sẽ có trong tay một báo cáo phân tích sơ bộ. Báo cáo này hoàn toàn miễn phí và không có bất kỳ ràng buộc nào. Nó bao gồm:

• Bản đồ rò rỉ chi phí: Trực quan hóa những điểm nóng đang làm thất thoát tiền của doanh nghiệp trong chuỗi cung ứng.
• Lộ trình tự động hóa 3 giai đoạn: Phác thảo các bước đi khả thi, từ những cải tiến nhỏ có thể áp dụng ngay, đến việc xây dựng hệ thống quản lý tập trung.
• Ước tính hiệu suất đầu tư: Những con số dự phóng về mức chi phí có thể cắt giảm, dựa trên dữ liệu thực tế từ các dự án MONA đã triển khai cho các chuỗi phân phối khác.

Lịch làm việc và liên hệ trực tiếp

Tụi em không làm việc qua các form liên hệ chung chung. Để đảm bảo anh chị nhận được sự tư vấn sâu nhất, MONA sắp xếp lịch làm việc trực tiếp với chuyên gia.

Anh chị chỉ cần gửi một email ngắn gọn đến Trưởng phòng Tư vấn Tự động hóa của MONA, anh Minh Long, với tiêu đề “Tư vấn chuỗi cung ứng [Tên công ty]”. Tụi em sẽ phản hồi trong vòng 4 giờ làm việc để xác nhận thời gian phù hợp.

90 phút không bán hàng. Chỉ có phân tích và định hướng giải quyết vấn đề.